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DEARROLLO DE UN SISTEMA INFORMATICO DE

PARA EL CONTROL DE ALMACENES DE LA
COMERCIALIZADORA CHARCAS
I. INTRODUCCIN
Durante muchas dcadas, los artculos de oficina y materiales educativos a menudo han sido
vendidos en las libreras de todo el pas y en otras partes del mundo. Actualmente existe una
serie de diferentes tiendas como Office Depot y las Grapas en los estados unidos, que se
especializan en la prestacin de los establecimientos comerciales con artculos de oficina y
materiales escolares. Estas tiendas de suministros de oficina se han convertido en la ventanilla
nica para muchos los empresarios, independientemente del tamao de la empresa.
La mayora de las tiendas de suministros de oficina populares tuvieron sus comienzos en la
dcada de 1980. Staples y Office Depot fueron los primeros en establecerse en 1986. Dos aos
despus Office Max abri su primera tienda. Hoy en da, estas tres tiendas son las tres cadenas
ms populares con sucursales en todo el Estados Unidos, e incluso en otras partes del mundo.
La razn principal para el establecimiento de una tienda de suministros de oficina y materiales
escolares especializada se produjo como resultado de una necesidad.
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La Papelera Mayor C.A. es fundada en 1979 en la cuidad de Puerto la Cruz, Venezuela.
Inici sus actividades como fabricante, distribuidora e importadora de artculos escolares,
material de oficina, papeles y cartulinas para las artes grficas.
Es la empresa lder en el ramo. Nos dedicamos a proveer a libreras, papeleras, imprentas,
litografas, oficinas y empresas a de todos los artculos relacionados, a precios de mayor pero
con calidad y atencin personalizada.
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En Bolivia, Los orgenes de la actual Librera, Papelera y Editorial Gisbert y Cia. S.A. se
remontan a la fundacin de la librera ArnHnos.en 1907 por los espaoles Francisco y
Esteban Arn, procedentes de Matar (Espaa). Situada cerca de la Plaza Murillo y en el
centro comercial de La Paz. La librera Arn, al igual que casi todas las de esa poca,
combin la venta de libros con la de papelera.
En 1922 Jos Gisbert comienza su trabajo en la misma. Con el transcurrir de los aos y con la
experiencia ganada y un trabajo intenso se convirti en el principal ejecutivo de la empresa.
Los hermanos Arn regresan a Espaa; en 1930 Jos Gisbert entr a formar parte de la
sociedad.

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http://www.papeleriamayor.net.ve/html/index-2.html
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http://www.papeleriamayor.net.ve/html/index-2.html


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En 1953 ingresa a trabajar Carmen Gisbert hija de JoseGisbert. En 1969 luego de haber
realizados sus estudios en Estados Unidos de Norteamrica ingresa a la firma Javier Gisbert,
que luego se convertira en el Gerente General de la compaa.
En 1985 a los 90 aos de edad, Jos Gisbert falleci despus de haber dedicado su vida al
fomento de la cultura en el pas. En 1994 Antonio SchulczewskiGisbert asume la Gerencia
Administrativa y en 1997 Maria del Carmen Schulczewskise hace cargo de la Gerencia de
Promocin y Ventas, ambos nietos de JoseGisbert.
En Julio de 2005 tras 37 aos de labor Javier Gisbert se Jubila dejando en manos de Antonio
Schulczewskila Gerencia General. A partir de esa fecha la empresa conforma un nuevo
Directorio y delega la Gerencia Administrativaa Sergio Garcia.
La nueva Gerencia y Directorio respaldada por la Junta de Accionistas impulsa un ambicioso
plan de expansin y modernizacin.
A la fecha ya se pueden apreciar los primeros logros tras la apertura de la primera sucursal
ubicada en la Zona Sur de la ciudad de La Paz. A partir de Septiembre del 2005 la sucursal
ofrecer ms de mil diferentes productos de papelera y material de oficina, tambin se ofrece
una muestra representativa del stock de libros que Gisbert y Cia. S.A. tiene a la venta en la
Casa Matriz. A principios del 2006 se implement un sistema de computacin que permitir
agilizar la atencin al pblico, incorporando nueva tecnologas.
Podemos decir que despus de tantos aos de su fundacin, Gisbert y Cia. S.A. ha mantenido
la lnea original: trabajar por el bien del pas y de su cultura.
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1. ANTECEDENTES
La Comercializadora Charcas fue creara el 05 de abril de 1992 en la ciudad de Sucre, para
la comercializacin de materiales de oficina y materiales escolares con la atencin ubicada en
la calle Ricardo Andrade N20.
Inicia sus actividades con un capital propio, se clasifica como una micro empresa. En la cual
venden por cantidad materiales escolares y de escritorio a toda la poblacin de Sucre.
El gerente y administrador es el mismo propietario, con la ayuda de su esposa y una persona
encargada de almacenes, la contabilidad lo realiza una consultora externa.
La Comercializadora Charcas tiene por finalidad:
Crecer como una empresa solvente y competitiva en la actividad comercial.
Sus principales objetivos son:

