Diseño del sistema de inventarios “HIPERMAXI S.A.

Inventory system design "HIPERMAXI S.A."

Jael Nathalie Sea Villalba1

Jhoselin Beatriz Limachi Cabera2

Resumen: El presente artículo aborda la situación de la empresa “HIPERMAXI S.A.”,

sobre el diseño del sistema de inventarios con el propósito de aplicar el sistema de
inventarios de tipo perpetuo para establecer el grado de efectividad y eficiencia con que se
han utilizado los recursos materiales, financieros para así mejorar el sistema de inventarios
de tipo periódico que actualmente aplica la empresa. Esto podría suponer la
implementación de un nuevo sistema de inventarios. Esta investigación es de tipo
descriptivo ya que pretende conocer el estado actual de la bodega de la empresa Hipermaxi.
Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas,
grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis; Miden o
evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a
investigar.
Efectividad - eficiencia - recursos materiales – inventario - sistema

Abstract:.
This article addresses the situation of the company "HIPERMAXI SA", regarding the
design of the inventory system with the purpose of applying the perpetual inventory system
to establish the degree of effectiveness and efficiency with which material resources have
been used, In order to improve the periodic inventory system currently applied by the
company. This could mean the implementation of a new inventory system. This research is
descriptive as it seeks to know the current state of the Hipermaxi company's winery.
Descriptive studies seek to specify the important properties of people, groups, communities
or any other phenomenon that is subjected to analysis; They measure or evaluate various
aspects, dimensions or components of the phenomenon or phenomena to be investigated.

effectiveness - efficiency - material resources – Inventory - system

I. Introducción

1
Estudiante del Pacc . Paralelo 31 El Alto. Correo electrónico: jael.eypril2016@gmail.com
2
Estudiante del Pacc . Paralelo 31 El Alto. Correo electrónico: Jhoselin.limachi@gmail.com
Los inventarios es y ha sido uno de los principales ejes de funcionamiento de
cualquier empresa, debido a su gran impacto económico y a su aporte en
los procesos productivos. El mismo involucra, tanto el proveer a la empresa a
sus materiales necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento frente a sus
demandas, como el de representar un activo o efectivo en forma de material; por lo que
su administración debe ser llevada a cabo bajo un adecuado control que permita minimizar
los costos asociados a su almacenamiento, proporcionando además altos índices de
rotación.
Hipermaxi S.A. es una empresa que está basada en satisfacer la demanda de sus clientes por
esta razón es indispensable mantener los productos y alimentos en condiciones estables y
disponibles. La existencia o no de productos y alimentos en el almacén de la empresa juega
un papel de vital importancia en la duración y calidad de las reparaciones por tal motivo es
necesario realizar un estudio detallado de las condiciones del almacén que servirá para
determinar de manera clara los inconvenientes existentes en cuanto al inventario de
productos y alimentos que necesitan en todas las secciones expuestas en la sucursal, para
mantener el flujo continuo de las ventas de esta manera evitar los retrasos, perdidas
económicas a la empresa y lograr que los inventarios puedan tener sus parámetros de
control al máximo de eficiencia.
En este artículo se propone el desarrollo de un sistema de inventario adecuado, a fin de dar
un trato selectivo a los productos, garantizando a los clientes la calidad y confianza de
todos los productos, considerando que esta es una variable crítica en su sistema
de inventarios actual.
Internacionalmente, se presenta la misma problemática en empresas e instituciones públicas
o privadas de diferentes países que cuentan con bodegas de inventarios considerables, pero
estas en algunos casos no son controladas por ningún sistema y como solución a estas
dificultades de ordenamiento, de igual manera se plantean los sistemas de inventarios de
tipo periódico o perpetuo.
En el área nacional se ve la falta de aplicación de sistemas de inventarios en empresas del
mismo rubro de Hipermaxi como también en otras empresas, y yendo un poco más allá
existen instituciones públicas, gubernamentales, alcaldías que no cuentan con estos
sistemas de ordenamiento y regulación de inventarios.
Hipermaxi S.A. actualmente cuenta con un sistema de inventarios de tipo Periódico, pero el
mismo no es suficiente para el control del alto número de movimientos que suceden en las
bodegas diariamente, y es así que se plantea un nuevo sistema de inventarios de tipo
perpetuo para subsanar estas falencias del sistema actual.

