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La razn ms comn para oponerse a este tipo de procesos es el miedo a la reduccin de


personal. Es importante demostrar que esto no suceder, pues la demanda de procedimientos
y servicios por parte de la ciudadana aumenta en la medida que se perciban las entidades del
GN como ms eficientes.

2.1.5. Fase 5: Elaboracin del Plan de Trabajo del proceso de simplificacin administrativa
Se recomienda seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Establecer las etapas y asociarlas con actividades especficas.


Establecer plazos para cada una de las actividades sealadas y para el proceso de simplificacin,
en general.
Identificar los recursos humanos, financieros y tecnolgicos con los que se cuenta para realizar
estas actividades.
Identificar las restricciones, desafos y logros esperados sobre los que se deber trabajar.
Ajustar las actividades y plazos establecidos en los pasos 1 y 2 sobre la base de la informacin de
los pasos 3 y 4.
Hacer los ajustes correspondientes y redactar el documento final del Plan.
Elaborar un Plan de Seguimiento y Evaluacin sobre la base del Plan del Proceso de Simplificacin.
Informar sobre el Plan al Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin.

Estos pasos deben ser realizados por el equipo de mejora continua- EMC. El plan de trabajo es
una herramienta til que nos sirve para evaluar el avance del proceso de simplificacin y a
travs del cual podemos poner en prctica los criterios establecidos en la metodologa de
simplificacin administrativa.

2.2. ETAPA DE DIAGNSTICO


Al inicio de esta etapa se pueden fijar como indicadores de lnea de base los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.

Nmero de pasos del procedimiento administrativo.


Nmero de requisitos solicitados.
Costo del mismo.
Tiempo que dura ste.
Nmero de actos administrativos que se han dado hasta su finalizacin tales como autorizaciones,
registros, licencias, entre otros.

Contar con este tipo de informacin garantiza que la simplificacin de procedimientos se realice
de manera fcil y rpida.

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Contar con este tipo de informacin nos permitir saber cules son y dnde se ubican los procedimientos
ms complejos, engorrosos y costosos con los que cuenta una entidad.
2.2.1. Fase 1: Caracterizacin del procedimiento administrativo y herramientas a utilizar
para este fin.
En este sentido, las siguientes preguntas nos ayudarn a establecer dicha caracterizacin y a redisear
el procedimiento:
Qu objetivo tiene este procedimiento administrativo?
En qu rea se inici el mismo? Dnde y cundo termina? Por cules reas ha pasado? Hacia
qu rea se dirige?
Cunto tiempo ha pasado desde que se inici hasta que lleg a este punto?
Qu requisitos se solicitaron en el rea de inicio, para qu sirve cada uno de estos requisitos?
Se solicitar algn requisito adicional, en qu rea?
Cul es la norma que establece dichos requisitos?
Qu recursos, tiles de oficina, equipos, humanos se emplean para atender este procedimiento?
En qu plazo se calcula que terminar ste?

Estas preguntas te orientarn para realizar el diseo del procedimiento administrativo y/o
servicio en exclusividad. Agota todas las preguntas por cada procedimiento que analices y
determina si debe ser eliminado, o los requisitos o plazos deben ser reducidos o si es que ste
debe de formar parte de otro procedimiento.

En cuanto a las herramientas a utilizar en estas etapas, tenemos las siguientes:

Recorrido fsico, de inicio a fin del procedimiento.


Construccin de la tabla ASME-VM, que permite listar y caracterizar detalladamente, cada
una de las actividades que conforman un procedimiento.
Elaboracin de un Diagrama de Bloques, que ilustra grficamente el procedimiento
mostrando en flujo las actividades que ste comprende.

El recorrido fsico de un procedimiento: con esta herramienta reconoceremos si un procedimiento


se da, o no, en un rea que est fsica y funcionalmente integrada. Adems, sta nos ayuda a
determinar en detalle las actividades de traslado y tiempos de espera, as como las actividades
que se costean y aquellas que no deberan costearse. A este punto sera importante hacer una
revisin de expedientes (muestreo) para corroborar si los documentos que se exigen como parte
de los procedimientos coinciden con aquello establecido en el TUPA.

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Grfico 3: El recorrido fsico de un procedimiento

Elaboracin propia.

Construccin de la Tabla ASME VM: esta tabla es una herramienta que permite registrar ordenada
y secuencialmente las actividades que se han encontrado a lo largo del "recorrido fsico" y que
conforman el "procedimiento administrativo". Tambin permite registrar caractersticas de cada
una de estas actividades: reas, tiempo, recursos y calificacin del tipo de actividad. Su
actualizacin debe hacerse en el ltimo trimestre de cada ao. A continuacin presentaremos un
ejemplo referido al procedimiento Inscripcin en el Registro Nacional de Empresas.

Se toma como referencia el mtodo de la Sociedad Americana de Ingenieros Mecnicos (ASME,


por sus siglas en ingls) que se utiliza para analizar procedimientos administrativos.
La herramienta ASME-VM (versin mejorada) ha sido desarrollada para optimizar la
metodologa de simplificacin administrativa.

