Propuesta De Implementación Sistema De Gestión Integral En Base A Las ISOS

45001:2018, 19001:2015, 14001: 2015 En La Empresa HEALTH PLANE S.A

Autores

Ingrid Dayanna Fuenmayor Castañeda Id: 613710

Angela Marcela Olaya Ordoñez Id: 601006

Angélica Paola Pérez Carreño Id: 84085

Jaslid Daniela Useche Cubides Id: 57593

presentado como requisito para optar al título de

Administrador en Salud Ocupacional

Asesor(a)

Jhonathan Stiven Arévalo Luna

Título académico

Especialista En Gerencia De La Calidad

Ingeniero industrial

Auditor Interno HSEQ

Corporación Universitaria Minuto de Dios Rectoría Virtual y a Distancia

Sede Facatativa (Cundinamarca)

Programa Administración en Salud Ocupacional

octubre de 2021
 Resumen

Con el pasar de los tiempos las grandes organizaciones han establecido estándares

relacionados con la calidad basados en aspectos ambientales, seguridad y salud, como

ejemplos claros de las normas ISO 14001, ISO 9001 y ISO 45001.Cabe resaltar que para la

aplicación de estas normas se deben contar con profesionales calificados como profesional

y función de control en el trabajo, se encuentran, los del área de seguridad y salud en el

trabajo, quien es el encargado de realizar actividades constructivas, generando un personal

integral.

El siguiente trabajo tiene como finalidad la aplicación de las principales

herramientas y técnicas, teorías y prácticas necesarias para enfocar adecuadamente una

gestión de seguridad, salud y medio ambiente en cualquier empresa o negocio. En este caso

enfocado a la empresa de HEALTH PLANE S.A. Así efectuando las normas de las ISOS

con el solo hecho de cumplir una disposición y enfoqué de manera positiva en el

planteamiento estratégico de esta empresa, también fomentando un ambiente de trabajo

libre de accidentes y enfermedades de esta manera creando conciencia en las personas que

trabajan en esta organización y sobre todo cuidar los activos que son valiosos para esta vida

humana que es la familia y la empresa.

HEALTH PLANE S.A. Es una empresa que dedica al servicio de ambulancia aérea

en aviones privados y que ofrece una variedad de servicios de vuelos médicos aéreos –

incluyendo pacientes neonatales y pediátricos, transportes médicos en aerolíneas

comerciales con camilla, y acompañantes médicos para aquellos que necesitan ayuda o

atención médica en sus viajes. Esta empresa inicio en el mes junio del año 2019.
 Actualmente la empresa HEALTH PLANE S.A presenta oportunidades de mejora

para la gestión esto debido a que la organización se encuentra con escasez en cuestión a la c

alidad ya que no cuentan con insumos apropiados como son los elementos de protección

personal, tienen sobre carga laboral, no cuentan con eficiente servicio aéreo, lo cual ha

producido una perdida muy elevada de ganancias y además de enfermedades a

profesionales de la salud los cuales prestan los servicios aéreos.

Es por eso que HEALTH PLANE S.A ha decidido contemplar el desarrollo de un

sistema de gestión de calidad, que permita lograr mayor eficiencia en la gestión de sus

procesos y cumplir con los requerimientos establecidos por sus clientes internos y externos,

para así poder llevar la organización a reafirmar y mejorar su posición de liderazgo en la

industria del sector salud.

Tabla De Contenido 1.
Introducción .................................................................................................................... 8

2. Objetivos ......................................................................................................................... 9

2.1. Objetivo General ...................................................................................................... 9

2.2. Objetivo Específicos ................................................................................................. 9

3. Misión ............................................................................................................................ 10

3.1. Visión ...................................................................................................................... 10

4. Comprensión De La Organización Y De Su Contexto (4.1) ............................................ 11

5. Comprensión De Las Necesidades Y Expectativas De Las Partes Interesadas (4.2) ...... 12

6. Determinación Del Alcance (4.3)................................................................................... 14

7. Establecimiento De La Política (5.2) .............................................................................. 14

8. Roles, Responsabilidades Y Autoridades En La Organización (5.3) ............................... 15

8.1. Organigrama .......................................................................................................... 16

8.2. Manual de funciones para la gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo. 19

9. Consulta Y Participación De Los Trabajadores (5.4 ISO 450011:2018) ......................... 23

Consulta ............................................................................................................................ 23

Participaciones .................................................................................................................. 23

10. Acciones Para Abordar Riesgos Y Oportunidades (6.1) ................................................ 24

10.1 . Matriz De Riesgos Y Oportunidades (6.1 ISO 9001:2015)................................... 24

10.2 Matriz Y Evaluación De Aspectos Ambientales (6.1 ISO 14001:2015) ................... 25

10.3 . Matriz De Identificación De Peligros Y Evaluación De Riesgos (6.1 ISO

45001:2018) ...................................................................................................................... 26

11. Planificación De Los Cambios (6.3 ISO 9001:2015) ....................................................... 26

12. Recursos (7.1) ................................................................................................................ 27

