La solución ante los bandidos del

tiempo
Cómo recuperar el tiempo robado que no sabía
que tenía
(The Time Bandit Solution: Recovering Stolen Time You Never
Knew You Had)
Edward G. Brown
Greenleaf Book Group © 2015
248 páginas
[@] getab.li/25975
Libro:
 

Rating Ideas fundamentales

7
8 Aplicabilidad • Las interrupciones hacen que los empleados desperdicien entre el 40% y el 60% del
tiempo laboral.
7 Innovación
7 Estilo • Este desperdicio de tiempo tiene un costo de US$588 mil millones cada año a las
empresas de Estados Unidos.

• Entre los bandidos del tiempo, responsables de esas interrupciones, se encuentran

  clientes, jefes, colegas, amigos y familiares.
Enfoque • Usted siempre será su propio bandido del tiempo más codicioso.
Liderazgo y Gestión • Muchos empleados creen que los bandidos del tiempo controlan su tiempo.
Estrategia
Ventas y Marketing
• Usted trabaja y vive en una cultura de la interrupción.
Finanzas • Las interrupciones tienen como consecuencia empezar de nuevo, perder el impulso,
Recursos Humanos corregir y las manifestaciones de ansiedad, como irritabilidad y cansancio mental.
TI, Producción y Logística
• Aprenda a aprovechar al máximo el bloqueo de tiempo: escoja periodos específicos en
Desarrollo Profesional
los cuales los bandidos del tiempo no puedan interrumpir su trabajo.
PYME
Economía y Política • Dele bonos a los empleados cuando estos tengan mejoras de productividad derivadas de
Industrias
los tiempos bloqueados.
Negocio Global • Utilice el bloqueo concentrado para maximizar su concentración.
Conceptos y Tendencias

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Relevancia
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¿Qué aprenderá?
En este resumen usted aprenderá:r1) Cuán serio se ha vuelto el problema de las interrupciones en el trabajo en Estados
Unidos; 2) Cómo identificar a los bandidos del tiempo y sus comportamientos; 3) Cómo evitar las interrupciones
y 4) Cómo utilizar el bloqueo de tiempo y el bloqueo concentrado para mejorar su productividad.
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Reseña
Pese a que el autor Edward G. Brown se crio en un entorno humilde en el este del Bronx, ha tenido una carrera
exitosa en la que ha manejado a celebridades de Hollywood –entre ellas, el cantante hawaiano Don Ho–, ha
sido propietario de restaurantes y clubes nocturnos, ha producido éxitos musicales y colaboró con Roy Rogers.
Brown, cofundador de Cohen Brown Management Group, aprendió de manera autodidacta a gestionar sus diversas
actividades profesionales, las cuales son, a menudo, muy estresantes. El autor basa su programa de gestión del tiempo
en sus experiencias laborales y personales, así como en los campos académicos de la teoría de la gestión, la psicología
y la sociología. Aunque a veces se enfrasca en detalles demasiado extensos, getAbstract recomienda el efectivo
programa de Brown sobre la administración del tiempo y sus buenas ideas referentes a evitar las interrupciones y
gestionar sus horarios laborales. Su excelente presentación hace de este libro una opción ideal para cualquier persona
que desee trabajar de manera más eficiente.
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Resumen
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Los ladrones de tiempo
Algunos bandidos no se llevan el dinero o las joyas; le roban su tiempo. Estos bandidos
del tiempo interrumpen el desarrollo de su trabajo y le roban fragmentos de su día. Entre
getabstract ellos se encuentran sus clientes, colegas, supervisores, amigos y familiares. Pero si usted es
“Somos nuestros
peores bandidos del como la mayoría, entonces usted es su peor ladrón de tiempo. Y aunque no sea su intención,
tiempo. Con tan solo probablemente usted le roba tiempo a sus colegas. No se sienta mal: los demás también son
negarlo, ya mostramos
la conducta de los bandidos del tiempo.
adictos que aseguran
que pueden parar en
cualquier momento. No El robo de tiempo y las interrupciones en el trabajo son un problema serio. En el acelerado
quieren aceptarlo. ¿Y mundo de los negocios, en el que muchos empleados deben encargarse de su propio trabajo
usted?”
getabstract y del trabajo de los que fueron despedidos, el tiempo es un valioso producto básico.
Saturados con grandes cargas de trabajo, muchos de los empleados se sienten como Sísifo,
tratando en vano de empujar su enorme roca hasta la cima de la colina por toda la eternidad.
Todos tienen una queja en común: “¡Tenemos tanto que hacer, pero no el tiempo suficiente
para llevarlo a cabo!”

