UNIDAD 6.

MANEJO DE LOS ALMACENES

6.1 FUNCIONES DEL ALMACÉN
Su función básica es la de “almacenamiento”, entendiendo como tal la
introducción de datos o productos en un archivo o lugar físico para ser guardados
allí hasta el momento de su utilización. Por tanto, el almacén se utiliza, en primer
lugar, para guardar y conservar existencias, materiales y herramientas de una
forma ordenada, manteniendo siempre una cantidad mínima que asegure la
comercialización de los productos y el consumo y uso de los materiales y
herramientas allí depositadas. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

➢ $ecepción de materiales.
➢ $egistro de entradas y salidas del almacén.
➢ Almacenamiento de materiales.
➢ Mantenimiento de materiales.
➢ Despacho de materiales.
➢ Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios
y contabilidad.
➢ )a custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre ba*o la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.
 +l personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas

de recepción, almacenamiento, registro, revisión. Despacho y ayuda en el

control de inventarios.
➢ Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
 +s necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación y control de

producción sobre las existencias.
➢ Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el
nombre com/n y conocido de compras, control de inventario y producción.
➢ )a identificación debe estar codificada.
➢ Cada material o producto se tiene que ubicar seg/n su clasificación e
identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
 ubicación. +sta misma localización debe marcarse en las tar*eras
correspondientes de registro y control.
➢ )os inventaos físicos deben hacerse /nicamente por personal a*eno al
almacén.
➢ 0oda operación de entrada o salida del almacén requiere documentación
autorizada seg/n sistemas existentes.
➢ )a disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
➢ )os materiales almacenados deberán ser fáciles de ubicar
 +l área ocupada por los pasillos respecto de ala del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan peque1o como lo
permitan las condiciones de operación.

6.2 LOCALIZACIÓN DE LOS ALMACENES

)a localización de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geográfico
para realizar las operaciones de una empresa. )os gerentes de organizaciones
de servicios y de manufactura tienen que sopesar muchos factores cuando
eval/an la conveniencia de un sitio en particular, como la proximidad a
clientes y proveedores, los costos de mano de obra y los costos de transporte.
Seis grupos de factores dominan las decisiones de localización en el caso de
nuevas plantas manufactureras: clima laboral favorable, proximidad a los
mercados, calidad de vida, proximidad a proveedores y recursos, proximidad a
las instalaciones de la empresa matriz, y costos aceptables de servicios
p/blicos, impuestos y bienes raíces.

)os factores que mencionamos en el caso de los productores manufactureros

también se aplican a los proveedores de servicios con una importante adición: el
impacto que la localización puede producir sobre las ventas y la satisfacción del
cliente. De ordinario, a los clientes les interesa saber cuán cerca de ellos se
encuentran las instalaciones de servicios, principalmente si el proceso en cuestión
requiere un grado considerable de contacto personal.
+ntre los factores que dominan las decisiones de localización en el caso de
nuevas bodegas de los proveedores de servicios son: proximidad a los clientes,
costos de transporte y proximidad a los mercados, localización de los
competidores y factores específicos del lugar, tales como el nivel de actividad al
menudeo, la densidad residencial, los flu*os de tránsito y visibilidad del local.

Como en el caso de la localización de la planta, es muy importante la selección de

los lugares de almacenamiento y bodegas. Son obvias algunas conclusiones
básicas. Si el almacén contendrá principalmente productos terminados, debe
estar cerca de los clientes. Si el material guardado se va a usar en la
manufactura, la instalación de almacenamiento deberá estar cerca de la planta de
producción. +l lugar debe tener terreno suficiente y un buen medio de transporte2
cerca de proveedores y de mercados2 en una zona adecuada, de acuerdo con las
autoridades locales2 tener buena protección de policías y bomberos, y los
servicios necesarios y la mano de obra requerida. +l lugar debe tener el tama1o
suficiente como para dar cabida a cualquier expansión en el futuro2 como regla
general debe tener unas cinco veces mayor que lo dictan las necesidades
actuales.