13. Competencias (7.2) ....................................................................................................... 27

14. Comunicación (7.4) ....................................................................................................... 29

15. Planificación y control operacional (8.1) ....................................................................... 32

16. Requisitos Para Productos Y Servicio Aplicable ISO 9001:2015 (8.4) ........................... 33

17. Preparación Y Respuesta Ante Emergencia Aplicable Solo Para Norma ISO 14001:2015 ISO
45001:2015 (8.2) ............................................................................................................ 40

18. Control De Los Procesos, Productos Y Servicios Suministrado Externamente Aplicable Solo
Para Norma ISO 9001:2015 (8.4) .................................................................................. 55

19. Control De Las Salidas No Conformes Aplicable Solo Para Norma ISO 9001:2015
(8.7) ....................................................................................................................................... 55

20. Seguimiento, Medición, Análisis Y Evaluación (9.1) ...................................................... 55

Conclusiones ......................................................................................................................... 57

Fuentes Bibliográficas ........................................................................................................... 59

Anexos .................................................................................................................................. 60
 Índice tablas

Tabla 1. Matriz DOFA- Comprensión de la organización HEALTH PLANE S.A

11

Tabla 2. Comprensión de las necesidades y partes interesadas

12

Tabla 3. Roles y responsabilidades de la empresa HEALTH PLANE S.A

16

Tabla 4. Manual de funciones para la gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo

20

Tabla 5. Matriz de comunicación interna y externa

29

Tabla 6. Requisitos para productos y servicios

33

Tabla 7. Preparación y respuesta ante emergencia- HEALTH PLANE S.A

40

Tabla 8. Equipos y elementos para la respuesta a emergencia interna

43

Tabla 9. Plan contraincendios

44

Índice figura
 Figura 1. organigrama de HEALTH PLANE S.A...............................................................16

Figura 2. Organigrama basado en la ISO 9001.2015 y ISO 45001: 2018………………….

19
 1. Introducción

En el siguiente trabajo busca establecer una metodología específica para la empresa

HEALTH PLANE S.A mediante el desarrollo de las normas técnicas colombianas ISO

9001, ISO, 45001 y la ISO 14001 implementando los requisitos de sistema de calidad, del

medio ambiente y de seguridad y salud en el trabajo. Y así poder lograr instaurar una

mejora continua a los procesos.

Dicho esto, la empresa HEALTH PLANE S.A contempla una alta deficiencia con

los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, los sistemas de Gestión

Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo.

Algunas de las oportunidades de mejora que dieron lugar a este proyecto se orientan

a dar cumplimiento a la totalidad de los requerimientos establecidos por el cliente

y lograr un mejor análisis de los procesos bajo un sustento teórico, practico y

altamente eficiente.

El sistema de gestión de calidad se realizó cuatro objetivos claros que identifican el

cumplimento de los requerimientos establecidos por la norma mencionada anteriormente.

En el primer objetivo se enfocó en evidenciar el estado actual en el cual se

encuentra la empresa frente a la gestión de la NTC ISO 9001:2008 mediante una matriz e

inspección, incluyendo también una lista de chequeo en donde se verifico toda la empresa.

En el segundo objetivo fue identificado por medio de encuestas, entrevistas y visitas

realizadas a la empresa. Esto de acuerdo a las auditorias programadas.

En el tercero objetivo se basa en el cumplimiento de los numerales establecidos por

las normas.

En el cuarto se desarrolló un sistema bajo la utilización de métodos DOFA

 2. Objetivos

2.1. Objetivo General

Diseñar el Sistema integral de Gestión que nos ayude a aumentar los niveles de

satisfacción del cliente reduciendo el impacto de sus riesgos estratégicos y operativos desde

integración de las normas NTC ISO 9001:2015 Calidad, ISO14001:2015 Ambiental e ISO

45001:2018 Seguridad Y Salud En El Trabajo.

2.2. Objetivo Específicos

 Reducir la accidentabilidad y la enfermedad laboral atreves de la

identificación y la intervención de los riesgos con el fin de reducir la tasa de la

accidentabilidad en relación al 10%

 Realizar las mediciones de la satisfacción al cliente.

 Reducir progresivamente la contaminación y sustituir los combustibles por

unos más amigables para el medio ambiente.

 Desarrollar el programa de auditoría correspondiente al Sistema de Gestión

de la Calidad, Sistema De Gestión Ambiental, y el Sistema De Gestión De La Seguridad Y

Salud En El Trabajo, verificando el cumplimiento de los requisitos y buena gestión de los

procesos.

 Implementar protocolos de bioseguridad sobre el COVID-19. Para prevenir

la contingencia sanitaria.
 3. Misión

En HEALTH PLANE S.A, somos una empresa prestadora de servicios de salud

aéreo de primer nivel de atención, con sentido social, satisfaciendo las necesidades de la

salud de sus usuarios, apoyando y brindando asistencia médica a la comunidad,

acogiéndose a los principios de eficiencia, eficacia y economía de manera que facilite el

cumplimiento de la función social asumida por la institución, enmarcada en la constitución

y las leyes y cumpliendo con las normas integrales de las ISOS 9001:2015, 45001:2018 y

14001:2015.”

