10 Ventajas de Utilizar un Software

Contable en la Nube
 12 Mayo 2017

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La utilización de un software contable es esencial y requerido por ley para todo
negocio, sin importar su tamaño. Por tal motivo, una de las principales decisiones de
una PYME consta en seleccionar el tipo de software con la que operará su negocio
desde el punto de vista financiero y fiscal.
Para atender su contabilidad, las PYME suelen asesorarse de un contador externo que
atiende a múltiples empresas pequeñas. Este asesor contable, además de proveer
consultoría financiera y contable como tal, muchas veces facilita también el uso de un
software propio para llevar la contabilidad de un negocio. El problema con este
esquema donde el software pertenece y reside con el contador, es que separa la fuente
de la información (el negocio que genera transacciones) del repositorio de la
información (el software que un contador tiene en su oficina para sumarizar las
transacciones y convertirlas en reportes gerenciales).

Lo anterior causa un grave problema: cuando el empresario debe tomar una decisión en
su negocio para la cual necesita información financiera y contable, se ve obligado a
acudir a su contador, quien, al atender decenas de clientes, no siempre puede responder
con la prontitud necesaria al pedido de información.  Lo anterior genera una
desconexión que obliga al empresario a tomar decisiones sin información oportuna o
actualizada, a gran riesgo para su empresa.
Para superar este inconveniente, se han venido desarrollando plataformas en el mundo
—y más recientemente en Latinoamérica—que permiten operar un programa contable
desde internet, o desde la “nube”.  Por definición, una plataforma en la nube es aquella
que puede ser utilizada desde cualquier lugar, siempre y cuando el usuario cuente con
un navegador y acceso a la web. Son muchas las ventajas de operar un software
contable web o en la nube, incluyendo una notable mejora en el acceso a la información
para el gerente.

A continuación les compartimos 10 ventajas de los software contables en la nube:

