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Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica.

SENA, Regional Antioquia



Jerarqua de la Normas


Es el orden lgico descendente de aplicabilidad que adquieren las normas de
acuerdo con el poder que tengan las entidades, dependencias y funcionarios que
las emiten o reglamentan. En este orden de ideas podemos distinguir:































Normas Jurdicas:

Son creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el comportamiento
de las personas dentro de la sociedad.
Normas
Tcnicas
Normas
Jurdicas
Normas
Administrativas
Normas
Sociales


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Normatividad archivstica jurdica: Comprende el conjunto de normas que
regulan la gestin y todo el ciclo de los archivos.


Jerarqua de las Normas Jurdicas

Orden del superior
Circular
Resolucin, Acuerdo
Acuerdo Municipal
Ordenanza
Decreto
Cdigo
Decreto Ley
Constitucin
Poltica
Ley

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Constitucin Poltica: Es la norma fundamental o norma de normas (Art. 4,
Constitucin de 1991). Es la mxima norma que rige a un pas.

Ley: Regla, norma. Disposicin emanada del poder legislativo.

El efecto propio de la ley consiste en crear derechos u obligaciones a favor o a
cargo de determinadas personas. Por eso dice el artculo 4 del Cdigo Civil que el
carcter general de las leyes es mandar, prohibir, permitir o castigar. En esta
enumeracin, mandar, prohibir y castigar implican la generacin de obligaciones y
permitir lleva consigo la creacin de derechos.

Desde el punto de vista jurdico es pertinente distinguir entre ley material y ley
formal:

Ley material es aquella norma formulada de manera general, cuyo objeto propio
es regular relaciones jurdicas entre los asociados, independientemente de la
forma jurdica que revista.

Ley formal es aquella expedida por el Congreso o por el Gobierno en uso de
facultades extraordinarias, ya sean generadas por una determinacin del
Congreso o por la fuerza de los hechos que afectan en un momento dado a la
sociedad (estados de excepcin).

De otra parte, la jurisprudencia colombiana tiene establecido desde hace mucho
tiempo que el concepto de ley no se reduce a las expedidas por el Congreso,
porque el significado de la ley no se reduce al acto que expide el Congreso
Nacional con este nombre; sino que comprende todos los preceptos de las
autoridades y corporaciones que tienen la facultad de dictar normas sobre
determinadas materias; como los reglamentos que expide el gobierno, las
ordenanzas de las asambleas y los acuerdos de los concejos.

Decreto-Ley: Delegacin expresa y especial del Poder legislativo, ante
circunstancias excepcionales, a favor del Poder ejecutivo.

Tradicionalmente, el Congreso de la Repblica ha tenido la facultad constitucional
de revestir al Presidente de la Repblica de facultades extraordinarias para que,
durante un determinado tiempo y en unas precisas materias definidas por la ley,
pueda el Gobierno expedir decretos que tienen la misma fuerza de las leyes,
llamados segn la doctrina decretos-leyes o decretos extraordinarios. Conforme al
ordinal 10 del artculo 150 de la Constitucin, actualmente no se puede revestir al
Presidente de facultades extraordinarias por ms de seis meses.


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Cdigo: Del latn codex, con varias significaciones; entre ellas la principal de las
jurdicas actuales: coleccin sistemtica de leyes.

El cdigo es un cuerpo de leyes dispuestas segn un plan metdico y sistemtico.
Regula el derecho positivo del pas en alguna de sus ramas, con unidad de
materia, poca y plan; algunos de ellos son: Cdigo Civil, Cdigo Contencioso
Administrativo, Cdigo de Comercio, Cdigo Penal.

Decreto: Disposicin o resolucin dictada por la Autoridad en asuntos de su
competencia.

Norma general y obligatoria propuesta por el gobierno y sancionada por el jefe del
Estado en virtud de delegacin expresa del poder legislativo.

Estas normas de carcter general, tendientes a la cumplida ejecucin de las leyes.
estn sujetas a las siguientes pautas:

No pueden recortar ni ampliar las obligaciones y derechos consagrados en la
ley.

