DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA

Instituto Tecnológico de Comitán

PROYECTO DE RESIDENCIA PROFESIONAL

CARRERA:

INGENIERÍA INDUSTRIAL

ESPECIALIDAD:

LOGÍSTICA Y MANUFACTURA

NOMBRE DEL PROYECTO:

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA PARA LA GESTIÓN DE

INVENTARIO DE FERTILIZANTES DE LA EMPRESA CAFÉS DE ALTURA DE
COMALAPA S. A. DE C. V.

NOMBRE DEL ALUMNO:

YOSHIMAR ESPINOSA SOLIS

NUM. DE CONTROL:

A11700081

ASESOR: ING. GENOVEVA ROVELO LÓPEZ

FECHA DE INICIO: 17 DE AGOSTO DE 2015

FECHA DE TERMINO: 4 DE DICIEMBRE DE 2015

COMITÁN DE DOMÍNGUEZ, CHIAPAS, 16 DE NOVIEMBRE DE 2015

Av. Instituto Tecnológico Km. 3.5. Colonia Yocnajab, El Rosario. C.P. 30000

Comitán, Chiapas. Tels 963 63 2 62 70, 963 63 2 25 17, e- mail:

itc@itcomitan.edu.mx
www.itcomitan.edu.mx
 ÍNDICE GENERAL

Contenido

Av. Instituto Tecnológico Km. 3.5. Colonia Yocnajab, El

Rosario. C.P. 30000 ........................................................................................... 1

CAPITULO I ................................................................................................................ 3

GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................................ 3

1.1 DATOS DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN. .................................................... 4

1.2 DIRECCIÓN Y MAPA DE LOCALIZACIÓN. ...................................................... 4

1.2.1 MACROLOCALIZACIÓN. ........................................................................... 4

1.2.2 MICROLOCALIZACIÓN. ............................................................................ 5

1.3 GIRO Y TIPO DE CAPITAL. .............................................................................. 6

1.4 OBJETIVO GENERAL DE LA EMPRESA. ........................................................ 6

1.5 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS QUE DESARROLLA. ........................... 6

1.6 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. ................................................................. 6

1.7 NOMBRE Y CARGO DEL ASESOR EXTERNO. .............................................. 7

1.8 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA. ........................................................................ 7

1.9 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO. .................................................................. 7

1.10 OBJETIVOS DEL PROYECTO. ....................................................................... 8

1.10.1 GENERAL. ................................................................................................ 8

1.10.2 ESPECÍFICOS. ......................................................................................... 8

CAPITULO II ............................................................................................................... 9

FUNDAMENTOS TEÓRICOS ..................................................................................... 9

2.1 GESTIÓN DE ALMACÉN. ............................................................................... 10

i
 2.2 ALMACÉN. ...................................................................................................... 10

2.2.1 FUNCIONES DEL ALMACÉN. .................................................................. 10

2.2.2 PROCESOS DE UN ALMACÉN. .............................................................. 10

2.2.3 ZONAS DE UN ALMACÉN. ...................................................................... 10

2.3 INVENTARIO. .................................................................................................. 11

2.3.1 GESTIÓN DE INVENTARIO. .................................................................... 11

2.3.2 OBJETIVOS EN LOS INVENTARIOS. ...................................................... 12

2.3.3 TIPOS DE INVENTARIOS: ....................................................................... 12

2.3.4 SISTEMA DE INVENTARIOS. .................................................................. 13

2.3.5 ROTACIÓN DE INVENTARIOS. ............................................................... 13

2.3.6 MODELO DE INVENTARIO. ..................................................................... 13

2.3.7 ANÁLISIS ABC. ......................................................................................... 14

2.3.8 PRONÓSTICO DE LA DEMANDA. ........................................................... 14

2.4 DIAGRAMA DE FLUJO. .................................................................................. 14

2.5 CADENA DE SUMINISTROS. ......................................................................... 15

2.6 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO. ...................................................................... 15

CAPITULO III ............................................................................................................ 16

PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ...................................... 16

3.1 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA). ................................................. 17

3.2 REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL, CON

RESPECTO AL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO QUE SE LLEVA
ACTUALMENTE. ................................................................................................... 19

3.2.1 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO. ............................................ 20

3.3 IDENTIFICAR A TRAVÉS DE UN RECORRIDO EN EL ALMACÉN, TENER

UNA PLÁTICA CON EL ENCARGADO DE ALMACÉN, DETERMINAR LOS

ii
FACTORES QUE AFECTAN LA GESTIÓN EFICIENTE DEL INVENTARIO, ASÍ
COMO TAMBIÉN CONOCER EL PROCESO DE COMPRAS. ............................. 20

3.3.1 ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS COMPRA, RECEPCIÓN Y

DESPACHO DE PRODUCTOS. ........................................................................ 20

3.3.2 ANÁLISIS DE LOS PRODUCTOS. ........................................................... 22

3.3.3 ROTACIÓN. .............................................................................................. 24

3.3.4 PROCESO DE COMPRA Y RECEPCIÓN. ............................................... 25

3.3.5 SEGURIDAD INDUSTRIAL. ...................................................................... 26

3.4 REALIZAR LA EXTRACCIÓN DE DATOS DE VENTAS A TRAVÉS DE

FACTURAS, PARA REALIZAR UN ANÁLISIS DE PARETO. ............................... 27

3.5 DETERMINAR LOS PRODUCTOS ABC. ........................................................ 27

3.6 IMPLEMENTAR UNA BASE DE DIGITAL EN EXCEL QUE GENERE DE

MANERA AUTOMÁTICA LA GESTIÓN DEL INVENTARIO UTILIZANDO EL
MÉTODO DE WILSON PARA DETERMINAR EOQ DEL INVENTARIO. .............. 27

3.6 DISEÑAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INDICADORES QUE

PERMITAN MEDIR LA GESTIÓN EFICIENTE DE ALMACÉN. ............................ 31

3.7 IMPLEMENTAR UN MODELO DE PLANIFICACIÓN, UBICACIÓN Y

CONTROL DE PRODUCTOS DENTRO DEL ALMACÉN, PARA MEJORAR LAS
SALIDAS DE LOS MISMOS. AJUSTADO A LAS NECESIDADES Y
CARACTERÍSTICAS DEL TIPO DE PRODUCTOS Y DEMANDA DE LOS
CLIENTES. ............................................................................................................ 34

3.8 DISEÑAR Y PROPONER POLÍTICAS, PROCESOS Y NORMAS

ORIENTADAS A MEJORAR LA GESTIÓN DEL INVENTARIO. ........................... 37

3.8.1. Políticas. ................................................................................................... 37

3.8.2. PROCESOS. ............................................................................................ 38

3.8.3. NORMAS. ................................................................................................ 41

3.9 PROPONER UNA DISTRIBUCIÓN PARA EL ALMACÉN. .............................. 42

iii
CAPITULO IV ............................................................................................................ 43

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 43

4.1 CONCLUSIONES. ........................................................................................... 44

4.2 RECOMENDACIONES. ................................................................................... 45

ANEXOS ................................................................................................................... 47

iv
 INTRODUCCION

Es un hecho que todas las organizaciones buscan mejorar continuamente sus

procesos y calidad de servicio, usando políticas, normas y metodologías adecuadas,
para satisfacer las necesidades. Este es el caso del almacén que se encuentra en la
empresa Cafés de Altura de Comalapa de S.A de C.V, ubicado en Frontera Comalapa,
Chiapas. Es un espacio físico que se encarga de almacenar y resguardar los productos
de fertilizantes necesarios para preservar y mantener las aerificaciones, equipos y
áreas comunes de la empresa.

Es de suma importancia disponer de una correcta gestión de inventario, así

como tener un buen control y orden dentro del almacén, ya que éste posee una gran
cantidad de artículos. El trabajo estará orientado a estudiar la situación actual del
almacén. Esto incluye el análisis de los procesos de solicitud, compra, recepción,
almacenamiento y despacho, para luego identificar los factores que afectan la gestión
eficiente del almacén.

Este trabajo de investigación se divide en cuatro capítulos, los cuales se

explicarán brevemente a continuación.

Capítulo I: Generalidades de la empresa: contiene un breve resumen de la empresa

Cafés de Altura de Comalapa S.A. de C.V.

Capitulo II: Fundamentos teóricos: contiene los conceptos teóricos que sustentan
este estudio, los tipos de inventarios consultados y las diversas maneras de manejar
un almacén.

Capitulo III: Situación actual: se basa en la descripción del área de acopio de los
productos que controla la empresa Cafés de Altura de Comalapa S.A. de C.V. y la
forma en que se realiza la gestión de inventario actualmente.

Capítulo VI: Análisis de Datos y Procedimientos: menciona el análisis de los

resultados obtenidos del diagnóstico realizado en el almacén y de los procedimientos
observados en el control de inventario.