1. Al operar en la nube el empresario tiene toda la información contable,

financiera y operativa directamente en sus manos, en línea y en tiempo
real. Al estar en la nube, un software se vuelve fácilmente accesible en cualquier
momento y desde cualquier lugar.  De esta manera, el empresario puede leer un
reporte financiero que involucra hasta la última transacción hecha en la empresa
(aún estando de vacaciones en otro país!).  Lo anterior garantiza que el
empresario: 1) tiene acceso a la información consolidada de su empresa (aun la de
ventas generadas en otras ciudades o establecimientos); 2) tiene información
relevante y fresca para tomar decisiones de negocio, minuto a minuto, sin tener
que depender de que se la envíe su contador o asesor financiero.
2. Un software contable en la nube también le conviene al contador, quien
ahora puede asesorar al empresario más ágilmente, evitando
desplazamientos innecesarios o re-procesos. De similar manera, a través de un
software en la nube un contador puede ingresar a la plataforma de su cliente sin
necesidad de desplazarse físicamente donde éste, sabiendo que la información que
 encuentra en la nube es la más fresca y actualizada.  De esta manera, el contador
puede interpretar cifras y datos de su cliente sin importar donde esté, y puede
también apoyar a su cliente, si es del caso, vía telefónica o vía teleconferencia,
mejorando así su disponibilidad para el empresario.  Adicionalmente, los software
contables en la nube son construidos de tal forma que la información que
se ingresa no se tiene que re-digitar en el sistema de la empresa y luego en el del
contador, puesto que un mismo sistema integrado debe poder operar la
facturación, los inventarios, la venta POS, los reportes y la contabilidad.  Esto
disminuye la carga de trabajo para el contador, quien en vez de pasársela
imputando comprobantes contables manualmente, se ahorra trabajo manual y
libera tiempo para ser más estratégico al momento de asesorar a su cliente.
3. Un software contable en la nube optimiza y flexibiliza los costos de
licenciamiento de la tecnología para las PYME.  Los softwares tradicionales
que deben ser instalados “en sitio” normalmente requieren la compra de una
licencia costosa, la cual se paga toda por adelantado, normalmente en una sola
cuota (o en muy pocas cuotas).  Esta licencia consume preciado capital de trabajo,
que bien hubiese podidousarse en la compra de activos de inventario o en
inversiones acorde al objeto principal del negocio.  Un software en la nube, por el
contrario, normalmente se licencia bajo un esquema de “software como servicio”,
el cual opera bajo el pago de cuotas mensuales bastante razonables por uso de la
plataforma (similar a un plan de subscripción por celular).  Debido a lo anterior:
1) el software en la nube se considera un gasto y no un activo, bajando la base
impositiva de la empresa; 2) la empresa aliviana su inversión o la difiere en
cómodas cuotas mensuales, lo cual es positivo para su flujo de caja, y libera
capital para invertir en el core del negocio en sí; 3) adicionalmente, la empresa
puede cambiar de plan o tipo de suscripción (por ejemplo, comprar más o menos
usuarios para el sistema, etc.) cuando lo estime conveniente, o cancelar el servicio
si es del caso (el cual opera normalmente sin límites de permanencia) —todo lo
anterior muestra como los esquemas de uso de software en la nube son mucho
mas amables y flexibles que el licenciamiento tradicional.
4. Un software contable en la nube permite una más rápida y fácil expansión
geográfica para una empresa en crecimiento. Al expandirse geográficamente a
más de un punto de venta o establecimiento comercial, las PYMES comienzan a
perder el control de sus negocios, puesto que el gerente ya no puede
personalmente monitorear lo que ocurre en dos lugares diferentes.  Si bien este es
un costo obligado que se paga por el crecimiento, un buen sistema contable en la
nube permite que un gerente administre su empresa con total visibilidad de lo que
ocurre en sus múltiples establecimientos.  Esto gracias a que los sistemas
contables en la nube guardan y consolidan  la información de todo lo que ocurre
en un negocio en un servidor central, el cual puede ser accedido por cualquier
persona, en cualquier momento, desde cualquier lugar del mundo (vía internet). 
Adicionalmente, a la hora de abrir un nuevo punto de venta, el empresario no
tiene que salir a comprar costosos equipos (servidores, routers, licencias de bases
de datos) o desplegar redes de comunicación engorrosas (redes LAN locales)…
Por ser un sistema en la nube, el empresario simplemente contrata una conexión a
internet para su nuevo punto de venta, y con esta su nuevo local ya puede operar
desde el día uno.
5. Un software en la nube ayuda a que el empresario se mantenga más
actualizado con las leyes fiscales y contables de su entorno, evitando costosas
multas. Cada vez que se genera un cambio de ley, las aplicaciones en-sitio deben
 ser actualizadas prescencialmente, reinstalando el software en la máquina que se
encuentra físicamente dentro del establecimiento desde donde opera un negocio. 
Esto requiere el desplazamiento de un operario, y normalmente tiene un costo
adicional.  Un software en la nube, por el contrario, permanece actualizado en
todo momento, ya que sus actualizaciones son desplegadas centralmente por el
proveedor a aquellos servidores en la nube que atienden a todos los clientes por
igual.  Por tal razón, un empresario que opera un software contable en la nube
duerme tranquilo sabiendo que si su proveedor es juicioso para actualizar la
plataforma, el o ella siempre estará cumpliendo la norma legal, sin tener que
