PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Versión 1.0

Fecha de elaboración:
Código: CP – PR - 001
12/10/2021

TABLA DE CONTENIDO

Pág.
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. RESPONSABILIDAD 3
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4
5. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6
6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 6
6.1 Solicitud y búsqueda de proveedores en el mercado 6

6.2 Filtro inicial de nuevos proveedores 6

6.3 Criterios de evaluación inicial para la selección 7
6.4 Evaluación y reevaluación 9
7. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN 12
a. Control de los Cambios 13
b. Control de firmas
8. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 13
9. ANEXOS 14

1. OBJETIVO
Asegurar la calidad, la seguridad, confiabilidad y sostenibilidad de los productos y servicios suministrados externamente a través de la selección, evaluación

y reevaluación de los proveedores de Metaloffice con el fin de asegurar que el producto cumpla con los requisitos establecidos y así crear una relación de

mutuo beneficio entre la empresa y sus proveedores, como también, asegurarse de la sostenibilidad de los productos suministrados y a su vez la seguridad

y confiabilidad de servicios que se puedan solicitar y generen un impacto en los sistemas integrados de gestión de Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud

Ocupacional.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las actividades de selección, evaluación y reevaluación de los proveedores potenciales o vinculados con Metaloffice.

3. RESPONSABLES

El Gerente Producción de la organización será responsable de revisar y actualizar este documento, como también de su distribución, divulgación y

aplicación por parte de los empleados y colaboradores de la organización. Como resultado de la revisión, se llegue a producir una nueva versión del

procedimiento, el cual será aprobado por el mismo.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para efectos de este procedimiento, se establecen las siguientes definiciones:

Proveedor: Organización que proporciona un producto o un servicio.

Cotización: Formato mediante el cual se selecciona el proveedor y se especifican las condiciones comerciales.

1
 METALOFFICE Código: CP-PR-003

Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y
Fecha de elaboración:
CONTRATISTAS 12/10/2021

Página 2 de 8

Selección de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base a

unos criterios de selección específicos.

Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un

proveedor, durante la ejecución del contrato.

Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un proveedor y se le realiza seguimiento al contrato.

Recalificación: Solicitud que hace el proveedor para corregir el resultado de la calificación, obtenida en la evaluación de proveedores.

Factura: Documento Fiscal entregado por el proveedor como prueba de que éste ha suministrado un producto o servicio determinado a un precio dado;

representado un derecho de cobro a favor del proveedor.

Orden de Compra de Bienes y/o Servicios o Contrato: Es el documento en el cual se especifica la información de compras necesarias para que el

proveedor pueda suministrar el producto o servicio que se está solicitando y cumplir con todas las condiciones de entrega que son requeridas.

Disponibilidad presupuestal: Refiere el valor monetario determinado para ser ejecutado en un objetivo específico y garantiza su reserva para tal fin.

Seguimiento: Determinación del estado de un sistema, un proceso, un producto, un

servicio o una actividad.

Actividad: Son todas aquellas tareas o labores asociados a la ejecución de los procesos.

Aprobación: Aceptación de un documento para su implementación en el Sistema Integrado de Gestión.

Objetivo: Resultado a lograr.

Parte interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por las actuaciones o resultados de las actividades realizadas de una organización, ya sean de

índole ambiental, productivo, administrativo o social.

Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en

resultados.

5. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

2
 METALOFFICE Código: CP-PR-003

Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y
Fecha de elaboración:
CONTRATISTAS 12/10/2021

Página 3 de 8

NTC ISO 9001: 2015. Sistemas de Gestión de Calidad.

NTC ISO 14001: 2015. Sistema de Gestión Ambiental.

NORMATIVIDAD
NTC ISO 45001: 2018. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

DOCUMENTOS Listados Maestros de documentos internos y externos

Control de registros

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Solicitud y búsqueda de proveedores en el mercado

El auxiliar de producción es el que debe notificar al gerente de producción sobre la necesidad de adquirir un nuevo producto. Esta notificación debe incluir

todos los requerimientos del producto o servicio a adquirir con el fin de facilitar la búsqueda de los proveedores existentes en el mercado.

