CMF MIXQUIAHUALA

ÁREA DE FARMACIA HOSPITALARIA

PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA

PARA LAS BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN

Elaboró Revisó Autorizó

Noviembre 2021 Diciembre 2021 Diciembre 2021
PLF. Wendy Dayana Torres
Cano
Pasante de la Licenciatura en
Farmacia en CMF Mixquiahuala
 PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LAS BUENAS PRACTICAS
DE DOCUMENTACION

Clave: Versión: Vigente a partir de: Próxima revisión: Sustituye a: Página:

PNO-BPD01 01 3 de diciembre de 2021 3 de diciembre de 2022 Ninguno 1 de 3
1. Objetivo
Definir los procesos y lineamientos correspondientes para el empleo correcto de los documentos asociados con
los procedimientos realizados en la farmacia de la CMF Mixquiahuala para garantizar un sistema eficiente de
documentación.

2. Alcance
Para todo el personal del área de farmacia de la CMF Mixquiahuala

3. Responsabilidades
El responsable sanitario debe:
 Difusión del presente documento a todo el personal dedicado a los procesos, así como de cualquier
cambio o actualización.
 Supervisar que se cumpla este PNO.
El personal del área de farmacia debe:
 Conocer y aplicar este PNO.

4. Desarrollo del proceso

Elementos básicos
Toda actividad relacionada con el funcionamiento de la farmacia, manejo, almacenamiento, distribución,
devolución y destrucción de los medicamentos debe documentarse en su formato correspondiente (vales,
bitácoras, bases de datos, etc.) y registrarse de manera correcta y oportuna. La documentación debe ser:

 Completa: todo documento debe llenarse sin faltantes de información y registrando completamente todas las
etapas del proceso.
 Exacta: Todo documento debe estar libre de errores, la información registrada debe ser fiel a la fuente.
 Legible: Todo registro debe realizarse de manera clara y entendible.
 Idioma: Toda información debe registrarse en idioma español.
 Vocabulario: Debe emplearse vocabulario sencillo y acorde al nivel y jerarquía del documento.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Fecha: 29 de noviembre de Fecha: 30 de noviembre de 2021 Fecha: 1 de diciembre de 2021
2021 Firma: Firma:
Firma:
Nombre: Nombre:
Nombre: PLF. Wendy Dayana Puesto: Puesto:
Torres Cano
Puesto: Pasante de la
licenciatura en farmacia en CMF
Mixquiahuala
 PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LAS BUENAS PRACTICAS
DE DOCUMENTACIÓN

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 Organización: La información debe registrarse en orden, de modo que facilite su comprensión y lectura.
 Firmas: Toda información debe estar firmada y fechada por la o las personas que participaron en el proceso,
además de incluir su nombre completo en caso de que sea requerido.
 Llenado: Todo documento que lo requiera debe ser llenado con tinta permanente, no se debe utilizar lápiz o
tinta borrable.
 Espacios: No deben dejarse espacios en blanco en ningún documento o registro. Los espacios en blanco que
estén destinados a ser llenados por un dato o información y no sean utilizados, deben inhabilitarse con una
línea diagonal.
Todos los documentos maestros y los procedimientos originales deben ser autorizados por el Responsable
Sanitario y el responsable de calidad, así como cualquier modificación a los documentos anteriores.

Correcciones
En caso de cometer errores durante el llenado de documentos, no se debe borrar o sobrescribir la información,
utilizar corrector, etiquetas ni tratar de eliminar la información errónea. El proceso de corrección se realizará de la
siguiente manera:

 Los errores deberán corregirse trazando una línea que abarque la información errónea, colocando iniciales o
firma de la persona que realizó la corrección y fecha en que realizó la corrección.
 La información correcta se deberá anotar lo más cercano posible de la corrección, procurando que el registro
original y la corrección sean legibles.
 Si el error se comete en una sola letra, de una palabra o en un solo número se deberá corregir completamente
la palabra o números.
 El caso de corrección en fechas se debe corregir la fecha completa incluyendo día, mes y año.
 Las correcciones deberán ser hechas por el personal que cometa el error, de no ser posible las correcciones
podrán ser hechas por el jefe inmediato, siempre y cuando la corrección sea justificada y posteriormente se le
informe de la corrección al personal que cometió dicho error.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Fecha: 29 de noviembre de Fecha: Fecha:
2021 Firma: Firma:
Firma:
Nombre: Nombre:
Nombre: PLF. Wendy Dayana Puesto: Puesto:
Torres Cano
Puesto: Pasante de la
licenciatura en farmacia en CMF
Mixquiahuala
 PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LAS BUENAS PRACTICAS
DE DOCUMENTACIÓN

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Procesos que deberán documentarse.