Espina de pescado
Figura 1

Fuente: Elaboración propia

El sistema de inventarios actual en Hipermaxi es poco confiable y no se cuenta con

personal adecuado para aplicar este sistema, lo que provoca una variación masiva de
cantidad de productos al momento de realizar estados de inventarios.
De acuerdo a la descripción señalada anteriormente, se plantea como pregunta de
investigación a la siguiente.
¿Qué factores se deben considerar para la implementación de un sistema de inventarios de
tipo perpetuo en el almacén de la empresa Hipermaxi S.A.?,
II Referentes Conceptuales

2.1. Marco Conceptual

Daremos algunas definiciones de los conceptos técnicos en relacionados a la investigación
que estamos realizando.
2.1.1 Inventario
Se puede definir como el registro documental de los bienes tangibles que se tienen para la
venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posteríos comercialización. También se define como un amortiguador
entre dos procesos: el abastecimiento y la demanda donde el proceso de abastecimiento
contribuye con bienes al inventario, mientras que la demanda consume el mismo inventario.
(Willian, 2010, pág. 1)
2.1.2 Sistema de inventarios
Es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las
empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para
la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento
aplicables en las industrias. (Espinoza, 2011, pág. 12)

2.1.3 Método de costeo de los inventarios

Dentro de los métodos de costeo utilizados, se encuentra el método del promedio

ponderado, que corresponde al costo del promedio ponderado del inventario durante el
periodo, pondera el costo por unidad y el costo promedio unitario durante un periodo, lo
que quiere decir que si el precio del producto baja o sube en el periodo, el valor del
inventario también se verá afectado.
El método usado para valorar elementos de consumo, dependen de las políticas internas de
cada organización.
La relación de los costos con los inventarios es directa ya que necesariamente la compra
afectará los inventarios de suministros y bienes. De planear y controlar este proceso se
puede tener un stock o en ocasiones desabastecimientos que llegan a afectar a otros
procesos y a las finanzas de la organización.
El secreto para tener un proceso de inventario y logística óptimo es encontrar el
balance entre lo que se necesita, lo que se compra, el precio al que se adquiere y las
condiciones de entrega, así como evitar tener una bodega llena de inventario, generando
costos de mantenimiento grandes y el riesgo de tener pérdidas por obsolescencia, vida útil
limitada y vencimiento de materiales. En pro de evitar los riesgos antes mencionados se
hace necesario mejorar el proceso de inventarios en toda organización, con el propósito
que el inventario almacenado en bodega sea el menor posible. (Espinoza, 2011, pág. 28)

2.1.4 Administración y/o control de inventarios

El control de los inventarios es una de las actividades más complejas, debido a que hay que
enfrentarse a intereses y consideraciones de varios puntos de vista. Su planeación y
ejecución implica la participación activa de varios procesos como: presupuesto, compras,
almacén y contabilidad, afectando directamente al servicio, al cliente interno y externo,
utilidad y liquidez del capital de trabajo.
La administración de los inventarios debe contar con la atención y el respaldo de la alta
dirección; para lograr una eficaz administración de los inventarios se cuenta con elementos
que son la base principal y que se establecen y modifican de acuerdo a las necesidades y
objetivos de la organización.

2.1.5 Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto

determinado (RAE, 2001). “Expresión que mide la capacidad o cualidad de la actuación de
un sistema o sujeto económico para lograr el cumplimiento de un objetivo determinado,
minimizando el empleo de recursos”. (Fernandez, Rios, & Sanchez, 2018, pág. 11)
2.1.6 Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera (RAE, 2001).
Capacidad de una organización para lograr los objetivos, incluyendo la eficiencia y factores
del entorno. (Fernandez, Rios, & Sanchez, 2018, pág. 11)

2.1.7 Procesos: "Secuencia de tareas o el conjunto de actividades y decisiones para

producir un producto final". (Medina Nogueira, 2017, pág. 19)

el flujo interno de información de

una organiza-

2.1.8 Recursos materiales: “Los recursos materiales, en definitiva, son los medios físicos
y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo. El concepto es habitual en el ámbito de
las empresas y de los gobiernos.” (Porto y Gardey, 2010, pág 3)