1
Capitulo IV: Propuestas y Conclusiones: contiene las propuestas y conclusión para
mejorarla gestión del inventario. Al final de este trabajo se presentan las
recomendaciones, la bibliografía consultada y los anexos correspondientes.

2
 CAPITULO I

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

3
1.1 DATOS DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN.
Cafés de altura de Comalapa S.A. de C.V.

1.2 DIRECCIÓN Y MAPA DE LOCALIZACIÓN.

1.2.1 MACROLOCALIZACIÓN.
La empresa Cafés de Altura de Comalapa S.A. de C.V. se encuentra en México,
al sur del estado de Chiapas en el municipio de Frontera Comalapa, limita al norte con
el Municipio de La Trinitaria, al oeste con el Municipio de Chicomuselo, al sur con los
Municipios de Amatenango de la Frontera y Bella Vista, al este limita con Guatemala,
en particular con el Departamento de Huehuetenango.

Figura 1. ((Mapa1, Macrolocalización de la empresa))

4
 1.2.2 MICROLOCALIZACIÓN.
Cafés de Altura de Comalapa S.A. de C.V. se dedica a la compra y venta de
fertilizante y compra y venta de café; ubicando sus instalaciones de almacén en el
Municipio de Frontera Comalapa, empresa legalmente activa, registrada con el R.F.C.
CAC130710TS6, con domicilio en carretera Comalapa – Motozintla sin número, Barrio
la Sahop, C.P. 30140. Frontera Comalapa, Chiapas, México.

Figura 2. ((Mapa 2, Microlocalización de la empresa))

5
1.3 GIRO Y TIPO DE CAPITAL.
La empresa Cafés de Alturas de Comalapa S.A. de C.V. Es una empresa
dedicada a la compra y venta de café y fertilizante, su capital es de tipo social.

1.4 OBJETIVO GENERAL DE LA EMPRESA.

Ofrecer a los clientes las más completas línea de productos para satisfacer
todas las necesidades de fertilización, así como ofrecer el mejor precio de compras de
café pergamino o de oro para satisfacer al productor.

1.5 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS QUE DESARROLLA.

 Comprar productos de fertilizantes.

 Almacenamientos de productos.

 Comercialización de producto.

 Comercialización de café en oro o de pergamino.

1.6 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.

Gerente
general

Residente

Secretaria

Encargado de
almacén
Figura 3. (Organigrama de Cafés de Altura Comalapa S.A. de C.V.)

6
1.7 NOMBRE Y CARGO DEL ASESOR EXTERNO.
Técnico Agricultor Librado Eusebio Roblero Gomes, gerente general.

1.8 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

La empresa Cafés de Alturas de Comalapa S.A. de C.V. actualmente no cuenta
con una política de inventarios, así como de una buena organización en sus procesos
administrativos de compra y venta de fertilizantes, ocasionando con ello el surgimiento
de problemas como perdidas de dinero en ventas ya que no cuenta con controles y
documento fiscal como facturas que determine montos de venta, lo que hace una
necesidad para la empresa de diseñar un sistema de inventario que permita tener un
control de los productos que se manejan, en especial de fertilizantes, conocer con
precisión la existencia de la variedad de los mismos y la cantidad con que se disponen
en un tiempo determinado.

1.9 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO.

La importancia del control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda
empresa: obtener utilidades, que reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el
motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad,
ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la
oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente
no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administración
que en el micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros
fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero
tediosa tarea.

El objetivo de este proyecto, además de gestionar inventarios y capacitar de

manera técnica una base digital para gestionar el mismo, en la materia de controles
de inventarios y almacenaje, busca profundizar en la concienciación de los entes y
factores que intervienen en la administración y manejo de materiales en la empresa,
de manera que entiendan su importancia, a fin de ser más competitivos dentro del
mercado, tanto nacional como internacionalmente.

7
 En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que
su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios,
pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.

1.10 OBJETIVOS DEL PROYECTO.

1.10.1 GENERAL.
Diseñar e implementar un sistema para la gestión de inventario de fertilizantes de la
empresa Cafés de Altura de Comalapa S. A. de C. V.

1.10.2 ESPECÍFICOS.
1. Realizar un diagnóstico de la situación actual, con respecto al sistema de control
de inventario que se lleva actualmente.

2. Identificar a través de un recorrido en el almacén, tener una plática con el

encargado de almacén, determinar los factores que afectan la gestión eficiente
del inventario, así como también conocer el proceso de compras.

3. Realizar la extracción de datos de ventas a través de facturas, para realizar un

análisis de Pareto y determinar los productos A, B, C.

4. Implementar una base digital en Excel que genere de manera automática la

gestión del inventario utilizando el método de Wilson para determinar el EOQ
del inventario.

5. Diseñar e implementar un sistema de indicadores que permitan medir la gestión

eficiente de almacén.

6. Implementar un modelo de planificación, ubicación y control de productos dentro

del almacén, para mejorar la salida de los mismos ajustado a las necesidades
y características del tipo de producto y demanda de los clientes.

7. Diseñar y proponer políticas, procesos y normas orientadas a mejorar la gestión

de inventario.

8. Proponer una distribución para el almacén.

8
 CAPITULO II

FUNDAMENTOS TEÓRICOS

9
2.1 GESTIÓN DE ALMACÉN.

Son las políticas o criterios que se manejan dentro de un almacén para recibir,
manipular, custodiar, almacenar y despachar todos los productos, materiales e
insumos. Cada almacén debe tener políticas propias, ya que su gestión depende de
variables muy puntuales como lo son' la ubicación del almacén, los costos de
almacenamiento, el espacio (capacidad) con que se cuenta. Entre otros factores.

2.2 ALMACÉN.

El almacén es el espacio físico que se utiliza para resguardar los productos,

materiales e insumos durante un cierto tiempo, Está diseñado para la recepción,
almacenamiento, acondicionamiento y despacho.

2.2.1 FUNCIONES DEL ALMACÉN.

Resguardar, proteger y custodiar los productos de incendios, robos y

condiciones climáticas que puedan Incurrirán el deterioro de los mismos.

2.2.2 PROCESOS DE UN ALMACÉN.

Recepción: consiste en el ambo del medio de transporte con los productos.

Depósito: compréndela custodia y protección de los productos, materiales e insumos

en condiciones adecuadas.

Preparación: son todos aquellos pasos realizados dentro del almacén, desde que se
solicita el producto, material o insumo hasta que se despacha.

Despacho: salida de los productos, materiales e insumos del almacén.

2.2.3 ZONAS DE UN ALMACÉN.

Para una buena gestión de almacenamiento, el lugar destinado al resguardo de

productos. Materiales e insumos debe contar con espacios adecuados y

10
acondicionados para cada función que se realiza en el almacén. Entre las áreas más
importantes se pueden mencionar:

Muelles y zonas de maniobra: Área destinada al arribo de los vehículos que

transportan los productos, materiales insumos para ser almacenados. La zona debe
estar señalizada y pr6xima al almacén.

Zona de Recepción y Control: área donde los productos, materiales e insumos son
verificados. Posteriormente se almacenan.

Zona de Stock y Reserva: espacio donde los productos, materiales e insumos estarán
durante un periodo de tiempo hasta su despacho final

Zona de Preparación: área donde se reúnen los productos, materiales e insumos

próximos a ser despachados.

Zona de Oficinas v Servicios: áreas donde se realizan todas aquellas operaciones

administrativas referentes al manejo del almacén.

Zonas Especializadas: áreas que dependiendo de los productos que maneje el

almacén, requieran de un espacio adecuado como por ejemplo: zona de
almacenamiento en piso, de mantenimiento, de verificación, entre otros.

2.3 INVENTARIO.

Es un conjunto de bienes tangibles tanto muebles como inmuebles, que se

poseen en un momento dado para luego ser consumidos, transformados o
comercializados.

2.3.1 GESTIÓN DE INVENTARIO.

Está referido a todo aquel proceso relativo al control, planeaci6n y manejo de

productos, materiales e insumos, en el que se emplean metodologías y estrategias,
con el fin de hacer más rentable y productivo la tenencia de dichos bienes.

11
2.3.2 OBJETIVOS EN LOS INVENTARIOS.

EI objetivo fundamental es mantener un balance entre el capital Invertido y la

seguridad de poseer materiales e insumos, para evitar detener las operaciones de
producción o de productos terminados para cumplir con la demanda de nuestros
clientes, y así poder determinar cuándo debo comprar y qué cantidad de productos,
materiales y/o insumos.

Entre los objetivos se pueden mencionar: Tener el mínimo de inversión en

existencias de productos, insumes, materiales en proceso y productos terminados,
Mantener el nivel de existencias de materiales de insumo y productos en proceso, de
tal forma que las operaciones de producción no sufran demoras, Descubrir a tiempo
los materiales o productos sin movimiento, obsoletos y/o deteriorados, Establecer una
buena custodia en los almacenes para evitar fugas, despilfarros o maltratos por
descuido y Hacer seguimiento continuo a la demanda del mercado.