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http://libreriagisbert.com/quienes-somos/


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-Llegar a satisfacer las demandas de toda la clientela que se tiene con relacin a productos de
primera necesidad para toda la comunidad estudiantil.
-Mejorar la atencin que se tiene hacia los clientes y consumidores y tener precios ms
competitivos.
II. JUSTIFICACIN
El presente proyecto se justifica porque con el desarrollo de un sistema informtico para el
control de almacenes de la Comercializadora Charcas se podr obtener con ms facilidad y
exactitud el total de las mercaderas que se adquiere o despachadel almacn con informacin
inmediata y confiable.
III. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1.Situacin problemtica
La Comercializadora Charcas realiza un manejo manual del control de mercaderas que no
es confiable ya que se comete varios errores al momento del registro de mercaderas que
recibe o despacha de su almacn diario, semanal, mensual.
3.2.Formulacin del problema
La Comercializadora Charcas al no contar con un sofware para controlar sus mercaderas
que el permita realizar el control y seguimiento del registro de lo que recibe y entrega de sus
almacenes; formula la siguiente interrogante al planteamiento del problema:
Cmo se puede lograr la optimizacin del control de mercaderas en almacenes para la
Comercializadora Charcas.?
IV. IDEA A DEFENDER
Sistematizar el control de mercaderas para la Comercializadora Charcas que le permitir
conocer sus entradas o salidas, as como las devoluciones de sus mercaderas mediante el cual
podr obtener con ms facilidad y exactitud el total de mercaderas que recibe o despacha de
su almacn.
V. OBJETIVOS
5.1. Objetivo General
Desarrollar un sistema informtico para el control de informacin del almacn para el manejo
eficiente de la mercadera, que permita facilitar una informacin confiable y seguro en el
momento de realizar las operaciones la Comercializadora Charcas.


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5.1. Objetivos Especficos
Implementar un sistema para los procesos de entrada y salida de almacn y reportes.
Implementar seguridad en cuanto al ingreso al sistema permitiendo nivel de acceso a la
aplicacin del sistema.
Realizar la capacitacin al usuario sobre el manejo del sistema.
Realizar el diagnostico situacional de Comercializadora Charcas.
Desarrollar un programa para registrar los productos (compras y ventas).
Disear la Base de Datos en base al diagnstico realizado.
Crear planillas de ingresos, egresos y devolucin de mercaderas.
Implementar el programa desarrollado.
Elaborar un manual de usuario del programa desarrollado.
VI. Metodologa
Mtodo de observacin
Se define la observacin como "la descripcin sistemtica de eventos, comportamientos y
artefactos en el escenario social elegido para ser estudiado" (p.79). Las observaciones facultan
al observador a describir situaciones existentes usando los cinco sentidos, proporcionando una
"fotografa escrita" de la situacin en estudio. MARSHALL y ROSSMAN (1989)
Mtodo deductivo
Para la estructuracin del proyecto se ha utilizado mtodo deductivo, partiendo de datos
generales hasta llegar a informacin especfica del proyecto. Este mtodo se ha empleado
para la bsqueda de informacin de empresas similares desde los niveles mundial,
latinoamericano y en Bolivia
Mtodo bibliogrfico.
Est basada en la informacin bibliogrfica en lo ms cercano posible con el tema del
proyecto que este puede ser textos, informes y otros materiales de informacin que son de
mucha ayuda para el desarrollo del presente documento.
TECNICAS DE INVESTIGACION.


