Actividad Evaluativa Eje 3

Presentado por:

Oscar Javier Amaya Pineda

Fundación Universitaria Del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y

Financieras Programa De Administración De Empresas

2020

1
 Tabla de contenido

Introducción..................................................................................................................3

Justificación..................................................................................................................4

Planeación....................................................................................................................5

Problemas A Resolver..................................................................................................6

Análisis Auditoria..........................................................................................................8

Evaluación....................................................................................................................8

Informe........................................................................................................................21

Seguimiento................................................................................................................23

Conclusiones..............................................................................................................24

Bibliografía..................................................................................................................25
 INTRODUCCION

En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad

vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalización impera y en
consecuencia donde las empresas están cada vez más inmersas en un ambiente de
mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada día más
competitivas. La administración es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo
que resulta importante el revisar y hacer un diagnóstico de la misma, con el
propósito de detectar problemas y solucionarlos.
 JUSTIFICACION

La importancia de la Auditoría Administrativa es reconocida desde tiempos más

remotos, el factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio,
los servicios, entre otros. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente
existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos de la organización
y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.
En la actualidad es trascendental un cambio de cultura organizacional que permita
el conocimiento y aplicación de herramientas complementarias a las
tradicionalmente utilizadas, ya que en ocasiones las compañías funcionan sin saber
qué obstáculos puedan surgir durante la continuidad de la operación.
A través de un adecuado Proceso de Auditoría Administrativa Interna, se estará en
posibilidad de detectar a tiempo sucesos futuros que puedan llegar a impactar de
manera negativa los resultados de la organización. Auditoria interna se realiza por el
personal adscrito a la propia dependencia o entidad, por lo que su importancia
radica en que se constituye como el instrumento del control interno que revisa,
analiza diagnostica y evalúa el funcionamiento de los controles, proporcionando a
los responsables de la dirección y operación, información coadyuvante sobre el
resultado de su gestión y, propiciando en su caso la adopción de medidas que
tiendan a mejorar la eficiencia de los recursos, así como la eficiencia en la
administración de los recursos, así como la eficacia en el logro de objetivos
asignados.
 PLANEACIÓN

NATURALEZA DEL ESTUDIO

Auditoría administrativa a la empresa FUNDECOPI Fundación de Coopidrogas para la educación

y la asesoría técnica

Actividad económica: Fundecopi, según su actividad económica se encuentra en el sector terciario

(servicios y comercio), en la forma jurídica es una empresa societaria o de sociedades, según su
tamaño es una empresa pequeña ya que cuenta con menos de 50 empleados

Ciudad: Bogotá
Correo electrónico: https://www.fundecopi.org.co

ALCANCE

Se pretende llevar a cabo un análisis de toda la empresa para identificar las áreas
con mayor problemática y así mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar la
situación actual, por lo que el alcance de esta auditoría es integral.

OBJETIVOS

1. Brindar a la empresa ejemplo de los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento.

2. Establecer una dinámica de trabajo para mejorar el desempeño organizacional,
3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la empresa y,
4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el mercado.

ESTRATEGIA

Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para estimular el

trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los recursos de los que
dispone para llevar a cabo sus actividades.
 JUSTIFICACION

Detener la pérdida de clientes y del segmento de mercado en que participa la

empresa, así como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la participación de la
empresa en el mercado.

ACCIONES

1. Formalizar la aplicación de la auditoría

2. Establecer los mecanismos de coordinación para su ejecución

3. Consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología

4. Derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada función del

proceso y elemento bajo revisión.

5. Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementación y efectuar su seguimiento.

 PROBLEMAS A RESOLVER

Con la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna se pretende

resolver los siguientes problemas:
 Pérdidas económicas a la empresa por el retraso de las actividades.

 Pérdida de tiempo al realizar la duplicidad de funciones.

 No se realizan los procedimientos con la frecuencia indicada.

 No se cuenta con la base para aplicar una auditoría interna de políticas,

procedimientos y controles para el logro de metas y objetivos.