2.3.3 TIPOS DE INVENTARIOS:

Los inventarios se pueden clasificar según su estado físico. Entre los más
importantes se encuentran:

Inventario de materia prima: consiste en poseer todos aquellos materiales e insumos

necesarios para fabricar un nuevo producto. Inventario para el Soporte de las
Operaciones: contiene aquellos productos, materiales e insumos que están ligados
con las operaciones productivas y de transformación de materias primas a productos
terminados.

Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos productos, materiales e

insumes que han terminado en su totalidad su parte de transformación y que ahora
están disponibles para su uso.

Inventario de Mercancías: consiste en comprar un bien (producto, equipo, material o

insumo) para luego ser vendido sin alterar sus condiciones.

12
2.3.4 SISTEMA DE INVENTARIOS.

Es un conjunto de elementos organizados y relacionados, que interactúan entre

sí para lograr un objetivo. Un buen manejo y control de inventario necesita contar con
la información idónea como: existencia de productos en el almacén, rotación de cada
uno, cantidad y fecha de recepción de nuevos productos, materiales e insumos,
tamaño de lote e inventario de seguridad, entre otros factores.

Entre los sistemas existentes se pueden mencionar: Sistema de máximos y

mínimos en inventario, Sistema de regulación de stock de seguridad, Sistema de
control de inventarios de alto, medio y bajo valor, Sistema de punto de re-orden y
Sistema de control de entrada y salidas de almacenes.

2.3.5 ROTACIÓN DE INVENTARIOS.

Es un índice que muestra la eficiencia que tiene una empresa para manejar el
inventario que posee. Una rotación baja quiere decir que la empresa posee inventarios
muy grandes; lo que puede generar un uso ineficiente de los activos, además de un
costo elevado de almacenamiento de los mismos. Si la rotación es alta, los productos,
materiales e insumos entran y salen del almacén con rapidez, lo cual genera
dinamismo y un bajo costo por motivo de almacenamiento

2.3.6 MODELO DE INVENTARIO.

El problema de un inventario radica en realizar y recibir pedidos de

determinados volúmenes de productos, materiales e insumos repetidas veces y en
periodos que pueden variar. Es por ello que se deben conocer los factores que influyen
para el buen funcionamiento del inventario como: costos, lote de pedido, rotación,
características, capacidad del almacén y estantes disponibles entre otras premisas.

Entre los modelos de inventarios más conocidos están:

1. Modelos determinísticos: Wilson, Reabastecimiento, Producción,

Escasez, Descuento por Volúmenes y ABC.

13
 2. Modelos Probabilísticos: De Revisión Continua y EOO Probabilidad.

2.3.7 ANÁLISIS ABC.

Cualquier empresa maneja una gran cantidad de artículos diferentes y no sería

viable, ni razonable, aplicar los mismos criterios a todos ellos. En cualquier almacén
se puede demostrar que una cantidad muy pequeña de artículos supone el grueso del
movimiento y por tanto del coste.

Para ello se puede utilizar la denominada clasificación ABC (o análisis de

Pareto) Mediante esta técnica se pretende clasificar los artículos en tres grandes
grupos según su importancia, respecto a una variable escogida.

El método para realizar el análisis de Pareto se fundamenta en un gráfico

(llamado gráfico ABC) donde se ordenan los artículos en orden decreciente (de número
de movimientos o del valor que se pretende analizar). De forma ordenada y para cada
artículo se representa el resultado de sumar todos los valores relativos a los productos
anteriores.

2.3.8 PRONÓSTICO DE LA DEMANDA.

Es la predicción del comportamiento de la entrada y salida de los productos en

un período determinado. Es muy importante ser lo más preciso posible al pronosticar
la demanda, ya que nos permite calcular de una manera más eficiente la cantidad que
se necesita para ese periodo.

2.4 DIAGRAMA DE FLUJO.

Es una representación gráfica donde se reflejan todas las acciones y pasos a

seguir para llevar a cabo un proceso. Estos son expresados con símbolos, con la
finalidad de facilitar la comprensión del proceso descrito.

14
2.5 CADENA DE SUMINISTROS.

Cadena de suministros consiste de todas las etapas involucradas, directamente

o Indirectamente, en la satisfacción de un requerimiento de un cliente. La cadena de
suministros no solo incluye al fabricante y los proveedores, sino también a los
transportistas, almacenes, distribuidores, detallista, y a los clientes mismos. El objetivo
de toda cadena de suministros es maximizar el valor total generado.

Etapas:

Figura 4. Etapas de la cadena de suministro

2.6 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO.

Es una representación gráfica que permite identificar y facilitar el análisis de

problemas en un proceso Consiste en mostrar la causa raíz del problema y las fuentes
(sub causas) que contribuyen a su generación. También es conocido como "Diagrama
de Ishikawa' o 'Espina de Pescado'.

15
 CAPITULO III

PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

16
En este capítulo se presentan los procedimientos y descripciones de actividades para
mejorar la situación actual dentro del almacén de Cafés de Altura de Comalapa,
atacando los principales problemas observados tanto en la parte de gestión de
inventario.

3.1 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA).

La realización de este diagrama facilita encontrar los grandes problemas de

fondo que posee el almacén de la empresa, para así enfocar el mayor esfuerzo en
resolver los problemas de raíz y obtener mayores y mejores soluciones. El diagrama
causa - efecto correspondiente a la problemática del almacén en estudio se puede
observar en la figura 5.

17
 SISTEMA DE INVENTARIO PROVEEDORES

NO HAY BASE DE DATOS ENTREGA DE PRODUCTO EN

LOS PRODUCTOS DESTIEMPO

DESCONOCIMIENTO DE
UN SOLO PROVEEDOR
LOS PRODUCTOS DE
MAYOR ROTACIÓN

DESCONOCIMIENTO LOS
EN OCASIONES NO TIENE
PROVEEDORES
LOS PRODUCTOS
SOLICITADOS
INEXISTENCIA DE LOS
FORMATOS PARA LA
SALIDA DE LOS
PRODUCTOS
MALA GESTIÓN DE INVENTARIO EN EL
ALMACÉN DE CAFÉS DE ALTURA DE
COMALAPA S.A. DE C.V.
NO HAY ZONA DE
SE ALMACENA SIN
DESCARGA
NINGÚN ORDEN NECESIDAD DE CONTAR
CON PALLETS
NO HAY ZONA DE
NO SE LLEVA UN PREPARACIÓN
SUCIEDAD Y PRESENCIA
CONTROL ADECUADO
DE MOSQUITOS Y
DE LO QUE ENTRA Y
ROEDORES
SALE DEL ALMACÉN

NO HAY ZONA DE MALA UTILIZACIÓN DE

RECEPCIÓN ESPACIOS (PRESENCIA
EL PROCESO DE
DE MÁQUINAS Y OTROS
ALMACENAJE NO TIENE
PRODUCTOS)
UNA METODOLOGÍA

SISTEMA DE ALMACENAMIENTO ALMACÉN

Figura 5. Diagrama causa - efecto

18
 En este diagrama se pueden observar las causas principales y las causas
secundarias que dan origen al problema. Esto es de gran ayuda porque permite
identificar los factores que afectan directamente al buen manejo de inventario y
almacenamiento de productos.

En función a los problemas señalados en el diagrama, este trabajo se enfocará

a aportar las soluciones pertinentes, y así poder mejorar la gestión de inventario. Entre
las causas secundarias que consideramos de mayor impacto o importancia podemos
mencionar: la inexistencia de una base de datos para los productos que se manejan;
la falta de control en la entrada y salida del almacén, lo que impide tener conocimiento
de la rotación; la poca cantidad de proveedores con que se cuenta; la falta de normas
y metodologías para almacenar los productos que llegan al almacén y la mala
utilización del espacio disponible.

Estos factores son los que consideramos de mayor relevancia e inferimos que
mejorando en ellos, se regenerarla la situación en la cual se encuentra el almacén. En
base a esta información se enfocará este capítulo, que es referido al estudio de la
situación en la que se encuentra el almacén, además de observar y analizar todos los
procesos que se llevara cabo en el mismo. A continuación se presenta el análisis
correspondiente a los problemas observados en el almacén, que impiden que exista
una buena gestión en cuanto al manejo de inventario.

3.2 REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL, CON RESPECTO

AL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO QUE SE LLEVA ACTUALMENTE.

Inicialmente, se hizo un recorrido por las instalaciones del almacén, en

compañía del Gerente general de la empresa Cafés de Altura de Comalapa, para
observar las áreas que poseen el lugar y productos que allí se almacenan, condiciones
en que se encuentra la infraestructura.