2.1.9 Confidencialidad

Toda la información de la empresa deberá de absoluta confidencialidad según lo

mencionado: “Mediante este servicio o función de seguridad se garantiza que cada mensaje
transmitido o almacenado en un sistema informático sólo podrá ser leído por su legítimo
destinatario. Si dicho mensaje cae en manos de terceras personas, estas no podrán acceder
al contenido del mensaje original. Por lo tanto, este servicio pretende garantizar la
confidencialidad de los datos almacenados en un equipo, de los datos guardados en
dispositivos de backup y/o datos transmitidos a través de redes de comunicaciones.”
(Gómez, 2017, pág. 8)

2.2 Marco Legal

Para un mejor aporte al desarrollo de la propuesta, estará apoyada por las disposiciones
legales a las que están sujetas, por las Normas Internacionales de Información Financiera
que se apliquen y Normas de Control Interno aplicables.
2.2.1. Código de comercio
Artículo 435. Código de Comercio, Inciso Cuarto – Contabilidad. Los comerciantes podrán
llevar la contabilidad en hojas separadas y efectuar las anotaciones en el Diario en forma
resumida y también podrán hacer uso de sistemas electrónicos o de cualquier otro medio
técnico idóneo para registrar las operaciones contables. Todo lo anterior lo hará del
conocimiento de la Oficina que ejerce la vigilancia del Estado.
Las disposiciones del Código de Comercio obligan a los comerciantes a llevar su
contabilidad de acuerdo a un sistema contable; debido a la globalización se introducen
reformas al Código de Comercio modificando el art. 443 y 444 dando paso a las Normas
Internacionales de Contabilidad, tal como lo vemos a continuación. Contabilidad Art. 435.-
El comerciante está obligado a llevar contabilidad debidamente organizada de acuerdo con
algunos de los sistemas generalmente aceptados en materia de contabilidad y aprobados por
quienes ejercen la función pública de la Auditoria.
El comerciante debe llevar los siguientes registros contables: Estados Financieros, diario y
mayor, y los demás que sean necesarios por exigencias contables o por ley Art. 443.- Todo
balance general debe expresar con veracidad y con la exactitud compatible con sus
finalidades, la situación financiera del negocio en la fecha a que se refiera.
Sus renglones se formarán tomando como base las cuentas abiertas, de acuerdo con los
criterios de estimación emitidos por el consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría
Pública y Auditoría, y en su defecto por las Normas Internacionales de Contabilidad. Dicho
balance comprenderá un resumen y estimación de todos los bienes de la empresa, así como
de sus obligaciones. El balance se elaborará conforme los principios contables autorizados
por el mencionado Consejo, y a la naturaleza del negocio de que se trate.
Art. 436.- Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se asentarán en Colones o
en Dólares de los Estados Unidos de América. Toda contabilidad deberá llevarse en el país,
aún la de las agencias, filiales, subsidiarias o sucursales de sociedades extranjeras. La
contravención será sancionada por la oficina que ejerce la vigilancia del Estado de
conformidad a su Ley. Toda autoridad que tenga conocimiento de la infracción, está
obligada a dar aviso inmediato a la oficina antes mencionada.
Art. 444.- Para la estimación de los diversos elementos del activo se observarán las reglas
que dicte el Consejo de Vigilancia de la profesión de Contaduría Pública y Auditoría, y en
su defecto, por las Normas Internacionales de Contabilidad; en el caso que no hubiere
concordancia entre las reglas anteriores, y dependiendo de la naturaleza del negocio de que
se trate, así como de la existencia de Bolsas de Valores o Bolsas de productos; se deberán
observar las normas establecidas en las leyes especiales.
El consejo de Vigilancia de la Contaduría pública ha establecido según resolución No.
113/2009, de fecha 7 de octubre de 2009, aprobó la adopción de Normas Internacionales de