3.1. Visión

En el 2022 ser la empresa número uno a nivel nacional en los servicios de traslado

de pacientes en ambulancias aéreas medicalizadas con eficiencia , mejorando nuestros

estándares de calidad en las operaciones aéreas y atención a nuestros pacientes a bordo, a

través de la innovación y el talento de las personas que trabajan dentro de la organización,

con responsabilidad en las gestión de los riesgos de los pacientes y los trabajadores dando

cumplimiento en los requerimientos ambientales cumpliendo con los requerimientos

ambientales a través de tecnologías que nos permitan reducir la contaminación.

 4. comprensión De La Organización Y De Su Contexto (4.1)

La empresa Health Plane SA corresponde a sus fortalezas y debilidades además de

las oportunidades y amenazas tanto las cuestiones internas tanto las externas esto es

pertinente para su propósito y su dirección estratégica, que puedan afectar su capacidad

para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2015,

gestión del medio ambiente 14001:2015, y gestión de la seguridad y salud en el trabajo

45001:2018.

De acuerdo con lo anterior la empresa HEALTH PLANE SA será analizado

mediante la metodología DOFA, herramienta que nos permitirá analizar a profundidad los

factores internos (fortalezas y debilidades) y factores externos (oportunidades y amenazas)

Tabla 1

Matriz DOFA- Comprensión de la organización HEALTH PLANE S.A

Fortaleza Debilidades

 Hay una excelente eficacia del servicio y
transporte de pacientes.
 La empresa cuenta con su propia línea de
aviones.
 Alta motivación de los empleados.
 Se cuenta con el propio personal médico
para los servicios.
 Posee su propia infraestructura.
 Se cuenta con personal especializado
durante la atención, proceso del traslado de
pacientes.
 Los aviones son adaptados para prestar el
servicio.
Oportunidades
 Falta de un sistema de gerencia estratégica
 Falta más convenios con otros hospitales.
 No se posee con un organigrama definido
en donde determine el rol y las funciones
de los empleados.
 Falta de protocolos sobre la bioseguridad y
manejo de casos positivos de COVID-19
 Falta de mecanismo formales de control de
gestión de la empresa.
 Ausencia de planificación formal en la
empresa
 No se cuenta con una buena financiación de
los cobros respetivos en el área de cartera.
Amenazas

 Mayor conciencia al elegir un mejor  Alto riesgo por el medio de transporte

servicio y calidad.
 Crecimiento económico del país
 generar alianzas estratégicas con otros
hospitales.
 Apoyo de empresas de transportes
aliadas a la zona
 Prestigio y credibilidad de la empresa
entre los clientes actuales
 Empleados viven cerca de sus sitios de
trabajo
 Fluctuaciones en los impuestos y leyes
tributarias
 Alta tasa de inflación
 Retardos de pago de los clientes (cuentas por
pagar)
 Climas adversos y geografía accidentada
causa muchas demoras por aterrizaje,
 Departamentos dispersos
 Contagios por atención a personas por la
pandemia COVID-19
 NOTA: La tabla 1 contiene cuestiones que surge de los entornos de mercado,

cultural, social, y económico fue elaborado por autores. DOFA: en la tabla 1 podemos

observar un diagnóstico completo sobre los factores internos externos que afectan de

manera positiva o negativa la actuación de la empresa HEALTH PLANE SA.se puedo

observar que por la cuestión de la crisis sanitaria COVID-19 afecto el sector salud a nivel

mundial, ya que se muchos trabajadores se contagiaron y otros murieron.

5. Comprensión De Las Necesidades Y Expectativas De Las Partes Interesadas

(4.2)

Toda organización debe identificar las partes interesadas directamente a la actividad

económica que desarrolla y dar su debido cumplimiento a los requisitos reglamentarios

aplicables. En este aspecto la organización debería cumplir con su sistema de gestión de la

calidad ISO 9001:2015, gestión del medio ambiente 14001:2015, y gestión de la seguridad

y salud en el trabajo 45001:2018.

HEALTH PLANE SA, establece su importancia las necesidades y las expectativas

de las partes interesadas internas y externas, esto con el fin de visualizar la participación y

el nivel de impacto a todos los involucrados en el desarrollo según este corresponda.