 Todo lo relacionado con la solicitud y recepción de medicamento hacia y por los distribuidores
autorizados.

 El control y registro de las entradas y salidas de medicamento.

1. Realizar el reporte de entradas y salidas, que se enviara mensualmente al área de contabilidad del
ISSSTE, RESGUARDAR POR 5 AÑOS en el libro contable.
2. En caso de falta de medicamento realizar un reporte de insumos y enviarlo al área de
infraestructura a la delegación del ISSSTE Pachuca, resguardar el acuse en el libro contable, así
como las facturas por compra directa.
3. Resguardar reporte de claves en 0 en la carpeta de reportes de claves en 0.

• Surtimiento de colectivos a las diferentes áreas que lo soliciten.

1. Ingresar al sistema SIAM del ISSSTE por medio de usuario y contraseña del subjefe de farmacia.
2. Seleccionar la opción de CONSULTAS
3. Seleccionar la opción COLECTIVOS WEB
4. Seleccionar la opción SURTIR y posteriormente la opción IMPRIMIR
5. Impreso el documento se deberá surtir el colectivo.
6. Entregado el colectivo se deberá firmar el acta impresa por la persona que entregó, así como la
persona que recibió.
7. Se deberá archivar dicha acta en la carpeta correspondiente (colectivos de urgencias o
colectivos de preventiva).
• Surtimiento de recetas de medicamentos de primer nivel.
1. Ordenar las recetas conforme a la clave única de registro, por numero consecutivo de clave
única de registro.
2. El almacenamiento de dichas recetas deberá ordenarse por mes y por fecha, en archiveros en
el área de almacén durante 5 años.
• Surtimiento de recetas con contrareferencia (medicamentos de 2do nivel).
1. Ordenar las recetas conforme a la clave única de registro, por numero consecutivo de clave
única de registro.
2. El almacenamiento de dichas recetas deberá ordenarse por mes y por fecha, en archiveros en
el área de almacén durante 5 años.
3. Las contrareferencias se almacenarán en el archivero etiquetado con CONTRAREFERENCIAS.
4. Posteriormente se ordenarán conforme al número consecutivo de clave única de registro, la
clave será escrita en la parte superior de la hoja.
5. Se resaltará con marcador amarillo el nombre del paciente, número de expediente, fecha,
diagnostico, medicamento, dosis, intervalo, vía de administración, presentación del
medicamento, duración del tratamiento, médico que prescribe y la clínica u hospital en la que
el medico labora.
6. Ingresar a la base de datos CMF Mixquiahuala (Censo Actualizado), los datos resaltados en las
contrareferencias. Buscar con ctrl+B el nombre del paciente para revisar si ya está censado y
actualizar los datos del mismo, en caso de que no esté dado de alta, regístralo al final de la lista
 ingresando los datos resaltados en la contrareferencia.
7. Al finalizar el registro de las contrareferencias, ingresarlas en las carpetas enumeradas del 1 al
10 según la clave única de registro.
Las recetas de medicamentos psicotrópicos y estupefacientes se irán RESGUARDANDO en el
archivero con etiqueta “PSICOTROPICOS” por día, mes y año consecutivo. Se Resguardarán por 5
años y después se desecharán.
Para el resguardo de las contrareferencias de psicotrópicos y estupefacientes se realizará el mismo
procedimiento que con las contrareferencias de 2do nivel.

• Transferencia de medicamentos de una clínica a otra.

1. Ingresar al SIAM.
2. Seleccionar la opción SALIDAS.
3. Seleccionar “Transferencia” y posteriormente opción “Nueva transferencia”
4. Ingresar el folio de numero progresivo de la transferencia, día, mes y año, el destino (la
clave presupuestal de la unidad receptora).
5. Seleccionar la opción de “Medicamentos”
6. Seleccionar la opción “Capturar”
7. Ingresar la clave única de registro del medicamento a transferir, la cantidad, seleccionar la
opción AGREGAR.
8. Finalizar el proceso con la opción GENERAR E IMPRIMIR el comprobante de la
transferencia. La unidad receptora deberá aceptar y cerrar la transferencia generada.
9. Firmar el comprobante y almacenar en el Libro contable durante 5 años
• Recepción de transferencias.
1. Ingresar al SIAM
2. Seleccionar la opción “entradas “
3. Seleccionar el folio en rojo
4. Seleccionar la opción “Aceptar” y después cerrar e imprimir.
5. Firmar el comprobante y almacenar en libro contable DURANTE 5 AÑOS.
 Facturas de adquisición de medicamentos con Maypo insights
1. Ingresar a la plataforma de Maypo Insigths.
2. Seleccionar la opción mensual o anual según sea el caso.
3. Seleccionar el pedido con el no. De folio solicitado.
4. Seleccionar opción “Ver más detalles”.
5. Posteriormente dar click en la opción “Documentos relacionados”.
6. Abrir factura, exportar a Excel, abrir e imprimir la factura, esta deberá llevar firma electrónica,
almacenar en el libro contable.
7. Resguardar por 5 años en los archiveros y posteriormente desecharlos