6.2 Filtro inicial de nuevos proveedores

Una vez el proceso de compras haya ejecutado la búsqueda de proveedores existentes en el mercado, debe realizar un filtro inicial de las posibles opciones

teniendo en cuenta:

❖
Capacidad para ofrecer productos de buena calidad.

❖
Permisos legales y regulatorios, si aplica.

❖
Revisión de listas restrictivas.

❖
Trayectoria en el mercado.

❖
Tener cumplimiento legal de sus procesos productos y servicios.

❖
Capacidad para ofrecer el servicio de entrega teniendo un buen índice de cumplimiento en cuanto a tiempo de entrega.

Si alguna de las posibles opciones NO, se debe descartar y no continuar con el proceso de vinculación.

6.3 Criterios de evaluación inicial para la selección

Posterior a la aplicación del primer filtro, se deben evaluar los siguientes criterios para las opciones disponibles con el fin de determinar cuál es la mejor

opción. Es necesario tener al menos tres (3) opciones de proveedor potenciales para garantizar la transparencia del proceso de selección. La escala de

calificación para cada uno de los criterios a evaluar es de 1-3, donde:

3-Excelente; 2-Regular; 1-Malo

A continuación, se describen los criterios, su significado:

Criterio Descripción

3
 METALOFFICE Código: CP-PR-003

Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y
Fecha de elaboración:
CONTRATISTAS 12/10/2021

Página 4 de 8

Cumplimiento legal Corresponde a que los proveedores estén legalmente constituidos y cumplan con todo en materia legal.

Corresponde al valor económico ofrecido por el proveedor para el producto. Si aplica se debe tener en
Precio (unitario y transporte)
cuenta el costo del transporte.

Corresponde a la medición de calidad del producto/servicio a adquirir. Se evalúa la ficha técnica al

Ficha técnica del producto /servicio
contener todas las especificaciones para el suministro.

Corresponde a los canales de atención al cliente y la facilidad para acceder a ellos. También al soporte
Servicio posventa – atención al cliente
brindado posterior a la adquisición del producto/servicio.

Garantía del producto Corresponde a la garantía de los productos en caso de falla asociada a un error del proveedor.

Tiempo de reclamación Corresponde a los tiempos ofrecidos por los proveedores para reclamar los insumos adquiridos.

Corresponde a cualquier otra característica adicional que ofrezca el proveedor como por ejemplo
Valor agregado
servicios de entrenamiento para el uso, descuento especial, entre otros.

Compromiso con el medio ambiente Certificar que las materias primas e insumos, sean biodegradables para la fabricación de los productos.

Corresponde a los sellos o certificaciones que avalen que la materia prima a solicitar sea de menor
Sellos y certificaciones ambientales
impacto para el medio ambiente y a su vez para los trabajadores.

Capacidad y confiabilidad Corresponde a la capacidad que tienen los prestadores de los servicios solicitados, para saber si

8.4.3 c cuentan con capacitaciones que certifiquen que están capacitados para realizar la labor a solicitar.

Corresponde con el cumplimento de poseer un Sistema de Gestión en Seguridad y salud en el trabajo

Seguridad y Gestión SST (SST) implementado y funcionando (con certificado de la ARL), cómo también, que sus colaboradores a

prestar el servicio tienen las afiliaciones en seguridad adecuadas.

Corresponde a la ausencia de accidentes mortales durante el periodo anterior a la contratación –

Accidentalidad
(certificado de accidentalidad ARL).

El proveedor seleccionado será el que como mínimo obtenga un puntaje de 85 puntos en su totalidad. En caso que se determine que se decidirá otro

proveedor el cual no tenga la más alta calificación deberán documentarse las razones y el análisis por el cual se ha tomado la decisión.