Tabla 2

Comprensión de las necesidades y partes interesadas

 Partes Interesadas Necesidades
Accionistas Rentabilidad
Productividad
Costos
Eficacia de recursos
Alta Dirección Informe de desempeño
Promover y generar conciencia sobre la
importancia de la implementación del
SGA, participación de los empleados y
pacientes. Establecer la inversión
requerida en productos y/o equipos que
favorezcan el adecuado desarrollo del
SGA.
Colaboradores Seguridad y protección de su integridad
Ambiente de Trabajo y seguridad
laboral
Contratación de acuerdo a la ley
Remuneración salarial
Buen ambiente de trabajo.
Conocimiento sobre las actividades y
gestiones adelantadas para la mejora
ambiental.
Compromiso del departamento de
gerencia.
Incentivos al trabajador del mes Trato
digno y con respeto Actualización
permanente, gestión del conocimiento
Lineamientos éticos claros y
difundidos en la Entidad.
Clientes Satisfacción de necesidades Cumplimiento
de requisitos normativos Agilidad en la
atención
Amabilidad y respeto en el trato
ciudadano.
Seguridad de la información
Canales de comunicación claro sobre las
condiciones de prestación de servicios
Optimización en el tiempo de atención para
el tramite o servicio prestado.
Interesados Proveedores Pagos puntuales
Económicos Información clara de las necesidades de
compra
Paciente Y Atención integral para su desarrolló
Familias Atención con enfoque diferencial
Funcionarios Condiciones seguras de
internos trabajo
INTERESADOS SOCIALES Compromiso de la empresa con la
intervención de aspectos sociales
Expectativas
Aumento de rentabilidad
Crecimiento organizacional
Optimización de proceso
SGC eficaz
Capacitar a los gerentes y trabajadores,
con el fin de llegar a ser buenos líderes y
empleados que contribuyan a la mejora
continua del SGA. Expansión y
reconocimiento por el aporte a la
conservación del medio ambiente, y
excelente prestación del servicio.
Crecimiento profesional
Crecimiento académico
Crecimiento personal
Estabilidad laboral
Cumplimiento con la normatividad
vigente.
Propiciar buena relación entre las partes.
Flexibilidad laboral
Servicio de alta calidad
Adecuada atención de quejas y reclamos
Ampliación horarios de atención
Trámites y servicios en otras lenguas o
idiomas
Socialización del SGA del centro médico a
la comunidad.
Cumplimiento con los requisitos
legales y reglamentos
Retroalimentación del servicio.
Promover a la comunidad sobre las
nuevas prácticas ambientales
establecidas, y reconocer a la empresa
por su calidad en el
servicio, buena imagen,
cumplimiento con la norma
Continuidad de relaciones comerciales
Servicio de salud integral de alta calidad
Personas comprometidas, respetuosas,
amables e integras
Estabilidad laboral
Certificación SIG
Acreditación de salud
 Servicio humanizado
Nota: Tabla 2 contiene las partes interesadas que son pertinentes al sistema

integrado de gestión fue elaborado por autores. Esta es una estrategia en donde nos

permite identificar las necesidades y expectativas que, de las partes interesadas, en donde

el entorno a los colaboradores se puede ver afectados por el ambiente laboral, alta

gerencia y accionistas; que son aquellos que tienen el poder de tomar una decisión,

garantizar la proyección y la identificación de las fortalezas de los demás miembros, en el

entorno externo podemos encontrar lo que son los clientes que van dirigidos para la

atención y todos los esfuerzos de la empresa en brindar un buen servicio, los interesados

económicos que podemos encontrar los proveedores, pacientes y familias, funcionarios

internos que son aquellos forman alianzas para suplir todos los implementos médicos,

además de implementarlos en los pacientes y quienes los implementan como los médicos y

enfermeras, todo esto requiere un alto compromiso y por ultimo las entidades; aquellas

que se involucran para el crecimiento empresarial y que se pueden involucrarse de manera

directa o indirecta con la organización.

6. Determinación Del Alcance (4.3)

HEALTH PLANE S.A, incluye los servicios de ambulancia aérea en aviones

privados, Atención de Urgencias Médicas Generales e incluye pacientes neonatales y

pediátrico. El alcance de este documento va dirigido a todo el personal que labora en la

entidad, involucrando desde la alta dirección dirigiéndose a todas las áreas de la empresa y

sus colaboradores. Para finalmente incluir los usuarios como beneficiarios del servicio,

enfocándose en los objetivos de desarrollo sostenible y compromisos medioambientales de

la empresa en el marco de las normas, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018.

Con el objeto de proteger a los colaboradores de los riesgos encontrados en su medio de

trabajo y así mantener el más alto nivel de bienestar físico y mental, a través de la

Implementación de programas de promoción que eviten la aparición de enfermedades

laborales y la presencia de accidentes de trabajo en la empresa y afectaciones de sus

procesos productivos.

7. Establecimiento De La Política (5.2)

La empresa HEALTH PLANE S.A. que dedicada al servicio de ambulancia aérea

en aviones privados del servicio de la salud, se compromete con la mejora continua del

sistema integral de gestión a través de la intervención de los riesgos de sus colaboradores

y de sus clientes, la mejora de sus procesos y entrega de servicios con una responsabilidad a

través de sus tecnologías contribuyendo a la disminución del impacto climático. Evaluando

el desempeño de los sistemas de gestión basándose en la variedad de servicios de vuelos

médicos aéreos – incluyendo pacientes neonatales y pediátricos, transportes médicos en

aerolíneas comerciales con camilla, y acompañantes médicos para aquellos que necesitan

ayuda o atención médica en sus viajes. En concordancia con estas declaratorias, todas las

personas bajo el control de HEALTH PLANE o que laboren en su representación

cumpliendo sus responsabilidades en esta Política.