Cabe destacar que el almacén pose 168 m2 y una altura de 3 metros. Dentro de las
funciones del encargado del almacén, está el de solicitar ante el gerente general, los

19
distintos productos que necesita la empresa, con la finalidad de tener existencias en
el área del almacén, además de recibir, almacenar y despachar.

3.2.1 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.

Una vez realizado el recorrido por las instalaciones, se pudo conocer que el almacén
y la empresa carecen de un sistema de inventario que les permita conocer la
disponibilidad de productos existentes, la rotación de los mismos, características, sus
proveedores y ubicación dentro del almacén. Esta información es de vital importancia,
ya que de esa manera se puede determinar el tiempo adecuado para realizar una
orden de compra y por la cantidad apropiada. Sin dichos conocimientos, se podrían
generar costos elevados y gastos innecesarios, tanto en compras como en
almacenamiento.

Los productos que maneja el almacén no se lleva un control de entrada y salida

computarizado, solamente cuentan con un cuaderno donde anotan las salidas de los
productos y carecen de un formato.

3.3 IDENTIFICAR A TRAVÉS DE UN RECORRIDO EN EL ALMACÉN, TENER UNA

PLÁTICA CON EL ENCARGADO DE ALMACÉN, DETERMINAR LOS FACTORES
QUE AFECTAN LA GESTIÓN EFICIENTE DEL INVENTARIO, ASÍ COMO TAMBIÉN
CONOCER EL PROCESO DE COMPRAS.

3.3.1 ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS COMPRA, RECEPCIÓN Y

DESPACHO DE PRODUCTOS.

3.3.1.1 PROCEDIMIENTO DE COMPRA.

El proceso de compra de los productos que se lleva a cabo en el almacén Cafés

de Altura de Comalapa está basado en dos premisas. La primera es la inexistencia de
los productos y la otra es cuando el gerente de acuerdo a su experiencia hace el
proceso de acuerdo al tipo de cambio, el gerente verifica la información y
posteriormente contacta a su proveedor.

20
 El Diagrama de Flujo correspondiente al proceso de compra se puede ver en el
Tomo de Anexos. (Anexo N° 1)

3.3.1.2 PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO.

El proceso de recepción de productos se realiza de manera no programada

debido a que los proveedores llegan sin previo aviso, es decir, la empresa no coordina
la fecha ni la hora de llegada. Esta información es de gran importancia, ya que permite
al personal del almacén, la preparación y el acondicionamiento de la zona de
recepción.

Es de vital importancia, revisar la información contenida en la factura de compra

y constatar que corresponda con los productos en físico, para no aceptar defectuosos,
no deseados o que no cumplan con las características descritas en la solicitud de
compra. En caso de que esto ocurra, se realiza una notificación describiendo los
problemas presentados al gerente general.

En cuanto al proceso de almacenamiento, se observó que el almacén no posee

ni sigue normas para el manejo de materiales, por lo que dicho proceso se realiza de
manera improvisada. Los espacios con que cuenta el almacén no son utilizados
correctamente, debidos a que existen otros productos y máquinas de secadora de
café. Esto impide aprovechar el espacio para una mejor distribución.

El Diagrama de Flujo correspondiente al proceso de recepción y

almacenamiento se puede ver en el Tomo de Anexos. (Anexo N° 2)

3.3.1.3 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO.

El proceso de despacho se realiza de dos formas distintas. Los procedimientos

se diferencian según el personal que lo solicita. Para el personal del almacén no se
sigue un control que permita verificar la salida de productos. Únicamente para la salida
de los productos anotan las cantidades de productos que salen y no se dispone de un
formato estructurado, donde se describe la cantidad requerida de cada uno, fecha de

21
compra, lugar y nombre del cliente. Todos estos datos permiten conocer la frecuencia
en la cual son extraídos del almacén.

En caso de que no se entregue el comprobante de compra al encargado del

almacén por parte del personal de almacenistas, no se autoriza la salida de los
productos.

Las otras categorías no cuentan con el formato antes descrito, por lo que se
dificulta controlar la salida, impidiendo así el conocimiento de la rotación y destino de
todos los productos.

El procedimiento utilizado por el personal de almacenistas, consiste en pedir de

manera verbal al encargado del almacén los productos requeridos que el cliente
solicita. Luego que el encargado busca si existe existencia del producto, hace una nota
de compra, hace la entrega, sin dejar constancia documentada de que hubo una salida,
incurriendo claramente en una mala gestión y control del inventario, debido a que
desconoce el número de productos sustraídas y por ende las que quedan en el
almacén.

El proceso de búsqueda dentro del almacén ocurre de manera no estructurada,

ya que no se cuenta con una ubicación fija para cada producto, material e insumo. En
el recorrido realizado por las instalaciones, se pudo observar que los productos se
clasifica de acuerdo al encargado del almacén diga donde se esquiva.

El Diagrama de flujo correspondiente al proceso de despacho se puede ver en

el Tomo de Anexos. (Anexo N° 3)

3.3.2 ANÁLISIS DE LOS PRODUCTOS.

El almacén de Cafés de Altura de Comalapa maneja una cantidad de productos,

los cuales facilitan la disponibilidad de productos para el cliente. El almacén presenta
una gran variedad en cuanto a sus características. Los productos son fertilizantes
químicos y orgánicos. Además se encuentran en estado sólido.

22
3.3.2.1 TIPOS DE PRODUCTOS.

Hay que destacar que aunque varios productos cumplen una misma función
pero difieren en marca o tipo de fertilización, son contados como un "Tipo de Producto”
diferente.

La categoría que cuenta con la mayor cantidad de "Tipo de Productos” es la de

“Sulfato", seguida de "Urea”, “triple 17-17-17", “18-12-06” y “DAP”. Este hecho no
quiere decir que sean los más utilizados en el almacén, sino que son los productos
que manejan el almacén.

3.3.2.2 CANTIDAD DE PRODUCTOS.

Estableciendo la cantidad de unidades de productos, se puede determinar

cuáles son los productos con mayor número, y en función de ellas se deberían buscar
maneras de mejorar su almacenamiento.

En la tabla N° 1 se presentan las cantidades de productos por categoría dentro

del almacén.

Producto Cantidad

Sulfato 600
Fertilizante 18-12-06 384
triple 17-17-17 471
Urea 6
DAP 352
Total 1809

Tabla N° 1 Cantidad de productos.

De la base de datos realizada, se puede observar la cantidad de productos

presentes dentro del almacén de Cafés de Altura de Comalapa. Al día lunes 19 de
octubre de 2015, sumando todos los productos, el almacén arrojaba una cifra de 1809
unidades de productos. Se puede decir que el producto sulfato representa un 33% (600
23
unidades de productos). Ese producto es más abundante ya que se encuentran los
productos más del almacén. La segunda categoría con más unidades de productos es
"Triple 17-17-17", que representa el 26% (471 unidades de productos).

3.3.3 ROTACIÓN.

Dado que el almacén no cuenta con una base de datos para todos los productos
existentes, que proporcione Información veraz en cuanto a la salida de productos, se
hace difícil conocer la rotación de cada uno. Sin embargo se realizó una encuesta al
encargado del almacén, para obtener de una manera no confiable, la posible rotación
de los diferentes "Tipos de Productos', Vale destacar que esta información se basa
exclusivamente en la anotación en libretas o cuadernos de las salidas de productos, y
que no posee sustento histórico.

En el almacén, los productos que más rotan según información del encargado,
son el de "Sulfato". Este producto se encuentra en la primera posición con respecto a
la cantidad disponible (Ver tabla N° 2). Lo que nos indica que hay un elevado número
de productos que son significativos, pero que no se necesitan con mucha frecuencia.
Esta información es fundamental ya que es más importante la rotación que la cantidad
al momento de almacenarlos productos.

producto cantidad
sulfato 20498
urea 8349
DAP 4695

24
 triple 17-17-17 3348
fertilizante 18-12-06 1535

Tabla N° 2 Cantidad disponible de un año.

Los datos mostrados a en la tabla N° 2 y tabla N° 3 son extraídos de la libreta

de salida de productos desde de mayo de 2014 hasta mayo del 2015. En función de
esa información, analizamos la cantidad de productos que salen a lo largo de un año,
ya que la demanda no es constante a lo largo del tiempo. La rotación de los productos
se clasificaron en cuatro categorías: semanal, quincenal, mensual y trimestral. La
siguiente tabla nos muestra la cantidad de producto y su rotación.

cantidad de rotación %
productos
4792 Semanalmente 5.24 %
11493 Mensual 12.57 %
36706 Semestral 40.16 %
38419 Anual 42.03 %
Total 91410 100%

Tabla N°3 Rotación de cantidad de productos.

Lo trascendental de esta información es conocer la eventual rotación de los productos

para así mejorar la ubicación de éstos dentro del almacén como también la mejora del
proceso de adquisición y compra.

