IIN314-01 – Herramientas de Gestión de

Proyectos

Asignación

Olympics Case

Integrantes

Yalfred Popa 1087634

Diego Cabrera 1096749
Ricardo de los Santos 1088296
Anyeri Macias 1086066

Profesor

Ing. Jorge miranda

Fecha de entrega

Domingo 16 de Enero 2022

Santo Domingo, República Dominicana, DN

Olympics Case
Preguntas:

1. Lee la declaración de trabajo para el proyecto y descubre que se basó en

suposiciones erróneas. Su línea de base de costos es insuficiente para realizar el
trabajo. ¿Qué deberías hacer después?

Se debería reunir al equipo de trabajo para volver a planificar y revisar los nuevos
presupuestos y así finalizar la hoja de trabajo, de esta manera, aunque pueda ser que al
superior no le guste la idea, habrán razones para demostrar que el proyecto saldría más
costoso y así mostrar la realidad del mismo.

2. Algunas de las partes interesadas políticas que forman parte del OCOG parecen
tener agendas ocultas y ahora están cambiando los requisitos de su proyecto.
Esto provocará un sobrecosto. No está seguro de si los cambios son necesarios.
¿Qué deberías hacer después?

Puesto que el director del proyecto es el encargado de informarle al OCOG, las partes
interesadas deben cumplir con los nuevos requisitos, ya que antes de tomar cualquier medida,
se debe de estar informado de las posibles consecuencias de estos requisitos, pero esto puede
cambiar al momento de escuchar la noticia

3. Su proyecto tiene una pequeña reserva de gestión integrada en el precio. El

patrocinador de su proyecto, que forma parte de la OCOG, quiere usar la
reserva de gestión para agregar campanas y silbatos en otro proyecto donde él es
el patrocinador. ¿Qué debe hacer a continuación y a quién puede acudir para
obtener ayuda.

Esta gestión se debe informar inmediatamente al OCOG para que los superiores del
patrocinador puedan estar al tanto de la situación y proceder a solucionarla, ya que
ese dinero se tiene estimado como un fondo para este proyecto.

Ambos proyectos deben manejarse con presupuestos separados. En este caso hay
posibilidad que el patrocinador desee retirarse del proyecto, por lo que el gerente del
4to programa, al analizar la situación en caso de que se apruebe esta transferencia de
fondos, que sirva como garante.
 4. Algunos de los miembros de su equipo parecen ralentizar su trabajo a propósito
para justificar las horas extra. Esto será costoso si se prolonga. ¿Qué deberías
hacer después?

En primera instancia se debería desarrollar un plan de entrada y salida de empleados, es

decir, un formulario que indique fecha, hora de entrada y salida y nombre de trabajador, de
esta manera plantear los entregables que se requieren diariamente. Así se verificará y
monitoreará el progreso del trabajo de los operadores, agregando que se deberían de hacer
reuniones con los miembros del equipo para incentivarlos y tratar de aumentar su
compromiso con el proyecto, recordándoles que son una pieza clave para la ejecución de
este. Pero en caso de que estos quieran seguir ralentizando su trabajo, lo que procede es
despedirlos y contratar personal nuevo.

5. El OCOG recorta su presupuesto y usa el dinero para apagar incendios en otros

proyectos que no está administrando. Te das cuenta de que no puedes completar
tus esfuerzos dentro del presupuesto reducido. ¿Qué deberías hacer después?
¿Con quién deberías hablar?

En esta oportunidad es importante evaluar la causa raíz antes de comenzar a implementar

cambios en los recursos ya que después pueden hacer falta, si no son evaluados
correctamente puede provocar déficit o problemas de calidad. Por tal motivo es primordial
que se revisen las actividades con el fin de conocer si es necesario modificar el alcance del
proyecto o realizar una redistribución en favor de si es aprobado por los gerentes del
proyecto y si las partes interesadas para tener la totalidad, en caso de que falte reevaluar si
puede ser solicitado un aumento de presupuesto o poder evaluar si pueden ser cambiados
algunos de los recursos.

6. Un patrocinador que forma parte de TOP le ha pedido que realice cambios

estructurales en su proyecto para que el logotipo de la empresa del patrocinador
pueda mostrarse de manera más destacada. Esto retrasará un poco su proyecto y
provocará un sobrecosto. El OCOG le indica que realice los cambios, pero
dentro de la línea de base de costos existente. ¿Qué debe hacer a continuación y
con quién debe discutir esto?
El primer paso a realizar es determinar la viabilidad económica del proyecto, ya que no
necesariamente los requerimientos de cambios estructurales del proyecto se adaptan a la base
de costos. A partir de esta evaluación, se debe proceder a reunirse con los stakeholders
esenciales del proyecto, como el patrocinador, el área de publicidad, comunicación y
mercadeo de la empresa, y alguna empresa externa que trabaje de la mano durante el
proyecto, con el fin de discutir las razones de los cambios del proyecto, los nuevos objetivos,
y las nuevas limitaciones económicas y funcionales del proyecto.

7. Algunos patrocinadores domésticos le han pedido que realice cambios que

crearán un conflicto con los requisitos impuestos por muchos
patrocinadores TOP. ¿Qué deberías hacer después?

Lo primero sería enlistar cada uno de los cambios solicitados, y determinar el nivel de
impacto de cada uno de estos. Posterior a esto, es necesario realizar una reunión que incluya
a todos los patrocinadores del proyecto con el fin de discutir las alternativas a los cambios
que no podrán ser implementados debido a su nivel de impacto, como por igual discutir
aquellos cambios a implementar para que resulten en el beneficio de todas las partes.

8. Los contratistas que contrató están exigiendo más dinero para terminar
su trabajo. No cree que necesiten fondos adicionales. ¿Qué debe hacer a
continuación y con quién debe hablar sobre esto?

