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IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
NOMBRE DE LA ENTIDAD HIELOS GLACIAL L.TD.A
NIT 800.123.456-7
CIUDAD / MUNICIPIO FACATATIVA
CATEGORÍA DEL MUNICIPIO
PRIVADA
CON
CARÁCTER DE LA ENTIDAD PUBLICA PRIVADA X FUNCIONES
PÚBLICAS
SECTOR - ORDEN
DIRECCIÓN CALLE 8 1b-04 sur barrio los molinos
TELÉFONO 6019874565
PAGINA WEB www.Hielosglacial123@gmial.com
CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL glacialhielo986@gmail.com
DIAGNÓSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN EQUIPO DE TRABAJO
ENTIDAD: HIELOS GLACIAL L.TD.A
FECHA DE ELABORACIÓN: 20/02/2024
Objetivo: Definir el equipo de trabajo que realizará el Diagnóstico Integral de Archivos. Es importante, que
el equipo establecido sea interdisciplinario y se involucren todas las áreas de la entidad.
No
7
DIAGNÓSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN EQUIPO DE TRABAJO
AD: HIELOS GLACIAL L.TD.A
DE ELABORACIÓN: 20/02/2024
o: Definir el equipo de trabajo que realizará el Diagnóstico Integral de Archivos. Es importante, que
po establecido sea interdisciplinario y se involucren todas las áreas de la entidad.
AREA/DEPENDENCIA
Secretaria General
Oficina Jurídica
Oficina de Planeación
División de Sistemas
Oficina Jurídica
Las Tablas de Retención Documental fueron Resolución 0000326 del 10 de mayo de 2010, Por la cual se aprueban las Tablas d
convalidadas por la instancia competente? Indique acto Francisco de Paula Santander. Emanada por el Consejo Departamental de Archivo
Acuerdo 04 de 2013 administrativo X
Resolución 0366 del 14 de mayo de 2013, Por medio de la cual se adoptan las Tab
Las Tablas de Retención Documental fueron Rectoria de la Institución.
implementadas por la instancia competente? Indique
acto administrativo X
Las Tablas de Retención Documental fueron publicadas
Las TRD se encuentran públicadas en el link Gestión documental página web de la
en la página web de la Entidad?
X
Han sido actualizadas las Tablas de Retención
Documental? Indique el motivo y la fecha X
La Entidad ha elaborado el Programa de Gestión
Documental? x
El Programa de Gestión Documental fue aprobado por Resolución 0137 del 7 de marzo de 2012, por el cual se adopta el Programa de Ge
la instancia competente? Indique acto administrativo x sobre este tema - Emanada por la Rectoria de la Institución.
Se ha realizado la implementación del Programa de
Decreto 1080 de 2015Gestión Documental? x
Decreto 1080 de 2015
Se ha realizado el seguimiento al Programa de Gestión
Documental? x
Se ha publicado el Programa de Gestión Documental en
la página web de la Entidad? x
La Entidad ha elaborado el Plan Institucional de
Archivos? x
La Entidad ha elaborado las Tablas de Valoración
Documental? x
Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas
por la instancia competente? Indique acto
administrativo X
Acuerdo 04 de 2013
Las Tablas de Valoración Documental fueron
convalidadas por la instancia competente? Indique acto
administrativo X
Las Tablas de Valoración Documental fueron
implementadas por la instancia competente? Indique
acto administrativo X
Ha implementado la Entidad la elaboración de los
inventarios documentales en los archivos de gestión? X
Ha elaborado la Entidad el Modelo de Requisitos para la
gestión de documentos electrónicos? x
Ha elaborado la Entidad el banco terminológico de
tipos, series y subseries documentales? x
Decreto 1080 de 2015
Ha desarrollado la Entidad los mapas de procesos, flujos
documentales, y la descripción de funciones de las
unidades administrativas? X
La Entidad ha creado o conformado la Unidad de Acuerdo No. 052 del 15 de julio de 2011 emanado por el Consejo Superior Univer
X
Correspondencia? Indique acto administrativo Atención Documental de la Universidad Francisco de Paula Santander - UGAD - UF
OBSERVACIONES
mayo de 2010, Por la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental de la Universidad
Emanada por el Consejo Departamental de Archivo
o de 2013, Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental - Emanada por la
o de 2011 emanado por el Consejo Superior Universitario, Por el cual se crea la Unidad de Gestión y
versidad Francisco de Paula Santander - UGAD - UFPS.
cuenta con un auxiliar Administrativo que se encarga de recibir las comunicaciones de origen
verifica que estas contengan los datos del solicitante para emanar la posterior respuesta por parte
re) y revisa el contenido o asunto de las mismas para asegurar si la Institución es quien debe
mite correspondiente. Lo anterior, debido a que la Universidad comparte el mismo nombre con
llegan por equivocación comunicaciones que no le competen a la Universidad Francisco de Paula
comunicación se registra en el sistema de gestión documntal de la unveridad, el cual genera un
opia del recibido al peticionario, seguidamente se digitaliza (escanea) el documento para
competente.
No se tiene procedimiento
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTOS DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
NORMATIVIDAD Si No
CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS Parcial OBSERVACIONES
Indique el número total de depósitos de archivo x Se conoce de diferentes dependencias con fondos acumulados.
El terreno se presenta sin riesgos de Humedad subterránea o
x
problemas de inundación y ofrece estabilidad? Se ubica a 25 metros de distancia de la laguna mas cercana
El terreno se encuentra situado lejos de industrias contaminantes
o que presenten riesgos de un posible peligro por atentados u x
objetivos bélicos?
El espacio ofrece suficiente espacio para albergar la
x
documentación acumulada y su natural incremento?
Los depósitos presentan el espacio suficiente para albergar la
x
documentación y su natural incremento.
Los pisos, muros, techos y puertas están construidos con
x
materiales resistentes?
Las pinturas empleadas presentan propiedades ignífugas? x
La resistencia de las placas es igual o mayor a 1200 Kg/m2 x
El depósito fue diseñado y dimensionado teniendo en cuenta la
x
manipulación, transporte y seguridad de los documentos?
Fue adecuado el depósito climáticamente? x No cuenta con la ventilacion adecuada
Las áreas destinadas a custodia cuentan con elementos de control
x
y aislamiento?
Las zonas técnicas o de trabajo archivístico, consulta, limpieza,
Acuerdo 049 de 2000 entre otras actividades se encuentran fuera del área de x
almacenamiento?
La estantería está diseñada para almacenar las unidades de
x
conservación usadas por la Entidad?
La estantería está elaborada en láminas metálicas, tratadas con
x
tratamiento anticorrosivo y pintura horneada?
Las bandejas soportan al menos 100 Kg? x
Se encuentran los parales de la estantería fijados al piso? x
La balda inferior se encuentra al menos a 10 cm del piso? x
Los acabados del mobiliario son redondeados? x No se ha realizado compra de mobiliarios
Se utiliza el cerramiento superior para almacenar documentos u
x
otro material? Se dara utilidad dependiendo los requisitos
Se encuentra la estantería recostada sobre los muros? x
Tiene la estantería un sistema de identificación visual? x
Presentan oxidación los elementos de la estantería? x
Las bandejas o parales de la estantería se encuentran
x
deformados?
La Entidad usa planotecas? x
Se encuentran las planotecas en buen estado? x
Se realiza mantenimiento periódico a los sistemas de rodaje de las
bandejas de las planotecas? x