3.3.4 PROCESO DE COMPRA Y RECEPCIÓN.

Compra de productos.

1. El Gerente General emite el pedido a unos proveedores previamente

establecidos. En dado caso que el proveedor no posea el producto se
sustituye por uno similar que cumpla la misma función. Generalmente es
sustituido por uno de menor calidad. Si el proveedor no posee uno similar
que pueda sustituirlo, se cierra la orden de compra y se espera que el
proveedor se abastezca del producto solicitado.

25
Recepción de productos.

1. Inicialmente son recibidos directamente por el encargado del almacén, el

cual desconoce la fecha y la hora que llegan.
2. Cada vez que llega un proveedor, se le debe entregar al encargado del
almacén un recibo, para que verifique el pedido. Si existe algún
inconveniente, se hace una observación.

3.3.5 SEGURIDAD INDUSTRIAL.

Analizando la situación en la cual se encuentra el almacén y las condiciones que

presentó durante todo el trabajo realizado, se pudo observar algunas deficiencias
muy importantes que se mencionan a continuación:

1. El almacén está lleno de polvo y escombros.

2. No se cuenta con equipos de protección personal, tales como: lentes de
seguridad, botas de seguridad, guantes, tapa boca, faja de seguridad, entre
otros.
3. Presencia de zancudos y roedores dentro del almacén.
4. En caso de incendio o sismo, no hay rutas de evacuación, presentan
obstáculos y no están señalizadas.
5. Las sillas del encargado del almacén y del beca trabajo están en malas
condiciones.
6. Falta de pallets para un buen almacenamiento de los productos
7. Se realiza un alto esfuerzo físico para esquivar los productos.
8. No se imparten charlas informativas al encargado del almacén. referente al
almacenamiento de productos, manejo de materiales y procedimientos en
caso de emergencia.

26
3.4 REALIZAR LA EXTRACCIÓN DE DATOS DE VENTAS A TRAVÉS DE
FACTURAS, PARA REALIZAR UN ANÁLISIS DE PARETO.

3.5 DETERMINAR LOS PRODUCTOS ABC.

3.6 IMPLEMENTAR UNA BASE DE DIGITAL EN EXCEL QUE GENERE DE

MANERA AUTOMÁTICA LA GESTIÓN DEL INVENTARIO UTILIZANDO EL
MÉTODO DE WILSON PARA DETERMINAR EOQ DEL INVENTARIO.

Se puede decir que en la actualidad, el almacén de Cafés de Altura de

Comalapa desconoce los productos más importantes en función de su rotación, no
posee normas ni metodologías para la realización de labores internas, desaprovecha
el espacio con que se cuenta y no dispone de proveedores de confianza. Estos factores
imposibilitan la realización de una eficiente gestión tanto en el inventario como en el
almacenamiento.

De las necesidades antes descritas, se analizaron los siguientes sistemas de

inventarios, con la finalidad de identificar el que se adapta mejor a las necesidades del
almacén:

SISTEMAS DE INVENTARIO PROPÓSITOS

Controla a diario el comportamiento

Máximos y mínimos de los

Máximos y mínimos
productos, establece cantidades
máximas y mínimas de cada
producto.
Mantiene un margen de productos de
Regulación de stock de
reserva para cubrir demandas
seguridad
inesperadas.
Identifica los productos de gran valor
Control de alto, medio y bajo
y/o costo, incrementa los costos del
de valor
inventario y de almacenamiento.

27
 Determina la cantidad y el tiempo en
que se debe realizar una orden de
Punto de re-orden
solicitud V comprar para cumplir la
demanda.
Controlar la Entrada y salida de
Control en entrada y salida
productos del almacén lo que hacer
tener una mejor organización y
planificación de los productos.

Tabla N°4 Sistemas de inventario.

La importancia de controlar el inventario del almacén radica en que de este modo se

puede verificar si se logran las metas propuestas, y en caso contrario, identificar las
causas de los problemas para establecer las correcciones necesarias y de manera
oportuna.

El sistema que este trabajo propone a Cafés de Altura de Comalapa, engloba puntos
pertenecientes a varios de ellos, a modo de crear un sistema propio y exclusivo, capaz
de adaptarse a las necesidades y características del almacén. Se analizó la
importancia de implementar en primer lugar el sistema de control de entrada y salida.
Esto con la finalidad de conocer la entrada y salida en los productos. Para ellos se
diseñaron formatos. La intención es que a través de este sencillo procedimiento se
conozca la rotación de cada uno, a fin de mejorar el proceso de compra. Siguiendo
con el objetivo de mejorar el proceso de compra, se piensa emplear un punto de re-
orden para cada producto al igual que un punto máximo. Será determinado según la
demanda promedio mensual. Como se ha mencionado, actualmente el almacén
solamente posee un registro de salida de los productos (mayo de 2014 - agosto 2010).

Debido a las limitaciones existentes en el almacén, como lo son:

desconocimiento de la entrada y salida de la mayoría de los productos y por ende
ignorancia de la rotación y de la demanda, es difícil establecer un punto de re-orden.
Se decidió establecer que cuando exista un 15% de la cantidad antes definida como
máxima, se deberá emitir una orden de compra por la cantidad necesaria para alcanzar

28
el nivel máximo. Para este razonamiento fue tomado en cuenta el lead time o plazo de
tiempo transcurrido, que es el periodo desde que se emite la orden hasta que llega al
almacén por parte del proveedor.

En este punto, el papel del proveedor es importante ya que de él depende que

se cumplan los lapsos establecidos y acordados por ambas partes, para que el
almacén se reabastezca en el tiempo deseado. Es por ello que se debe medir
continuamente el nivel de servicio a través del "Formato para Evaluación de
Proveedores” (ver Anexo N° 4) y cuyo resultado se observará en el valor que señale
el indicador "Nivel de Servicio”. En este punto el proveedor, puede ser considerado
como una amenaza o una oportunidad, dependiendo de su resultado.

Con respecto a la cantidad a comprar, se observó el modelo EOQ (Cantidad

Económica de Pedido), que establece la cantidad correcta que se debe ordenar de
cada producto, material y/o insumo. Para determinar la cantidad se debe seguir la
siguiente fórmula:

2∗𝐷∗𝑆
𝑄=√
𝐻

Dónde: Q = Cantidad de pedidos (unidades).

D = Demanda anual de articulo (unidades).

H = Costo anual de mantenimiento y almacenamiento de un artículo.

S = Costo de preparación y pedidos.

Esta metodología propuesta es debido a que no se cuenta actualmente con la

información necesaria para seguir las reglas pre establecidas en cada sistema y/o
modelo de inventario. Con la ayuda de los formatos propuestos, se espera que al cabo
de seis meses o un año de control se cuente con la suficiente información confiable
para adaptar las condiciones y características del almacén a un modelo conocido.

29
Este modelo de inventario es diseñado para ser aplicado únicamente al almacén de
Cafés de Altura de Comalapa y su cumplimiento dependerá del diario registro que se
lleve, principalmente en la entrada y salida de los productos. Es por ello que se ha
implementado una base de EXCEL capaz de:

1. Registrar la entrada y salida de productos del almacén.

2. Registrar las compras y entrada de productos del almacén.
3. Registrar nuevos productos o eliminar de la base de datos aquellos que durante
un tiempo no se hayan comprado.
4. Ver la disponibilidad de productos en inventario.
5. Registrar clientes y proveedores de la empresa.
6. Ver los acumulados de los tipos de movimientos de cada producto.
7. Resumen de todos las compras y salidas de producto.
8. Actualizar y controlar la base de datos del almacén continuamente.
9. En función de las premisas establecidas referidas al máximo y al punto de re-
orden, el programa emitirá una alerta indicando el producto que se debe
comprar con su respectiva cantidad.
10. Mejorar el proceso de compra, despacho y almacenamiento.
11. Mejorar la comunicación entre la oficina del gerente y el almacén.
12. Muestra los resultados de los indicadores propuestos.

El programa está desarrollado en EXCEL, es fácil de utilizar, ya que se

implementó con la finalidad de que sea lo más práctico posible. Consta de varias
pantallas, las cuales muestran la información necesaria para su ejecución.

Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de:

1. Desconocimiento de las entradas y salidas de productos.

2. Demora en los procesos de despacho.
3. Disponibilidad de cualquier producto, material o insumo solicitado.
4. Desconocimiento de la rotación.
5. Control de la información (base de datos).
6. Descontrol en el proceso de compra (Alertas del sistema).
30
 7. Medición de nivel de servicio de los proveedores.
8. La gestión de inventario.
9. La gestión de almacenamiento.

3.6 DISEÑAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INDICADORES QUE PERMITAN

MEDIR LA GESTIÓN EFICIENTE DE ALMACÉN.