 8. Roles, Responsabilidades Y Autoridades En La Organización (5.3)

Toda organización debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para

los roles pertinentes se asignen y comuniquen en la empresa y esta responsabilidad es de la

alta dirección y este debe de asegurarse de que el sistema de gestión de calidad, ambiental,

seguridad y salud en el trabajo sean conforme con los requisitos a la norma internacional

vigente; esto será analizada con la siguiente herramienta para definir la participación de las

personas.

8.1. organigrama

Para HEALTH PLANE SA se recomienda el siguiente

organigrama que presenta la estructura organizacional.

Figura 1

organigrama de HEALTH PLANE S.A

Nota: Elaboración de los autores

Tabla 3

Roles y responsabilidades de la empresa HEALTH PLANE S.A

Rol Responsabilidad
Junta Directiva Es la responsable de definir la política ambiental de la
empresa y las directrices para formular el Sistema de
Gestión Ambiental enfatizando en las áreas que se
determinen como de mayor relevancia en el desempeño
ambiental de la organización. Asignar los recursos
económicos y técnicos para la formulación del Sistema
de Gestión Ambiental. Determinar las
responsabilidades e impartir las instrucciones para cada
uno de los órganos de la estructura del Hospital en la
formulación del Sistema de Gestión Ambiental.
Verificar periódicamente el cumplimiento de todas las
estrategias y tareas previamente establecidas en cada
área, para la mejora continua de los procesos implícitos
que realiza la organización.
Gerencia Es el organismo responsable de hacer cumplir lo
establecido por la Junta Directiva del Hospital para el
componente ambiental. Vigilar y controlar el correcto
funcionamiento de los aspectos administrativos y
operativos de la organización, orientados al
mejoramiento de la situación ambiental de la misma.
Realizar
seguimiento a los procesos que llevan a cabo los organismos a su mando,
de acuerdo a la estructura organizacional con el fin de dar cumplimiento a
la política ambiental establecida por la Junta Directiva. Tomar decisiones
en pro del desarrollo económico, social y ambiental teniendo en cuenta los
objetivos ambientales propuestos. Informar y comunicar a toda la estructura
organizacional lo que se pretende realizar con la formulación del Sistema
de Gestión Ambiental, a través de la política ambiental y de los objetivos
ambientales.

Oficina de control interno Es la encargada de realizar el debido seguimiento a los

responsables de cada área; con el fin de evidenciar la gestión que cada uno
realiza para la mejora del desempeño ambiental del Hospital. Generar
propuestas de modificación en caso tal que las medidas ambientales
aplicadas no presenten los cambios deseados, ni se estén realizando de la
manera pactada por la Junta Directiva.
Tomar decisiones concernientes a la evaluación de la gestión ambiental que
se desarrolla en cada área de la
estructura organizacional.

Subgerencia Administrativa Es la responsable de transmitir las directrices y propuestas ambientales

realizadas por la gerencia y la oficina de control interno, al resto de la
estructura organizacional.
Promover y divulgar el Sistema de Gestión Ambiental como herramienta
 clave en la mejora del desempeño ambiental. Servir de medio transmisor de
las dudas, propuestas e inconformidades que surjan por parte de los
encargados de área hacia la gerencia. Liderar los distintos procesos de
gestión ambiental, desde una perspectiva
administrativa para la correcta aplicación del Sistema de Gestión Ambiental

Grupo Administrativo de Gestión
Ambiental y Sanitaria
Establecer los lineamientos para que la ejecución del
Sistema de Gestión Ambiental, sea llevado a cabo con total éxito dentro de
la organización. Proporcionar los elementos y herramientas necesarias para
el mejoramiento del desempeño ambiental de la organización. Brindar
asesoría acerca del Sistema de Gestión Ambiental al personal que lo
requiera dentro de la institución.
Coordinar el conjunto de actividades establecidas para el cumplimiento de
los objetivos ambientales. Determinar las falencias y fortalezas
presentadas en la formulación del Sistema de Gestión Ambiental, para
encontrar posibles soluciones y oportunidades de mejora. Llevar registro e
informes documentados acerca de los procesos y logros alcanzados a
través de la política ambiental.
Realizar reuniones constantes para discutir los asuntos ambientales que se
presenten dentro de la organización.

Jefe de cada Área Asistencial
Es la persona encargada de difundir en su propia área los lineamientos que
se llevarán a cabo para lograr los objetivos ambientales propuestos.
Verificar que las actividades establecidas para cada área se estén
cumpliendo a cabalidad. Realizar auditorías internas
periódicas para determinar que los planes establecidos

tabla 3. Elaborado por los autores descripción de los roles y responsabilidades que

tienen las autoridades de la empresa health plane SA.