A continuación, se describe un ejemplo de la metodología, el formato asociado para realizar esta evaluación inicial:

4
 METALOFFICE Código: CP-PR-003

Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y
Fecha de elaboración:
CONTRATISTAS 12/10/2021

Página 5 de 8

CODIGO: CP-FR-001
METALOFFICE
VERSIÓN: 1
FORMATO PARA LA SELECCIÓN INICIAL DE FECHA DE ELABORACIÓN: 12/10/2021
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS FECHA DE MODIFICACIÓN: 8/11/2021

SELECCIÓN INICIAL DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Proveedor Pintura Nombre de proveedor Pinturas JL S.A.S

Criterios de diligenciamiento

3 2 1
Excelente Regular Malo
Cumple con el criterio establecido Cumple parcialmente con el criterio establecido No cumple con el criterio establecido

Cumplimiento legal

Criterios Puntaje Resultado

El intermediario tiene las licencias requeridas. 1 Malo
El intermediario no tiene historial de sanciones legales en los últimos tres años. 3 Excelente
El proveedor cumple con todo la normatividad y requisitos legales vigentes. 3 Excelente

Precio
Criterios Puntaje Resultado
Menor que el promedio del mercado sin afectar la calidad del producto o servicio 1 Malo
Igual al promedio del mercado sin afectar la calidad del producto del servicio 3 Excelente
Mayor que el promedio del mercado, sin que este afecte o mejore la calidad del producto o servicio 1 Malo

6.4 Evaluación y reevaluación

Para evaluar la continuidad y el nivel del servicio de los proveedores de la compañía, se debe realizar un seguimiento de los siguientes aspectos durante

cada trimestre.

Lo anterior para clasificar el listado de proveedores según su cumplimiento y generar planes de acción en caso de que se llegue a requerir.

La escala de medición es la misma utilizada para la selección inicial:

3-Excelente; 2-Regular; 1-Malo

Cada trimestre se evaluarán los siguientes criterios. El resultado de la evaluación será comunicado al proveedor por el coordinador de producción con el fin

de que puedan tomar las acciones para la mejora continua de sus procesos.

Criterio Descripción

Este criterio se mide de acuerdo con la cantidad de entregas conformes o

Calidad producto prestación de servicio conforme sobre el total de entregas en el periodo
evaluado. Para asignar la calificación se debe tener en cuenta.

5
 METALOFFICE Código: CP-PR-003

Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y
Fecha de elaboración:
CONTRATISTAS 12/10/2021

Página 6 de 8

❖
3-Excelente: 95 - 100% de entregas conformes
❖
2-Regular: 50-75% de entregas conformes
❖
1-Malo: menos del 50% de entregas conformes

Este criterio se mide de acuerdo con la cantidad de entregas o prestación

de servicio dentro de los tiempos acordados sobre el total de entregas en el
periodo evaluado. Para asignar la calificación se debe tener en cuenta:
Oportunidad en la entrega ❖
3-Excelente: 95 - 100% de entregas a tiempo
❖
2-Regular: 50-75% de entregas a tiempo
❖
1-Malo: menos del 50% de entregas a tiempo

Corresponde a la satisfacción del usuario final entendido como el área de

la compañía que utilizó el servicio/producto del proveedor. La calificación
se realiza teniendo en cuenta al momento de diligenciar el documento la
Evaluación de usuario opinión del usuario final teniendo en cuenta la escala:
❖
3-Excelente
❖
2-Regular
❖
1-Malo

Corresponde al tiempo de solución de las reclamaciones generadas al

proveedor en el periodo evaluado. Para asignar la calificación se debe
tener en cuenta:
Reclamaciones ❖
3-Excelente: 0 reclamaciones
❖
2-Regular: 2 reclamaciones
❖
1-Malo: más de 3 reclamaciones

Aunque los criterios de evaluación para los proveedores son iguales, para facilitar el análisis de la información según el riesgo e impacto para el negocio, se
categorizarán los proveedores así:

Categoría 1 - Proveedores críticos Categoría 2 - Proveedores no críticos

Estos proveedores son aquellos cuyo producto está involucrado Estos proveedores son aquellos que no están directamente involucrados
directamente en los productos/servicios de Metaloffice. Por ejemplo, el en los
pintado del mobiliario, o la soldadura de piezas metálicas. productos de Metaloffice, por ejemplo, papelería interna, aseo, entre
otros.