Debido a la necesidad de evaluar el desempeño y los resultados en los diferentes

procesos (compra, almacenamiento, recepción y despacho), en los cuales están
involucrados los productos del almacén, se observó la necesidad de establecer
indicadores que permitan determinar el éxito de los mismos. Estos indicadores son de
relevancia ya que están enfocados en los objetivos que se plantearon para mejorar de
manera notoria la gestión del inventario y del almacenamiento.

Con la implementación de la base en Excel, se propone crear un indicador que

permita conocer su confiabilidad. Para ello es necesario cargar la información
inherente de la cantidad de productos, materiales e insumas presentes en el almacén
al programa, y a su vez realizar un conteo manual para observar si existe alguna
discrepancia entre los datos.

El indicador de confiabilidad de la base en Excel vendrá expresado según la fórmula

mostrada a continuación:

𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎

𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑏𝑙𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎 =
𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠

El análisis del indicador "Confiabilidad de la base en Excel", seguirá el siguiente

criterio:

Si es = 1. La cantidad de productos que registra el programa concuerda en su totalidad

con los almacenados.

31
Si es > 1. La cantidad de productos que están registrados en el programa, exceden de
la cantidad que realmente contiene el almacén.

Si es < 1. La cantidad de productos presentes en el programa es inferior a la del

almacén.

Para los casos donde el indicador es diferente de 1 (> o < 1), se deben actualizar
los datos en el programa de aquellos que presenten diferencia con respecto al conteo
manual.

Un indicador que va a permitir conocer el nivel de servicio prestado por un

proveedor es el indicador que muestra el porcentaje de "Nivel de Servicio". Éste va a
estar referenciado por la cantidad de pedidos entregados exitosamente por parte del
proveedor, es decir que el proveedor suministre en su totalidad los productos
requeridos. El proveedor tendrá un indicador para su evaluación individual. Esta
información será obtenida a través del "Formato para Evaluación de Proveedores".

El indicador de Nivel de Servicio vendrá expresado en porcentaje, por lo que su fórmula

es:

𝑁° 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑒𝑐𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑝𝑜𝑟 𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟

𝑛𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜 = × 100
𝑁°𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑒𝑠𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟

El análisis del indicador "Nivel de Servicio', seguirá el siguiente criterio:

Si es = 100%. El proveedor es muy confiable ya que cumple fielmente con los

requerimientos de los productos, materiales e insumos solicitados.

SI varía entre 99% - 75%. El proveedor se considera confiable, pero se estudiaran las
causas por los cuales han ocurrido problemas.

Si varía entre 74% - 50%. Se considera un proveedor poco confiable que no presta un
servicio de calidad. Se deben ir buscando alterativas.

32
Si es menor a 50%. Es imperativo portar relaciones con ese proveedor ya que no
ofrece ningún beneficio. Por el contrario es una amenaza ya que afecta directamente
con la eficiencia de la gestión de inventario.

Para la gestión de almacenamiento se consideraron Indicadores que van a

permitir mejorar las condiciones y los procesos que se llevan a cabo.

Un indicador importante, es aquel referido al porcentaje de espacio utilizado. El

indicador de Porcentaje de Espacio Utilizado, vendrá expresado en porcentaje, por lo
que su fórmula es:

𝐴𝑟𝑒𝑎 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎 𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐𝑖𝑜 𝑜𝑐𝑢𝑝𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠

% 𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐𝑖𝑜 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜 = × 100
𝑎𝑟𝑒𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑛 𝑞𝑢𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑒𝑙 𝑎𝑙𝑚𝑎𝑐𝑒𝑛

El análisis del indicador "% Espacio Utilizado', seguirá el siguiente criterio:

Si varía entre 100% - 65%. Se está utilizando muy eficientemente el espacio con que
cuenta el almacén.

Si varía entre 64% - 45%. Se usa adecuadamente el espacio disponible para

almacenar productos, materiales e insumos. Sin embargo se podrían plantear mejoras
para aumentar la capacidad de almacenamiento.

Si es menor a 45%. Se despilfarra en gran medida el espacio con que se cuenta, dicha
área debe ser rediseñada y se deberán analizar procesos de mejora los cuales se
deberán implementar lo más pronto posible para mejorar la gestión de
almacenamiento.

El uso adecuado de estos indicadores, permitirá:

1. Conocerla calidad de servicio prestada por el proveedor.

2. Determinarla confiabilidad la base de Excel propuesto con el fin de mejorarla
gestión del inventario.

33
 3. Conocer si se utilizan y se aprovechan de manera eficiente los espacios con
que cuenta el almacén.
4. Permite ver y medir los cambios dé una condiciona lo largo del tiempo.

3.7 IMPLEMENTAR UN MODELO DE PLANIFICACIÓN, UBICACIÓN Y CONTROL

DE PRODUCTOS DENTRO DEL ALMACÉN, PARA MEJORAR LAS SALIDAS DE
LOS MISMOS. AJUSTADO A LAS NECESIDADES Y CARACTERÍSTICAS DEL
TIPO DE PRODUCTOS Y DEMANDA DE LOS CLIENTES.

Del análisis de los procedimientos y datos obtenidos en la empresa referente a

la gestión de inventario, se puede decir que en la actualidad, el almacén Cafés de
Altura de Comalapa desconoce los productos más importantes en función de su
rotación, no posee normas ni metodologías para la realización de labores internas
desaprovecha el espacio con que se cuenta y no dispone del proveedor de confianza.
Estos factores imposibilitan la realización de una eficiente gestión tanto en el inventario
como en el almacenamiento.

De las necesidades antes descritas, se analizaron los siguientes sistemas de

inventarios, con la finalidad de identificar el que se adapta mejor a las necesidades del
almacén:

Sistema de inventario Propósito

Controla a diario el comportamiento de
Máximos y mínimos los productos, establece cantidades
máximas y mínimas de cada producto.
Mantiene un margen de productos de
Regulación de Stock de seguridad reserva para cubrir demandas
inesperadas
Identifica los productos de gran valor
Control de alto, medio y bajo valor y/o costo, incrementa los costos del
inventario y de almacenamiento.
Importante cuando el almacén manea
productos de fabricación nacional o
Productos nacionales importados
foráneos. Acarrea costos de
nacionalización y transporte.

34

Punto de Re-Orden
Control de entradas y salidas
Determina la cantidad y el tiempo en
que se debe realizar una orden de
solicitud y comprar para cumplir la
demanda.
Controlar la Entrada y salida de
productos del almacén lo que hacer
tener una mejor organización y
planificaron de los productos.

La importancia de controlar el inventario del almacén radica en que de este

modo se puede verificar si se logran las metas propuestas, y en caso contrario,
identificar las causas de los problemas para establecer las correcciones necesarias y
de manera oportuna.

El sistema que este trabajo propone a la empresa, en global puntos

pertenecientes a varios de ellos, a modo de crear un sistema propio y exclusivo, capaz
de adaptarse a las necesidades y características del almacén. Se analizó la
importancia de implementar en primer lugar el sistema de control de entrada y salida.
Esto con la finalidad de conocer la entrada y salida en los productos existentes. Para
ellos se diseñaron formatos. La intención es que a través de este sencillo
procedimiento se conozca la rotación de cada uno, a fin de mejorar el proceso de
compra. Siguiendo con el objetivo de mejorar el proceso de compra, se piensa emplear
un punto de re-orden para cada producto, al igual que un punto máximo. Será
determinado según la demanda promedio mensual. Como se ha mencionado,
actualmente el almacén solamente posee un registro de salida de los productos de las
fechas mayo 2014 – mayo 2015. Para la fecha se cuenta con una cantidad aceptable
de productos en esas categorías. (Ver Anexo N° 5).

Debido a las limitaciones existentes en el almacén, como lo son:

desconocimiento de la entrada y salida de la mayoría de las categorías y por ende
ignorancia de la rotación y de la demanda, es difícil establecer un punto de re-orden.
Se decidió establecer que cuando exista un 10% de la cantidad antes definida como
máxima, se deberá emitir una orden de solicitud y luego de compra por la cantidad
necesaria para alcanzar el nivel máximo. Para este razonamiento fue tomado en

35
cuenta el lead time o plazo de tiempo transcurrido, que es el periodo desde que se
emite la orden hasta que llega al almacén por parte del proveedor.

En este punto, el papel del proveedor es importante ya que de él depende que

se cumplan los lapsos establecidos y acordados por ambas partes, para que el
almacén se reabastezca en el tiempo deseado. Es por ello que se debe medir
continuamente el nivel de servicio a través del "Formato para Evaluación de
Proveedores” (ver anexo N° 4) y cuyo resultado se observará en el valor que señale el
indicador "Nivel de Servicio'. En este punto el proveedor, puede ser considerado como
una amenaza o una oportunidad, dependiendo de su resultado.

