PLAN DE COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

hoy en día el buen uso de la comunicación es un factor fundamental para cualquier tipo de
empresa. Debe ir acorde con los valores de la organización y ajustarse a los objetivos que
quieren alcanzarse. También al tipo de cliente al que se dirija, con un mensaje y un tono
adaptado que despierte su interés. Para implantar una estrategia de comunicación
satisfactoria es importante crear un plan de comunicación.
En general, las empresas desean difundir sus productos o servicios, transmitir una
determinada imagen corporativa o bien mejorar su comunicación interna. En cualquiera de
los casos, la clave está en el plan de comunicación de una empresa.
Un plan de comunicación de una empresa es una especie de guía que, tras un estudio y un
análisis exhaustivo de cada situación, indica qué medios y canales de comunicación son los
adecuados para la empresa en cuestión.
 Un plan de comunicación es una hoja de ruta donde se plasma la forma en la que una
empresa va a comunicarse con su público y cuándo. En él se establecen de forma clara los
objetivos de comunicación que se quieren alcanzar. Además, facilita un orden de las tareas
y acciones que se realizarán.
Existen dos tipos de plan de comunicación según el público al que va dirigido. Estos
pueden ser internos o externos:
Plan de comunicación interna
Se dirige a los empleados. Se trata de la puesta en marcha de un conjunto de acciones para
favorecer el traspaso de información y conocimiento entre los trabajadores de una
empresa. El objetivo es generar un buen clima laboral y mejorar la relación empresa-
empleado.
Plan de comunicación externa
Se dirige al público de interés. Su objetivo es mejorar la imagen de la marca. Está
vinculado a las relaciones de la empresa con los diferentes grupos de interés. Estos pueden
ser accionistas, proveedores, consumidores o la audiencia en general.
Por otro lado, una buena comunicación interna favorece indirectamente la consecución de
los objetivos de la comunicación externa. Los empleados son los mejores prescriptores de
una marca.
La comunicación de la marca hacia el exterior sigue este mismo esquema para conseguir
que tu imagen atraiga y fidelice a tu cliente. Por eso, según el canal por el que una empresa
desarrolla su estrategia de comunicación, se pueden dividir en dos grupos:
Plan de comunicación online: Se refiere a aquellas estrategias que se sirven de Internet
para llevarse a cabo.
Plan de comunicación offline: Se refiere a aquellas estrategias que no se llevan a cabo a
través de Internet.
Ambos planes no son incompatibles, sino complementarios.

¿Para qué sirve un plan de comunicación?

Pero ¿para qué sirve exactamente un plan de comunicación? Un plan de comunicación es
crucial para unificar el mensaje de tu marca. Tanto los empleados como el público objetivo
conocerán la personalidad, los valores y los objetivos de esta, y evitarás confusiones por
ambas partes.
Además, un plan de comunicación te permite planificar los recursos de tu
organización, tanto los materiales como los humanos, de manera ordenada y estratégica.
También es útil si quieres tener una visión general de las acciones que se van a llevar a
cabo. Siempre con el foco en transmitir el mensaje adecuado al público. Un mensaje que te
definirá como marca y que fijará el rumbo de la empresa.

¿Por qué es importante el plan de comunicación?

La elaboración de un plan de comunicación empresarial interno y/o externo tiene múltiples
beneficios. Entre los más destacados:

Plan de comunicación interno:

 Si los trabajadores se sienten parte de la empresa, consideran que esta les tiene en
cuenta y están a gusto, serán más productivos y eficientes. Crea comunidad.
 Favorece el flujo de información entre la plantilla y la empresa. Estarán al día de las
novedades y cambios en la organización.
 Una buena relación empresa-trabajador genera fidelidad. Querrán seguir trabajando
para la marca y habrá menos rotación.
 Mejora la eficiencia, pues si los empleados están mejor informados y conectados
entre ellos, trabajarán más a gusto tanto de forma individual como en equipo.
 Identificar el talento y potencial de cada uno de tus empleados.
 Conseguir más puntos de vista sobre la gestión de la marca y saber en qué puede
mejorar. Ellos son quienes la conocen mejor y estarán dispuestos a dar su opinión.