Pueden hacer explcitas regulaciones que se encuentran lgicamente
contenidas en la ley.

Pueden establecer normas que no fueron previstas en detalle por el legislador,
siempre que no se opongan, ni por exceso ni por defecto, al contenido del texto
expresado en la ley.

Ordenanza: Norma de carcter general o particular y de cumplimiento obligatorio
en el Departamento respectivo. Podrn tener origen en propuestas de cualquiera
de los miembros de la Asamblea Departamental o del Gobernador, en los casos y
en las condiciones previstas por la Ley.

Acuerdo Municipal: Norma de carcter general o particular y de cumplimiento
obligatorio en el Municipio respectivo. Podrn tener origen en propuestas de
cualquiera de los miembros del Concejo Municipal o del Alcalde, en los casos y en
las condiciones previstas por la Ley.

Acuerdo: Pacto o tratado.





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Principios de aplicabilidad de las normas jurdicas

Regulados mediante las leyes 57 y 153 de 1983 y del cdigo civil:

La costumbre en ningn caso prima sobre las normas positivas.

La costumbre a falta de ley constituye derecho.Cuando haya incompatibilidad
entre una disposicin Constitucional y una Legal, se preferir la constitucional.

El desconocimiento de la norma no nos hace exentos de cumplirla.

Si en los cdigos algunas disposiciones son incompatibles entre s, se seguir
el siguiente procedimiento:

La disposicin relativa a un asunto especial prefiere a la que tenga carcter
general.La Ley General prevalece sobre la anterior.

Cuando las disposiciones tengan una misma especialidad o generalidad, y
se hallen en un mismo Cdigo, primar la disposicin consignada en el
artculo posterior.

Cuando las disposiciones tengan una misma especialidad o generalidad, y
se encuentren consignadas en diferentes Cdigos, primar por razn de
esto el orden siguiente:

Cdigo Civil (Leyes 57 y 153 de 1887)Cdigo de Comercio (Ley 410 de
1971)

Cdigo Penal (Decreto Ley 100 de 1980)

Cdigo de Procedimiento Penal (Decreto 2700 de 1991)

Cdigo Judicial (Cdigo de Procedimiento Civil)

Cdigo Contencioso Administrativo

Cdigo Fiscal (Ley 42 de 1993)

Cdigo de Elecciones

Cdigo Militar

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Cdigo de Polica (Nacional y Departamental.)

Cdigo de Fomento

Cdigo de Minas (Cdigo Nacional de Recursos Renovables y de
Proteccin al Medio Ambiente)

Cdigo de Beneficencia

Cdigo de Instruccin Pblica (Ley General de La Educacin)


La costumbre

Es la observancia constante y uniforme de una regla de conducta llevada a cabo
por los miembros de una comunidad social, con la conviccin de que responde a
una necesidad jurdica.

La costumbre es fuente de inspiracin de las leyes, as como de su interpretacin
y aplicacin. Puede ser considerada de manera aislada, como una fuente anterior
a la norma escrita, as como tambin ser observada en relacin con la ley.


Normas Administrativas:

Son normas de tipo administrativo o institucional que regulan su proceso
comunicativo y archivstico.


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Jerarqua de las Normas Administrativas



Estatutos
Reglamentos
Manuales
Circulares -
Ordenes

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Estatutos: Conjunto de reglas por el que se rige la persona jurdica de carcter
corporativo o asociacional, como por ejemplo, la sociedad annima. En sta los
estatutos han de incorporarse a la escritura social y contener unas determinadas
menciones. Es discutida la naturaleza negocial o no negocial de los estatutos,
pero prevalece la tesis de que no pueden considerarse derecho objetivo si bien en
algunos casos deben prevalecer las reglas de interpretacin propias de ste.

Reglamentos: Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos para dar
cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.

Manuales: son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica
informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos,
polticas, sistemas, procedimientos, funciones, entre otros.), as como las
instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeo de sus tareas.

Normas Tcnicas:

Conjunto de normas que regulan el QU, el CMO, el CUNDO y el CON QU
en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones.