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Entrevista.
Para sacar informacin para el presente proyecto se utilizo la tcnica de investigacin a travs
de la entrevista al administrador de la Comercializadora Charcas. En dicha entrevista se
tocaron temas concretos acerca de los almacenes de la Comercializadora como ser:
Organizacin.
Antecedentes de los almaccenes.
VII. Marco terico
7.1 Definicin de Almacn
Un almacn es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de
suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo
tipo de agentes econmicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas,
importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.)
Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en muchos casos
formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones peculiares), as como de
fbricas, polgonos industriales e instalaciones industriales de todo tipo, y de los espacios
dedicados al transporte (puertos, aeropuertos, instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros
comerciales, grandes superficies). Tambin se denomina almacn, especialmente en
Hispanoamrica, a la propia tienda o establecimiento de comercio minorista.
Productos Almacenados
En un almacn se pueden depositar tanto materias primas, como el producto semiterminado o
el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabn de la cadena de
suministro. Se pueden tambin encontrar embalajes, piezas de recambio, piezas de
mantenimiento...
Sirve como centro regulador del flujo de mercancas entre la disponibilidad y la necesidad de
fabricantes, comerciantes y consumidores.
Infraestructuras
Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades.
Estn equipados con:
muelles de carga para cargar y descargar camiones; algunas veces son cargados
directamente de vas de tren, aeropuertos o puertos martimos,


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instalaciones para almacenamiento, adaptado al producto y su rotacin del inventario,
como estanterias, racks, cantilevers...
Maquinaria de manipulacin
A menudo disponen de carretillas elevadoras frontales, apiladoras o transpaletas para la
manipulacin de mercancas que son generalmente depositadas en pals estandarizados. Segn
el tipo de mercanca almacenada se puede tambin encontrar mquinas ms especficas como
puente gra o gras.
Algunos almacenes estn completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en
su interior. En estos casos, la manipulacin de mercanca se realiza con transelevadores,
mquinas de almacenaje y desalmacenaje coordinadas por controladores programables y
ordenadores con el software apropiado.
Estos almacenes automatizados se utilizan con frecuencia para guardar mercancas de
temperatura controlada, pues la disponibilidad de espacio es menor debido al alto coste que la
refrigeracin supone para la empresa. Tambin se emplean para materiales o mercancas que
debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotacin del inventario rentabilizan el
elevado coste que supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones.
Procesos Dentro del Almacn
Los procesos comunes de un almacn son:
recepcin.
colocacin en estantera de paletizacin o stock.
picking y preparacin de pedido.
expedicin.
La gestin dentro del almacn del movimiento de las mercancas (ubicacin, inventarios...) se
realiza a travs de algn sistema informtico de tipo SGA.
Evolucin
La mayor tensin de flujos entre la oferta y la demanda, ha originado un pequeo declive de
los almacenes tradicionales debido a la introduccin gradual de sistemas de produccin
basados en el JIT (Just In Time), que es un conjunto de tcnicas diseadas para mejorar la tasa
interna de retorno de un negocio basndose en la eliminacin o drstica reduccin de cualquier
tipo de producto almacenado.
A pesar de esto y del asesoramiento ofrecido por consultoras especializadas, la distancia entre
el fabricante y el vendedor ha crecido considerablemente en muchos aspectos siendo


