Programacin de la planeacin

Paso 1: Cules son nuestras expectativas?

Nos planteamos esta pregunta para conocer qu se espera del proceso y cul va a ser
su alcance.
Puede suceder que las expectativas planteadas sean ambiciosas y algunas vayan ms
all de lo que podr suponer el proceso de planificacin. Sin embargo, es importante
tenerlas en cuenta tanto para este proceso como para el trabajo que se pueda realizar
en aos posteriores.
Es importante que las expectativas se comenten y quede claro hasta dnde puede ser
que el proceso de planificacin responda a ellas. En la dinmica puede participar el
equipo planificador (equipo motor) o, si es posible, un grupo ms amplio de personas de
la organizacin.

Paso 2: Identificacin de los hitos y claves de la historia de nuestra organizacin

Cuando nuestra organizacin ya lleva unos aos funcionando, es necesario tomar
conciencia del camino recorrido y de las situaciones vividas. Pero no como un simple
recorrido histrico o un anecdotario.
Queremos identificar la evolucin que hemos tenido:
- en las formas de trabajar y organizarnos;
- en el tipo de actividad que desarrollamos;
- en la manera de entender la labor que hacemos;
- en el nmero y tipo de personas que la conformamos (socias, voluntarias,
profesionales);
- en la manera de relacionarnos interna y externamente;
- en las necesidades que atendemos o las acciones que desarrollamos;

- en las caractersticas de las personas o grupos con los que trabajamos;

- en aquello que nos motiva;
- etc.
Con este ejercicio podemos identificar e interpretar los cambios internos y externos,
analizando nuestra forma de responder y adaptarnos a ellos, descubriendo o
explicitando as algunas claves de nuestra propia cultura como organizacin.

Paso 3: El modelo de desarrollo

En este paso vamos a elaborar o actualizar el marco terico e ideolgico general de
nuestra organizacin, que sirve de referencia para nuestro trabajo.
Indica qu es lo que buscamos, qu tipo de trabajo queremos hacer y cmo queremos
hacerlo. Realizar una aportacin especfica a la consecucin de un determinado
modelo, desde su Misin.

Paso 4: Reflexin sobre los valores y comportamientos de la organizacin y de

las personas que formamos parte de ella
Los valores son conceptos abstractos que usamos para desarrollar o justificar
comportamientos concretos en nuestra organizacin. Los utilizamos como criterios para
decidir, entre las personas de la entidad, si un comportamiento personal, en el marco de
la actividad de la entidad, u organizativo es adecuado o inadecuado.
Los valores siempre estn presentes, los formulemos o no. Si lo hacemos, definimos
conjuntamente lo que se puede y lo que no se puede realizar. Es un campo de juego
pactado de manera clara.

Paso 5: El tiempo que abarca la planificacin estratgica

En este paso, se trata de determinar el periodo de tiempo que va a abarcar nuestra
planificacin estratgica.
Algunos criterios a tener en cuenta para decidir la duracin pueden ser:
- El tipo de actividad que se realiza: si son ciclos de trabajo de 3, 4 o 5 aos
- La mayor o menor estabilidad del contexto en el que se trabaja, que nos lleven a
planificar por periodos de duracin mayor o menor.
- La dependencia de financiacin externa para desarrollar la actividad de la
organizacin, o parte de ella, y su disponibilidad para un perodo determinado.
- La prctica en la experiencia de planificar: si es la primera vez, quizs sea mejor
hacerlo por menos tiempo que si ya tenemos rodaje en el ejercicio de planificacin.
- La periodicidad del relevo al interior de la organizacin.
- Y la intuicin que tengamos sobre cul sea el perodo ms adecuado.
Al avanzar en la elaboracin del plan estratgico, podemos ajustar el periodo de tiempo
que hemos previsto que va a abarcar el mismo.

