DEFINIION DE SOFTWARE CONTABLE

• Se denomina como software contable a

aquellos programas relacionados con la
contabilidad que tienen como objetivo
sistematizar y hacer más fáciles las
tareas diarias de contabilidad. En otras
palabras, se considera software de
contabilidad a cualquier programa que
haga la vida más fácil a un contable.
EL FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE ES SENCILLO

• Se introduce la información necesaria para el

programa, como podrían ser pólizas, ingresos o
gastos de la empresa.
• El software utiliza toda esta información,
la ordena y extrae conclusiones y datos como
los inventarios, balances o nóminas.
• Utilizamos todos los resultados obtenidos en el
software para realizar las tareas de
contabilidad de una forma mucho más sencilla.
FUNCIONES QUE CUMPLE UN SOFTWARE CONTABLE

• Seguro que con la definición ya está empezando a

pensar en comprar un software contable, pero...
• ¿cuáles son sus verdaderas ventajas?
• ¿Qué funciones llevan a cabo y por qué se han
vuelto tan populares?
• Las funciones realizadas por este tipo de
programas se pueden contar por decenas, pero las
más importantes son las 6 que puede ver a
continuación.
1. FACILITA LA CONTABILIDAD EN LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

• Una pequeña o mediana empresa suele ir muy
justa de tiempo. No tienen un departamento
contable, como las grandes empresas y
multinacionales, y por lo tanto para ellos cada
minuto es oro.
• La llevanza de la contabilidad suponía una
enorme pérdida de tiempo o de dinero para
este tipo de negocios. O bien tenían que estar
horas y horas emitiendo facturas, pagando
nóminas o calculando cuánto tenían que pagar
de impuestos o contrataban a un gestor u
asesor que lo hiciera por ellos.
• Gracias a los programas de contabilidad ya eso
es historia. Hoy en día una pequeña/mediana
empresa puede gestionar su propia
contabilidad en muy poco tiempo gracias a
este software. Mientras que antes tenía que
introducir datos, hacer cálculos y extraer
conclusiones, ahora solo debe introducir los
datos y dejar al software trabajar.
 2. AUTOMATIZA LA CONTABILIDAD
La automatización del software permite que
muchas tareas mecánicas desaparezcan. Por
ejemplo, hasta la llegada de estos programas
había que emitir facturas una a una,
enviarlas por correo e incluso imprimirlas
para entregarlas en mano.
Con la tecnología de la que se dispone hoy en
día, cualquier software es capaz de guardar los
datos de sus clientes y generar una factura a
partir de otra creada anteriormente. Por
ejemplo, si tiene que cobrar 500 dólares todos
los meses a la misma persona, ese cobro se
puede automatizar. Al igual que el pago de
nóminas, el cálculo del pago de impuestos y
cientos de cosas más. Ya nada es manual.
Simplemente se introducen datos y el
programa los interpreta para darnos
soluciones rápidas.
 3. GUARDA TODA LA INFORMACIÓN EN LA NUBE

• Hasta hace unos años los softwares contables debían

ser instalados en un ordenador para poder usarlos. Eso
ya quedó obsoleto y, aunque muchos (sobre todo los
más avanzados) sigan requiriendo instalación, la
mayoría funcionan a través de Internet.
• Eso es una gran noticia porque guarda toda la
información que tenemos en el software en la nube.
No tenemos que tener cajas apiladas con cientos de
facturas ni una carpeta en el ordenador con ellas
(aunque esto si es más conveniente), ya que el propio
programa las guarda y clasifica.
 4. EVITA QUE COMETAMOS ERRORES

• Si hace los cálculos de forma manual o a través de una

plantilla de Excel, se está arriesgando a cometer errores.
Ni usted es una máquina ni Excel está configurado al
100%, salvo que sea muy bueno trabajando con plantillas
y macros, para gestionar su contabilidad.
• Los programas de facturación y contabilidad
interpretan los datos y detectan errores. Saben
perfectamente qué cantidades deben ir en cada lugar y,
en caso de ver algo inusual, le avisan y le notifican de
cualquier fallo.
5. POSIBILITA VER LA INFORMACIÓN EN CUALQUIER LUGAR

• Al guardar la información en la nube usted tiene

acceso directo a sus documentos y al propio
programa esté donde esté. No importa que sea
una tablet, un móvil o un ordenador, podrá
acceder.
• Esto puede parecer algo poco útil, pero si viaja,
realiza muchos negocios fuera del local de su
negocio o trabaja desde casa, supone una
comodidad extra a la que no se puede renunciar.
6. PERMITE TOMAR DECISIONES Y SACAR CONCLUSIONES