 Identificación de desviaciones e ineficiencias de las funciones de cada puesto.

 Eliminación de procesos de trabajo, obsoletos o inadecuados.

 Identificación de riesgos de cada puesto de trabajo

 RESULTADOS ESPERADOS

1. Fortalecer administrativamente a la empresa

2. Dotarla de los instrumentos idóneos para mejorar su rendimiento

3. Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y, largo plazo

4. Elevar la competitividad de la empresa.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

Recopilación y revisión de todo el material normativo, administrativo y funcional de

la empresa como son manuales, procedimientos, estados financieros, etc.
 ANÁLISIS AUDITORIA

De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realizó un estudio de la

información captada, lo que se tradujo en la determinación de los criterios y elementos de
decisión necesarios para la emisión de juicios sustentados en los resultados alcanzados.

Es necesario recalcar, que el bloque de técnicas de análisis administrativo que regularmente

facilitan el estudio de una organización no siguen una secuencia aislada, esto es, no se tiene
que seleccionar una y agotarla en forma independiente de las demás, sino que se
interrelacionan para llegar a conclusiones más estructuradas y mejor sustentadas.

Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso administrativo, lo que

facilitó la organización del rango aceptable para cada función revisada.
Estructura Organizacional
Se puede observar que su estructura
organizacional manejan niveles distintos lo
cual entre superior, igual e inferior dando un
33 % para cada ítem, demostrando que todos
generan diferentes estructuras
organizacionales.

Planificación

El enfoque en base a la planificación del

mercadeo está concentrada en mayor valor o
interés con un 66,7 % afirmando que es igual
a la de sus competidores.

Control de inventarios

100% afirman que el control de inventarios

es superior al de sus competidores.

Tecnología de procesos

El porcentaje de 66, 7% de un igual e

inferior es de 33,3% con referencia a la
tecnología de los procesos de sus
competidores.
 Instalaciones

Afirman que cuentan con instalaciones

inferiores, demostrando que no invierten
en los sitios habituales de sus empleados
y clientes.

Donde aplicaría la ventaja competitiva para su empresa

El 66,7% afirma que aplicaría
ventaja competitiva con relación a
la infraestructura, para posicionarse
en el segmento de mercado que se
enfocan, para así mejorar el
ambiente de su talento humano,
generando competitividad a
diferencia de sus competidores.
Fuente Investigación Propia
 Informe