Clasificacin de la normas Tcnicas

Segn su contenido:

Normas Terminolgicas: Son aquellas que establecen o definen la terminologa,
nomenclatura o simbolizacin aplicable a un conjunto determinado de fenmenos
o sector de actividades.

Normas Dimensinales: Aquellas que fijan la forma, dimensiones y tolerancias
de los elementos materiales.

Normas Metodolgicas: Las que establecen sistemas de unidades de medida o
tablas de equivalencia para realizar la convencin entre sistemas distintos.

Normas de Trabajo: Aquellas que perciben la ordenacin de actividades.




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Normas de Calidad: Aquellas que especifican las caractersticas de los
productos materiales, as como los mtodos de ensayo y pruebas para la
determinacin cuantitativa de los mismos.

Segn su procedencia:

Normas Internacionales: Son las especificaciones elaboradas por organismos
internacionales y encaminadas a facilitar la cooperacin tcnica, industrial y
econmica entre los distintos escenarios internacionales y asegurar la
coordinacin de las normas del escenario nacional.

Normas Supranacionales: Aquellas dirigidas a una pluralidad de pases unidos
por una vinculacin poltica o econmica. Constituye una categora intermedia
entre las nacionales e internacionales.

Normas Nacionales: Aquellas elaboradas por una organizacin normalizadora
central dentro de un pas. Se presentan catalogadas y clasificadas por materias o
grupos de materias.

Normas Sectoriales: Aquellas, que dentro de un determinado pas, se dirigen por
igual a una pluralidad de organizaciones con problemas semejantes e integradas
en un sector definido de actividades.

Normas Particulares: Aquellas de carcter meramente interno, propias de una
organizacin o entidad determinada. Se conocen bajo la denominacin de normas
de empresa.

Dentro del grupo de normas Tcnicas se destaca la normatividad ISO 9000 para el
aseguramiento de la calidad. Estas normas conforman una familia, y son
elaboradas por una federacin internacional (International Organization for
Standarization) compuesta por ms de cien pases, CEN es el organismo europeo
que adopta estas normas y garantiza que todo el mercado se ajuste a ellas de la
misma forma, en cualquier pas de la comunidad, nuestro pas es representado
por el ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Tcnicas) que se dedica a la
normalizacin y a trabajar en la gestin de calidad.

La familia de normas ISO 9000 surgi a mediados de los aos cincuenta cuando la
industria militar de Estados Unidos consider la idea de estandarizar los sistemas
de la calidad para garantizar confianza y verificar los criterios en las metodologas
de calidad de las empresas que proporcionaban toda clase de productos y

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servicios. Estas normas cubren todo el proceso de produccin de una empresa,
desde el mercadeo hasta sus sistemas de compra de materiales.

Las normas internacionales de la familia ISO 9000 tienen como objetivo
proporcionar un sistema de normas en esencia genrica, aplicables a una amplia
gama de industrias y actividades. Dentro de esta familia se encuentran
fundamentalmente:


Norma NTC-ISO 8402: Hace referencia al vocabulario normalizado en el mbito
de aplicacin de la especialidad de la empresa.

El alcance de esta norma, define los trminos relacionados con los conceptos de
calidad, segn se aplican a todas las reas, para la elaboracin y uso de normas
relacionadas con la calidad y para comprensin mutua en las comunicaciones
internacionales.

Dichos trminos se clasifican en:

Trminos Generales

Trminos relacionados con la calidad

Trminos relacionados con el sistema de calidad

Trminos relacionados con las herramientas y las tcnicas.


Norma NTC 1SO 9001: Hace referencia a modelos para el aseguramiento de la
calidad en el diseo, desarrollo, produccin. instalacin y servicio asociado.

El alcance de esta norma, especifica los requisitos del sistema de calidad aplicable
en los casos en que se necesite demostrar la capacidad de un proveedor para
disear y suministrar un producto conforme, logrando la satisfaccin del cliente.