• El software contable interpreta los datos y extrae

todo lo que se necesita para poder saber en qué
estado está nuestra contabilidad. Al presentarlo de
forma ordenada, sin errores y con interpretaciones
propias del software, nos facilita la tarea de tomar
decisiones a raíz de la contabilidad.
• Ver de un vistazo un balance, las cuentas a pagar o un
inventario le hará conocer la salud financiera de su
empresa en cuestión de minutos. Antes había que
tomar largos procesos para conseguirlo, pero hoy
estos datos están disponibles en cuestión de
segundos.
 CARACTERÍSTICAS DE UN PROGRAMA CONTABLE

• ¿Qué tipo de características debe tener el

software contable ideal?
• ¿Qué debe de buscar antes de comprar o
contratar ninguno de ellos?
• Desde Gerencia tenemos claro que si un
software no cumple los siguientes 10
puntos, no merece la pena gastarse el
dinero en él.
 ADAPTABLE

• El software contable debe ser tan adaptable como la plastilina.

Cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por
lo que no se puede programar todo de la misma forma para
cada cliente.
• Es evidente que un freelance (trabajo autónomo) debe tener la
posibilidad de configurar el programa de una forma distinta a
la que la hace una pequeña empresa. El software de
contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su
"propio" software personalizado dentro del mismo.
• De nada serviría tener un programa contable con el que
enviemos documentos que nadie puede interpretar, ¿verdad?
 PERSONALIZABLE EN NIVELES DE USUARIO

• Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se

creen varias capas de usuarios con jerarquías. Es útil
que el software permita que haya un administrador y
varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar
ciertos datos.
• Por ejemplo, imagine poder dar acceso al
departamento de compras a la parte exclusiva para
añadir facturas de compra, mientras que al
departamento de ventas solo le permitiría crear
facturas con los ingresos que va recibiendo. De esta
forma se ahorra muchos errores.
CAPACES DE SOPORTAR MUCHA INFORMACIÓN

• ¿De qué serviría un software contable que

se bloquee si metemos 200 facturas de
forma instantánea? El programa debe ser
capaz de soportar cualquier subida de
información y de guardar todos los datos.
• En este caso hay muchos programas de
facturación online que cobran en función
del número de facturas emitidas, ya que
cuantas más emita más gasto les supone a
ellos.
FÁCILES DE USAR

• Si se utiliza el programa para facilitar la

contabilidad, no tendría mucho sentido que
fuera complicado. El software debe ser
intuitivo, muy fácil de usar y con una curva
de aprendizaje casi nula.
• Para que se haga una idea, cualquier
persona con un mínimo de conocimiento
debería ser capaz de usarlo. Y además, todo
el software debería estar apoyado por un
soporte y documentos de ayuda.
 GENERADORES DE INFORMES

• Si se limita a extraer datos que introducidos

y hacer cálculos, el programa no sirve para
nada. Necesitamos informes, conclusiones y
que nos aporte valor real más allá de los
datos.
• Huya de los programas que son simples
"calculadoras", para eso ya tenemos las de
toda la vida.
SEGUROS

• Como hemos comentado, la mayoría de

programas de contabilidad funcionan en la
nube. Eso hace que la seguridad sea un
punto primordial, pues está claro que no
queremos que nadie vea nuestras cuentas.
• Analice cuáles son los protocolos de
seguridad que lleva a cabo el software y
preste especial atención a este punto. Un
fallo de seguridad y todas sus cuentas
podrían verse al descubierto.
 ESCALABLES

• Aunque existan softwares especializados en

diferentes sectores como los freelances, grandes
empresas o las asesorías, el que usted compre debe
ser escalable. Si usted hoy trabaja solo, pero
mañana tiene una empresa de 20 empleados,
debería de poder seguir usando el mismo.
• Si piensa que va a crecer en un futuro y ve que su
programa de contabilidad no es escalable, es mejor
que busque otro para no tener que volver a aprender
a usar uno nuevo en el futuro.
COMPATIBLES

La última característica es la más evidente: si el

software de contabilidad no es compatible con su
sistema operativo o navegador preferido, no tiene
sentido que lo compre. Revise bien las
especificaciones técnicas antes de lanzarse a
hacerlo.
 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA PARA INSTALAR UN
SOFTWARE CONTABLE

• En la época en la que estamos actualmente es

raro que se utilice un ordenador que no cumpla
con los requisitos de un software contable. Aun
así, le indicamos cuáles son los mínimos y los
recomendados para que pueda asegurarse:
 REQUISITOS MINIMOS

•Sistema operativo: Windows XP en adelante.