 La calibración y el mantenimiento del equipo en el área de farmacia (refrigeradores, termómetros,

termo higrómetros).
Bitácoras de red fría; revisar la temperatura cada 4 horas (rango de temperatura min 2°- max 8°C) y
llenar la bitácora de manera diaria, se resguarda en la carpeta de bitácoras de red fría durante 5 años y
después se desecharán.

 Inventario de medicamentos interno

Se debe realizar el inventario de medicamentos dos veces a la semana en la CMF Mixquiahuala, este es
interno, el inventario oficial se realiza una vez al año.
Se debe pedir a la delegación del ISSSTE los marbetes con los cuales se llevará a cabo el inventario de la
farmacia, los marbetes se llenarán según el conteo del inventario y deben cuadrar con las existencias
del sistema MAYPO.
Estos serán firmados por la persona que realiza el 1er conteo, segunda persona que realice el segundo
 conteo y una tercera que valide el inventario (supervisor).
Posteriormente se resguarda el primer conteo en archiveros por 12 años para amparo.
El segundo conteo lo resguarda el área de contabilidad de la delegación del ISSSTE.

 Libros de control de psicotrópicos y estupefacientes

Cada que se surta un medicamento psicotrópico o estupefaciente se deberá registrar en los libros de control.
 Cualquier formato anexo a los procedimientos.

Conservación de la documentación.

Toda documentación relacionada con el servicio de farmacia deberá resguardarse acorde a lo siguiente:

• Debe definirse claramente el lugar de resguardo de todos los documentos relacionados al

control de medicamentos.
• Solo personal autorizado puede tener acceso a la información documentada, así como las
instancias sanitarias que lo soliciten durante y después de una auditoria.
• Toda información deberá archivarse de manera tal que sea rastreable y de fácil acceso, así
como deberá ser acomodada en orden alfabético y de manera cronológica.
• La documentación deberá resguardarse el tiempo necesario con base a los procedimientos
internos de la farmacia y las regulaciones que apliquen.
• Toda la documentación deberá mantenerse en buenas condiciones de almacenamiento,
protegiéndola de factores como polvo, luz y humedad para evitar su posible deterioro.
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Fecha: 29 de noviembre de Fecha: Fecha:
2021 Firma: Firma:
Firma:
Nombre: Nombre:
Nombre: PLF. Wendy Dayana Puesto: Puesto:
Torres Cano
Puesto: Pasante de la
licenciatura en farmacia en CMF
Mixquiahuala

PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LAS BUENAS PRACTICAS

DE DOCUMENTACIÓN

Clave: Versión: Vigente a partir de: Próxima revisión: Sustituye a: Página:

PNO-BPD01 01 3 de diciembre de 2021 3 de diciembre de 2022 Ninguno 3 de 3
 5. Referencias bibliográficas

 Ley General de Salud. Diario Oficial de la Federación del 7 de febrero de 1984. Ultima reforma
publicada. DOF 19-02-2021.
 Reglamento de Insumos para la Salud. Diario Oficial de la Federación del 4 de febrero de 1998. Ultima
reforma publicada. DOF 14-03-2014.
 Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás
insumos para la salud. Sexta edición. México 2018.

6. Control de cambios

No. Fecha Descripción del cambio Justificación Realizado por Aprobado por

7. Firmas de conocimiento

Área Nombre Firma Fecha

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Fecha: 29 de noviembre de Fecha: Fecha:
2021 Firma: Firma:
Firma:
Nombre: Nombre:
Nombre: PLF. Wendy Dayana Puesto: Puesto:
Torres Cano
Puesto: Pasante de la
licenciatura en farmacia en CMF
Mixquiahuala