BASES DE DATOS PARA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

ROUCHELIA CONTRERAS
TECNOLOGIA APLICADA A LA CONTABILIDAD Y FINANZAS
INSTITUTO IACC

08 DE DICIEMBRE DE 2021
 Desarrollo

1. Explique cuáles son las diferencias de trabajar con una base de datos versus
la utilización de planillas Excel cuando se trata de procesos contables.
Una base de datos es un grupo de información o datos estructurados, almacenados en la
mayoría de los casos de manera electrónica en un sistema informático, por otra parte, las
planillas de Excel sirven para manipular y crear tablas de datos gráficos y bases de datos,
almacenando y procesando información.

Se puede deducir que ambas son de gran importancia para el manejo de información,
pero contienen una serie de diferencias:

- Integridad de los datos de referencia: Como modo de ejemplo estamos

realizando una hoja de cálculo en Excel para manejar las cobranzas de una
organización, con la siguiente información, en la primera celda, Razón Social, en la
segunda celda Rut, en la tercera el número de la Factura, en la cuarta el monto de
la factura y en la quinta celda el estado de esa factura, con dos opciones
cancelada o pendiente, pero revisamos la cuenta de la empresa y muchas de ellas
transfirieron o depositaron, necesitamos actualizar y cambiar de pendientes a
canceladas, para realizar esta acción tendríamos que buscar cliente por cliente y
para ello debemos estar pendientes de que no nos falte cambiar alguno de estos o
nos equivoquemos, ya que la información pierde un grado de veracidad, exactitud
o validez, a diferencia de la base de datos, ya que es mucho más fácil,
utilizaríamos el método REPLACE, ya que es aplicado para que todas las
coincidencias de una determinada información sean reemplazadas, como lo
mencionamos en el mismo ejemplo, todas las facturas están canceladas por una
misma razón social, utilizamos el método REPLACE y toda la información de esa
misma empresa queda actualizada.
- Redundancia de datos: En la hoja de cálculo de Excel esta redundancia de datos
pueden ocasionar ciertos inconvenientes debido a que un mismo dato esta
almacenado en dos o mas lugares, por lo tanto, requerirá mas recursos del
computador, como consecuencia, tendremos exceso de información y se tornara
todo mas lento, pero en una base de datos se puede agrupar la información en
 partes pequeñas sin englobar todo, en una tabla adicional desplegando una nueva
ventana con las facturas ya canceladas sin tener que digitarlas nuevamente.
- Integridad y validez de los datos: En una hoja de cálculo de Excel realizamos un
Balance General y nos equivocamos al digitar un código sin darnos cuenta, y el
auxiliar contable no entiende porque colocamos otro código en una misma cuenta,
dificultando así la validez e integridad de los datos, y buscando el error se torna
mas tedioso y se pierde tiempo, en cambio en la base de datos en una tabla se
guardan las cuentas y al realizar el balance se visualizaran de manera mas fácil,
validando los datos anteriormente ingresados porque ya están guardados.
- Limitar la visualización de los datos: En una hoja de calculo cuando hay mucha
información no se pueden visualizar todas las columnas y las líneas de la tabla,
pero en una base de datos si se puede lograr esto, porque se puede extraer la
información en informes de acuerdo a lo que la persona necesite.

Se puede deducir que el uso de Excel para un contador no es recomendable para llevar
procesos contables, ya que no brinda todas las funcionalidades que se necesitan para su
ejecución, así como también se invierte mucho más tiempo y energía para realizar
distintas tareas como la configuración de las celdas y la preparación de las hojas de
cálculo, actualmente existen muchas soluciones tecnológicas que puedan facilitar este
proceso como los software contables, brindando información con equipos de soporte
técnico que permiten orientar a los contadores en todo momento ,facilitando los procesos
en lo máximo posible y no solo eso, sino que detrás de todo esto, existen programadores
que se encuentran actualizando la información tanto legal como tributaria, para que se
pueda renovar este tipo de información automáticamente, sin necesidad de realizar
alguna edición, también se puede extraer información de forma fácil e inmediata
contribuyendo a las tareas propias de la profesión contable.