•Procesador: 1 GHz.
•Memoria RAM: 1 GB.
•Disco duro: 3 GB de espacio (si es 100% en la
nube no es necesario).
•Monitor: 800x600.
•Conexión a Internet: LAN (no se recomienda
WiFi).
 REQUISITOS RECOMENDADOS

• Sistema operativo: Windows 7 en adelante.

• Procesador: Core i3.
• Memoria RAM: 4 GB.
• Disco duro: 10 GB de espacio (si es 100% en la
nube no es necesario).
• Monitor: 1024x768.
• Conexión a Internet: LAN (no se recomienda
WiFi).
CONTABILIDAD EN LA NUBE: VENTAJAS Y DESVENTAJAS

• La contabilidad en la nube ya no es una opción, sino una

realidad. Gran parte de las administraciones de casi todos los
países desarrollados funcionan a través de Internet e incluso ni
te dejan enviar nada físico ni entregarlo.
• En cuestión de unos años, lo más normal es que todo
funcione a través de la nube. Nos olvidaremos de cualquier
proceso físico relacionado con la contabilidad y pasaremos a
dejar todo en manos de nuestros softwares contables.
• Y eso, como todo en la vida, tiene ventajas y desventajas. Le
mostramos cuáles son.
 VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD EN LA NUBE
1. Posibilidad de compartir: El software contable
permite que las asesorías funcionen a través de
Internet y que el cliente pueda ver sus datos en
cualquier momento. El gestor puede subir avisos,
notificaciones y cualquier documento para que el
cliente lo tenga en pocos segundos.
2. Personalización: Anteriormente los software eran
estancos y no permitían personalizar nada. Si le
sobraban módulos del programa, no le quedaba más
que "soportarlos". Hoy en día todo eso es historia.
Los programas se adaptan a sus necesidades exactas
y se instalan y desinstalan módulos en la nube en
pocos minutos.
1. En cualquier lugar y en cualquier
momento: No importa dónde esté ni qué hora
sea del día, si tiene un software de contabilidad
puede acceder a todos sus datos en cualquier
momento. Muy importante, sobre todo teniendo
en cuenta que todavía algunos funcionan tan
solo a través de un solo ordenador.
2. Ahorro de costes: Antes se tenía que tener
infraestructura (equipos de ordenador y otras
instalaciones) dedicadas exclusivamente a los
programas de contabilidad. Ahora todo se
elimina al funcionar a través de Internet. Y
además el software cuesta menos al ser más
escalable su venta digital.
 DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD EN LA NUBE