Paso 6: Las tendencias del contexto externo

Nuestra organizacin existe en un contexto social, poltico y econmico concreto que le
influye y al que influye, por eso hay que tomarlo en cuenta.
- El contexto cercano es aquel en el que se desarrolla nuestra accin. Incluye las zonas
geogrficas donde estn actuando los grupos u organizaciones para quienes
trabajamos o queremos trabajar.

- El contexto lejano ser el pas en caso de proyectos de cobertura local, municipal o

regional, pero tambin el internacional, cuando el proyecto sea tanto local, municipal o
regional como estatal.

Paso 8: Las relaciones y los vnculos con otras organizaciones y con las
personas y colectivos destinatarios
Nuestra organizacin no est sola ni es la nica. Para avanzar hacia nuestro modelo de
desarrollo y, tambin, para desempear nuestra Misin, necesitamos mantener
relaciones con otras organizaciones, instituciones, etc.
Con unas esa relacin es operativa o coyuntural, importante pero no central, vinculada
al intercambio y la tarea. Pero con otras esa relacin se convierte en estratgica.
Por estratgica entendemos aquella relacin que se basa en una alianza y una
confianza mutua, que se mantiene con una cierta estabilidad, que permite a todas las
organizaciones aliadas generar nuevas ideas y retos compartidos, y que se centra,
principalmente, en la complementariedad de nuestras misiones.

Paso 9: Nuestras capacidades organizativas y procesos

En este paso vamos a empezar a mirar hacia dentro de la organizacin.

Es necesario conocer y valorar lo que podemos, sabemos y tenemos para
posteriormente definir con firmeza los pasos que vamos a dar en el futuro en la
bsqueda del cumplimiento de nuestra Misin.
Para ello podemos identificar en nuestra organizacin dos tipos de capacidades: las
tcnicas y las sociales.

Las capacidades tcnicas son los equipamientos, los materiales, los recursos tangibles,
la tecnologa, los procesos formalizados de gestin del trabajo, los programas
informticos, la financiacin.
Las capacidades sociales son los conocimientos, las competencias, las formas de
trabajo, el ambiente, las relaciones, el clima interno.
Complementariamente, o de manera alternativa, podemos hacer un anlisis de los
procesos de gestin que desarrollamos en la organizacin.

Paso 10: Las actividades que realizamos

La accin de nuestra organizacin se concreta en actividades. Es lo visible, lo
comunicable y lo que nos permite explicar para qu existimos. Por ello cada cierto
tiempo debemos hacer una revisin sobre su funcionamiento y su sentido, siempre
desde el marco de nuestra Misin.

Paso 11: La Situacin Final

La situacin final es el escenario al que queremos llegar, el futuro que deseamos en el
tiempo por el que hemos decidido planificar.
Se trata de concretar el alcance de nuestra Misin en un plazo definido, en un contexto
determinado y con una poblacin especfica: personas, familias, comunidades,
organizaciones, instituciones, etc.
Es el momento de plantearse dnde queremos estar dentro de 3, 4 5 aos, teniendo
en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

- La incidencia social en trminos de cambio en las condiciones de vida de las

personas, familias y comunidades, y el modo en que se incide en este cambio a travs
de reas de trabajo, proyectos, productos, etc.
- Las relaciones exteriores, las redes y vnculos con otras organizaciones o
instituciones.
- El fortalecimiento de la entidad, su identidad, estructura, organizacin, gestin,
voluntariado, personal remunerado, etc.
- La financiacin de la actividad y la organizacin (gastos de estructura y
funcionamiento, inversiones, etc.).