Etapas de Factores a Revisar Conclusiones Recomendaciones

Proceso
Administrati
vo
Misi La empresa cuenta Mantener la comunicación
con una misión y y seguir informando a los
ón visión establecida nuevos integrantes de la
por la Gerencia misión y visión de la
Visi claramente definida organización.
y difundida en
ón toda la organización
Hacer una revisión de los
objetivos establecidos se
La mitad de todos los han cumplido Hacer una
Objetivos objetivos establecidos revisión de los objetivos
Planeación se han cumplido faltantes e identificar las
cusas por la que no se han
llevado cabo. Establecer
un plan de acción para
que se cumplan los
objetivos que faltan.
Procesos Hay muy pocos Implementar más
procesos de control procesos de control para
para poder cubrir todas cubrir con todas las
las normas de calidad normas de calidad
de todos los
procesos
Políticas El 70% de las políticas Capacitar a todos los
se han aplicado dando empleados para que
un cumplan
déficit del 30% con todas las políticas
Estrategias y Tácticas Habiendo un total de Modificar las estrategias y
11 estrategias crear un plan de acción
establecidas por la para que facilite su
Gerencia solo 4 se cumplimiento.
han cumplido
Estructura La empresa tiene muy Mantener bien
organizacional bien establecidas todas estructurada la línea de
Organización las líneas de autoridad autoridad para que en el
y momento de crecer
responsabilidad. se mantenga esa
estructura.
Cultura organizacional Cuenta con una Mantener el desarrollo
cultura organizacional organizacional por medio
optima lo que de un equipo integrado
 favorece a todos los para difundir esta cultura
empleados, mejorando y valores siempre
el ambiente y la teniendo una mejora
participación de los continua.
mismos para que la
organización cuente
con
una mejora continua.
 En la organización Integrar más al equipo de
se percibe un la organización y
Liderazgo liderazgo tomando en cuenta sus
democrático ya que opiniones para la toma de
el Director permite decisiones.
la participación de
los empleados, y
ellos siempre
Dirección respetando las
decisiones del mismo
La comunicación es Continuar con los canales
muy clara ya que al ser de comunicación
Comunicación una empresa pequeña establecidos.
no hay fallas en los
canales de
comunicación.
El personal de Proporcionar más
confianza es el que más incentivos a todos los
Motivación incentivos recibe, miembros de la
siendo solo el 36% de organización para que
los empleados. trabajen más
productivamente.
Solo en 2 áreas de la Extender los controles
organización se subjetivos a todas las
Áreas de aplicación encontraron controles, áreas de la
Control y al ser 5 las áreas se organización.
concluye que hacen
falta establecer en
todas las
áreas.
Hay controles Integrar al administrador
Herramientas presupuestales pero para que los controles
todos van dirigidos al presupuestales pasen por
Gerente. un
filtro
Existen controles Certificarse con las
preventivos y de normas ISO 9000
Calidad retroalimentación
para mantener una
mejora continua.
 SEGUIMIENTO
Objetivo general
Una vez concluida la auditoria administrativa se pretende definir las propuestas pertinentes a
seguir para dar un adecuado seguimiento, así como las recomendaciones dadas por la
investigación que realizó el equipo auditor.

 La implementación se comprobará en todas las áreas en las que la institución acepte

que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el equipo auditor.
 El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al área para
implementar las mejoras.
 Los resultados obtenidos con la implementación del o los proyectos implementados
serán evaluados al término de un semestre.
 Una vez evaluado el resultado del proyecto, se procederá a adecuarlo conforme a
las necesidades del área para implementar las mejoras como tales.
 Se elaborará un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y actualizando
las recomendaciones implementadas dentro del área.
 El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se
consideren convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas.
 Conclusiones

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, se puede concluir que la

auditoría es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente en todas las áreas de la empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega
a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia,
siendo así el resultado de este trabajo la elaboración del proceso de auditoría administrativa
interna , ya que en la mayoría de sus tiendas se detectó que los procedimientos que se tienen
estructurados no se realizan completamente o que algunos pasos ya están obsoletos y por tal
motivo es necesario reestructurar los procedimientos

Considerando la importancia de la auditoria para FUNDECOPI S.A.S es muy grato haber

realizado este examen dinámico por lo que una vez más se pudo comprobar que la sociedad
no se encuentra tan mal solo es cuestión de afinar algunos detalles administrativos para que
siga su operación como se ha venido dando en estos últimos años y que la llegado a
posicionarse donde se encuentra.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios
públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada,
adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor
delegación de autoridades y responsabilidades de los funcionarios. Debido a todos los
problemas administrativos se han presentado con un avance del tiempo nuevas dimensiones
en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la Auditoría Administrativa la
cual es un examen de la administración de un organismo social, realizado por un profesional
(auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un
servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de
descubrir oportunidades para mejorar su administración.
 Bibliografía

 La Auditoría Administrativa (Texto Básico), José Antonio Fernández Arena, Segunda

Edición, Febrero de 1992, 3ª. Impresión, Julio de 1994, México D.F., ED Diana.

 Sinopsis de Auditoria Administrativa. Rodríguez Valencia, Joaquín. Editorial

Trillas. Auditoria Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, Thierauf Robert J.
Editorial

 Limusa Guía Práctica De Auditoria Administrativa. Rubio Ragazzoni Víctor M

y Hernández Fuentes Jorge 3ª Edición Actualizada, Editorial PAC.

 Amador, A. (2008). Auditoría administrativa. Proceso y aplicación. Ciudad de

México, México: McGraw-Hill Interamericana.