getabstract Energía, esfuerzo y tiempo desperdiciados

“Todos hemos
sido culpables de Las interrupciones provocan que los trabajadores pierdan entre 40% y 60% de su tiempo
robarle tiempo a diario, semanal, mensual y anual. De acuerdo con el analista Jonathan B. Spira, las
quienes nos rodean al
interrumpirlos cuando interrupciones representan un costo de US$588 mil millones para las empresas de Estados
intentan llevar a cabo Unidos. Y el tiempo tiene un mayor valor ahora que en cualquier otro momento de la
alguna tarea”.
getabstract historia. Pese a la gravedad del problema, la mayoría siente que no puede hacer nada
respecto a los elementos interruptores; considera que están a su merced. Se encoge de
hombros y dice: “Otros manejan mi tiempo; no yo”. Las interrupciones son tan solo la fase
inicial del problema de la pérdida de tiempo. Hay otras complicaciones que surgen de la
diaria arremetida de interrupciones:

La solución ante los bandidos del tiempo                                                                                                                                             getAbstract © 2016 2 de 5

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 • Empezar de nuevo – Después de una interrupción, la mayoría se pregunta: “Bueno,
¿dónde estaba?” cuando retoma su trabajo. Recuperar el tiempo perdido conlleva más
tiempo y esfuerzo.
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“Si no controlamos
• Perder el impulso – Usted trabaja con ímpetu cuando está concentrado. Las
las interrupciones, no interrupciones minan su concentración y lo obligan a empezar de nuevo.
podemos controlar • Corregir – Las interrupciones provocan que se distraiga, lo que genera errores. Para
nuestro tiempo. Y si no
controlamos nuestro corregirlos, necesita aún más tiempo.
tiempo… simplemente • Manifestaciones de ansiedad – A nadie le gustan las interrupciones, que conducen a
no podremos controlar
nuestras vidas”. una serie de efectos negativos, entre ellos, cansancio mental, irritabilidad, pérdida de
getabstract concentración, menor eficiencia y baja productividad.

La cultura de la interrupción
En el ámbito laboral actual existe una alta cultura de la interrupción. Sus colegas piensan
que pueden interrumpirlo en su trabajo sin más ni más. Las interrupciones son tan comunes
que algunos se vuelven adictos a ellas. Los empleados hacen suyos los intereses de sus jefes
getabstract y colegas y tratan de complacer a todos. Asumen nuevas tareas a pesar de tener una gran
“El bloqueo de tiempo carga de trabajo. Responden correos electrónicos y mensajes de texto al instante.
no funcionará si no hay
acuerdos en los que
se comprometan, de Ansiedad generada por la interrupción
manera genuina, los
elementos interruptores Dado que estos empleados son fieles a la cultura de la interrupción, sufren de ansiedad.
(bandidos del tiempo) Los síntomas incluyen sentimientos de frustración, rechazo, desmotivación, inseguridad
y las personas
interrumpidas”.
y agotamiento físico y mental. En conjunto, esos síntomas generan una sensación de
getabstract desesperanza: los empleados –ansiosos por complacer– ya no son capaces de creer que
pueden hacer algo para evitar las interrupciones de los bandidos del tiempo que arruinan
la productividad de todo el mundo.

Soluciones
No todo está perdido: usted puede tomar medidas productivas para detener las
getabstract interrupciones. Trate de negociar con los bandidos del tiempo. Consiga que cooperen y
“Bajo ninguna dejen de irrumpir. Recupere su tiempo a medida que mejora sus habilidades para gestionar
circunstancia improvise
con sus bandidos relaciones. Usted debe dominar dos importantes principios para administrar el tiempo: el
del tiempo. La bloqueo del tiempo y el bloqueo concentrado.
improvisación es para
los cuentos a la hora
de dormir y para los Bloqueo del tiempo
juegos de mesa”. Destine bloques de tiempo para concentrarse en el trabajo; horas que usted aparta mediante
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un bloqueo del tiempo, de modo que nadie lo interrumpa. Durante esos periodos, usted
trabaja libre de interrupciones. Coloque un aviso en la puerta de su oficina que diga
“Bloqueo de tiempo. Favor de no molestar”.

Entre las reglas que se sugieren para bloquear el tiempo está la de establecer al menos
una hora diaria de trabajo ininterrumpido. Consiga que todos estén de acuerdo en respetar
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los periodos bloqueados de los demás, incluidos clientes y jefes. Asegúrese de que todos
“Existe una buena entiendan plenamente el concepto del bloqueo del tiempo, su propósito y cómo funciona.
razón por la que a la
mayoría de la gente
Por ejemplo, los empleados pueden cubrir a los colegas que se encuentran en un periodo
no le gusta planificar: bloqueado. Dele bonos a sus empleados cuando mejoren su productividad.
¡acabamos siendo
responsables de nuestro
plan!” Puede llegar a acuerdos de bloqueo del tiempo con sus colegas; sin embargo, a sus clientes
getabstract no puede decirles: “En este momento no puedo hablar con usted; estoy en un bloqueo del
tiempo”. Proponga a sus clientes, de manera respetuosa, un bloqueo del tiempo; pero no
insista. Explíqueles que ese sistema le permitirá darles un mejor servicio. Desde luego, esas
propuestas deben ser negociadas.