2. ¿Cuáles son las características con las que debe contar una base de datos y
por qué esas características son importantes?

- Conjunto exhaustivo no redundante de datos: La información no puede estar

duplicada.
 - Datos estructurados y organizados: Es mucho más fácil para un usuario
conseguir cualquier tipo de información cuando hay un orden, distribución y
relación entre los datos.
- Deben ser accesibles en tiempo real y compartido con usuarios
concurrentes con necesidad de información diferente: Es importante que
varios usuarios puedan acceder a la información que requieren al mismo tiempo y
de forma oportuna, es decir, que sea de fácil acceso e ingreso.
- Datos organizados independientemente de su utilización: la importancia de la
base de datos radica en que todos los usuarios puedan utilizar la información para
distintas funciones u objetivos, por ejemplo: el departamento contable necesita
realizar las liquidaciones y por lo tanto ingresa a la base de datos para saber las
inasistencias de cada trabajador pero el personal de recursos humanos desea
ingresar para saber a qué hora se retiró un trabajador en especifico y poderlo
comunicar al jefe directo.

Cabe destacar que la información debe estar disponible para que los usuarios
puedan acceder cuando lo requieran, por lo tanto la información debe estar
actualizada y almacenada por los Sistemas Administradores de base de datos.
(DMBS).

3. Describa el proceso de creación de una base de datos

Para la creación de una base de datos se necesitan informáticos especializados y
usuarios que necesiten almacenar algún tipo de información.

Las organizaciones tienen la necesidad de llevar un registro de información que permitan

facilitar sus procesos y llevar un control en cada área, por ejemplo: La organización
necesita llevar un control de cobranzas, lo primero que necesitara es un nuevo sistema
para llevar a cabo un control de cobranzas. Las variables para su diseño son las
siguientes:

a) Datos que debe contener la base de datos.

b) Como se relacionan estos datos entre sí.
c) Relación de los datos de estos sistemas con otros sistemas.
d) Estructura de la base de datos.
 Para establecer los puntos a) y c) se realizan ciertos procedimientos de modelamiento de
datos, el cual consta por una representación grafica hasta llevar al diseño final de la base
de datos.

Modelos:
1. Entidad Relación: Participación, usuarios e informático.
2. Conceptual: Participación, usuarios e informático.
3. Relacional: Participación, informático.
4. Físico: Participación, informático.

Proceso de Diseño de una base de datos:

Requerimientos DIseño Diseño fisico de

DIseño Lógico BASE DE DATOS
de Información Conceptual base de datos.

4. Realice una tabla comparativa entre Data Warehouse y Data Mining

DATA WAREHOUSE DATA MINING

Base de datos de una organización, análisis Recoge un subconjunto de información,
de información recopilada y depuración de centrándose en un área especifica
datos innecesarios.
Almacén de datos estructurado para la Aprende de los datos recabados.
consulta.

Contiene datos actuales, datos históricos, Manipulación de datos, actualizar, consultar,

datos resumidos y datos detallados. generar informes, entre otros.

Agrupa los datos de forma mas conveniente Mantención de la base de datos, el sistema
permitiendo su fácil lectura y análisis. evoluciona según lo que el usuario necesite.

VENTAJAS VENTAJAS
Información global del negocio. Control de redundancia en la información.
Predice situaciones futuras en diversos Copia de seguridad e información.
escenarios con datos del pasado.

DEVENTAJAS DESVENTAJAS
No es muy útil para la toma de decisiones en Dificultad de recopilación de datos.
tiempo real.

Requiere de continua limpieza, El procesamiento de datos puede llevar

transformación e integración de datos. mucho tiempo

Puede ser complicado agregar información o No esta asegurada la obtención de un

nuevas fuentes de datos después de haberse modelo válido.
implementado o creado.
 Bibliografía

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