• Desconfianza: Internet siempre ha generado mucho • Dependencia 100% de Internet: ¿se ha caído
respeto a la hora de subir datos privados y delicados. Internet? Se acabó, no podrá usar su software de
Todos creemos que los hackers están detrás de nosotros contabilidad. Antes dependía de que funcionara el
y que nos van a robar nuestros datos en cualquier ordenador, que es bastante más estable que Internet,
momento. La contabilidad en la nube, a pesar de su por lo que ahora cualquier corte en la conexión
gran seguridad, tiene ese riesgo que no tenían los puede suponer pérdida de datos o hacer imposible
softwares más antiguos. el acceder a ellos.
• Brecha digital: existe una denominada "brecha digital"
en la que se dividen a los usuarios acostumbrados a
usar ordenadores e Internet y aquellos que no. Para los
primeros esta evolución de la contabilidad es un alivio,
pero cualquier persona relacionada con la contabilidad
poco acostumbrada a estas temáticas estará perdida.
Supone una dificultad añadida y un aprendizaje extra.
 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR
LOS APLICATIVOS CONTABLES
• Trabajar a través de Internet con toda esta
clase de datos provoca mucho respeto entre
muchas personas. Como se ha comentado
antes, el hecho de tener toda la información
contable y fiscal en la nube puede asustar.
• Está claro que hay un riesgo de perder la
información que no existía antes cuando
utilizábamos cualquier elemento analógico
para gestionar la contabilidad: troyanos, virus,
fallos del sistema, fallos de Internet,
problemas con el proveedor del software,
desactualizaciones, borrado de archivos, …
Puede ocurrir prácticamente de todo.
• Sin embargo, todos estos posibles problemas
tienen una solución muy simple: las copias de
seguridad o backups. Cualquier software de
contabilidad debe realizar estas copias de
seguridad de forma automática y de manera
periódica.
• Además, debe ser muy simple poder generar tus
proas copias, importarlas, exportarlas y
guardarlas tanto en la nube como en un archivo
externo. Cuanta más seguridad haya, mejor.
 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR
LOS APLICATIVOS CONTABLES
• Los softwares contables vienen ya con estas
características de serie, por lo que no deberíamos
preocuparnos mucho por ello. Aun así, siempre es
importante revisar cómo guarda la información en la
nube, el número de backups qué hace y la frecuencia
con la que las hace.
• Otro elemento que funciona muy bien para asegurar la
integridad de los datos es el denominado sistema
redundante. Explicado de forma sencilla este sistema
viene a ser un “suplente” del sistema habitual que está
preparado para activarse en caso de fallo del principal.
• Este sistema lo único que hace es trabajar
cuando el principal deja de hacerlo. Imagine que
su disco duro se estropea o que se corta el
suministro eléctrico. En ese caso, el sistema
redundante seguiría trabajando y supliría al
principal hasta que este volviera a funcionar,
evitando la pérdida de datos y el trabajo
realizado.
• En resumen, antes de comprar un software debe
tener en cuenta las características de seguridad.
En caso de que no le permita hacer simples
backs o no las haga automáticamente, descártelo
sin pensárselo.
 RECOMENDACIONES A LA HORA DE ADQUIRIR UN
PROGRAMA DE CONTABILIDAD

• Si ha decidido por fin comprar su primer software

contable, lea este punto con atención. La popularidad de
este tipo de programas ha aumentado, ya que debido a la
"fiebre" del emprendimiento que hay en gran parte del
mundo cada vez más personas llevan su propia
contabilidad. Eso es bueno y malo a la vez: hay más
programas para elegir, pero también es más difícil
elegir el correcto.
• Por este motivo le daremos x recomendaciones que debe
de tener en cuenta antes de lanzarse a comprar:
 RECOMENDACIONES A LA HORA DE ADQUIRIR UN
PROGRAMA DE CONTABILIDAD
• Prueba gratuita: No se lance a pagar de manera
automática sin saber qué es lo que hay dentro. Pida
una prueba de 15 días como mínimo y analice
desde dentro si lo que ve le gusta o no.
• Soporte al cliente: Detrás de un gran software hay
un gran soporte técnico que actualiza el programa y
ayuda a sus clientes. Si no prestan servicio técnico
por teléfono, email o chat, descarte el programa.
• Solución a medida: Como hemos dicho, hay
muchos tipos de software dedicados a diferentes
públicos. Si es una asesoría, busque un software
que le permita trabajar con sus clientes y sea muy
avanzado, pero si es un freelance busque uno fácil
de usar y que le permita ahorrar tiempo.
• Precio: Por mucho que quiera trabajar con un software, si
no se lo puede permitir no podrá comprarlo. Fije un
presupuesto para el software y busque la mejor solución
dentro de su rango de precios. Incluso hay softwares de
contabilidad gratis, pero le costará más encontrar uno
actualizado y que funcione bien.
• Experiencia: Al haber tantos softwares, nacen y mueren
bastantes con regularidad. Intente contratar uno que tenga
cierto recorrido y que sepa que no va a dejar de
actualizarse en un mes porque simplemente era "una
prueba para ver si había mercado para mi software". Si
tiene que cambiar a otro, perderá tiempo en acostumbrarse
a utilizarlo.
• Ahora le toca a usted: ¿Qué software contable va a elegir
 AHORA LE TOCA A USTED: ¿QUÉ SOFTWARE
CONTABLE VA A ELEGIR?
• Tras esta guía de más de 3.000 palabras
debería de tener claro todos los detalles y
estar preparado para comprar el software
más adecuado. Si lo hace, nos encantaría
que dejara un comentario para saber
cuál ha elegido y por qué.
• Y por supuesto si le queda alguna duda o
tiene alguna sugerencia, solo tiene que
decirla. Estaremos encantados de actualizar
esta guía con todo el contenido de utilidad
que puedan proponernos.
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que debe saber
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GRACIAS