La solución ante los bandidos del tiempo                                                                                                                                             getAbstract © 2016 3 de 5

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 Válgase de un programa piloto para poder venderles el concepto de bloqueo del tiempo a
sus jefes, clientes y colegas. Demuestre sus beneficios. Si maneja las cosas de esta manera,
podría reducir, e incluso eliminar, el temor a lo desconocido que acompaña a todo lo nuevo.
Prepárese para las objeciones, de las cuales, la mayoría caerá en alguna de las siguientes
getabstract categorías: “no es necesario”, “desconfianza”, “inconveniente” y “no entiendo”. Esté listo
“Saber qué decir es una
habilidad comunicativa. para responder. Ya sea que negocie los detalles de su bloqueo del tiempo con sus jefes o
Sin embargo, saber con los clientes, jamás improvise con su propuesta. Escriba un guión y practique. Ensaye
cómo decirlo es un
arte”. varias veces.
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Asegúrese de que su propuesta también beneficie a otros a su alrededor –clientes, colegas,
jefes– cuando bloquee su tiempo. Dígales, por ejemplo: “Bloquear tan solo una hora al día…
puede incrementar mi productividad hasta en un 30%”. Cuando haga su presentación, hable
con sinceridad, sonría, sea amable, utilice un lenguaje corporal adecuado y sepa escuchar
a sus interlocutores.

getabstract Un acuerdo mutuo representa una extensión y elaboración formal de la propuesta de

“Escribir un guión
es una disciplina bloqueo del tiempo entre usted y sus gerentes. A modo de contrato estratégico, expresa los
del comportamiento términos de su propuesta específica. Explica qué es el bloqueo de tiempo y cuantifica sus
diseñada para
organizar lo que debe beneficios. Asegúrese de incluir frases como “usted, como mi empleador, y yo, como su
desarrollar y ensayarlo empleado, acordamos el siguiente…”. Firme el acuerdo que también deben firmar su jefe
como una condición
previa para transmitir o jefes.
una propuesta atractiva
y persuasiva”. Bloqueo concentrado
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Cuando sus colegas, jefes y clientes acepten su plan de bloqueo del tiempo, utilice de
manera plena y productiva esos periodos mediante el bloqueo concentrado, es decir,
“concentración enfocada y orientada”. Quizá le resulte difícil llegar a este nivel de
concentración, y la tecnología en línea, como los teléfonos inteligentes y otros dispositivos,
le dificulten aún más mantenerse concentrado. Para lograr el bloqueo concentrado, utilice
getabstract las seis técnicas del proceso de higiene mental:
“Mostrar sinceridad
no es un recurso
natural sino un rasgo 1. Trascienda su entorno – Olvídese de los factores externos que interfieren con usted
del carácter. Se
puede aprender como
y no permita que en su lugar de trabajo haya ruido de fondo, calefacción o aire
cualquier otra virtud, acondicionado insuficiente y otras deficiencias ambientales. Piense en circunstancias o
como la empatía, el eventos agradables.
respeto, la generosidad
y la amabilidad”. 2. Aceptación constructiva – Para lidiar con defectos o deficiencias inevitables, acéptelos
getabstract como parte de su realidad y luego pase a las cosas que sí puede controlar.
3. Visualice el yo ideal – Cuando las distracciones entran a su cabeza, piense en otra cosa
de manera positiva. Utilice la popular técnica de visualización que adoptan muchos
atletas: verse a sí mismos triunfando.
4. Afirmación positiva – El psicólogo Emile Coué solía expresar una afirmación a diario
para estimular el ánimo: “Todos los días, al levantarme, voy a sentirme mejor y mejor y
getabstract mejor en todos y cada uno de los sentidos”. Utilice su propia y especial afirmación para
“La administración
del tiempo… fomenta
lograr sentirse bien. Esto hará que su cuerpo genere una descarga de adrenalina cada vez
la confianza en uno que exprese dicha afirmación. Esto es condicionamiento pavloviano positivo.
mismo, la autoestima, 5. Contragolpe psicológico – Muhammad Alí, el excampeón de boxeo en la categoría de
la satisfacción
laboral…y genera peso pesado, era un tremendo contragolpeador. Cuando un contrincante lo golpeaba,
gratitud de parte de los le devolvía el golpe de inmediato y esto ponía nerviosos a sus adversarios. Utilice una
clientes y colegas”.
getabstract técnica similar de contragolpe mental para mantener la mente despejada y enfocada.
Cuando algún pensamiento negativo atraviese por su cabeza –por ejemplo, “No puedo
terminar el proyecto, me estoy agotando”–, de inmediato dé un contragolpe mediante
una afirmación positiva, por ejemplo, “Sí, claro que puedo”.