9. Manual de funciones para la gestión de calidad y seguridad y salud en el

trabajo.
En HEALT PLANE SA se cuenta con un manual de funciones para la gestión de calidad y
seguridad y salud en el trabajo esto se encuentra en un documento en donde describe y se
establece las funciones básicas, especificas, la coordinación y los requisitos de los cargos o
puestos del trabajo.

Figura 2

Organigrama basado en la ISO 9001.2015 y ISO 45001: 2018

 9. Consulta Y Participación De Los Trabajadores (5.4 ISO 450011:2018)

Iniciar la participación, comunicación y consulta sobre la información del SGSST,

sea conocida por los trabajadores y demás partes interesadas garantizando que esta sea

recibida de manera clara, oportuna y concisa para así obtener buenos resultados.

En HEALTH PLANE SA contamos con los siguientes requisitos:

Consulta

 Encuesta y-o entrevistas

 Carteleras o avisos

 Uso de páginas web, redes sociales

 Buzón de quejas y reclamos

 Sirenas (altavoz de comunicaciones)

Participaciones

 Inspecciones de seguridad (botiquines, extintores, etc.)

 Comité de COPASST

 Comité de convivencia laboral

 Brigada de emergencia

 Investigación de incidentes- accidentes

 Auditorías internas y externas

 Inspecciones ambientales
 Nota:para mantener los procesos de consulta y participación de los empleados la

empresa tiene que establecer e implementar la evaluación del desempeño y acciones para la

mejora continua del sistema integrado de gestión.

Anexo 1. Procedimiento de Comunicación Consulta y Participación.

10. Acciones Para Abordar Riesgos Y Oportunidades (6.1)

La organización HEALTH PLANE SA debe implementar acciones para poder

abordar los riesgos y oportunidades, en conducción de nuevas prácticas, contacto a los

clientes y resultados previstos en la administración de gestión de seguridad y salud en el

trabajo

10.1. Matriz De Riesgos Y Oportunidades (6.1 ISO 9001:2015)

Al realizar el sistema de gestión de la calidad se implementó una matriz de la

gestión de riesgo y oportunidades para poder determinar las acciones proporcionales al

impacto de servicios. Anexo 2 Matriz De Riesgos Y Plan De Acciones, en este

encontramos que en la gestión administrativa es el proceso que se encuentra más riesgoso

ya que involucra a todo el personal de la organización como el personal de biomédica, el

PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental), también como lo es la implementación de

las gestiones correctivas de los procesos basados en indicadores, procesos de servicios en

atención al usuario es el más significativo es la ineficiencia de los elementos de protección

personal EPP por falta del cumplimento de calibración de equipos, plan de mantenimiento

hospitalario, y sobre todo el mantenimiento de aviones.

 El área de administrativa busca la oportunidad de implementar nuevas herramientas

para dar un servicio óptimo y oportuno a sus usuarios, además de facilitar la información y

optimización del tiempo para la atención oportuna.

10.2 Matriz Y Evaluación De Aspectos Ambientales (6.1 ISO 14001:2015)

De acuerdo con el análisis de evaluación de aspectos de impactos ambientales, se

puede decir que la organización afecta grave mente el ambiente y se propone acciones

correctivas para su atención y manejo adecuado para lograr que la empresa HEALTH

PLANE SA sea una institución sea ambientalmente responsable. Anexo 2 Matriz De

Riesgos Y Plan De Acciones.

Dentro de esta matriz se analizó el proceso la Segregación de residuos, La

recolección, transporte y disposición de los residuos hospitalarios al cuarto de

almacenamiento temporal de residuos, manejo de residuos peligrosos que impactan

severamente el medio ambiente, para dar una solución de manera efectiva se recomienda

implementar la verificación de la adherencia a las normas de bioseguridad, capacitación en

cuanto al manejo adecuado de los residuos y uso de los elementos de protección personal.

Además de Mantener actualizado el Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y

Similares (PGIRHS), de acuerdo a la normatividad vigente.

 11. Matriz De Identificación De Peligros Y Evaluación De Riesgos (6.1 ISO

45001:2018)

Para desarrollar esta matriz nos basamos en la GTC 45 de 2012 la matriz de riesgo

es una metodología en la cual nos permite la identificación de peligros y la evaluación de

riesgos por procesos que puedan afectar la SST en la empresa HEALTH PLANE SA.

En el área administrativa donde se llevan tareas rutinarias se identificó el peligro

psicosocial más alto por condiciones de la tarea, atención al usuario, carga laboral, lo

recomendable de este peligro es poder contratar a más personal y reconducir la carga

laboral también encontramos el riesgo biomecánico por cuestión de levantar a los pacientes

pueden producir lumbalgia lo recomendable es realizar un programa para reducir el riesgo

biomecánico. Anexo 2 Matriz De Riesgos Y Plan De Acciones.

12. Planificación De Los Cambios (6.3 ISO 9001:2015)

13.
Son actividades orientadas a identificar, analizar e implementar

los cambios realizados en los procesos o actividades regidas bajo el sistema de gestión de la

calidad, evaluando el impacto y los recursos necesarios para lograrlo es por eso que la

empresa HEALTH PLANE SA, cuenta con un programa de gestión de cambio en el cual la

organización puede realizar la planificación de los cambios y se determina el nivel de

afectación que se puede realizar en la empresa. Anexo 3. planeación de los cambios.