agendar engorrosas y costosas citas de actualización.
6. Manejar una empresa con un software contable en la nube es más
económico que utilizar un software tradicional “on premise” o “en
sitio”.  Los software tradicionales requieren de una infraestructura local para
operar que debe ser periódicamente mantenida.  Lo anterior implica la
contratación de ingenieros especializados que desplieguen un mantenimiento a los
equipos, al menos de manera mensual, so pena de tener una pérdida de
información debido a una falla técnica.  Los software en la nube, por el contrario,
no requieren de ningún tipo de mantenimiento… se corren en el “browser” de un
computador, y ya.
7. Operar un software contable en la nube produce un Retorno sobre la
Inversión (ROI) mucho más rápido para el negocio. La instalación de un
software en sitio requiere de compra de equipos, despliegue de cableado
estructural, instalación de bases de datos y otros trámites pesados que se eliminan
completamente cuando se despliega un software contable en la nube.  Instalar un
software contable en la nube es tan sencillo como prender un computador con
acceso a internet y utilizar un navegador gratuito —por ejemplo Google Chrome
—para accederlo.  Además, debido a que la configuración del software es central,
no se requiere re-configurar la plataforma cada vez que se instala el software en
un nuevo punto de venta o establecimiento, lo que acelera aún más el retorno
sobre la inversión en tecnología.
8. El software contable en la nube garantiza un manejo más seguro de la
información. Los datos que produce un software contable en una empresa son
críticos tanto para conocer el estado de un negocio como para evidenciar a las
autoridades fiscales el tamaño de una operación y cuantos impuestos se deben
pagar.  Son tan delicados estos datos que las leyes de todo país establecen una
obligatoriedad de por cuanto tiempo deben ser guardados.  Por lo anterior, no es
fiable para una empresa mantener una única copia de los datos de operación
(facturas, órdenes de compra, informes financieros, balance, P&G, etc) en una
única máquina.  Esto tradicionalmente obligaba a las PYME a contratar costosos
servicios de back-up (o respaldo) de su información, los cuales deben ser
operados por terceros especializados que físicamente visitan el sitio para copiar la
información y almacenarla en un lugar seguro.  Por el contrario, la infraestructura
en la nube permite generar copias de seguridad en tiempo real, garantizando que
la información más preciada de un negocio siempre perdure y no se vea afectada
por fallas comunes como tormentas eléctricas, robos de equipos o un problema en
un disco duro.
9. Un software en la nube permite mejores y más robustas integraciones con
otros ecosistemas de tecnología. Una empresa, por pequeña que sea, puede
necesitar varias plataformas de software para resolver todas sus necesidades. 
Además de un software contable, por ejemplo, puede requerir un un CRM, una
 plataforma de e-commerce, y un software logístico o de producción.  Los
software en sitio son supremamente complejos de integrar entre sí, y requieren de
alta ingeniería y conexiones especiales para hablar con otras plataformas (lo cual
hace que las integraciones de los mismos tenga un costo prohibitivo para una
PYME).  Por el contrario, los sistemas en la nube son desarrollados para ser más
abiertos, y contienen APIs (o conectores) que facilitan su integración con otros
sistemas.  Así, si bien se requiere de algún esfuerzo para integrarlos con otras
plataformas, éste es mínimo comparado con el escenario tradicional, y permite a
un a PYME gestionar y orquestar su infraestructura tecnológica de mejor manera.
10. Las plataformas en la nube proveen mejores defensas contra hacking y
otros ataques informáticos.  Para las casas de software, es más fácil mantener
una plataforma en la nube actualizada y con todos los “parches” de seguridad
aplicados, que hacerlo con una plataforma en-sitio.  Esto debido a que los
sistemas “on site” requieren de una visita presencial para ponerlos al día, lo cual
es engorroso y —si una casa de software tiene miles de clientes—se puede tardar
semanas para actualizarlos todos.  En cambio, una plataforma en la nube puede
ser actualizada centralmente al mismo tiempo para todos los clientes, asegurando
que se encuentre vigente y protegida.  Lo anterior redundan en que las
plataformas en la nube sean más seguras y blindadas frente a virus y otros ataques
que aquellas que residen en un PC o servidor local.
Como conclusión, desde todo ámbito el software contable en la nube es beneficioso para
acelerar el crecimiento de las PYMES y robustecer su tecnificación, eficiencia y
eficacia.  Ahora bien, otra cosa también es cierta: la profesión contable es de naturaleza
conservadora, y muchas oficinas de asesores contables probablemente no tomarán el
liderazgo de comenzar a ofrecer sus servicios soportados en plataformas que operan vía
Internet.
Por tal motivo, corresponde a los dueños y empresarios de cada negocio asumir el
liderazgo de pedir que el software contable para SUS NEGOCIOS sea moderno y
desplegado a través de la nube… Si el empresario, que es el cliente, lo exige, el
contador, que es el proveedor del servicio, lo proveerá…

¡Los invitamos entonces, colegas emprendedores y empresarios, a que se monten al tren

de la tecnología y exijan a sus asesores contables que estos les recomienden o provean
herramientas de punta, de las que ustedes se beneficiarán!

Acerca del Autor: Este artículo fue escrito por Alejandro Vásquez, Director de

Mercadeo de Loggro. Loggro es un Software Contable en la Nube que te permite
controlar Inventarios, Facturación, Contabilidad y POS de manera fácil y poderosa.