La solución ante los bandidos del tiempo                                                                                                                                             getAbstract © 2016 4 de 5

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 6. Cambie su chip interno – En el cerebro se dan patrones neuronales arraigados que
se traducen en hábitos que, a su vez, dan lugar a comportamientos tanto buenos como
malos. Cuando surja algún comportamiento inadecuado durante un periodo de bloqueo
de tiempo –por ejemplo, soñar despierto–, sustitúyalo por uno adecuado. El autor Arthur
Brown utilizaba esta táctica para mantener la cabeza agachada durante un balanceo de
getabstract
“La decisión golf. Su maestro de golf colocaba un centavo junto a la bola y le decía a Brown que
desinformada fijara la vista en la moneda, y no en la bola, mientras se balanceaba. Utilice un proceso
es peligrosa; la
deliberación, siempre similar para reprogramar su cerebro, de modo que trabaje para usted y no en su contra.
y cuando no sea Reemplace los patrones neuronales negativos por unos positivos.
paralizante, es una
virtud subestimada”.
getabstract Gracias a los bloqueos de tiempo, usted contará con más tiempo para pensar y trabajar.
Enfóquese en sus prioridades más importantes: sus pocas tareas cruciales, en lugar de sus
muchas tareas menores. Realice más tarde las tareas menores. Centrarse en sus pocas tareas
cruciales aumenta su productividad y mejora sus resultados laborales diarios.

Qué, cómo, quién, cuánto y para cuándo

Cuando no tenga tareas cruciales pendientes, ahorre tiempo al agrupar tareas similares y
repetitivas. El “procesamiento por lotes”, un viejo término informático, le ayuda a cobrar
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“Incluso en el teléfono, impulso. Quizá usted sea una persona que funciona mejor por las mañanas. Realice sus
es posible detectar una tareas más exigentes en el momento en que tenga mejor disposición. Para organizarse,
sonrisa y esta tiene un
efecto: puede calmar planee su trabajo con detalle su trabajo mediante los siguientes pasos:
los temores, apaciguar
el enojo, expresar
compasión, ablandar
• Qué – Defina el trabajo que necesita llevar a cabo.
la resistencia y generar • Cómo – Reflexione cómo lo llevará a cabo.
confianza”. • Quién – Determine a quién necesita para hacer el trabajo.
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• Cuánto – Haga una lista numerada de las diversas tareas que comprenden el trabajo.
• Para cuándo – Establezca fechas iniciales y finales.

Los planes son inútiles si no hay acción. Escriba los pasos que debe seguir para cumplir con
sus metas. Elabore sus planes lo más detallados posible. Por ejemplo: hacer el lunes la tarea
A de las 8 a.m. a las 9 a.m., la B de las 9 a.m. a las 10 a.m. y la C de las 10 a.m. a las 11 a.m.
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“Vivimos en una Planee el resto de los días de la semana con el mismo nivel de detalle. No deje huecos en
cultura en la que su calendario. Una vez que lo haya completado, compártalo con su jefe, para que también
nuestro tiempo pocas
veces nos pertenece, en él o ella se asegure de que usted se enfocará en las tareas y metas correctas, y compártalo
la que los momentos con sus colegas para que estén disponibles cuando se les necesite.
de tranquilidad
se confunden con
ocio y en la que las Comparta la filosofía y los principios del bloqueo de tiempo
interrupciones ya no
tienen el estigma de
También sus colegas y su empresa pueden beneficiarse del bloqueo de tiempo. Una vez que
descortesía o ruptura”. domine las prácticas, procedimientos y procesos, enseñe a otros cómo hacerlo. Incluya la
getabstract elaboración de guiones y juegos de roles en su capacitación. Cuando hayan entendido los
principios básicos, pídales que pongan en práctica sus planes en donde realmente cuenta:
el ámbito laboral. Supervise sus actividades, dé seguimiento a sus resultados y, al final,
pídales que le den un informe.
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Sobre el autor
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Edward G. Brown es cofundador de Cohen Brown Management Group, entre cuyos clientes se encuentran Wells
Fargo, Bank of America, Citibank, Prudential Life y Merrill Lynch.

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