Se analizó las actividades en la empresa HEALTH PLANE SA en donde se puedo

efectuarse de manera caótica la evaluación del entorno en donde se llevó a la conclusión

que la manera de poder estimular y realizar un cambio es estimular el cambio tecnológico,

y la fuerza laboral esto con el fin de tener un proceso adecuado con los equipos y disminuir
el estrés laboral y así tener un desempeño optimo tanto en la calidad, SST, y ambiental para

nuestros pacientes y trabajadores de la organización.

14. Recursos (7.1)

HEALTH PLANE S.A, no tiene establecido parámetros para la implementación y

mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, ambiental y SST, de manera que, para

mejorar continuamente su eficacia, la Unidades Organizativas en general debe verificar que

se establezcan en los rubros del presupuesto, existan fondos para respaldar los requisitos

establecidos para los servicios y los procesos.

Por ende, se creará un documento “Procedimiento para la Revisión por la

Dirección” en el que se contemplan las decisiones que se deben tomar luego del análisis e

identificación de oportunidades de mejora generadas por la revisión y de ser viable a la alta

dirección debe proveer los recursos necesarios. Los recursos necesarios para cada proceso

son identificados en la ficha de caracterización de procesos respectiva.

Responsables: Alta dirección.

Documentos: Fichas de caracterización de los procesos y fichas de caracterización

de los procedimientos.

Especificaciones de los servicios: Registro de revisión por la Dirección

Entre los recursos contemplados se incluye una estructura organizacional,

actividades de planificación, responsabilidades, prácticas procedimientos, procesos y

recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la política y objetivos

de la empresa Health Plane SA

 15. Competencias
El personal que labora en los procesos afecta positiva o negativamente la calidad del

servicio si son contratados.

(Ver "numeral 8") de acuerdo con los perfiles propuesta para la empresa HEALTH

PLANE S.A en el Manual de Organización y Funciones, para lo cual se les

realizará una evaluación de competencias (Procedimiento de Selección de Personal,

y Procedimiento Aplicación de Incentivos por Merito Personal).

Las necesidades de formación evidenciadas en la evaluación de competencias son

plasmadas en el programa de capacitaciones que asegura el desarrollo profesional de los

colaboradores (documento de Procedimiento de Gestión de la capacitación). Al programa

de capacitaciones también se agregan las necesidades que surjan de la "Solicitud de

Necesidades de Capacitación" y el " Plan Integrado de Capacitaciones que se aplica junto

con la evaluación de competencias.

Semestralmente se ejecutará el Procedimiento Aplicación de Incentivos por Merito

Personal que tiene como objetivo proporcionar la metodología a seguir para la aplicación

correcta del Incentivo por Mérito Personal, evaluando juntamente la eficacia de las

acciones tomadas en materia de formación.

En la evaluación de competencias se establece las capacitaciones al personal sobre

las actividades que desarrolla, en las cuales se hace énfasis en la importancia de estas en la

satisfacción del cliente y en el logro de los objetivos de la calidad La Unidad de Recursos

Humanos poseerá los registros de educación, formación y experiencia de todos los

empleados de la empresa ubicados en el expediente del personal.

 Responsables: Personal de la Unidad de Recursos Humanos Personal de la Unidad

de Formación Profesional.

Documentos: Procedimiento de Selección de Personal, proceso de Inducción al

personal de Nuevo Ingreso Plan Integrado de Capacitaciones, procedimiento de Gestión de

la capacitación, aplicación de Incentivos por Merito Personal y manual de Funciones de las

unidades de la división médica.

Registros: Formato de verificación de competencias, Fichas de detección de las

necesidades de capacitación, evaluación de competencias y solicitud de necesidades de

capacitación.

14. Comunicación (7.4)

Toda la organización debe establecer, implementar y mantener los procesos

necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de

gestión de la SST, ambiental y de calidad incluyendo la determinación de qué comunicar,

cuándo comunicar; a quién comunicar: internamente entre los diversos niveles y funciones

de la organización.

Tabla 5

Matriz de comunicación interna y externa

 16. Planificación y control operacional (8.1)
Para la planificación y desarrollo de la prestación de servicios se ha definido.

Control Documental: Manuales, Procedimientos, Protocolos, Guías de Manejo, Formatos

y/o Registros, Procedimientos Técnicos, Indicadores de Gestión. Las actividades de

verificación, validación, monitoreo e inspección requeridas y los criterios para aceptación

del servicio.

Los registros necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de

prestación de servicios y el servicio resultante cumplen lo planeado. De acuerdo con los

aspectos ambientales y de SST identificados, la política integral y los objetivos, y con el fin

de asegurar que las actividades se realizan bajo condiciones especificadas, se establecieron

los manuales procedimientos, programas y formatos relacionados a continuación Anexo 4.

Programa para manejo de residuos hospitalarios.