Plan de comunicación externo

 Será más fácil proyectar una buena imagen y fortalecer la marca si se trabaja desde
dentro.
  Ayuda a conocer los recursos que necesitas para cada acción y reducir los costes de
tu empresa.
 Analizar y reenfocar la estrategia actual de la marca. Localizar los posibles errores
que se estén realizando y mejorar la consecución de los objetivos.
 Llegar y conocer mejor a tu público objetivo. Mediante un estudio de tu audiencia,
con un mensaje y las acciones adecuadas, incrementarás la cuota de mercado y
fidelizarás a tus actuales clientes.
 Los planes de comunicación suelen ser a un año vista. Estableciendo pautas a corto,
medio y largo plazo podrás conseguir un mensaje homogéneo y que represente la
filosofía de la empresa.
 A la hora de poner en marcha acciones, ya sabrás lo que ha funcionado
anteriormente y lo que no. Te ayudará a tener una guía y a mejorar la eficacia de las
estrategias, ya que podrás realizar un seguimiento y evaluación de estas.
 Ganarás en visibilidad. Ya pongas en marcha una acción para mejorar la reputación
de la marca, para generar más confianza de cara a nuevos clientes o para conseguir
más tráfico en tu web, directa o indirectamente ganarás en visibilidad.

Cómo elaborar un plan de comunicación

Una vez entendida su importancia, veamos los puntos básicos que debe contener un plan de
comunicación estratégico.
1. Contextualización:
Como contextualización entendemos el análisis tanto externo como interno de la empresa
o análisis DAFO. Para ello, es de gran utilidad recurrir a estudios y datos estadísticos, así
como herramientas que nos aporten la máxima información sobre dónde estamos y cómo
está el mercado que nos rodea, eso nos ayudará a establecer los objetivos de forma
coherente.
 Análisis del entorno: En este punto debemos llevar a cabo un estudio de mercado para
analizar todo lo relacionado a lo externo a la empresa. Es decir, cómo se encuentra el
mercado en que desarrollamos nuestra actividad, quién es nuestra competencia, cómo se
comporta, etc. Para ello o bien se puede recurrir a la externalización u outsourcing, es decir,
contratando una empresa que lleve a cabo el estudio de mercado o bien, como hemos
comentado en el punto anterior, a través de un proceso de investigación y análisis de
estudios y datos estadísticos que nos proporcionen la máxima información del entorno de
nuestra empresa.
 Análisis de tu empresa: De la misma forma que tenemos que analizar todo lo relacionado
con lo externo a la empresa, es necesario también realizar un análisis interno de la
compañía para detectar posibles oportunidades y amenazas, así como nuestras debilidades y
fortalezas. Para ello, es de suma utilidad la realización de un análisis DAFO.
El análisis DAFO, es una metodología de estudio de la situación de nuestra empresa,
analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa
(Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada. Proviene de las siglas en
inglés SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).
A través de este análisis conoceremos la situación real en que se encuentra nuestra
organización y nos servirá para planear una estrategia de comunicación de futuro.

2. Definición de objetivos:
En segundo lugar, hay que definir objetivos. Este es uno de los puntos más importantes a
tener en cuenta en la elaboración de un plan estratégico de comunicación. De una estudiada
definición de los objetivos a alcanzar dependerá la efectividad del plan. Un correcto
establecimiento de estos exige tener en cuenta la denominada regla SMART. Es decir, estos
objetivos deben ser:
 Specific (específicos)
 Measurable (medibles)
 Achievable (alcanzables)
 Result-oriented (orientados a resultados)
 Time-limited (establecidos para un periodo de tiempo determinado)
Ejemplos de objetivos de comunicación:
 Aumentar mis seguidores y mis fans en mis canales sociales
 Conseguir mayor visibilidad de mi marca: que los medios de comunicación
publiquen al menos 3 artículos sobre mi empresa o mis productos.
 Fomentar la interacción con mi comunidad en los canales sociales
Debemos abarcar esos objetivos que nuestros recursos de empresa nos permitan. Lo óptimo
sería establecer no más de cuatro objetivos de comunicación.