información Financiera para Pequeñas y Medianas entidades, como requerimiento en la
preparación de estados financieros con propósito general y otra información financiera,
para todas aquellas entidades que no cotizan en el mercado de valores o que no tienen
obligación publica de rendir cuentas, exceptuando aquellas que de forma voluntaria hayan
adoptado las Normas internacionales de información financiera en su versión completa.
Debiendo presentar sus primeros estados financieros con base a este marco normativo, por
el ejercicio que se inicia 1 de enero de 2011. La adopción anticipada de estas normas es
permitida.
2.2.2 Código tributario
El Código Tributario fue aprobado por la Asamblea Legislativa de forma unánime mediante
el D.L. N° 230 el 14 de diciembre de 2000, publicado en el D.O. N° 241, tomo 349 del 22
de diciembre del mismo año, entrando en vigencia el 1 de enero de 2001; el objetivo
principal es verificar el cumplimiento de las disposiciones del Código Tributario por medio
de visitas a los negocios de todo el país. Del código tributario se tomara en cuenta la
Sección Octava: Obligación de llevar contabilidad formal, Registros, Inventarios y utilizar
métodos de Valuación, las cuales se mencionaran a continuación:
Sección Octava: Obligación de llevar contabilidad formal, Registros, Inventarios y utilizar
métodos de Valuación, las cuales se mencionaran a continuación: Contabilidad Formal
Artículo 139.- Para efectos de este Código se entiende por contabilidad formal la que,
ajustándose consistentemente a uno de los métodos generalmente aceptados por la técnica
contable apropiada para el negocio de que se trate, es llevada en libros autorizados en legal
forma.
Artículo 139, Inciso 7 – contabilidad formal. La contabilidad podrá llevarse en forma
manual o mediante sistemas mecanizados, para lo cual no será necesario obtener
autorización previa de la Administración Tributaria, bastando con cumplir las normas
relativas a la conservación de los respectivos archivos y programas.
Inventarios Artículo 142.- Los sujetos pasivos cuyas operaciones consisten en
transferencias de bienes muebles corporales están obligados a llevar registros de control de
inventarios que reflejen clara y verazmente su real movimiento, su valuación, resultado de
las operaciones, el valor efectivo y actual de los bienes inventariados así como la
descripción detallada de las características de los bienes que permitan individualizarlos e
identificarlos plenamente. Requisitos del Registro de Control de Inventarios Artículo 142-
A.- El registro de inventarios a que hace referencia el artículo anterior, deberá contener los
requisitos mínimos siguientes:
1. Un encabezado que identifique el título del registro; nombre del
contribuyente, período que abarca, NIT y NRC;
2. Correlativo de la operación;
3. Fecha de la operación;
4. Número de Comprobante de Crédito Fiscal, Nota de Crédito, Nota de
Débito, Factura de Consumidor Final, documento de sujeto excluido a que
se refiere el artículo 119 de éste Código, Declaración de Mercancía o
Formulario Aduanero correspondiente, según el caso;
5. Nombre, razón social o denominación del proveedor;
6. Nacionalidad del proveedor;
7. Descripción del producto comprado, especificando las características que
permitan individualizarlo e identificarlos plenamente;
8. Fuente o referencia del libro de costos de retaceos o de compras locales de
donde ha sido tomado el costo correspondiente, o en su caso la referencia de
la hoja de costos o informe de donde se ha tomado el costo de producción de
las unidades producidas;
9. Número de unidades que ingresan;
10. Número de unidades que salen;
11. Saldo en unidades;
12. Importe monetario o precio de costo de las unidades que ingresan;
13. Importe monetario o precio de costo o venta, según el caso de las unidades
que salen; y,
 14. Saldo monetario del importe de las unidades existentes, a precio de costo.