)os factores a considerar en la construcción de un edificio de bodega o de

almacén deben comprender: )ocalización, tama1o del lugar, emplazamiento de la
construcción, carreteras de acceso y espuelas de ferrocarril2 distribución, lugar de
carga y descarga, y áreas de recepción y despacho2 distribución de las columnas
y altura libre necesaria para el almacenamiento vertical2 distribución de los
pasillos y ancho, cantidad, tama1o y arreglos de las pilas2 el que se va usar para
el mane*o de materiales, e iluminación, tuberías de calefacción y
acondicionamiento del aire.
)as decisiones sobre la distribución implican determinar dónde ubicar las áreas del
almacén, los grupos de traba*o de esas áreas, los equipos de mane*o de
materiales y los puntos de inventario dentro de una instalación de almacén. +l
ob*etivo es arreglar esos elementos en forma tal que permita un flu*o de
recepción3 despacho de materiales ininterrumpido en una fábrica o un patrón
determinado de tráfico en una organización de servicio.

Consideraciones de la distribución de la construcción

4na construcción para bodega dentro de una planta o en un lugar distinto, debe
tomar en consideración que el edificio deberá ser lo bastante grande como para
mane*ar los requisitos actuales y las demandas esperadas en el futuro. Se ha
demostrado que una forma cuadrada de edificios es muy eficiente, y permite
tenerla distancia promedio mínima por recorrer durante las operaciones de toma y
distribución, cuando se almacenan uniformemente por todo el piso las unidades
que tienen más o menos la misma demanda. Sin embargo, con frecuencia el
tama1o del terreno suele dictar un edificio rectangular.

+n un almacén son necesarios los pasillos o corredores para permitir que el

equipo de mane*o de materiales llegue a las distintas áreas de almacenamiento.
5o obstante, desde otro punto de vista, los pasillos también son espacio
desperdiciado, que no se usa para el ob*eto principal de la bodega, que es
almacenar el material en espera de su embarque. Para reducir al mínimo esta
pérdida, las bodegas tienen dos clases de pasillos: los principales o secundarios.

6.3SELECCIÓN DE MOBILIARIO, MAQUINARIA Y EQUIPO DE ALMACÉN

+l almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los

materiales. +stos pueden exigir, como mobiliario y equipo, una simple estantería
o diablo hasta sistemas totalmente automatizados, que involucran grandes
inversiones y avanzadas tecnologías de información. )a elección sistema
óptimo de almacenamiento de materiales (artículos o mercancías),
componentes, subensambles y productos terminados deberán tomar en
consideración factores como el espacio disponible de la bodega, tipos de
materiales, n/mero de artículos guardados, velocidad de atención y tipo de
embala*e.

Si el espacio de un almacén es muy limitado o critico por el crecimiento de sus

operaciones, puede pensarse una me*or colocación de los medios de
almacenamiento (estantes y tarimas)2 un nuevo dise1o de estantería, de tipo
flexible, que aproveche me*or el espacio existente2 una distribución y colocación
de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento
diversificado2 un aprovechamiento del espacio c/bico con el dise1o de entre
pisos, tapancos o estanterías de varios niveles, y reducción de pasillos con la
utilización de sistemas de estanterías compacta, movible o en bloque.

Para guarda artículos individuales y/o peque1os, se disponen de varios

mobiliarios. Casi todos los almacenes y bodegas utilizan uno o más de ellos,
cuando la instalación es ordenada.

A continuación se describen los más comunes:

a) Sistemas de ca*as metálicas: Se emplea para almacenar artículos peque1os y

facilitar su control. +l sistema no requiere estantería. )as ca*as son apiladas
unas sobre otras. +l ahorro de espacio es su principal venta*a.

b) Armarios: +n la mayor parte de los casos se usan armarios de acero o de

madera para almacenar cargas no entarimadas o artículos grandes. )os
armarios de acero simplemente son láminas metálicas que se han fi*ado a
postes verticales. Por lo general, los postes permiten la flexibilidad en el a*uste
de la altura de los entrepa1os, y de los espacios verticales.

c) Apilamientos o pilas: Se trata de una variación de almacenamiento de ca*as o

recipientes que permite aprovechar al máximo el espacio. )as cargas unitarias
entarimas o ca*as, sacos o costales son apilados una sobre otras,
obedeciendo una distribución equitativa de cargas que reduce la necesidad de
divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forman un gran y /nico
estante.

d) Almacenamiento con transportador: )os anaqueles para transportador pueden

ser un eficaz accesorio de almacenamiento. Son una serie de transportadores
de rodillos o de ruedas de deslizamiento, colocados uno sobre otro en pilas
adyacentes, con inclinación desde la entrada hasta la salida. )os artículos se
deben guardar en ca*as o bande*as.

