Memorandum

Ref Maintenance in Latin American Date Octubre 03, 2011 Pages 5

Operations
L.A. Site Managers,
Filiberto Morales Bill Miller
Maintenance
To From Copies to
Superintendents/Supervisors Ray Kalouche
Dave Watt
and Operations Superintendents

Filing General Maintenance

Subject Directrices Generales para los departamentos de Mantenimiento. (Rev 2 SP)

1. Objetivos Generales para los departamentos de Mantenimiento.

1.1. El objetivo principal de los departamentos de mantenimiento es el de llevar a cabo todas las
actividades de mantenimiento preventivo del equipo y maquinaria. El personal de
mantenimiento deberá especializarse en la ejecución del mantenimiento preventivo y
diagnóstico de fallas y no en reparaciones mayores. El personal de mantenimiento deberá
tener una filosofía de mantenimiento proactivo en lugar de reactivo, esto con el fin de evitar
o eliminar las fallas o averías imprevistas de los equipos.

1.2. En caso de que después de una inspección del equipo se tenga la necesidad de realizar
reparaciones mayores, o sea esta el resultado del programa de mantenimiento preventivo
preestablecido para la máquina; se deberá de utilizar al fabricante del equipo como la fuente
principal de recursos para ejecutar dicha reparación mayor. En caso de que se juzgue que
esta no es la mejor opción, la nueva solución sugerida deberá ser consultada con corporativo
TMS y el VP de Operaciones.

1.3. Una reparación mayor se define como el acto de apertura de cualquiera de los componentes
principales de cualquier equipo, como, por ejemplo; la transmisión, el motor, los
planetarios/mandos de, los diferenciales, etc... El enfoque principal del departamento de
mantenimiento es el de trabajar en la parte exterior de las máquinas solamente.

1.4. La intención de la compañía no es la de convertirse en un reconstructor de componentes

mayores del equipo, por ejemplo, el acto de empacar o reparar una bomba hidráulica,
cilindros, block de válvulas, mandos finales, etc.. Esto es debido al hecho de que los talleres
de mantenimiento de TMS no están preparados (ni deberían estarlo) con las herramientas
necesarias o expertos capacitados para realizar todas estas tareas. Como norma general, y
para aclarar lo anterior, se puede decir que "Cualquier tipo de reparación que implique tener
que desviar al personal de mantenimiento del objetivo principal de realizar mantenimiento
preventivo, deberá entonces ser subcontratada". Lo anterior presupone que todas las plantas
trabajaran con sus Clientes en asegurar los permisos y accesos necesarios para el personal
técnico del Subcontratista (Dealer).
 1.5. Es la expectativa de la gerencia que, para la reparación de cualquier componente mayor o
equipo, la política y/o procedimiento de M.E.R. será aplicada y acatada. No se permiten
excepciones a esta regla. Favor de referirse a la política de M.E.R. para que se familiaricen
con estos requisitos. (Link de la Política MER: https://teams.microsoft.com/l/file/A241ED66-
3450-4CC1-9854-04004CD240AF?tenantId=000a58a2-721d-4cc2-a3bd-
632e25ed1dfa&fileType=one&objectUrl=https%3A%2F%2Ftmsintl.sharepoint.com%2Fsites
%2FLATAMMaintenance%2FShared%20Documents%2FMaintenance%20Documents
%2FCapEx%20Policies%202021%2FCapEx%20-%20Policies%20Directoy%20-Links%20TMS
%20Intranet&baseUrl=https%3A%2F%2Ftmsintl.sharepoint.com%2Fsites
%2FLATAMMaintenance&serviceName=teams&threadId=19:49ca2a4fa23c4a54a9f68f600735
d3bf@thread.tacv2&groupId=e6e6efab-76cf-44ed-abb5-647dd2e77b1d ).

1.6. Todo el personal de los departamentos de mantenimiento deberá convertirse o deberá

mantenerse calificado y entrenado en el diagnóstico e identificación de fallas en los equipos
mediante la utilización de técnicas y equipo de diagnóstico adecuado y actualizado. Esto con
el propósito de evitar conclusiones erróneas y realizar reparaciones que pudieran ser
innecesarias o que no son la causa raíz del problema. El objetivo de la acción anterior es
identificar problemas o realizar las reparaciones menores necesarias antes de que estas se
conviertan en una emergencia o una reparación mucho más costosa, además de los costos
adicionales ocasionados por incumplimiento de nuestras responsabilidades con nuestro
cliente.