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conveniente algn almacn por pas o por regin en una cadena de suministro para ciertas
gamas de productos.
El objetivo primordial de las empresas que introducen un sistema de almacenes en su cadena
de suministro es la optimizacin del nivel de servicio ofrecido al cliente, con criterio de
rentabilidad. Para ello se emplean tcnicas derivadas de la ingeniera y de la investigacin de
operaciones enfocadas sobre aspectos vitales como la localizacin del o de los almacenes,
distribucin tanto interna como externa del espacio en los mismos, eleccin del tipo de
estructura de almacenaje adecuada, gestin eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro
del almacn, optimizacin del espacio de carga en los diferentes medios de transporte,
creacin de rutas de transporte tendentes a reducir desplazamientos o a maximizar la carga
transportada y diseo de sistemas de gestin y administracin giles.
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7.1 Tipos de Almacenes
Segn su situacin geogrfica y la actividad que realicen, podemos distinguir entre:
- Almacn central.Es el almacn ms prximo a los centros productivos con el fin de disminuir
los costes. Una de las funciones que tiene este tipo de almacn es suministrar productos a los
almacenes regionales. Se caracteriza por que en l se manipulan unidades de carga completas,
tales como paletas.
- Almacn regional. Es el almacn que se localiza cerca de los lugares donde se van a
consumir los productos. Se caracteriza por su especial diseo: adecuado para recibir
grandes vehculos para la descarga de mercanca y con una zona de expedicin menor. La
ruta de distribucin de los productos del almacn a los centros de consumo no debe ser
superior a un da.
- Almacn de trnsito. Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la
recepcin y expedicin rpida de productos.
Se suele localizar en algn punto intermedio entre el almacn regional y el lugar de
consumo, cuando entre ambos hay una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior
a un da. Suele aplicar equipos y sistemas de almacenaje sencillos.


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http://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n


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Segn el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados, podemos distinguir
los siguientes tipos de almacenes:
- Almacn con productos en rgimen fiscal general. Es aquel en el que los productos
almacenados no gozan de exenciones fiscales, por lo que se les aplican los impuestos
vigentes y de forma general.
- Almacn con productos en rgimen fiscal especial. Es el almacn cuyos productos
estn exentos de impuestos ordinarios mientras estn situados en ese espacio en concreto;
un ejemplo de ello son las zonas francas, los depsitos aduaneros, etctera.
Segn el recinto del almacn, tenemos los siguientes tipos:
- Almacn abierto. Es aquel que no requiere ninguna edificacin, la superficie destinada a
almacenaje -al igual que los pasillos- queda delimitada por una valla, o bien por nmeros o
seales pintadas. Debe almacenarse productos que no se deterioren cuando estn expuestos
a la intemperie.
- Almacn cubierto. Es el almacn cuya rea destinada al depsito de los productos est
constituida por un edificio o nave que los protege. En ocasiones hay productos que
necesitan estar protegidos de la luz, tener unas condiciones trmicas especiales, etc., por lo
que debe existir un edificio adecuado para estos casos.
Segn el grado de mecanizacin podemos distinguir distintos tipos de almacenes, en
funcin de cmo se manipulen los productos, se usen los equipos y se apliquen los
sistemas de almacenaje:
-Almacn convencional. Es aquel cuyo equipamiento mximo de almacenaje consiste en
estanteras para el depsito de paletas, con carretillas de mstil retrctil. Esto influir en las
dimensiones del almacn, cuya altura oscilar entre 6 y 7 m; adems deber tener pasillos
anchos para que discurran sin dificultad las carretillas.
- Almacn mecanizado. Es el almacn en el que la manipulacin de productos se realiza
mediante equipos automatizados, por lo que reduce al mnimo la actividad realizada por
los trabajadores. Su altura sobrepasa los 10 m, por lo que permite almacenar mayor
volumen de productos. Todo esto requiere que las unidades de carga tengan las mismas
dimensiones.
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http://www.emagister.com/curso-logistica-almacen-almacenaje/tipos-almacenes-2-2


