¿Cuál es la relación que hay entre la planeación, el diseño organizacional y la comunicación

en la organización?
Cada nuevo proyecto que iniciamos ya sea en una empresa o a nivel personal incluso, inicia con
un objetivo final, que es claro y simple. Construir una casa, estudiar una carrera, la apertura de
un nuevo departamento en su empresa o incluso ir de compras al supermercado, todas estas
tareas tienen algo en común: una idea que nace a raíz de una necesidad. Esta idea que surge
asume un resultado final. Podemos visualizar la casa que vamos a construir antes de que esta esté
terminada, por ejemplo. Podemos visualizar su color, cuántas habitaciones deseamos en ellas, su
espacio e incluso la distribución de todos sus aposentos y hasta detalles como la decoración.
Y es común, además, que en este proceso de idealización y visualización, incluyamos a terceros,
que pueden ser familiares, amigos o compañeros de trabajo. Esto con el fin de obtener el mejor
resultado final, aunque imaginario, hasta el momento. Pues justo de esto trata la planificación, y
para ilustrarlo mejor, podemos tomar la definición de Robbins y Coulter (2005) que indica que la
planificación es: “el proceso que incluye la definición de los objetivos o metas de la
organización, la determinación de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo
de una jerarquía completa de planes para coordinar e integrar las actividades” (p. 212) y basados
en la anterior definición podemos indicar que además de visualizar e idealizar el objetivo u
objetivos finales, la planificación supone crear una serie de acciones mediante la cuál
pretendemos llegar a alcanzar ese objetivo, dentro de un marco en el que nos podamos
desarrollar según la actividad dentro de la cuál nos desarrollemos, y además, en el plazo que
pactemos.
Para continuar con el ejemplo inicial, una vez que hemos diseñado nuestra casa de forma
imaginaria, vienen una serie de pasos adicionales para poder cumplir esta meta. De esta forma, es
necesario saber si contamos con los recursos económicos para adquirir los materiales que
necesitamos para su construcción (Presupuesto), podemos hablar con personas que ya hayan
construido para saber de su experiencia (Benchmarking), el lote donde vamos a construir, los
planos, etc.
Y de acá, partimos con una serie de acciones que se distribuyen en el tiempo, que tenemos que ir
controlando en cuanto a orden, ejecución y tiempo, y que podríamos decir que nos hará recurrir a
herramientas de Planificación Operacional aunque no lo sepamos explícitamente (por ejemplo,
podríamos utilizar un diagrama de GANTT para este propósito). Esto es Planificación.
Ahora bien, hasta acá solamente tenemos planes, pero no una casa… ¡Aún!
Lo que sigue, es la acción. Y acá es donde debemos integrar los factores, insumos y responsables
que, según lo planeado, nos ayudarán a cumplir el objetivo. Acá, es donde toma valor el diseño
organizacional. Podríamos decir incluso, que en nuestro ejemplo de la casa, el diseño
organizacional supone esa etapa donde vamos a lograr una articulación entre los proveedores de
materiales, la empresa constructora, los especialistas como electricistas, fontaneros, el arquitecto
y nosotros mismos como fuente financiera del proyecto, para encontrar la configuración que
“permita la mezcla óptima de diferenciación e integración, llevando eficiencia y efectividad a la
organización (Manual de Diseño de la Organización y Recursos Humanos, U San Marcos).
Finalmente, hay un tercer factor que es crítico para resolver esta ecuación: La Comunicación.
Imaginemos que sucedería si, por ejemplo, pedimos un piso blanco y el que recibe los materiales
acepta un piso color negro, para la casa que estamos construyendo:
1. Si el que recibe no sabía que el piso que se pidió era blanco, lo aceptará e incluso, lo
instalará.
2. Si el que recibe sabía que debía ser blanco, pero no comunica que llegó uno negro, el
comprador no podrá solicitar la devolución.
3. Si el comprador es notificado que llegó un piso negro, pero este no se comunica a tiempo
con el proveedor, puede perder el periodo que tiene para solicitar un cambio y de esta
forma, debe conservar el piso negro, incurriendo en un gasto adicional para conseguir el
piso que inicialmente requería.
Lo anterior, define por si sólo el peso que tiene la comunicación en esta ecuación.
Por otro lado, volviendo a la pregunta inicial sobre la relación que hay entre la planeación, el
diseño organizacional y la comunicación en la organización, yo diría que la relación entre los
3 factores es una relación simbiótica (si me permiten utilizar el término) y dependiente.
Simbiótica, por cada una ayuda y mejora a la otra. Una buena comunicación no puede existir en
un mal diseño organizacional, necesita de una buena organización para existir. Y una buena
planificación, requiere de un diseño organizacional sano para ser exitosa.
Y, dependiente, por del éxito individual de cada una va a depender el éxito de la organización
como conjunto y de sus metas.