2. Seguridad
2.1. La seguridad del personal en uno de los pilares de la misión de TMS, y todos los
procedimientos y políticas de seguridad de la compañía deberán ser acatados por todo el
personal de mantenimiento. Esto incluye, pero no se limita al uso del análisis de previos de
riesgos (APR), o “Take Ten” cuando la actividad a ejecutar no se hace con frecuencia o no es
común para el personal.

3. Compañías Representantes de Equipos y Proveedores de Servicios.

3.1. Cada operación o sitio de TMS desarrollara o creara una relación profesional y de beneficio
mutuo con las compañías representantes de las marcas de sus equipos (Dealers) y con los
proveedores de servicios. Sin embargo, cuando nuestro personal juzgue que el servicio
recibido de estas compañías es de menor calidad a la requerida, el Gerente de Planta o
Supervisor General de Mantenimiento deberá de notificar a Compras y al represéntate
corporativo de Mantenimiento lo más pronto posible. De esta manera se podrá llegar a la
mejor decisión de una manera más efectiva, y se facilitará el uso de la experiencia de la
compañía y del poder de compra del grupo de manera que se pueda obtener el mejor
servicio posible en el futuro.

4. Nuestros clientes
4.1. Es un hecho que después de la seguridad, otro objetivo principal de nuestra compañía es el
de evitar interrumpir la correcta operación de las plantas de nuestros clientes. Se entiende
también que en circunstancias extremas el Gerente de Sitio de la operación se verá en la
 necesidad de tomar decisiones las cuales, debido a la urgencia de la situación, podría resultar
en la inhabilidad de poder notificar a las personas indicadas en el tiempo establecido antes
de iniciar las acciones de reparación requeridas. Sin embargo, el Gerente de Sitio deberá
hacer las notificaciones necesarias tan pronto como sea prácticamente posible.
Adicionalmente se entiende que el éxito en la ejecución del mantenimiento se mide también
en relación con que en todos los casos se evite la interrupción de la operación del cliente.
Esto es debido a que la expectativa es que todos los mantenimientos preventivos han sido
ejecutados ena tiempo y forma en todas las máquinas y por lo tanto las fallas en los equipos
no deberían existir.

5. Comunicaciones
5.1. Todas las comunicaciones hacia todos los diferentes niveles de la organización de TMS y
entre los diferentes departamentos de la compañía deberán ser transparentes, a tiempo, y
con el mejor interés de la compañía en mente. Y en caso de algún o conflicto de resoluciones
se deberá de aplicar el protocolo de elevamiento de problemas (Ver Link Protocolo Elevación
Problemas:https://teams.microsoft.com/l/file/BC9CD366-6AD2-4B60-A442-5AD9F658B519?
tenantId=000a58a2-721d-4cc2-a3bd-632e25ed1dfa&fileType=pdf&objectUrl=https%3A%2F
%2Ftmsintl.sharepoint.com%2Fsites%2FLATAMMaintenance%2FShared%20Documents
%2FMaintenance%20Documents%2FPROTOCOLO%20DE%20ELEVACION%20DE
%20PROBLEMAS.pdf&baseUrl=https%3A%2F%2Ftmsintl.sharepoint.com%2Fsites
%2FLATAMMaintenance&serviceName=teams&threadId=19:49ca2a4fa23c4a54a9f68f600735
d3bf@thread.tacv2&groupId=e6e6efab-76cf-44ed-abb5-647dd2e77b1d )

5.2. TMS es una compañía global la cual cuenta con múltiples recursos, diferentes oficinas en
lugares esparcidos en el continente Americano y Europa; por esto se les invita a todos los
empleados a utilizar estos recursos y a que se sientan con la libertad de contactar a sus
colegas vía correo electrónico o llamada telefónica con el objetivo de que desarrollen su red
de contactos los cuales en su momento les puedan ayudar a resolver problemas relacionados
con su trabajo.

5.3. Cualquier falla de maquinaria o equipo que ponga en riesgo la operación de nuestros clientes
o que se espere dure más de 72 horas, o que debido a su magnitud requiera de un M.E.R.,
deberá ser comunicada a las oficinas corporativas de una manera oportuna y expedita para
poder identificar la mejor solución posible. Antes de notificar al corporativo, es importante
que la gente del sitio ya haya desarrollado al menos dos posibles soluciones o escenarios
para resolver el problema, de manera que se expedite el proceso de toma de decisiones.

6. Nivel individual de aprobación de compras.

6.1. Niveles apropiados y efectivos de aprobación de compras y requisiciones ya están asignados
en los sistemas respectivos y deberán ser informado al personal de sitio de manera que estos
puedan operar el departamento de mantenimiento de la manera más efectiva y eficiente.