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La empresa
Se define a la empresa como una entidad o compaa que est compuesta por capital y trabajo,
con el objetivo de desarrollar actividades productivas, de comercializacin, de prestacin de
servicios y otras actividades para beneficio de la colectividad.
Clasificacin
Actualmente existen varios criterios para clasificar a las empresas, entre los principales
tenemos los siguientes:
Por su naturaleza: Se clasifican en industriales, comerciales y de servicios.
Empresas industriales se consideran aquellas que se dedican a la transformacin de materias
primas en productos terminados, por ejemplo una fbrica que transforma la madera en un
producto acabado como es el papel.
Empresas comerciales son las que se dedican a la compra y venta de productos elaborados y
se convierten en intermediarias entre productores y consumidores, por ejemplo una
comercializadora de llantas de vehculos, compra el producto a los fabricantes y los vende a
los consumidores finales.
Empresas de servicios son aquellas que se dedican a prestar un servicio a la colectividad, por
ejemplo una empresa area que ofrece servicios de transporte areo, puede ser tambin una
clnica, que presta servicios hospitalarios o de salud.
Por el sector al que pertenecen: Bsicamente podemos clasificarlas en pblicas, privadas y
mixtas.
Las empresas pblicas son las que pertenecen al Estado, es decir el capital es del sector
pblico, como ejemplo podemos citar las empresas de telecomunicaciones, de agua potable,
de energa elctrica, etc.
Las empresas privadas estn formadas con capitales del sector privado, es decir por personas
naturales o personas jurdicas, por ejemplo una imprenta, una papelera, un restaurante, una
empresa de compra y venta de vehculos, etc.
Las empresas mixtas o de economa mixta, son aquellas cuyo capital pertenecen tanto al
sector pblico como al privado, por ejemplo empresas de explotacin minera, empresas de
fabricacin de cemento, etc.
Por la integracin del capital: Dentro de esta clasificacin tenemos a las empresas
unipersonales es decir que el capital pertenece a una persona natural y pluripersonales, cuyo
capital pertenece a dos o ms personas naturales.


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Caractersticas
Para la conformacin de cualquier empresa se debe definir un contrato que es un instrumento
legal por medio del cual varias personas unen sus negocios o capitales con el objetivo de
obtener ganancias. En el caso de Ecuador los contratos para conformar las empresas estn
definidos en la Ley de Compaas, tambin estn regidos por el Cdigo de Comercio y el
Cdigo Civil.
Para realizar actividades de comercio tenemos bsicamente cinco tipos de compaas que son:
1.- La Compaa en nombre colectivo;
2.- La Compaa en comandita simple;
3.- La Compaa de responsabilidad limitada;
4.- La Compaa annima; y,
5.- La Compaa de economa mixta.
Como ya se mencion anteriormente, todas las compaas estn obligadas a llevar
Contabilidad y en este sentido es necesario que los contadores se familiaricen con las
actividades propias del negocio para comprender sus operaciones bsicas, sus gastos ms
frecuentes, sus responsabilidades frente a los organismos de control, etc.
Las actividades contables son tan diversas que se pueden aplicar a varios tipos de negocios,
no solamente compaas o empresas sino tambin clubs sociales, instituciones de
investigacin, colegios, universidades, cooperativas de todo gnero, escuelas de formacin
para conductores, etc.
Por ser tan variado el campo de accin de la Contabilidad, mucha gente ha decidido seguir
esta carrera, sin embargo es muy til aclarar que se debe realizar este trabajo con mucha
concentracin y prolijidad, pues todas las cifras que maneja la Contabilidad representan
dinero, que es quiz el aspecto ms delicado y sensible en cualquier organizacin.
Con el objetivo de salvaguardar los intereses econmicos de quienes conforman una
compaa, en muchas instituciones funcionan departamentos de auditora interna, quienes
estn encargados de realizar determinados exmenes para asegurarse de que se cumplan las
normas de control interno y asegurarse de que la organizacin alcance sus objetivos.
En otros casos, las compaas tambin recurren al servicio de una Compaa auditora
externa, igualmente para que haga su examen, luego del cual realizar un informe
detallado donde deber exponer las reas examinadas y determine las debilidades y haga
las recomendaciones que estime necesarias para la buena marcha de la organizacin.


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Antes como ahora, las empresas han sido consideradas como uno de los agentes econmicos
ms importantes para el funcionamiento de una sociedad, pues a travs de ellas, se realizan
muchas actividades tales como: compras, ventas, circulacin del dinero, generacin de
empleo, intercambios comerciales, etc. que posibilitan en conjunto, la expansin de la
economa a todo nivel.
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http://www.emagister.com/curso-contabilidad-computarizada-introduccion-generalidades-definiciones/empresa-clasificacion-caracteristicas