Es aplicable en los casos en que se requiere un diseo con requisitos en trminos
de desempeo, o cuando la confianza del cliente puede lograrse mediante la
demostracin adecuada de las capacidades del proveedor, en cuanto al diseo,
desarrollo, produccin, instalacin y servicio.


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En lo referente a los requisitos del sistema de calidad tenemos la
Responsabilidad Gerencial, la cual se puede obtener mediante:

Polticas de calidad.

Organizacin:

Previniendo que en la Iniciacin se presenten inconformidad con el
proceso, el producto y el sistema de calidad.

Identificando y registrando los problemas relacionados con el producto, el
proceso o el sistema de calidad.

Recomendando soluciones por medio de los canales adecuados.

Verificando la implementacin de soluciones.

Controlando los procesos adicionales.

Controlando documentos y datos

Esta norma pretende mantener actualizados los procedimientos documentados
(desde el principio hasta el fin) relacionados con la produccin, trmite, acceso y
conservacin de documentos, respetando los niveles de autoridad para su
aprobacin, modificaciones, consultas y archivo.

Esta norma prev un control de los registros de calidad que permitan la
trazabilidad del producto final.


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Jerarqua Norma NTC- ISO 9000 - 2000
NTC
ISO 9000 -

Manual de Calidad
Plan de Calidad
Especificacin
Gua
Procedimiento
Registro

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NTC ISO 9000: Conjunto de normas elaboradas para detallar: qu es la calidad,
como gestiona en los servicios y en la produccin y como se asegura.

Manual de Calidad: Documento que enuncia la poltica de calidad y describe el
sistema de calidad de una organizacin.

Plan de Calidad: Documento que enuncia las prcticas especficas de calidad,
los recursos y la secuencia de las actividades correspondientes a un producto, un
proyecto o un contrato en particular.

Especificacin: Documento que establece requisitos.

Procedimiento: Documento que contiene los propsitos y el alcance de una
actividad, lo que se debe hacer y quin lo debe hacer, cundo, en dnde y cmo
se debe hacer, qu materiales, equipos y documentos se deben usar, y cmo se
controlar y registrar dicho procedimiento.

Registro: Descripcin escrita de una actividad o proceso que se ha llevado a
cabo . Los registros pueden ser elaborados en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas magnticas), y constituyen la prueba efectiva de que se ha llevado a cabo
una actividad; por ejemplo, registros de entrada de materiales, registros de
calibracin de equipos, registros de formacin del personal, entre otros.

El registro es un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados.


Normalizacin

Es el Proceso mediante el cual obtenemos la mejor forma de hacer nuestro trabajo
con el propsito de establecer orden en una actividad especfica para beneficio y
con la colaboracin de todos los interesados y en particular para la obtencin de
una economa ptima de conjunto, respetando las exigencias funcionales y de
seguridad.

Normalizar es someter una actividad u objeto a norma, o sea, a un modelo, tipo,
patrn o criterio dado.

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NIVELES DE NORMALIZACIN





INTERNACIONAL


NACIONAL


ASOCIACIN



EMPRESA



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NIVELES DE NORMALIZACIN
Alcance geogrfico, poltico o econmico de la normalizacin






Organismos nacionales de los
INTERNACIONAL pases pertenecientes a la
organizacin internacional

Organismos nacionales
REGIONAL pertenecientes al rea
geogrfica, poltica o econmica


Normalizacin
de un pas
NACIONAL especfico




ASOCIACIN Base sectorial



EMPRESA Fbrica,
Taller,
Oficina







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La normalizacin en el mbito archivstico abarca desde las orientaciones
generales, hasta los requisitos tcnicos precisos para la ejecucin de cada una de
las funciones archivsticas, es decir, consiste en configurar un conjunto de normas,
procedimientos, lineamientos de aplicacin general, un marco conceptual y un
lenguaje comn propio del quehacer archivstico.