3. Público objetivo:
¿A quién nos dirigimos? ¿Quién es nuestro público objetivo? ¿Qué edad tiene? ¿A qué se
dedica? ¿Es hombre o mujer? ¿Qué nivel de ingresos tiene? ¿Dónde reside? ¿Qué intereses
tiene? ¿Qué hace en su tiempo libre? Estas son algunas de las preguntas que no pueden
quedar sin respuesta en nuestro plan de comunicación empresarial.
Para ello, tenemos que decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación. Es
indispensable conocer muy bien a nuestro público objetivo, así como los medios y canales
de comunicación que usan a diario. De ello dependerá el tono, el mensaje y los canales que
utilicemos. ¿De qué serviría utilizar una red social como Instagram en la que 7 de cada 10
usuarios tienen edades comprendidas entre los 16 y los 34 años si nuestro público objetivo
tiene una edad comprendida entre los 50 y 70 años? Quizás este tipo de usuario prefiera
otro tipo de canal tradicional, como la radio. Se trata de economizar y optimizar esfuerzos
para obtener los resultados óptimos.

4. Mensaje:
En cuarto lugar, el mensaje es lo que queremos comunicar dirigido a nuestro público
objetivo que hemos definido anteriormente y con un estilo y un tono de comunicación
adecuado.
Claves para un buen mensaje:
 Claro, conciso y directo
 Gramatical y ortográficamente perfecto
 Con un lenguaje adecuado a tu público objetivo (adaptado a su idioma, formal o
informal…)
 Tono adecuado a tu público objetivo y a tus objetivos. Ej. Motivacional, instructivo,
etc.
 Mensaje con contenido acorde a las necesidades e intereses de tu público objetivo

5. Recursos y fijación de presupuesto

Sin embargo, para poder implementar el plan de comunicación, es necesario conocer con
exactitud los recursos con los que contamos (materiales y no materiales) y cuánto vamos a
destinar a las acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos en el plan de
comunicación:
 Partida económica a destinar
 Empleados y/o recursos humanos necesarios
 Formas de obtener los recursos para la ejecución del plan de comunicación, etc.

6. Canales
Por otro lado, el análisis de todos los puntos anteriores nos arrojará los datos suficientes
para poder elegir qué canales vamos a utilizar para comunicarnos con nuestro público
objetivo.  
Canales de comunicación offline:
 Radio y televisión
 Prensa escrita
 Revistas especializadas
 Mobiliario urbano, cartelería, vallas publicitarias…
  Actos de relaciones públicas y eventos
 Otros
Canales de comunicación online:
 Web
 Blog
 Redes sociales
 Newsletter, boletines
 Otros

7. Plan de acción:
Tras haber estudiado nuestro entorno, establecido nuestros objetivos, analizado nuestro
público objetivo, definido nuestro mensaje, elegido qué canales vamos a utilizar, evaluado
nuestros recursos y establecido nuestro presupuesto, ha llegado el momento de ponernos
manos a la obra con las acciones que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos. Para ello,
tenemos que elegir la acción o acciones que nos ayudarán a alcanzar cada uno.
Ej. Objetivo: “Aumentar mis seguidores y mis fans mis canales sociales”
Acciones:
-Facebook
 Publicar un post a diario de interés para mi comunidad.
 Utilizar Facebook Ads para promocionar las publicaciones que más interesen a mis
usuarios y así llegar a otros para aumentar mi comunidad.

