CITRINO S.A.

S
Pequeña empresa que se dedica a la importación y exportación lumínica.
Actividad:
VENTA AL POR MAYOR DE ARTÍCULOS DE ILUMINACIÓN» VENTA AL POR
MAYOR DE ARTÍCULOS DE USO DOMÉSTICO Y/O PERSONAL» COMERCIO AL
POR MAYOR Y AL POR MENOR; REPARACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES
Y MOTOCICLETAS
Asesoramiento en Eficiencia lumínica, ahorro de energía, generación de energías
limpias y alternativas. Venta de productos asociados a los temas expuestos. Proyectos
e instalación.
PROCEDIMIENTOS PARA PAGOS Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN
El procedimiento para pagos de compras o adquisiciones de insumos o servicios.
Comienza con un presupuesto de tres generalmente, la elección por el jefe de
compras de un presupuesto en conjunto con el gerente del área. Ese presupuesto se
aprueba y por medio de esa aprobación se emite una orden de compra del servicio o
insumo. Todos estos procedimientos están documentados, la firma de quien acepto,
quien dio la orden y quien reviso los presupuestos; se supone que eligió el más
conveniente, nunca el más conveniente es el más barato.
Luego de adquirir el producto que viene con un remito y el encargado de recibirlo
generalmente es un jefe de bodega o jefe de depósito, el cual tiene que chequear con
que la orden de compra que lo entregado y lo comprado es lo pactado; el cual es su
responsabilidad al firmar. Una vez firmada la aceptación de producto y que está en
condiciones o el servicio prestado se ha realizado conforme a lo pactado, lo firma la
persona que certifica que fue así y lo delega a contabilidad. En la Área de
Contabilidad, en ese momento toma y solicita la facturación del producto a la empresa
que se lo adquirió o servicio. La factura entra a en un proceso de realmente de pago,
en el cual también se analiza toda la documentación en una misma capeta. La carpeta
a su vez antes de realizar el pago se revisa que estén las firmas de todos los
responsables, quienes fueron y quienes no; y que han aprobado todos el proceso.
De ahí en más, lo más seguro es emitir el cheque no a la orden de la persona si no
cruzados o es que se hacen dos rayas en un cheque, para que sea de seguridad el
que sea depositados en una cuenta bancaria a nombre de la persona que está el
cheque y no cobrarle a la vista por ventanilla. Esto hace que tengamos una doble
cobertura de seguridad aparte del recibo correspondiente que nos va a firmar el
cobrador de la otra parte donde va indicar que recibe el cheque n° xxxx a nombre de
xxxx xxxx. Por lo tanto, tenemos un recibo, vamos a tener la prueba del banco que es
consiente que es controlado por el BCRLA y debe cumplir la normativa en caso de que
de algún inconveniente se puede probar que si le pagamos a la persona por su
servicio o producto. Y si esta persona quiere desconocer el recibo porque dice que no
es así, pues le demostramos que fue depositado en una cuenta a nombre de ellos con
un cheque que recibieron nuestro.
CONCILIACIONES BANCARIAS
Se toma el resumen de banco que este nos emite o se ve por medio de una
computadora, y se compara los egresos con los ingresos que corresponden a las
distintas operaciones autorizadas. Por ejemplo, si hay un egreso para el pago de una
empresa xxxx, tenemos que tener toda la carpeta que hicimos anteriormente donde
corrobore que ese egreso es fidedigno. Si por tal caso raro descubrimos que han
egresado alguna tarjeta de crédito de gerencia, 5 mil dólares en un hotel en la costa de
chile y no encontramos carpeta alguna autoriza y/o no hay una caja especial que se
les da a los gerentes o a las autoridades para sus gastos de representación de la
empresa que avale eso que igual tendrían que estar los comprobantes del hotel, de
que porque, como.
También la empresa cuenta con sistemas de software que validan los procesos de
manera electrónica, puede haber una autorización de un presupuesto y lo ve el
gerente por su computadora, con una clave lo autoriza. Lo puede ver la persona de
Compra, entonces emite la orden de compra y así sucesivamente. Y todo por ahí
pasa, y aparte que se imprime para que se guarde en papel, queda guardado en el
sistema de operativo de un servidor has se pude hacer una copia de seguridad en otro
lado cosa que tengamos varios respaldos de los movimientos de la empresa en todos
los sentidos.
PROCESO DE ADQUISICIONES