Control de inventario:

El control de inventario es el proceso por el cual una empresa administra las

mercancías que mantiene en almacén.
Esto, con el objetivo de recopilar información de la entrada y salida de los productos,
buscando además el ahorro de costes.
Es decir, el control de inventario permite, entre otros fines, llevar el registro de
las existencias de la compañía. Así, en base a dichos datos pueden tomarse
decisiones, por ejemplo, para que la firma mantenga en lo posible el menor stock
inmovilizado, lo cual implica un coste de almacenamiento.

Cabe recordar que con inventario se suele hacer referencia a la materia prima, los
bienes intermedios y los bienes finales que ofrece la firma a sus clientes.

Subdivisiones del control de inventario

El control de inventario se subdivide en dos tareas principales:

 Gestión de inventarios: Su objetivo es mantener la productividad en el

manejo de las existencias. Es decir, llevar a cabo todas las tareas en el
menor plazo y con el menor esfuerzo posible. Esto se logra, por ejemplo,
usando códigos de barras para identificar rápidamente de forma electrónica
las mercancías almacenadas. Igualmente, parte de estas tareas es la
distribución estratégica de la mercancía, de manera que aquella de mayor
rotación se encuentre más cerca a la salida del almacén y pueda ser
despachada en menos tiempo.
 Optimización de inventarios: Busca usar de la manera más eficiente los
recursos. Es decir, persigue que los resultados financieros sean los mejores
posibles, reduciendo costes. Esto se consigue, por ejemplo, calculando (en
base a los datos históricos) la cantidad óptima de insumos que deben
solicitarse al proveedor, de manera que no quede un exceso de materia
prima sin utilizar y que se pueda echar a perder.

Métodos para el control de los

inventarios

1. Método ABC
Este método de valuación también es conocido como método 80/20 y consiste
en definir la importancia de tus productos con base en la cantidad y el valor
que representan. Usualmente, se utilizan 3 categorías:

 Artículos clase A. Suelen ser alrededor de un 20% del total del inventario;
sin embargo, su valor llega a ser hasta el 80% del mismo. Tienden a tener
una baja frecuencia de ventas.
 Artículos clase B. Representan el 40% del total de los artículos y rondan
el 15% del valor total del mismo. Suelen contar con una frecuencia de
ventas moderada.
 Artículos clase C. Son el 40% restante de los artículos. Representan el
inventario menos costoso, con cerca de un 5% de su valor, y suelen contar
con una alta frecuencia de ventas.

Al categorizar de esta manera, podrás identificar fácilmente qué bienes merecen

mayor o menor atención; el inventario con mayor impacto financiero
requerirá los mayores esfuerzos en su gestión Recuerda que los porcentajes
del método ABC son únicamente una guía y pueden variar según las
características de tu empresa.

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recomendamos revisar este artículo:  Herramientas para
crear una exitosa estrategia de ventas para tus
productos.
2. Método PEPS (Primeras
entradas primeras salidas)
El método PEPS, también conocido como FIFO por sus siglas en inglés, consiste
en identificar los primeros artículos en entrar al almacén para que sean los
primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. Así se evita, por
ejemplo, que productos perecederos caduquen, ya que tendrán un movimiento
constante y oportuno.

3. Método EOQ (Cantidad

Económica de Pedido)
Economic Order Quantity o Cantidad Económica de Pedido (CEP) en español, es
una técnica que busca determinar el monto de pedido que reduzca en
mayor medida los costos de inventario y está caracterizado por estar basado
en 3 supuestos clave:

1. Que la demanda es constante y conocida a priori.

2. Que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
3. Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que los inventarios
se agotan.

¿Cómo funciona? Consiste en realizar el pedido de la Cantidad Económica de

Pedido (CEP), justo cuando se llega a un nivel de inventario determinado.

Método PEPS (Primeras entradas

primeras salidas)
El método PEPS, también conocido como FIFO por sus siglas en inglés, consiste
en identificar los primeros artículos en entrar al almacén para que sean los
primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. Así se evita, por
ejemplo, que productos perecederos caduquen, ya que tendrán un movimiento
constante y oportuno.

¿Por qué hacer un control de

inventario?
Lo que se busca verdaderamente con el control de inventario son dos
objetivos básicos: minimizar el costo de almacenaje y prestar un excelente servicio a los
clientes.

Disponer del stock óptimo y mantener el balance correcto de las existencias en sus almacenes

es esencial para la rentabilidad de las compañías. El motivo es que las roturas de stock podrían
provocar demoras y reclamaciones por parte de los clientes.

Por otra parte, tampoco es deseable que haya un sobrestock, porque acarrea un costo adicional
y la mercancía podría quedar obsoleta.

¿Cómo hacer un control de inventario?

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes
son los que corresponde inventariar y que bienes no.
 
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuáles son los bienes
que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares
en los que están para no omitirlos. Otra recomendación de índoles metodológica,
teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer
inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos, si es
que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar
reiteraciones u omisiones.
 
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema
porque además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de
solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del
almacén.
 
4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores
estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se
fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que
sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen
con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que
facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no
inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez.
¿Cada cuánto hacer el control de inventario?
Las compañías han de establecer un periodo para realizar el inventario,
aunque ello dependa de factores como el numero de productos disponibles,
el tamaño del almacen y numero de operarios.
El control de inventario puede ser periódico (por ejemplo, mensual, trimestral,
semestral o anual), lo que ocupará a una buena parte de la plantilla durante
uno o varios días y la operativa del almacén probablemente quede
interrumpida. Además de requerir un importante esfuerzo, pueden producirse
errores porque no deja de ser una tarea manual.

Costos asociados a los inventarios

Costo de ordenar 
 
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de
pedido (llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de
papeleo, además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada
cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).
 
- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos
asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del
proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".

Costo de tenencia o sostenimiento del

inventario
 
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la
media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del
tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos
de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.
 
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de
oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los
inventarios y que axiomáticamente ocasiona que la organización prescinda de su
disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor
agregado.

Costo de quiebre de Sotck (Costo de

inexistencias)
 
El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a cada
unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un
equilibrio entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos
se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e
incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos:
 
- Pérdida de ingresos por ventas
- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitución 

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

La gestión de inventarios es de gran importancia para llevar un orden dentro
del almacén y para que el desarrollo de la actividad sea el correcto. Así la
empresa tendrá un control de los bienes con los cuales se pretende satisfacer la
demanda del producto. El proceso de gestión es necesario monitorearlo periódicamente
con la finalidad de aprovechar los recursos.

Beneficios de hacer una administración

eficiente de inventarios:
 Controlar las entradas, salidas y ubicación de las mercancías.
 Utilizar economías de escala.
 Proyectar las ventas.
 Reducir los costos derivados de la provisión.
 Brindar un mayor control del negocio.
 Mejorar el flujo de efectivo de la empresa para que sea rentable.
 Detectar mercancías estancadas.
 Minimizar los niveles de materias primas, el trabajo en progreso y los
productos terminados.