AMERICAN WATER MANTIENE EL FLUJO DE LOS DATOS

American Water, fundada en 1886, es la empresa de servicios públicos de agua

más grande de Estados Unidos. Con sus oficinas generales en Voorhees, N,J. la
compañía emplea a más de 7000 profesionales dedicados que proveen servicios de
agua potable, agua residual y demás servicio relacionados a cerca de 16 millones
de personas 35 estados, así como Ontario y Manitoba, Canadá. La mayoría de los
servicio de American Water dan soporte a las subsidiarias de servicios públicos
administradas localmente que son reguladas por el estado de Estados Unidos en
que operan, así como el gobierno federal. American Water también posee
subsidiarias que administran sistemas de agua potable y agua residual municipales
bajo contrato y otras que abastecen a las empresas y comunidades residenciales
de productos y servicios de administración del agua.

Hasta hace poco, los sistemas y procesos de negocios de American Water eran
muy localizados, y muchos de esos procesos eran manuales. Con el tiempo, este
entorno de información se volvió cada vez más difícil de administrar. Muchos
sistemas no estaban integrados, por lo que ejecutar cualquier tipo de informe que
tuviera que proveer información acerca de más de una región era un proceso
exhaustivamente manual. Había que extraer los datos de los sistemas que
soportaban cada región y luego combinarlos manualmente para crear los resultados
deseados. Cuando la empresa se preparaba para realizar la oferta pública inicial de
sus acciones en 2006, sus sistemas de software no pudieron manejar los controles
regulatorios requeridos, por lo que carca del 80% de este trabajo tuvo que realizarse
a mano. Fue casi una pesadilla.

La gerencia quería cambiar la compañía de ser un grupo descentralizado de

negocios regionales independientes, a una organización más centralizada, con
procesos de negocios estándar en toda la compañía e informes a nivel empresarial,
el primer paso para la realización de esta meta fue implementar un sistema de
planeación de recursos empresariales (ERP) diseñado para reemplazar sistemas
dispares con una sola plataforma de software integrada. La empresa seleccionó a
SAP como su distribuidor del sistema ERP.
Un paso importante de este proyecto fue migrar los datos de los sistemas antiguos
de American Water a la nueva plataforma. Los datos de la empresa residían en
muchos sistemas diferentes en varios formatos. Cada negocio regional mantenía
parte de sus propios en sus propios datos en sus propios sistemas, y parte de estos
datos eran tanto redundantes como inconsistentes. Por ejemplo, había piezas
duplicadas de datos maestros de materiales debido a que un material podría
llamarse de cierta forma en la operación de la compañía en Missouri y de otra forma
en su negocio de Nueva Jersey. Había que estandarizar estos nombres, de modo
que cada unidad de negocios utilizara el mismo nombre para una pieza de datos.
Los usuarios de negocios de American Water tenían que entrar en esta mueva
visión de los datos a nivel de toda la compañía.

La migración de datos abarca mucho más que solo transferir datos entre los
sistemas antiguos y nuevos. Los usuarios de negocios necesitan saber que los
datos no son usuarios de negocios necesitan saber que los datos no son solo una
responsabilidad del departamento de sistemas de información: la empresa es
“dueña” de los datos. Las necesidades de negocios determinan las reglas y
estándares para administrar los datos. Por lo tanto, depende de los usuarios de
negocios realizar inventarios y revisar todas las piezas de datos en sus sistemas
para determinar con precisión qué piezas de datos del sistema anterior se usarán
en el nuevo sistema y cuáles datos no necesitan acarrearse. También hay que
revisar los datos para comprobar que sean precisos y consistentes, y que se
eliminen los datos redundantes.

Es muy probable que se requiera cierto tipo de limpieza de datos. Por ejemplo,
American Water tenía datos sobre más de 70.000 distribuidores en su archivo
maestro de datos distribuidores en su archivo maestro de datos de distribuidores.
Andrew Clarkson, director de inteligencia de negocios de American Water, pidió a
los usuarios de negocios que definieran un distribuidor activo y usaran esa definición
para identificar cuáles datos migrar, también trabajó con varios grupos funcionales
para estandarizar la forma de presentar los datos de las direcciones.
Uno de los objetivos del trabajo de administración de datos de American Water era
dar soporte a un programa de inteligencia de negocios a nivel empresarial basado
en una sola vista del negocio. Un sistema analítico y almacén de dato podría
combinar datos del sistema ERP de SAP con información de otras fuentes,
incluyendo la información de nuevos clientes y los sistemas de administración de
activos empresariales. Esto significaba que los usuarios de negocios de American
Water tenían que pensar mucho en cuanto a los tipos de informes que querían. En
un principio, la empresa había planeado que el sistema proporcionara 200 informes,
pero más tarde redujo esa cifra a la mitad. Se capacitó a los a los usuarios de
negocios para que generaran estos informes y los personalizaran. La mayoría de
los usuarios financieros intentaron al comienzo crear sus informes mediante el uso
del software de hojas electrónicas de cálculo de Microsoft Exel. Sin embargo, con
el tiempo aprendieron a hacer lo mismo usando las herramientas SAP Business
Objects Web Intelligence que se incluían en el sistema. SAP Business Objects Web
Intelligence es un conjunto de herramientas que permite a los usuarios de negocios
ver, ordenar y analizar datos de inteligencia de negocios. Incluye herramientas para
generar consultas, informes y tableros de control interactivos.

A la fecha, American Water se enfoca en promover la idea de que los datos deben
estar “limpios” para que sean eficientes y ha invertido una gran cantidad de esfuerzo
en su trabajo de limpieza de datos: identificando las piezas de datos incompletas,
incorrectas, imprecisas e irrelevantes, y luego reemplazando, modificando o
eliminando los datos “sucios” de acuerdo con Clarkson, así como las plantas de
tratamiento de agua tienen mediciones y medidores para revisa la calidad del agua
a medida que recibe tratamiento, la administración de los datos necesita asegurar
la calidad de los datos en cada paso para asegurarse de que el producto final sea
genuinamente útil para la empresa.

1. Analice la función de la política de información, la administración de los datos

y los esfuerzas por asegurar la calidad de los datos al mejorar la
administración de datos en American Water.
2. Describa los roles que desempeñan los especialistas en sistemas de
información y los usuarios finales en el proyecto de transformación de
sistemas de American Water.
3. ¿por qué fue tan importante la participación de los usuarios de negocios? Si
no hubieran desempeñado esta función, ¿qué habría ocurrido?
4. ¿cómo fue que implementar un almacén de datos ayudó a American Water
a volverse una organización más centralizada?
5. Dé algunos ejemplos de problemas que hubieran ocurrido en American Water
si sus datos no estuvieran “limpios”.
6. ¿cómo fue que el almacén de datos de American Water mejoró las
operaciones y la toma de decisiones gerenciales?