Para alcanzar la estandarizacin, el Archivo General de la Nacin, como ente
rector de la poltica archivstica en nuestro pas, mediante la celebracin de
convenio con el ICONTEC ha adaptado y homologado algunas normas tcnicas,
dentro de las cuales se destacan:

Norma ISO 6199: Relacionada con la microfilmacin de documentos (tcnicas de
operacin). Establece principios generales para:
La microfilmacin de documentos sobre pelculas a base de gelatina y sales de
plata, para pelculas en 16 y 35 mm, incluyendo la orientacin de imgenes en la
pelcula, el rea para cdigos de informacin requerida para facilitar la
identificacin, la clasificacin, y las pruebas.

Las condiciones de la microfilmacin, la materia prima de los microfilmes, los
formatos y la orientacin, el radio de reduccin, las dimensiones mximas del
documento, los procedimientos y la secuencia de filmacin, la calidad de la
imagen, y las prcticas de procesamiento y almacenamiento. Contiene cinco
anexos los cuales contribuyen a darle mayor claridad a la Norma.

Norma Tcnica Colombiana 4436: Norma sobre papel para documentos de
archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Se aplica a los papeles sin
imprimir, reservados para los documentos y las publicaciones que se deban
mantener permanentemente y usar con frecuencia.

La norma comienza con algunas definiciones relacionadas con trminos tales
como: papel para documentos de archivo, conservacin, durabilidad, reserva de
lcali de un papel, etc.

Habla de la composicin de la fibra, del gramaje, de la resistencia al rasgado y al
doblez, del valor PH de extractos acuosos, de la reserva alcalina que debe
corresponder por lo menos a 0.4 mol de cido por kilogramo y de la resistencia a
la oxidacin.


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Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G):

La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica surgi cuando un
subgrupo de la comisin ad- hoc sobre Normas de Descripcin, establecido en la
primera reunin plenaria de la Comisin, celebrada en Hhr- Grenzhausen en
octubre de 1990, elabora un borrador de reglas generales. Este subgrupo volvi a
reunirse en Liverpool en 1991 para terminar su trabajo, que fue discutido y
aceptado en la reunin plenaria de la comisin ad- hoc que se celebr en Madrid
en 1992.

Tras la ltima revisin que tuvo lugar en Estocolmo en 1993, la Norma qued de la
siguiente forma:

1. rea de mencin de identidad

2. rea de contexto

3. rea de contenido y estructura

4. rea de condiciones de acceso y utilizacin

5. rea de materiales relacionados

6 rea de notas


Normas Sociales:

Son enunciados que postulan deberes para ser realizados en forma libre y
consciente.

Las normas sociales son un factor esencial de la confianza social, pues permiten
que un individuo acte en funcin de parmetros socialmente establecidos y
espere de los dems las mismas conductas en circunstancias similares.

Cada sociedad tiene establecido su propio cdigo de normas y reglas que la rigen
a lo largo del tiempo, y aunque hay un proceso evolutivo dentro de esa sociedad,
los cambios son relativamente lentos. Este cdigo de normas es arbitrario y vlido
para esa sociedad, pero pueden no serlo para otra, la cual tendr su propia moral,

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ya que una sociedad no puede subsistir sin la existencia de algunas reglas
mnimas que ayuden a los seres humanos a convivir.
Adems de las normas sociales, hacia el interior de la familia se perfilan sus
propios patrones morales. De ah se desprende que cada persona se desarrolla
dentro de un contexto social y familiar que le impone a lo largo de su vida una
normatividad a la cual deber adaptarse.

La moral de cada persona es moldeada desde su nacimiento, cultural y
familiarmente, y est en la raz de su vida afectiva.

Cada persona recibe normas sociales que pueden agruparse en 3 grandes
bloques:

Las normas convencionales, que determinan la convivencia social como la
forma de vestir, el saludo, el cuidado de los nios, costumbres hacia la crianza
y la educacin de stos.

Las normas morales, que se refieren a los aspectos de relacin, como el
respeto por la integridad del otro, la justicia y el respeto a los derechos
humanos. Son normas que, junto con las convencionales, los individuos
comparten aunque no estn escritas explcitamente, sino que se van
adquiriendo a lo largo de la vida.

Las normas jurdicas, que estn codificadas explcitamente y provienen del
poder poltico, y cuya violacin implica una sancin o castigo.