Con respecto a la cantidad a comprar, se observó el modelo EOQ (Cantidad

Económica de Pedido), que establece la cantidad correcta que se debe ordenar de
cada producto, material y/o insumo. Para determinar la cantidad se debe seguir la
siguiente fórmula:

2∗𝐷∗𝑆
𝑄=√
𝐻

Dónde: Q = Cantidad de pedidos (unidades).

D = Demanda anual de articulo (unidades).

H = Costo anual de mantenimiento y almacenamiento de un artículo.

S = Costo de preparación y pedidos.

Esta metodología propuesta es debido a que no se cuenta actualmente con la

información necesaria para seguir las condiciones pre establecido en cada sistema y/o
modelo de inventario. Con la ayuda de los formatos propuestos, se espera que al cabo
de seis meses o un año de control se cuente con la suficiente información confiable
para adaptar las condiciones y características del almacén a un modelo conocido.

36
 Este modelo de inventario es diseñado para ser aplicado únicamente al almacén
de la empresa y su cumplimiento dependerá del diario registro que se lleve,
principalmente en la entrada y salida de los productos, materiales e insumos. Es por
ello que se ha desarrollado una base de Excel capaz de:

1. Registrar la entrada y salida de productos.

2. Registrar nuevos productos o eliminar de la base de datos aquellos que durante
un tiempo no se hayan comprado.
3. Actualizar y controlar la base de datos del almacén continuamente.
4. En función de las premisas establecidas referidas al máximo y al punto de re-
orden. el programa emitirá una alerta indicando el producto que se debe
comprar con su respectiva cantidad.
5. Mejorar el proceso de solicitud, despacho y almacenamiento.
6. Mejorar la comunicación entre la gerente general y el almacén.
7. Muestra los resultados de los indicadores propuestos.

3.8 DISEÑAR Y PROPONER POLÍTICAS, PROCESOS Y NORMAS ORIENTADAS

A MEJORAR LA GESTIÓN DEL INVENTARIO.

3.8.1. Políticas.

Misión del Almacén.

El almacén de Cafés de Altura de Comalapa se dedica al resguardo, custodia,

control y abastecimiento de los productos necesarios para realizar las labores de
fertilización de su cultivo del campesino.

Visión del Almacén.

Permitir el suministro de manera rápida y eficaz a los requerimientos necesarios

para las labores de fertilización del cultivo del campesino, cumpliendo con las normas
eficientes de seguridad y de almacenamiento.

Objetivos del Almacén

37
 1. Tener a disponibilidad los productos que se requieren.
2. Controlar la entrada y salida de productos.
3. Conocerla rotación de los productos que se manejan.
4. Conocer los productos de mayor importancia dentro del almacén de la empresa.
5. Ordenar de manera lógica y por grado de jerarquía los productos los diferentes
espacios con que se cuenta.
6. Mantener el orden y la limpieza
7. Resguardar. proteger y controlar los productos en el interior del almacén.
8. Búsqueda de mejorar cada día la gestión de inventario.

3.8.2. PROCESOS.

En el almacén de la empresa se llevan a cabo los procesos de despacho,

recepción y compra de productos. En este capítulo se proponen mejoras para hacer
más eficiente cada uno de estos procesos.

3.8.2.1 Proceso de Compra.

Una vez recibida la orden por parte del encargado del almacén, el gerente
general deberá analizar y adquirir los productos solicitados al proveedor. Según el
Diagrama de Pareto (ver Anexo N°), los primeros 2 productos representan el 80% de
las salidas. La intención de contactar directamente al fabricante para su adquisición,
es con la finalidad de eliminar eslabones en la cadena de suministros, y así disminuir
costos de compras.

Hay que mencionar que el gerente general debe exigir la factura de todas las
compras realizadas, para archivarlas en carpetas de manera cronológica, y así facilitar
la auditarla del proceso.

Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de:

1. Contar con una mayor cantidad de proveedores.

2. Establecer una relación de confianza con los proveedores en base a la
eficiencia del servicio.
38
 3. Adquirir productos con mejores precios.
4. Conseguir y adquirir los productos requeridos en cualquier momento.
5. Conocer la calidad de servicio prestada por los proveedores.
6. Eliminar eslabones de la cadena de suministros.

Para ver el Diagrama de Flujo del proceso de compra (ver Anexo N° 1).

3.8.2.2. Proceso de Recepción.

Se sugiere que haya una coordinación entre el gerente general y el proveedor,

para tratar en lo posible que los pedidos de productos sean llevados al almacén los
días fijados. Esto con el propósito de que el encargado prepare (despeje) la zona de
recepción, que está ubicada en el pasillo que da acceso al almacén y cerca del muelle
de descarga. En ella se deben colocar todos los productos provenientes del tráiler, con
la finalidad de constatar y corroborar que la información contenida en la factura
presente concordancia con los productos en físico. El encargado tendrá la obligación
de revisar la cantidad, la marca y condiciones de los productos.

Una vez verificada la calidad de la mercancía el encargado procederá a realizar

el proceso de almacenamiento de los productos. Posteriormente de que están
almacenados, el encargado con ayuda de la factura procederá a completar un formato
que hemos diseñado, para los productos que ingresan al almacén. (Ver Anexo 5).

A medida que llegan los productos se sigue el mismo procedimiento descrito y

así sucesivamente hasta llenar la hoja. Luego, el encargado la firma y se archiva en
una carpeta de anillos (con el nombre "Entrada'), para así llevar un registro de lo que
entra al almacén.

Es importante llevar un registro de entrada de productos al almacén, ya que se

identifican los que más ingresan, y además permite conocer la cantidad que entra, para
así tener un mejor control con respecto a las compras que se realizan. En el formato
diseñado se pide el nombre del proveedor para saber con los que se cuenta, y así

39
poseer una lista de los proveedores con mejor precio, calidad, tiempo de entrega, entre
otros datos.

Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de:

1. Llevar un control histórico y documentado referido a la entrada de productos.

2. Establecer una zona de recepción.
3. Disminuir la distancia entre el tráiler del proveedor y la entrada al almacén.
4. Mantener despejado los pasillos de acceso al almacén
5. Por medio del formato diseñado se puede corroborar la confiabilidad de la base
en Excel.

Para ver el Diagrama de flujo del proceso de recepción (Ver Anexo N° 2).

3.8.2.3. Proceso de Despacho.

La propuesta para el proceso de despacho consiste en rediseñar la metodología

que se sigue actualmente, con la implementación de la base en Excel. Cualquier
cliente que requiera de uno o varios productos deberá dirigirse con la secretaria donde
se completa una planilla electrónica con los productos requeridos por el cliente.

Una vez llenada la planilla, será enviada al encargado del almacén, la cual será
administrada por el encargado del almacén. A través de este medio recibirá la orden
de salida de productos, emitida por el encargado del almacén, la cual especificará la
cantidad de productos que se deben despachar.

Se ha diseñado un formato para la salida de los productos (Ver Anexo N° 6),

con el propósito de tener un mayor control en la salida. En un futuro, con la ayuda de
los formatos de entrada de productos se va a poder conocer la rotación de cada uno.

Para ver el Diagrama de Flujo del proceso Despacho (ver Anexo N° 3).

40
3.8.3. NORMAS.

Con el objetivo de mejorar la Gestión de Inventario la empresa Cafés de Altura de

Comalapa, se han definido algunas normas que se deben cumplir y llevar a cabo.
Dichas normas deberán estar impresas y pegadas en la entrada del almacén.

1. El encargado debe llenar obligatoriamente los formatos diseñados y archivarlos

en cada una de sus carpetas.
2. Se deberá realizar todos los meses de Septiembre un conteo manual de los
productos que posee el almacén a esa fecha
3. Se deben buscar proveedores que suministren productos de calidad y que
cumplan con los tiempos de entrega.
4. El gerente general deberá llenar cada ano el formato destinado a la evaluación
de los proveedores.
5. Es obligación del encargado exigir al proveedor al momento de la recepción de
los productos, la nota de entrega y deberá sellar y archivar dicho documento.
6. No se deberá usar el almacén, para guardar artículos o algún otro objeto
personales de ninguna índole.
7. Los pasillos al igual que la escalera se deberán mantener limpios y despejados
en todo momento.
8. El encargado debe contar con productos de seguridad personal.
9. No deben existir desperdicios, escombros o materiales en desuso en ninguna
parte del almacén.
10. Se deberá respetar el ordenamiento propuesto de los productos de alta y baja
demanda.

41
3.9 PROPONER UNA DISTRIBUCIÓN PARA EL ALMACÉN.

Propuesta para la ubicación de los

productos de acuerdo a su demanda.