Cualquier ajuste a los inventarios como descuentos, rebajas e incrementos de precio,

bonificaciones, también deberá incluirse en el registro de control de inventarios. Métodos
de Valuación de Inventarios Artículo 143.- El valor para efectos tributarios de los bienes se
consignará en el inventario utilizando cualquiera de los siguientes métodos, a opción del
contribuyente, siempre que técnicamente fuere apropiado al negocio de que se trate,
aplicando en forma constante y de fácil fiscalización:
Costo de adquisición: O sea el valor principal aumentado en todos los gastos necesarios
hasta que los géneros estén en el domicilio del comprador, tales como fletes, seguros,
derechos de importación y todos los desembolsos que técnicamente son imputables al costo
de las mercaderías;
a) Costo según última compra: Es decir, que si se hubieren hecho compras de un
mismo artículo en distintas fechas y a distintos precios, la existencia total de estos
bienes se consignará con el costo que hayan tenido la última vez que se compraron.
b) Costo promedio por aligación directa: El cual se determinará dividiendo la suma del
valor total de las cinco últimas compras o de las efectuadas si es menor, entre la
suma de unidades que en ellas se hayan obtenido.
c) Costo promedio: Bajo este método el valor del costo de los inventarios de cada uno
de sus diferentes tipos o clases es determinado a partir del promedio ponderado del
costo de las unidades en existencia al principio de un período y el costo de las
unidades compradas o producidas durante el período. El promedio puede ser
calculado en una base periódica, o al ser recibido cada compra, embarque o lote de
unidades producidas, dependiendo de las circunstancias de la actividad que
desarrolla el sujeto pasivo.
d) Primeras Entradas Primera Salidas: Bajo este método se asume que las unidades del
inventario que fueron compradas o producidas, son vendidas primero.
e) respetando el orden de ingreso a la contabilidad de acuerdo a la fecha de la
operación, consecuentemente el valor de las unidades en existencia del inventario
final del período corresponde a las que fueron compradas o producidas más
recientemente.
Artículo 147. Literal A Obligación de conservar informaciones y pruebas. - Las personas o
entidades, tengan o no el carácter de contribuyentes, responsables, agentes de retención o
percepción, auditores o contadores, deberán conservar en buen orden y estado, por un
período de diez años contados a partir de su emisión o recibo, la siguiente documentación,
información y pruebas:
a) Los libros de contabilidad y los comprobantes de orden interno y externo, registros
especiales, inventarios, libros del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y
a la Prestación de Servicios.

Cuando la contabilidad sea llevada en forma computarizada, deberán conservarse los

medios magnéticos que contengan la información, al igual que los respectivos programas
para su manejo. También deberán conservarse por el mismo lapso de tiempo los programas
utilizados para facturar mediante sistemas computarizados; así como los documentos que se
resguarden por medio de sistemas tales como microfichas o microfilm.

2.3 Marco institucional

El primer supermercado Hipermaxi fue inaugurado por Jhonny Cortéz en 1992 en la ciudad
de Santa Cruz en lo que hoy en día es la sucursal más grande a nivel nacional de la línea de
supermercados Hipermaxi, El segundo supermercado Hipermaxi fue inaugurado en la
ciudad de Cochabamba en el año 1994 logrando así superar el éxito de la primera tienda en
esa ciudad. Actualmente, la línea Hipermaxi cuenta con 59 locales a nivel nacional,
convirtiéndola en la línea de supermercados más importante de Bolivia, ya que es la que le
genera más ingresos en general. En febrero de 2012, la sucursal de Hipermaxi en el Gran
Plaza se reinauguró bajo la misma visión de la empresa y en noviembre de 2013 se
inauguraron nuevas sucursales en las diferentes ciudades a nivel nacional. Estas sucursales
se caracterizan por ser más pequeños en comparación a las primeras sucursales creadas,
llegando así a más distritos. En los primeros años de la década del 2000, se extendió de
gran manera la línea de supermercados Hipermaxi lanzando promociones y ofertas
semanales en productos en general de esta manera se decidió crear una insignia para la
empresa, la misma que dejaría huella hoy en día, aunque en rojo azul y blanco y con una H
en el mismo logo. A finales del 2008 se implementó una sucursal con atención durante las
24 horas en la ciudad de Santa Cruz la misma que hoy en día llego a ser un éxito en
atención a los clientes las 24 Horas.
Para Jhonny Cortéz, gerente de Marketing de Hipermaxi, la característica de este
emprendimiento comercial es la complementariedad de servicios, pues, se trata de darle al
cliente una opción donde puede hacer sus compras para el hogar o la empresa, pero
brindarle también comodidad para hacer otro tipo de gestiones como es el pago de facturas,
hacer transacciones financieras a través de los bancos, retirar dinero de los cajeros
automáticos, comprar pasajes de avión, hacer llamadas telefónicas, enviar correo, encontrar
medicamentos o finalmente elegir algo para comer en el patio de comidas.
La oferta de servicios es múltiple y se busca cubrir las necesidades de los ciudadanos
llevándole hasta el supermercado los servicios que requiere ahorrándole tiempo.
III. Métodos

3.1 Enfoque de la investigación

En la presente investigación se asume el enfoque cuantitativo. “Usa la recolección de datos,

con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de
comportamiento y probar teorías”. (Hernandez, Fernandez, & Baptista, 2010, pág. 46).