Al trabajar con contratistas, se oficializa la alianza entre estos y la empresa mediante un

acuerdo legal, el cual establece las pautas mediante las cuales se va a trabajar, incluyendo
presupuesto involucrado, especificaciones técnicas y demás parámetros que aseguren un
trabajo de calidad. El hecho de necesitar fondos adicionales, sin una justificación válida o
considerable a evaluar, significa que el contratista no ha hecho uso eficiente de los fondos, lo
cual recae bajo la responsabilidad de éste, y debe cubrir los gastos extra.

9. Varias acciones requieren que las partes interesadas lleguen a un acuerdo que
reside en el OCOG. Su incapacidad para llegar a un acuerdo está ralentizando
su proyecto. ¿Qué debe hacer a continuación y dónde puede obtener ayuda?

Es necesario que el gerente de proyectos sea juez durante los acuerdos, debido a que cada
parte se concentrará principalmente en sus beneficios para cerrar las negociaciones. El
gerente debe proveer una visión objetiva dentro de los acuerdos para que estos beneficien
primordialmente al proyecto, y no a cada parte por separado.

10. Usted cree firmemente en el Código de conducta de gestión de proyectos

establecido por PMI. Uno de los miembros principales de la OCOG es el
propietario de una empresa que tiene la responsabilidad de administrar varios
de los proyectos. Los presupuestos para estos proyectos han aumentado más allá
de lo imaginable, y algunas de las personas que trabajan en estos proyectos le
han dicho que los aumentos se deben a malversación de fondos y retrocesos.
¿Qué debe hacer a continuación, dado que estos no son sus proyectos?

Dado que no son nuestros proyectos, lo que se debe realizar, primero es informar al OCOG y
explicarle a este lo que está sucediendo. Lo que procede es la actuación del resto del comité,
estableciendo un nuevo encargado para administrar los fondos del proyecto.

11. El OCOG le ha pedido que haga una presentación a los medios sobre por qué su
proyecto está retrasado y por encima del presupuesto. ¿Debería ser parte de su
trabajo como gerente de proyectos?

Desde el punto de vista de la gerencia de proyectos entendemos que no es necesario

que se haga la presentación como tal, consideramos que tenemos las capacidades
suficientes para poder delegar esa tarea. Junto con nuestro equipo de trabajo se
buscará enseñar a los interesados con respecto a la recopilación y distribución de la
información, y luego se realizaría la presentación. Todo esto se ejecutaría en paralelo
mientras se manejan otros asuntos vitales para el proyecto.

12. La financiación proporcionada por los gobiernos nacionales y municipales para

proyectos de infraestructura no fue suficiente para todo el trabajo que debía
hacerse. Le dijeron que los fondos del gobierno cubrirán todos los costos de
infraestructura. Dado que sus proyectos interactúan directamente con algunos
de los proyectos de infraestructura, tiene miedo de que parte de su presupuesto
pueda redistribuirse a estos proyectos. ¿Qué deberías hacer después?

Lo ideal sería la convocatoria de una reunión por parte de los miembros del comité
para así poder gestionar y realizar un buen manejo de los activos. Es por esta razón
que se debería
reestructurar los nuevos fondos del proyecto para que así este se pueda ejecutar cumpliendo
con todos los objetivos propuestos.

13. En el medio de su proyecto, se le informó que ahora tiene un nuevo patrocinador

que reside en el OCOG. Es posible que el nuevo patrocinador no conozca
ninguno de los problemas críticos que enfrentó hasta el momento y puede
cambiar algunos de los requisitos. ¿Qué debe hacer a continuación?

Tras el cambio del patrocinador, lo primero que se debería realizar es informar al

nuevo patrocinador, es decir, ponerlo al día, mostrándole cuáles son los requisitos y
los diversos problemas que el proyecto posee por el momento. Al finalizar con esta
actividad podríamos preguntarle su opinión al respecto del proyecto, para así escuchar
e identificar qué es lo que se quiere agregar. Con esto, el patrocinador se sentirá como
si fuera parte del proyecto y confiará en nosotros para así poder compartir ideas entre
ambas partes.

14. El proyecto en el que estás trabajando podría convertirse en un elefante blanco

después de que terminen los Juegos. Si realiza ciertos cambios estructurales y de
diseño ahora, a un costo adicional de $100 millones, puede reducir los costos
anuales de mantenimiento y operación en $15 millones, si no se encuentran
compradores para el lugar. ¿Qué deberías hacer después?

Para esta situación, se podría tomar como referencia el caso de estudio de Atlanta.
Estos tenían sus objetivos bien definidos, utilizaron las dos arenas con las cuales
disponían para los equipos, además de que utilizaron las villas olímpicas como
dormitorios para los estudiantes de la universidad. Si se realizaran cambios
estructurales en este caso, a pesar de ser esto resultaría en un costo adicional, estos
cambios serían convenientes debido a que las estructuras se volverían más atractivas
desde los ojos de los compradores.

15. Ahora es el momento de hacerse una pregunta más: "¿Desea administrar

proyectos relacionados con la organización de los Juegos Olímpicos?"

Concerniente a si deseamos administrar o no los proyectos, se concluyó que el equipo

sí quisiera y desearía administrar este tipo de proyectos, aunque algunos miembros
del equipo puedan presentar algún tipo de problema con respecto a la inexperiencia.
Con respecto a la capacidad de los miembros del equipo para la administración de
este tipo de proyecto, concluimos que tenemos la capacidad para manejarlos. El único
aspecto que estaría
en contra de nuestras respuestas es la inexperiencia, sin embargo, pensamos que siempre se
puede aprender en el transcurso.