Mesa de partes

Subdireccin de Formacin
Profesional

Esperar hasta que haya una


cantidad N de expedientes

Trasladar expediente a
Mesa de Partes

Recepcionar expediente

Entregar cargo a usuario

Esperar hasta el da
siguiente

Trasladar expediente a
Subdireccin de Formacin
Profesional

Recepcionar expediente

Revisar los requisitos

Esperar hasta que hayan


N expedientes

Trasladar expediente a
Apoyo Administrativo

Recepcionar expediente

10

11

12

13

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Mesa de partes

Mesa de partes

Oficina de atencin a usuario

Oficina de atencin a usuario

Oficina de atencin a usuario

Revisar los requisitos

Oficina de atencin a usuario

rea

Recibir solicitud

Actividad

Paso

60

60

480

60

Tiempo
minutos
Tcnico I
1

Tcnico II
1

Profesional I
1

Cuaderno
1

Courier

Papel bond A4

Abogado responsable

Abogado proyectista

Recursos
identificables

Bolgrafo
1

Reparacin de PCs

Recursos Humanos

PCs

Recursos
no identificables
Energa elctrica
1

Operacin
x

Revisin
x

Archivo

Espera

Traslado

Director

Abogado especialista

Tipo de actividad

Tipo de valor

VA

Identificador de Recursos

Control

Contador de Recursos

SVA

Cuadro 5: Tabla ASME-VM : Caso 07 - Inscripcin en el Registro Nacional de Empresas - actual

21

Trasladar expediente a
Abogado Proyectista

Registrar expediente en
cuaderno de cargos

Esperar hasta que pueda


revisar el expediente

Revisar y analizar
el expediente

Elaborar Resolucin
Directoral

Elaborar Constancia
de Inscripcin

Esperar hasta que ha desa- Subdireccin de Formacin


rrollado cuatro expedientes Profesional

Trasladar expediente a
Abogado Responsable

Recepcionar expediente

Esperar hasta que puede


revisar el expediente

Revisar expediente

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Esperar hasta que haya N


expedientes

15

Subdireccin de Formacin
Profesional

rea

Registra en cuaderno
de cargos

Actividad

14

Paso

30

60

480

10

60

60

60

30

Tiempo
minutos
Profesional I
1

Abogado proyectista
1

Abogado responsable
1

Papel bond A4
6

Cuaderno
1

Courier

Tcnico II

Tcnico I

Bolgrafo
1

Recursos
no identificables

Reparacin de PCs

Recursos
identificables

PCs

Recursos Humanos

Energa elctrica
1

Operacin
x

Archivo

Espera

Traslado
x

Tipo de valor

VA

Revisin

Director

Abogado especialista

Tipo de actividad

Control

Identificador de Recursos

SVA

Contador de Recursos

22

Trasladar expediente a
Abogado especialista

Recepcionar expediente

Registrar en cuaderno
de cargos

Esperar hasta que pueda


revisar el expediente

Revisar expediente

Trasladar expediente a
directora

Esperar hasta que pueda


revisar el expediente

Revisar el expediente

Firmar Resolucin
Directoral

Firmar Constancia
de Inscripcin

Trasladar expediente al
rea reneeil

Registrar expediente en
cuaderno de cargos

Trasladar Resolucin a
Abogado responsable

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

Actividad

27

Paso

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

rea

30

120

30

30

30

Tiempo
minutos

Abogado responsable
1

Abogado especialista
1

Director
1

Papel bond A4
4

Cuaderno
1

Courier

Abogado proyectista

Profesional I

Tcnico II

Tcnico I

Recursos Humanos

Bolgrafo
1

Reparacin de PCs

Recursos
no identificables
Operacin
x

Revisin
x

Archivo

Espera

Traslado
x

Tipo de valor

VA

Energa elctrica

Tipo de actividad

Control

Identificador de Recursos

PCs

Recursos
identificables

SVA

Contador de Recursos

23

Traslada expediente al
practicante

Recibir Resolucin

Preparar cdula de
notificacin

Preparar listado de cargos

Trasladarr notificaciones

Recepcionar notificaciones
y listado de cargos

Trasladar notificaciones
y listado de cargos

Recepcionar notificaciones
y listado de cargos

41

42

43

44

45

46

47

48

Elaboracin propia.