En este trabajo se mide el porcentaje de personal que opta con un diseño de sistema de
inventario a través de un cuestionario online cuya información fue analizada
estadísticamente.
3.2 Diseño de la investigación

Se asume el diseño de investigación No Experimental de tipo transversal. “Estudios que se

realizaran sin la manipulación deliberada de variables y en los que se observan los
fenómenos en su ambiente natural para analizarlos “ (Hernandez, Fernandez, & Baptista,
2010, pág. 149)

La investigación aplicada tiene como objeto el diseño de un sistema contable de inventario

actual en la empresa “HIPERMAXI SA.” Si proyectamos suficientemente bien nuestra
investigación, de modo que podamos confiar en los hechos puestos al descubierto, la nueva
información puede ser útil y estimable para el análisis de nuestro trabajo.

3.3 Tipos de investigación

En las investigaciones de tipo descriptiva, llamadas también investigaciones diagnósticas,

buena parte de lo que se escribe y estudia sobre lo social no va mucho más allá de este
nivel. “Consiste, fundamentalmente, en caracterizar un fenómeno o situación concreta
indicando sus rasgos más peculiares o diferenciadores”. (Gross, 2010, pág. 9)

El desarrollo de este artículo es dar a conocer la propuesta del sistema contable de

inventarios para el mejor manejo de los productos en almacenes.

3.3.2. Investigación Propositiva

Son aquellas en donde se formula una propuesta de modificación, se encuentran en este tipo
de investigaciones como una clase de las más resaltantes. (Tantalean Odar, 2016, pág. 8)

Por medio de la investigación se pretende mejorar la Integridad y autenticidad de la

información acorde a la normativa legal vigente en cuanto al manejo de inventarios se
refiere.

3.4. Métodos de Investigación

3.4.1 Método analítico

El Método analítico es aquel método de investigación que consiste en la desmembración de

un todo, descomponiéndose en sus partes o elementos para observar las causas, la
naturaleza y los efectos. (Moguel, 2005, pág. 30)
Ciertamente se propone con este método, la búsqueda de la realidad para analizar por partes
y así disminuir los niveles de complejidad del sistema de inventarios que actualmente es
manejado.
 3.4.2 Método deductivo

“Es el razonamiento que, partiendo de casos particulares, se eleva a conocimientos

generales. Este método permite la formación de hipótesis, investigación de leyes científicas,
y las demostraciones. La inducción puede ser completa o incompleta”. (Ander-Egg, 1997,
pág. 97)
Este método nos ayudará a que por medio de una base de encuestas nosotros podamos optar
una información muy concisa, tomar los resultados de las respuestas que tienen mayor
relevancia y así poder analizar posibles acciones.

3.5 SUJETOS DE ESTUDIO

“Es un subgrupo de la población de intereses sobre el cual se recolectan datos, y que tienen
que definirse o delimitarse de antemano con precisión, este deberá ser representativo de
dicha población”. (Hernandez, Fernandez, & Baptista, 2010, pág. 215)

Para la investigación de nuestro trabajo comprende diseñar un sistema de inventario, por

medio de una encuesta al personal de la empresa “HIPERMAXI SA.”, el cuestionario está
dirigido a 13 personas las cuales son personal de almacenes y la parte administrativa de la
empresa.

3.6 Técnicas de recopilación de la información.

3.6.1 Técnicas documentales: Usamos técnicas documentales, mediante la revisión de

normativa contable acorde a al tema de inventarios.

3.6.2 Técnicas de trabajo de campo:

Encuestas: Se recurrió a la aplicación de encuestas para lo que se elaboró un cuestionario
online en google Forms. Ver anexo 1.

IV. Resultados

Los resultados de encuesta nos proporcionaron los siguientes datos.

Gráfico 1:
Esta pregunta se realiza con el objetivo de entender cuál es el género del participante que
responde la encuesta, por lo cual tenemos un 84,6 % del género femenino en su mayoría de
los encuestados.

Gráfico 2:

Es muy importante considerar la demografía en cuanto a la edad de los encuestados para

una percepción más fiable. Por lo cual un 46,2 % de los encuestados tienen la edad de entre
18-25 años y un 46,2% entre 26-31 años, y el 7,7% entre 32-60 años.
Gráfico 3

El 92.3% de los encuestados creen pertinente que exista un sistema de inventarios adecuado
lo cual es la mayoría.