Los lmites entre estos tres tipos de normas son borrosos; en realidad son
variables, algunas sociedades son ms estrictas y otras ms laxas, tolerantes y
abiertas.

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Normas Morales

Regulan el comportamiento
interno del sujeto.

Su desobediencia entraa un
remordimiento de conciencia.

Son acatadas en forma libre y
consciente.

Son autnomas (autolegislacin
del sujeto).
Normas Jurdicas

Regulan el comportamiento
exterior del sujeto.

Su desobediencia entraa un
castigo penal (coercitividad).

Son heternomas, su fuerza
obligatoria proviene de una
voluntad extraa al sujeto
(Leyes formuladas por el
Estado).

Las normas sociales se fundamentan en los principios ticos, que son parte del
comportamiento moral, de la cultura, de las virtudes, de la actitud y de la conducta
de las personas en general, y de los profesionales en funciones especficas, en
particular.

Principios ticos son las pautas normativas de conducta que sealan las lneas de
desarrollo o perfeccionamiento del hombre en todos los campos en que se
relaciona. En el campo profesional se destacan los principios declarados en la
primera reunin interamericana sobre archivos.


Declaracin de Principios de la Primera Reunin Interamericana sobre
Archivos

Los documentos pblicos o privados son la fuente informativa primaria sobre el
desarrollo econmico, poltico y social de una nacin, y constituyen por lo mismo,
una parte inapreciable de su patrimonio cultural.

Los documentos pblicos son propiedad del pueblo, y por delegacin del pueblo
los administra el gobierno. No pueden ser extrados de la custodia archivstica por

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nadie, y cuando se hacen superfluos, slo podrn ser eliminados con aprobacin
de las autoridades archivsticas.

Los archivos son las instituciones especficamente previstas para la conservacin,
organizacin y servicio eficaz y econmico de los documentos, una vez que stos
han cumplido su funcin activa.

Los archivos, en consecuencia, cumplen una misin indispensable en toda
sociedad. y ninguna otra institucin puede subrogarlos en esta misin.

Los archiveros son los profesionales directamente encargados de hacer posible el
cumplimiento de los propsitos de conservacin, organizacin y servicio de los
documentos pblicos y privados de los archivos.

Los archiveros tienen el deber de cumplir este encargo en forma responsable, no
atenidos a preferencias personales, sino de acuerdo con las definiciones y
tcnicas objetivas de la profesin archivstica.

Los gobiernos tienen para con los archiveros, el deber de proveer a su formacin y
dignificacin profesional, acordndoles un tratamiento conforme con la comisin
que desempean en la sociedad.

Los gobiernos tienen para con los archivos, el deber de dotarlos de todos los
medios necesarios para el lleno de su misin especfica.

Los pueblos tienen el deber de exigir a los gobiernos, a los archivos y a los
archiveros. el cumplimiento de sus funciones conducentes a la conservacin,
organizacin y servicio del patrimonio documental-y prestarles todo apoyo para
que esas funciones se cumplan eficazmente.

Washington, D.C. 26 de octubre de 1961



Los principios ticos se ven reflejados en los cdigos ticos que, en trminos
muy resumidos, son esfuerzos que definen y orientan conductas socialmente
aceptadas; pueden aparecer bajo formato escrito o no, aunque los escritos
sustentan de manera mucho ms evidente esfuerzos por introducir
comportamientos ticos en organizaciones profesionales y jurisdicciones
gubernamentales.

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Los cdigos deben incluir al menos cuatro presupuestos: el mbito en el que se
aplica, sus bases filosficas, contenidos especficos y medios para imponer su
cumplimiento. Los primeros esfuerzos por contar con estos cdigos para la funcin
pblica datan de los aos veinte y aparecen notablemente en los Estados Unidos.
Ha habido en aos recientes una proliferacin de experiencias en organizaciones
del sector privado, entre otras razones para contrarrestar la idea de que el negocio
privado entre en franca contradiccin con los valores de la sociedad, pero tambin
para proteger a dichas organizaciones de litigios, bsicamente laborales.