e) Anaqueles o estantes: )os artículos que más se usan para almacenar son los
estantes. +l ob*eto de los estantes es facilitar el almacenamiento y la
 recuperación de cargas en la bodega. Suelen hacerse con armazones de
acero con postes verticales y barras horizontales que soportan cargas, con
resistencia adicional obtenida con barrotes diagonales o en 7. +n el mercado
se consiguen distinto tipos de estantes, y la decisión de cuál usar depende del
tipo de material que se debe almacenar. Sin embargo, los más comunes son:
para tarimas, de entrepa1os móviles, para llegar y pasar con vehículo, con
voladizo, con gr/as de apilamiento y estantes portátiles.

f) 0arimas: +ste método consiste en colocar sobre una tarima las mercancías a
fin de construir una carga unitaria que pueda ser transportada y apilada con la
ayuda de un aparato mecánico. Sus principales venta*as son: la reducción de
maniobras y manipulaciones sucesivas en las operaciones de traslado,
almacenamiento y despacho, que permite ahorrar tiempo y mano de obra2 la
posibilidad de utilizar más racionalmente la altura de almacenamiento, o sea
un
mayor aprovechamiento c/bico del espacio del almacén2 asegura una me*or
conservación de las mercancías frágiles2 facilita el conteo en los inventarios,
ya que cada tarima contiene el mismo n/mero de ca*as, sacos, o paquetes2 el
esfuerzo físico del hombre es reemplazado por un esfuerzo mecánico, y la
mecanización reduce los riesgos de accidentes.

g) +levador electrónico: +l sistema más avanzado de mane*o de mercancías en

el almacén es el elevador electrónico2 que consiste en una estructura
compacta de estantería y de varios pasillos angostos dotados de elevadores
para colocar y retirar mercancía, aprovechando el máximo espacio de un
almacén. +l mástil del elevador, que alcanza hasta 89 metros de alto, queda
suspendido de un riel guía, en su parte superior, lo que mantiene a plomo y
desliza a lo largo del
pasillo. A su vez, está montado sobre un riel en el piso que controla su
estabilidad.
 6.4 sIsTEMAs DE INFORMACIÓN
)as nuevas tecnologías y los sistemas de información para la Gestión de
Almacenes están experimentando una vertiginosa evolución en los /ltimos a1os,
siendo una de las áreas logísticas que mayor integración han conseguido.

)as actividades que se desarrollan en el almacén no aportan un valor a1adido

al producto como lo hacen otras áreas de la empresa y por ello, se ha
traba*ado intensamente en la automatización de las mismas.

)os sistemas de codificación son necesarios para implantar un Sistema de Gestión

de Almacenes. +stos sistemas funcionan sin necesidad de cambiar la /nica
terminología o codificación que ya puedan existir dentro de un almacén. +sta
flexibilidad reduce el riesgo de errores en la migración de los códigos de un
sistema a otro y permite una implantación de un Sistema ;nformático de Gestión
de Almacenes más cómoda y accesible que otros soft<ares.

)a selección se debe basar en los tipos de ubicaciones de las existencias que

haya en el almacén. 4n Sistema de Gestión de Almacenes puede ser integrado en
un +$P y en un sistema de gestión de transporte.

+xistes diferentes tecnologías de la información, algunos e*emplos de ellos son

los siguientes:

➢ Código de barras: Códigos ópticos, códigos magnéticos, equipos de lectura,

impresión de etiquetas.

➢ $adiofrecuencia: Portátiles de mano, montado en carretillas, comunicación en

tiempo real.

 =rdenadores de a bordo: )igados a flotas de transporte,

posicionamiento, comunicaciones (satélite/radiofrecuencia).

➢ 0erminales portátiles: Preventa, autoventa, comunicación (radio, línea

telefónica, etc.)

 +D;
➢ $econocimiento de voz.

➢ Sistemas integrados de gestión logística.

+n los /ltimos a1os, los sistemas de almacena*e han experimentado avances

espectaculares, en relación con la evolución del rol de almacén dentro de las
organizaciones.

Desde la paletización convencional > ideal para compa1ías con multitud de

artículos de ba*a rotación y de características heterogéneas 3, se ha pasado a las
estanterías móviles y actualmente a los almacenes automáticos. +stos sistemas
presentan las venta*as en la rentabilidad en la preparación de los pedidos, a
ahorrar mano de obra, reducir los ciclos de preparación, su alta fiabilidad y control
de inventario y el ahorro de espacio.