Total

Revisar el expediente

Actividad

40

Paso

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

Subdireccin de Formacin
Profesional

rea

1911

15

15

60

Tiempo
minutos
Tcnico I
8

Tcnico II
3

Profesional I
9

Abogado proyectista
7

Abogado responsable
9

Abogado especialista
5

Director
7

Papel bond A4
28

Cuaderno
12

Courier

Recursos
identificables

Bolgrafo
17

Recursos
no identificables

Reparacin de PCs

Recursos Humanos

PCs

Energa elctrica
5

Operacin
x

Revisin
x

Archivo

Espera

Traslado
x

Tipo de valor

27

VA

Tipo de actividad

Control

Identificador de Recursos

13

SVA

Contador de Recursos

24

25

Descripcin de la informacin a rellenar en cada una de las columnas de la Tabla ASME-VM

En la columna "pasos" se registrar cada una de las actividades especficas, de manera


ordenada y secuencial. Lo importante aqu es no interrumpir la secuencia as unos pasos se
den en una sede y otros en otra.
En la columna "actividades" se describirn aquellas que se realizan (informar, facilitar, revisar,
recepcionar, etc.) y que constituyen los actos o diligencias que se concretarn en el
otorgamiento de un derecho solicitado a travs del procedimiento administrativo
correspondiente.
En la columna "rea" se anota la unidad orgnica que realiza la actividad anotada.
En la columna "tiempo de la actividad" (minutos efectivos) se consignar el tiempo, en
minutos, requerido para ejecutarla, para tener una unidad de medida similar a la que se
requiere en la metodologa de determinacin de costos.
En la columna "tiempo de la actividad" (demoras), se incluyen tiempo de preparacin,
tiempos "muertos" y/o tiempos de espera.
La columna "contador de recursos" se subdivide en tres columnas: personal directo (tcnico,
secretaria, sub gerente de un rea determinada, etc.), material fungible (hoja bond A4,
grapa, clip, sobre de manila, etc.) y servicios identificables (servicio de movilidad).
La columna "identificador de recursos" se subdivide en cuatro columnas: material no
fungible (bolgrafos, cuaderno de registros), servicios de terceros (mantenimiento y
reparacin de PCs), depreciacin y amortizacin (PCs) y fijos (energa elctrica).
En la siguiente columna "tipo de actividad", se insertan diversos smbolos que identifican
actividades de operacin, revisin, traslado, espera y archivo. (Ver prximo cuadro).
Por ltimo, en la columna "valor agregado", se realiza la calificacin de cada actividad
(aquella que contribuye al resultado final del procedimiento, o sea con "valor aadido"
(VA), aquella que permite garantizar la calidad del mismo (control), aquella que no genera
valor al procedimiento, o sea "sin valor aadido" (SVA).

Cuadro 6: Smbolos ASME utilizados para el Registro "Tipo de Actividad"


Tipo de Actividad
De Operacin: son las actividades de creacin, cambio o adicin de
algn elemento en el procedimiento. Son las actividades ms
relevantes del mismo. Ejemplo: orientar a un administrado, consultar
una base de datos o firmar un documento.
De Revisin: son las actividades dedicadas a verificar la "calidad" de
algo. Ejemplo: verificar que los requisitos estn completos y sean los
correctos.
De Traslado: son las actividades en las que documentos o personas
deben trasladarse. Es til diferenciarlas pues permite analizar si este
traslado es realmente necesario.

Smbolo

26

Tipo de Actividad

Smbolo

De Espera: son las actividades que no revisten accin y que detienen


temporalmente el flujo del procedimiento. Idealmente, estas
actividades debieran ser pocas o de corta duracin.
De Archivo: son las actividades orientadas a archivar documentos o
expedientes; el detectar que se archivan demasiados documentos o
expedientes, sugiere analizar si realmente es necesario solicitarlos.
Fuente: PCM (2010). Metodologa de Simplificacin Administrativa.
Elaboracin propia.

Se debe marcar "X" debajo del smbolo, segn la de actividad que corresponda, luego se deben unir las
"X" trazar una lnea entre ellas.

Al finalizar este ejercicio se deber verificar que todas las columnas hayan sido sumadas. La
informacin obtenida es muy valiosa ya que hace referencia al tiempo total, total de recursos
por cada categora, total de actividades con valor aadido, total de actividades de control y
total de actividades sin valor aadido. Estas ltimas deberan ser reducidas o eliminadas.

Construccin del Diagrama de Bloques: es una herramienta que sirve para ilustrar grficamente
el procedimiento administrativo, la cual debe ser mejorada anualmente. Muestra el flujo de las
actividades que fueron recogidas con la Tabla ASME VM. En una hoja se dibujan lneas verticales
y/o horizontales (en aplicacin a la Disposicin de la pgina 38 del D.S. 007-2011-PCM y/o a la
Segunda Disposicin Complementaria Final de la misma norma) , sealando las reas que participan
en el procedimiento administrativo; y en los rectngulos verticales y/o horizontales (en aplicacin
a la Disposicin de la pgina 38 del D.S. 007-2011-PCM y/o a la Segunda Disposicin
Complementaria Final de la misma norma) que se generan en cada rea, se registran las actividades
representadas por "bloques", unidos por flechas, siguiendo el flujo del procedimiento
administrativo, que es la secuencia de actividades de la tabla ASME VM. Su actualizacin debe
hacerse el ltimo trimestre de cada ao. (Ver siguiente Figura)