Paso 12.1. Los indicadores de la situacin final y ajuste 1 de la situacin final

Definida la situacin final llega el momento de poder concretarla an ms. Lo haremos
de la mano de unos indicadores que construiremos a partir de ella.
Los indicadores nos permitirn comprobar si se han logrado aquellos cambios o
transformaciones que desebamos con nuestro trabajo, as como el modo en el que ha
transcurrido el proceso.
Habr unos indicadores, ms cuantitativos u objetivos, que medirn si se ha producido
los resultados deseados y otros, ms cualitativos o subjetivos que nicamente
permitirn verificarlos.
Sea como sea, los indicadores no han de tener ningn contenido valorativo y cualquier
persona debera poder medirlos o verificarlos, sin que haya lugar a interpretaciones.
Una vez elaborados y acordados los indicadores, llega el momento del contraste y el
ajuste de la situacin final. Se trata de revisar la situacin final para ver si su
formulacin es demasiado ambiciosa o al contrario.

Paso 12.2. La Situacin inicial o cmo estamos ahora

La situacin inicial se refiere a la situacin actual de nuestra organizacin en cuanto al
trabajo hacia afuera con las y los diferentes destinatarios, as como al que se realiza a
nivel interno.
Describiremos de la manera ms detallada posible el estado en el que est nuestra
organizacin, la poblacin con la que trabajamos, etc.
El anlisis de la situacin inicial lo haremos exclusivamente sobre cada uno de los
aspectos claveque se plantean en la situacin final, no sobre otros.

Paso 12.3. Contraste de la situacin inicial y la situacin final, y ajuste 2

Llega el momento del contraste entre la situacin final y la inicial, entre el sueo que
queremos que sea posible y la realidad actual.
Se trata de revisar la situacin final que habamos elaborado para que sea ms realista
y factible en el tiempo para el que estamos planificando. Los datos de la situacin inicial
nos permiten valorar si en el planteamiento de la situacin final hemos tenido
demasiada ambicin (no llegaremos a alcanzarla) o excesiva precaucin (llegaremos
de sobra).
Ahora podemos ajustar la situacin final para que sea ms realista, antes de continuar
con la planificacin.

Paso 12.4. Las estrategias

Las estrategias son las lneas generales de nuestra intervencin. Deben estar
interrelacionadas lgicamente y ser coherentes unas con otras.
Recogen los distintos aspectos que queremos impulsar para alcanzar la situacin final,
en el contexto en el que estamos, partiendo de una situacin inicial concreta y durante

el tiempo para el que hemos acordado planificar. Y todo ello, teniendo en cuenta lo que
nos identifica como organizacin.

Paso 12.5. El FODA: anlisis y propuestas sobre las Fortalezas, Oportunidades,

Debilidades y Amenazas.
A travs del FODA vamos a analizar la capacidad interna de nuestra organizacin
(fortalezas y debilidades) y las condiciones externas favorables o desfavorables
(oportunidades y amenazas) para alcanzar la situacin final teniendo en cuenta la
situacin inicial de la que partimos.
Este anlisis nos permite revisar las estrategias e identificar algunas acciones que
tendremos que llevar a cabo para enfrentar las debilidades y amenazas y para sacar
partido a nuestras fortalezas y oportunidades.

Paso 12.6. Contraste del FODA con la Situacin final e indicadores. Ajuste 3.
Cuando ya hemos terminado el anlisis FODA es el momento de revisar la situacin
final y los indicadores para hacer los ajustes y precisiones que veamos oportunas e
incorporarlas. Las ideas de acciones que hayan surgido al hacer el FODA las
recogemos ubicadas en los indicadores que correspondan.

Diseo del plan operativo o plan de gestin

El Plan Operativo Anual o Plan de Gestin (cualquiera de los dos trminos se pueden
utilizar) es la herramienta que manejamos para programar la actividad que vamos a
realizar en el corto plazo.
Nos sirve para explicar que las estrategias y la situacin final que hemos definido se
concretan en iniciativas de accin que van a ser visibles y en las que nos vamos a
involucrar las personas de la organizacin.

Bibliografia
Manual de planificacin estratgica

Iniciativas de Cooperacin y Desarrollo y Equipo del Observatorio del Tercer Sector de

Bizkaia Noviembre 2010 Pags 20-73