OS = Oficina de la Secretaria
OGG = Oficina Gerente General
OVC = Oficina de Ventas y Compras
WC = Baños
Triple 17-
A = Almacén Sulfato Urea DAP 18-12-
17-17
06

A
Sulfato Urea DAP Triple 17- 18-12-
17-17 06

Como se puede observar, en el almacén que los productos que más rotan y que no
cumplen con las características descritas anteriormente, se clasifica de acuerdo a su
demanda ya que le permite al cliente entrar en la bodega y así despachar mejor el
producto. Hay que destacar que el almacén contara con un pasillos demarcados con
un ancho mínimo de 7.50 m, lo cual es suficiente para el manejo de despacho de los
productos.

42
 CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

43
4.1 CONCLUSIONES.

Con la residencia profesional se pudo identificar los problemas existentes dentro del
almacén de la empresa Cafés de Altura de Comalapa, con la finalidad de realizar
propuestas para mejorar la Gestión de Inventario, cumpliendo con los objetivos
específicos. Se obtuvieron las siguientes conclusiones:

1. Se creó una base de datos correspondiente a todos los productos que se

encontraban presentes durante el estudio, el cual dio a conocer que existen 5
Productos, un total para la fecha de 38,548 unidades de productos.
2. La mayor demanda de productos de “sulfato" ocurre en mayo a noviembre con
solicitudes de 536 unidades.
3. El Diagrama Causa-Efecto nos permitió identificar los problemas más
relevantes como: carencia de un Sistema de Inventario, insuficiencia de
Proveedores, incorrecta metodología al momento de almacenar y el mal uso
del espacio en el almacén. Todo esto con el fin de diseñar nuevas
metodologías, normas y políticas para corregir dichos aspectos.
4. Se elaboraron 3 formatos de control para:
• (1) La entrada de productos. Registra la fecha y la cantidad en que llegan los
productos.
• (1) La evaluación de los proveedores. Revela la calidad de servicio que ofrece
cada proveedor.
• (1) La salida de productos, materiales e insumas del almacén para las
distintas categorías. Registra la fecha y cantidad en la cual sale cada
producto.
5. Se crearon 4 indicadores de control que permiten medir: la eficiencia en la
Gestión de Inventario (1), la Gestión de Almacenamiento (1), la calidad de
servicio por parte del proveedor (1) y el último referido a la confiabilidad del
programa desarrollo (1), con el propósito de hallar oportunidades que mejoren
el funcionamiento del almacén.

44
 6. Se diseñó un sistema de inventario exclusivamente para el almacén de Cafés
de Altura de Comalapa, el cual se gula por el modelo EOQ, donde se fijó la
cantidad máxima de cada producto en función de su demanda promedio
mensual y en caso de no conocerse dicha demanda, se fijó como el máximo
disponible en el almacén para la fecha de realización de este estudio.
7. El punto de re-orden de cada producto se fijó a 15% de la cantidad máxima del
producto. (Ver Proceso de Solicitud).
8. Se desarrollaron normas dirigidas a mantener el orden, controlar el
comportamiento de los productos y mejorar las condiciones de seguridad, que
deben ser cumplidas para mejorar la gestión de inventario y almacenamiento.
9. Se desarrolló una propuesta de demarcación y señalización de espacios, para
mejorar los procesos de recepción y almacenamiento.
10. Se debe contar urgentemente con otros proveedores Que ofrezcan mayor
confiabilidad y calidad de servicio, con el fin de cumplir con la demanda.
11. Se elaboró una base en Excel, el cual, permite controlar la “Gestión de
inventario' y da a conocer la rotación, disponibilidad, características más
relevantes y cantidades máximas a comprar de cada producto, material e
insumo dentro del almacén.

4.2 RECOMENDACIONES.

Con el propósito de mejorar las condiciones en las que se encuentra el almacén en la

actualidad, se recomiendan ciertas medidas con la finalidad de mejorar todos los
procesos que son llevados a cabo en dicho lugar. A continuación se presentan las
recomendaciones:

1. Se debe implementar el programa propuesto para llevar un control en tiempo

real de la situación en la que se encuentra el almacén, con respecto a
disponibilidad de productos y sus cantidades, además de agilizar y facilitar los
procesos de entrada y despacho de productos.
2. Realizar revisiones periódicas al programa, para asegurarse del correcto
funcionamiento en los primeros 6 meses después de su implementación.

45
3. Colocar un botiquín de primeros auxilios en el almacén y mantenerlo con los
artículos necesarios. (Manual de primeros auxilios, gasa, algodón, vendas, agua
oxigenada, alcohol, Povidine, crema antiinflamatoria y guantes quirúrgicos).
4. Realizar un estudio ergonómico para mejorar el lugar de trabajo del encargado
y del ayudante.
5. Realizar un Programa de Higiene y Seguridad Industrial.
6. Imprimir y colocar en un lugar visible las normas del almacén de Cafés de Altura
de Comalapa.
7. Delimitar y señalizar una zona, para la colocación de un extintor propio del
almacén.
8. Capacitar al encargado, ofreciéndole la oportunidad de asistir a clases de
Seguridad Industrial, ergonomía, manejo de almacenes y/o Gestión de
almacenes.
9. Se deberán planificar jomadas de limpieza (barrido y coleteado), en las áreas
del almacén.
10. Colocar mosquiteros en todas las ventanas de la planta alta del almacén.
11. Reubicar aquellos estantes que obstaculicen el paso de la luz proveniente de
lámparas.
12. No comprar o sustituir productos que no sean los solicitados.
13. El encargado debe contar con un sello húmedo del almacén.

46
ANEXOS

47
 Análisis del Procedimiento de Compra.

El Diagrama de flujo correspondiente al proceso de Compra de productos.

Anexo N° 1 Diagrama de Flujo. Proceso de Compra.

Gestión de inventarios en el almacén Cafés de Altura de Comalapa

Compra del producto por el gerente
Almacén
general

Inicio Contactar al proveedor

Búsqueda de un
producto determinado
dentro del almacén
¿Los proveedores
Si
poseen los productos
Proceso de compas de productos

solicitados?

No solicitar
Existencia producto
del Si
producto No
en el
almacén

No solicitar
producto
No
Existencia de un No
producto que cumpla la
Realización de
misma función
pedido por el
encargado del
almacén
Si

Emitir el pedido
al gerente No comprar de
general producto

Compra de producto

Fin

Figura 6. Diagrama de Flujo. Proceso de compra

48
49
 Procedimiento de Entrega y Almacenaje.

El Diagrama de Flujo correspondiente al Proceso de recepción y

almacenamiento de productos.

Anexo N° 2. Diagrama de flujo. Proceso de recepción y almacenamiento.

Gestión de inventarios en el almacén Cafés de Altura de Comalapa

Proveedores Almacén

Inicio

Arribo del tráiler donde Descarga del

Proceso de recepción y almacenamiento

proviene los productos producto del tráiler

Verificar la factura con

los productos en físico

Concuerda la No
información

Se realiza una
Si observación del
inconveniente
presentado

Partida del
tráiler

Fin

Figura 7 Diagrama de Flujo. Proceso de recepción y almacenamiento.

50
Procedimiento de Despacho.

El Diagrama de Rujo correspondiente al Proceso de Entrega y Almacenamiento

de productos.

Anexo N° 3. Diagrama de Flujo. Proceso de despacho.

Gestión de inventarios en el almacén Cafés de Altura de Comalapa

Cliente Almacén

Inicio

Llegada del cliente que

solicita uno o varios productos
a la empresa

Solicitar al encargado del Se busca el producto dentro del

almacén el producto almacén
Proceso de despacho

Verificación de No
disponibilidad de los
productos

Si

No hay despacho del

El encargado del producto
almacén sella y firma
la factura de compra
Se documenta el
producto para
Entrega del
realizar el proceso
producto al cliente
de compra

Fin

Figura 8. Diagrama de Flujo. Proceso de despacho

51
En la siguiente figura se puede observar el Formato diseñado para la Evaluación de Proveedores, destinado a medir la
calidad de servicio prestado.

Anexo N° 4. Formato para la evaluación de proveedores

FORMATO PARA LA EVALUACION DE PROVEEDORES

observaciones evaluacion
fecha de pedido recibido ofrece
proveedor retraso en tiempo de no entrega factura / nota producto no producto en malas calidad en el
evaluacion correctamente descuento buena mala
entrega de entrega disponible condiciones servicio
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

firma del gerente general ____________________________________

En la siguiente figura se puede observar el formato diseñado de Entrada de Producto, destinado a medir la calidad de
servicio prestado.
52
 Anexo N° 5. Formato de Entrada de Producto

FORMATO DE ENTRADA DE PRODUCTOS

producto categoria proveedor cantidad fecha hora de entrega recibido por:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

firma del encargado ____________________________

53
 Anexo N° 6. Formato para la Salida de productos.

FORMATO DE SALIDA DE PRODUCTOS

FECHA
UBICACIÓN

producto cantidad

APROBADO POR

FIRMA

54