8. Calendario de acciones:
Como hemos comentado anteriormente, no vale de nada establecer un objetivo si este no se
define para un periodo de tiempo determinado. Lo mismo pasa con las acciones. Para poder
medir los resultados es necesario que estas acciones se establezcan en un calendario. Cada
acción tendrá una duración determinada, así como una continuidad, algunas se repetirán al
día o a la semana y otras serán puntuales. Por lo tanto, es necesario definir qué vamos a
hacer y cuándo lo vamos a hacer.
Para ello es recomendable usar algún calendario como google calendar o monday.

9. Evaluación de resultados
Por último, de nada sirve desarrollar todo lo anterior si al final no medimos resultados. Esta
evaluación de resultados nos indicará si estamos cumpliendo objetivos o si, en caso
contrario, debemos mejorar o cambiar algunas de las acciones llevadas a cabo para su
cumplimiento.

Plan de comunicación de una empresa: puntos clave

El siguiente listado reúne los puntos que consideramos esenciales para incluir en cualquier
plan de comunicación de una empresa:
Objetivos. No se ejecutará de la misma manera un plan de comunicación de una empresa
destinado a vender un producto que otro destinado a fortalecer la imagen de marca entre el
público. Por lo tanto, es crucial establecer y determinar en primer lugar los objetivos del
plan de comunicación, es decir, lo que se pretende conseguir con él. Si podemos hacerlo de
forma SMART, mucho mejor.
Target. O lo que es lo mismo, el público objetivo. Todo plan de comunicación de una
empresa debe detallar al máximo a quién se dirige antes de estudiar las medidas que va a
implantar. El target puede ser tanto interno como externo, es decir, que puede tratarse
perfectamente del propio equipo de la empresa si se trata de un plan de comunicación
interna, o de clientes actuales o potenciales si se trata de un plan de comunicación externa.
Sea como sea, es importante definir y describir al máximo a nuestro target.
Mensajes. ¿Qué queremos transmitir? Esta es la pregunta que responden los mensajes.
Además, si nos preguntamos cómo queremos transmitirlos, encontraremos el estilo y el
tono del mensaje, aspectos también de gran importancia. La elección de cuáles sean
dependerá en gran medida de los objetivos y del target ya definidos.
Presupuesto. El presupuesto indica cuánto dinero (y otros recursos, como el tiempo) se va
a invertir en el plan de comunicación de una empresa. Es importante definirlo en este
momento, ya que los siguientes puntos dependerán directamente de él.
Investigación. Una vez establecidos todos los aspectos anteriores, llega el momento de
investigar la situación comunicativa actual de la empresa. ¿Cómo se está comunicando con
su target? ¿Qué mensajes está transmitiendo? ¿Cómo los percibe el target? ¿Qué resultados
está obteniendo? El uso de herramientas de investigación cuantitativas y cualitativas nos
permitirá responder a estos interrogantes. De modo que, en este punto del plan de
comunicación de una empresa, detallaremos cómo llevar a cabo la investigación.
Análisis. Tras haber recogido los datos en la fase de investigación, debemos indicar cómo
los analizaremos. Las formas de análisis dependerán directamente de los métodos de
investigación elegidos.
Medios y canales. Tras el análisis de los datos recogidos, podemos establecer cuáles serán
los medios y los canales de comunicación más adecuados para llegar al target elegido con
el presupuesto disponible. No perdamos nunca de vista los objetivos, pues estos pueden
determinar también los medios y canales que escojamos.
Calendarización. Es importante también establecer un cronograma en el que indiquemos
en qué fechas se van a iniciar las acciones elegidas, y también cuánto van a durar. Esto
dependerá directamente del presupuesto.
Medición de resultados. Por último, para saber si lo que hemos hecho funciona,
mediremos los resultados obtenidos tras haber finalizado las acciones propuestas en la
calendarización. Si los resultados son positivos, podremos continuar haciendo lo mismo; si
no, estudiaremos qué cambiar y cómo cambiarlo.