Gráfico 4

Para la mayor parte de los encuestados es decir el 84.4% piensa que el mejor control de
inventarios es prioridad mientras el 7.7% indica que no habría cambios.
Gráfico 5

El 53.8 % del personal encuestado indica que el sistema actual es bueno mientras el 46.2%
no está de acuerdo con ello.
Gráfico 6

El 45.5% indica que el sistema es regularmente confiable puesto que es la mayoría, por otra
parte el 36.4% indica que es confiable y el 18.2% no confiable.
Gráfico 7

Para el 53.8% del personal encuestado el sistema de inventario actual es complicado, para
el 30.8% el sistema es entendible y para el 15.4% el sistema no es entendible.

Gráfico 8
El 53.8% es decir la un poco más de la mitad de los encuestados indican que los inventarios
no muestran el saldo diario de los productos y mientras que el 43.2% indica que si les
nuestra el saldo.
Gráfico 9

La mayoría de los encuestados indican que el sistema de inventarios debe ser precisó y
rápido.

V. Propuesta

La propuesta surge a raíz de la necesidad registrada en la empresa de un sistema de

inventario acorde al tipo de manejo de los productos, de acuerdo a las evidencias obtenidas
nos ayudara a la mejora del buen manejo de la información, nos permitirá reducir tiempos,
efectuar registros confiables, con una base de almacenamiento rápida y efectiva, para
facilitar el trabajo sobre el sistema diseñado de acuerdo a lo establecido en la encuesta, para
el correcto funcionamiento y aplicación de este.

5.1 Objetivo de la propuesta

Diseñar un nuevo Sistema de inventario en la empresa HIPERMAXI S.A. para la mejora de

procesos y procedimientos, maximizando los mayores recursos disponibles en el menor
tiempo posible.

5.2 Etapas de planificación

El procedimiento será aplicar el diseño del sistema de inventario, relacionados con los
procedimientos y funciones, los siguientes tópicos son recomendados a ser desarrollados en
esta fase:

· Cronograma general.

· Descripción de los procesos del sistema.

· Especificaciones de requerimientos.

· Técnicas de clasificación en base al sistema.

· Formato extendido para el nuevo sistema de inventario.

5.3 Fase de ejecución

En esta fase para garantizar un mayor control sobre los procesos es indispensable
monitorear las actividades que han sido programadas como:

· Agregar nuevos archivos vacíos a la base de datos;

· Insertar datos dentro de los archivos existentes;

· Recuperar datos de los archivos existentes;

· Modificar datos en archivos existentes;

· Eliminar datos de los archivos existentes;

· Eliminar archivos existentes de la base de datos

5.4 Diagrama De Flujo”

En este punto se puede apreciar detalladamente los procesos del nuevo, diseño del sistema
de inventarios que se aplicará para el funcionamiento correcto en la empresa HIPERMAXI
S.A.
 TABLA 1

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE FORMATO TABULAR

PROVEDORES
EXPOSICION DE
PRODUCTOS EN
SUPERVICION DEL SALA
ENCARGADO DE
ALMACENES
RECEPCION
DE APROBACION
MERCADERIA POR EL
ADMINISTRA
DOR DE SALA
DE LA VENTA DE
MERCADERIA PRODUCTOS
REVICION DE INGRESO AL
INGRESADA
DOCUMENTACION INGRESO ALMACENES DE
SISTEMA DE
DE LOS PRODUCTOS LA NUEVA MERCADERIA LA NUEVA
FISICOS MERCADERIA
(METODO
ENTREGADOS A LA PERPETUO)
EMPRESA

Fuente: Elaboración propia

5.5 Fase de evaluación: Los siguientes tópicos son recomendados a ser desarrollados en
esta fase:

5.5.1 Definir políticas contables para inventarios

En la administración del inventario, las políticas, los objetivos y las decisiones que se
tomen deben ser congruentes con la política y los objetivos generales de la organización,
así como con los objetivos financieros y los de adquisiciones y suministros.