7. Lubricantes, Partes de Repuesto, e Inventario

7.1. Se requiere que todos los departamentos de mantenimiento se aseguren de utilizar
lubricantes que cumplan con todas las especificaciones del fabricante original del equipo o
maquinaria. Se recomienda que se localice el mejor proveedor que en términos de costo,
servicio, y tiempos de entrega, se pudiese encontrar; siempre y cuando se cumplan con
todas las especificaciones de los equipos. Cualquier desviación de las especificaciones
 originales del fabricante, la cual se considere necesaria o como una mejora, requiere
aprobación anticipada y por escrito de la oficina corporativa de mantenimiento.

7.2. Se requiere y es mandatorio el uso de partes de repuesto originales (OEM) o equivalentes

previamente aprobados por corporativo TMS en todas las reparaciones de equipo y
maquinaria. Los departamentos de mantenimiento evitaran en la medida de lo posible hacer
uso de partes de refacción de terceros o “piratas” las cuales a primera vista pudieran resultar
en ahorros, pero al largo plazo terminan costando más debido a que causan reparaciones
más frecuentes o fallas de mayor magnitud.

8. Matriz de Criticidad
8.1. Se espera que cada sitio utilice la Matriz de Criticidad y desarrolle y monitoree
continuamente el inventario de partes de repuesto utilizando el criterio expresado a
continuación (Link Matriz Criticidad:
https://teams.microsoft.com/_#/files/Maintenance%20Documents%20and%20Policies?
threadId=19%3A49ca2a4fa23c4a54a9f68f600735d3bf
%40thread.tacv2&ctx=channel&context=Mattriz%2520de%2520Criticidad&rootfolder=
%252Fsites%252FLATAMMaintenance%252FShared%2520Documents%252FMaintenance
%2520Documents%252FMattriz%2520de%2520Criticidad )
8.1.1. Cada Sitio deberá de establecer sus Niveles máximos y mínimos de cada parte de
refacción en el inventario o mercancía de resguardo del almacén, los cuales deberán ser
óptimos desde el punto de vista de que cumplan con las necesidades operativas del sitio.
8.1.2. Partes de repuesto criticas (Evitar paros al cliente). Tomando como base la Matriz de
Criticidad.
8.1.3. Tiempos de entrega del fabricante o distribuidor. De acuerdo con los criterios de la
Matriz de Criticidad.
8.1.4. Lista de partes de repuesto recomendadas por el fabricante del equipo o Benchmark
del OEM. De acuerdo con los criterios de con la Matriz de Criticidad.
8.1.5. Acuerdos de consignación de partes de repuesto con el fabricante o distribuidor OEM.
Negociados por corporativo TMS.

9. Herramientas
9.1. Los departamentos de Mantenimiento deberán proporcionar un juego completo de
herramientas de las marcas aprobadas por corporativo TMS para cada mecánico en turno. El
juego de herramientas deberá ser el necesario para poder desempeñar las actividades
necesarias del puesto. Cada juego de herramientas deberá cubrir como mínimo el rango de
una pulgada y su equivalente en sistema métrico, y deberá contener llaves españolas y de
ojo, dados, y matraca (rachet). Herramientas más grandes que una pulgada y cualquier
herramienta especial que sea requerida para el equipo particular de cada sitio, deberá ser
almacenada y administrada por el personal del Almacén. Herramientas de uso común como
desarmadores, pinzas, etc. Deberán ser consideradas como parte del juego de herramientas
que se pondrá a disponibilidad del mecánico en turno. No se deberán de tener herramientas
hechizas o herramientas que no sean para la aplicación adecuada, por ejemplo, herramientas
de uso convencional Vs herramientas de impacto como: martillos, dados, etc...

10.Resultados financieros del sitio.

10.1. El costo de mantenimiento es uno de los factores que más contribuyen al costo
operacional del sitio y por ende a los resultados financieros del mismo. Por lo tanto, el grupo
de mantenimiento del sitio tiene la expectativa de colaborar y trabajar para cumplir con los
mismos objetivos generales de resultados financieros del sitio. Si debido a la naturaleza
misma de la función de mantenimiento, llegase a surgir un conflicto entre ejecutar un
mantenimiento necesario o dejarlo de hacer para bajar los costos, esto deberá ser discutido
inmediatamente con las partes respectivas de acuerdo todos los puntos anteriores y en esta
conversación se debe de incluir al VP de Operaciones. Aplicar el protocolo de elevamiento de
problemas.