De acuerdo con el puntaje total obtenido para el proveedor evaluado, se pueden obtener los siguientes resultados:

Resultado 1: Proveedor confiable Resultado 2: Proveedor condicional Resultado 3: Proveedor no confiable

Puntaje entre 10 - 12 Puntaje entre 7 - 9 Puntaje entre 1 - 6

Proveedor que representa un riesgo para la

organización. Se debe realizar una auditoría en
Proveedor con buen Proveedor que tiene áreas de mejora y se deben las instalaciones del proveedor para evaluar el
desempeño el cual se establecer acciones para el mejoramiento de riesgo y tomar la decisión de continuar o no con
considera que no acuerdo con el procedimiento de acciones los servicios/productos del proveedor. En caso
representa riesgo para la correctivas. Representa un problema potencial de continuar con el proveedor se deben
organización. para la organización. establecer acciones para el mejoramiento de
acuerdo con el procedimiento de acciones
correctivas

NOTA: en cada trimestre se compartirá el resultado con cada proveedor evaluado.

A continuación, se describe un ejemplo de la metodología para realizar esta reevaluación inicial.

6
 METALOFFICE Código: CP-PR-003

Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y
Fecha de elaboración:
CONTRATISTAS 12/10/2021

Página 7 de 8

CODIGO: CP-FR-002
METALOFFICE
VERSIÓN: 1
FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y FECHA DE ELABORACIÓN: 12/10/2021
CONTRATISTAS FECHA DE MODIFICACIÓN: 8/11/2021

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Nombre del proveedor MADERAS & MADERA S.A

Proveedor Madera
Categoría Critico X No critico

Método de Calificación

Excelente 95-100% 3 Regular 50-75% 2 Malo <50% 1

CALIFICACIÓN
CRIETRIO DESCRIPCIÓN RESULTADO
E R M

Calidad Entregas conformes del producto o servicio M 1

Entregas de productos o servicio en los

Oportunidad en entrega E 3
tiempos acordados
Percepción y satisfacción personal del usuario
Evaluación usuario M 1
final sobre el producto o servicio
Tiempo de solución a las reclamaciones
Reclamaciones M 1
generadas al proveedor.
CALIFICACIÓN 6

ESTADO DE APROBACIÓN No confiable

7. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Este procedimiento será revisado y actualizado por la Gerente de la organización o quien delegue en sus funciones. Como resultado de la revisión, se

producirá una nueva versión del procedimiento, el cual será aprobado por el Gerente; será el responsable de la distribución, divulgación y aplicación del

nuevo procedimiento por parte de los empleados y colaboradores de la organización.

7.1. Control de los Cambios

Versión No. Fecha de Descripción de los Cambios Solicitó

Aprobación

01 12/10/2021 Creación del procedimiento

02

03

7.2. Control de firmas

xxx

7
 METALOFFICE Código: CP-PR-003

Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y
Fecha de elaboración:
CONTRATISTAS 12/10/2021

Página 8 de 8

8. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

En cada comité se deben presentar como mínimo los siguientes indicadores para

cada categoría de los proveedores:

❖
Proveedores en cada estatus de aprobación

❖
Tendencias de resultados de aprobación para cada proveedor

❖
Principales problemas relacionados con proveedores

❖
Estado de planes de mejoramiento

❖
Nuevos proveedores

9. ANEXOS
❖
Formato de selección de proveedores y contratistas

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1F_M2BMqGLTkUO4vFXA9ryDfzblzYziTC/edit?usp=sharing&ouid=102702396295937939448&rtpof=true&sd=true

❖
Formato de evaluación de proveedores y contratistas

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1FZARDcxl3BWtaPicB6iWlim-MrsyVU_1/edit?usp=sharing&ouid=102702396295937939448&rtpof=true&sd=true