Se dice que las empresas que se manejan con éxito y tienen buenas utilidades son aquellas
que planean bien sus decisiones, lo que requiere de fijar políticas para el proceso, ya que al
igual que los objetivos, son propias de cada empresa. A continuación se nombran de forma
muy general algunas políticas que se pueden definir para el proceso de inventarios.

a) Definir políticas de almacenamiento, según la rotación de elementos.

b) Definir niveles de existencias de acuerdo a las altas y bajas, según las actividades de
la organización.
c) Definir si la mercancía se almacenará en un lugar o en varios…
5.5.2 Desarrollo de planes y normas

De acuerdo a los objetivos y políticas que se han establecido, se ha iniciado con la

formalización de planes de acción.

a) ¿Desarrollar planes a largo plazo?

b) ¿Desarrollar planes a corto plazo?
5.5.3 Establecimiento de sistemas, procedimientos y flujos de inventarios

Una vez establecidos los planes de acción para que se cumplan deben establecerse aspectos
como:

a) Sistema de máximos y mínimos.

b) Sistema para control de materiales de alto valor.
c) Sistema de control de entradas y salidas de almacén.
d) Sistema de control de calidad en el recibo.
e) Registros estadísticos.

5.5.4 Delegar responsabilidades

Principalmente delegar funciones para.

a) Requerimiento.
b) Registros de existencias.
c) Estadísticas.
d) Custodia de almacenes.
5.5.5 Establecer comunicaciones
“Es conveniente establecer sistemas de información y un sistema flexible de comunicación
entre todos los departamentos que afectan la planeación y el control de las existencias. Así
mismo debe tenerse un sistema continuo y constante de retroalimentación de resultados”.

5.5.6 Metas de un control de inventarios

El control de inventarios en una organización, resuelve los siguientes problemas.

a) Qué cantidad debe ordenarse.

b) Cuando debe colocarse la orden de compra.
5.5.7 Gestión de almacén

El concepto de almacén ha venido variando a través de los años, adquiriendo mayores

responsabilidades desde el punto de vista logístico.

La gestión de almacén es el proceso de la gestión logística que se encarga de la recepción,

almacenamiento y movimiento dentro del almacén hasta el punto previsto del consumo de
los elementos, además del análisis de los datos generados en el proceso. Se debe iniciar un
plan para que las actividades que se desarrollan en el almacén, se realicen cerciorándose
que se habiliten los espacios necesarios y asegurar la trazabilidad de los materiales dentro y
fuera del almacén identificando algunos de los productos.

Es importante aclarar que la gestión del almacén y la gestión de los Inventarios son
diferentes pero no independientes, pues la existencia del almacén necesita un inventario.

Algunos de los objetivos de un sistema de almacenaje son:

a) Rapidez de entregas.
b) Fiabilidad.
c) Reducción de Costos.
d) Maximización del espacio disponible.
La gestión del almacén tiene en cuenta:

a) Planificación y organización: La forma como realiza la distribución y el

almacenamiento, para ello se cuenta con un responsable.
 b) Recepción
c) Almacén
d) Información

VI. Conclusiones
Desarrollar un sistema de inventarios de tipo perpetuo en el almacén de la empresa
HIPERMAXI S.A., el cual permitirá hacer un seguimiento a todos los productos de entrada
o salida de la empresa, para así poder tener un estado financiero confiable.
VII. Referencias

Referencias
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Espinoza, O. (2011). Control de inventarios. Madrid: LA ENSEÑADA.

Fernandez, Rios, & Sanchez. (2018). Efectividad, eficacia y eficiencia en equipos de trabajo.
Colombia: Revista Espacios.

Gross. (2010). METOLOGIA DE LA INVESTIGACION. MEXICO: INTERNATIONAL EDITORIAL.

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MEXICO: McGRA W-HILL /INTERAMENRICANA EDITORRES S.A. DE C.V.

Medina Nogueira, D. (2017). Procesos y factires claves de la gestion del conocimiento. Cuba:
Revista ingenieria industrial.

Moguel. (2005). METOLOGIA DE LA INVESTIGACION. EDITORES.

Tantalean Odar, R. M. (2016). TIPOLOGIA DE LAS INVESTIGACIONES JURIDICAS. Cajamarca:

DERECHO Y CAMBIO SOCIAL.

Willian, L. (2010). Importancia del control de inventarios en la empresa. Peru: Actualidad

Empresarial.