 17. Requisitos Para Productos Y Servicio Aplicable ISO 9001:2015 (8.4)

Para poder ofrecer un buen servicio es preciso conocer e identificar claramente

cuáles son las necesidades que tiene el cliente y la organización, para así introducir las

mejoras correspondientes.

HEALTH PLANE SA se cuenta con un proceso de dirección con su respectivos

objetivos e indicadores como se puede observar a continuación.

Tabla 6

Requisitos para productos y servicios

 Nota: Tomado Trabajo Maribel Rocio Pinto, Liz Eliana Silva Perez

http://tangara.uis.edu.co/biblioweb/tesis/2004/114371.pdf. Requisitos para productos y

servicios se observa en la tabla 6 la empresa HEALTH PLANE SA debe implantar, realizar

y conservar el proceso que establezca los requisitos que deben cumplir los productos y

servicios que se propongan a los clientes potenciales en la tabla podemos evidenciar los

procesos de dirección, producción hospitalaria, soporte administrativo y logístico.

18. Preparación Y Respuesta Ante Emergencia Aplicable Solo Para Norma ISO
14001:2015, ISO 45001:2015 (8.2)

Para todas las organizaciones es importante contar con unos planes de prevención,

preparación y respuesta ante emergencias y brigadas de emergencia; principalmente en el

cumplimiento de su función como entidad pública o privada ser líder en la formulación,

gestión y ejecución de políticas de desarrollo económico, orientadas a fortalecer la

competitividad.

HEALTH PLANE SA se realizó un análisis de vulnerabilidad y las acciones

correspondientes para la preparación y respuesta ante una emergencia.

Tabla 7

Preparación y respuesta ante emergencia- HEALTH PLANE S.A

 Plan Contraincendios

Actividades

Funciones El personal en situación de normalidad debe

En El  Identificar los brigadistas que se encuentren cerca de su área de trabajo
Desarrollo  Identificar donde se encuentran ubicados los equipos contra fuego como
Normal De extintores, llaves de agua, mangueras etc.
La  Identificar las señales de alarma dispuestas por la organización en caso de
Actividad presentarse una emergencia
Funciones En Caso De Emergencia
Antes  Disponer de un Plan de Emergencias
 Repare las instalaciones eléctricas defectuosas.
 No use fusibles con mayor capacidad de la requerida ni use cables pelados en
las instalaciones eléctricas.
 No recargue enchufes con conexiones simultáneas de varios equipos eléctricos.
 No fume en lugares de aglomeración pública
 Aprenda a manipular un extintor.
Durante  Determine tipo y lugar del Incendio
 Inicie la búsqueda y rescate de posibles víctimas y atiéndalas.
 Los brigadistas asignados a esta función forman un grupo cuya finalidad es
controlar, combatir y extinguir un CONATO de fuego que se presente en las
instalaciones.
 Entre en acción bajo la directriz del comandante de la brigada como apoyo a la
respuesta que se debe haber activado en el área afectada.
 La brigada debe desplazarse desde el área de espera - E asignada, con el equipo
disponible, encargándose de su correcto manejo y atacar el fuego bajo las órdenes
del comandante de la brigada.
 Dar prioridad a garantizar la seguridad de las rutas de evacuación para que no ofrezca
peligro y facilitando de esta manera, el desalojo oportuno de los ocupantes
 Algunos de sus miembros serán asignados a la verificación en todo momento, con el
apoyo del área de mantenimiento, del buen funcionamiento de la red contra incendio
y de la seguridad de sus compañeros.
 Cuando se presenta el apoyo del Cuerpo de bomberos, ordenadamente deben informar
y delegar funciones, abandonar la zona con los equipos de extinción utilizados y
dirigirse al sitio de reunión permaneciendo en alerta para prestar apoyo y
orientación cuando se requiera.
Después  Haga el conteo de todo el personal en el punto de encuentro
 Cerciórese que no ha quedado ningún foco de nuevos incendios
 En caso de quemadura lave la parte afectada con agua fría y limpia.
 Ingrese de nuevo al edificio solo después que los organismos de socorro lo hayan
autorizado.

Seguimiento Y Control Capacitación

Jefe de emergencias Todo el personal que haga parte de la brigada de
Se recomienda realizar revisión de este Plan mínimo Bomberotecnía debe tener capacitación en:
· Química del fuego
· Formas de propagación del calor
Tabla 9

Plan contraincendios
 19. Control De Los Procesos, Productos Y Servicios Suministrado Externamente
Aplicable Solo Para Norma ISO 9001:2015 (8.4)
A través de la prestación de los servicios de la empresa HEALT PLANES S.A este

requisito se encuentra aplicado en su totalidad, de acuerdo al diseño e implementación del proceso

de Gestión de Bienes y Servicios, que iniciará desde la justificación de necesidades de compra,

hasta la reevaluación del proveedor, detallándose las fases de selección, evaluación inicial de

proveedores, recepción en las bodegas correspondientes y distribución en los diferentes servicios, el

control se lleva por medio de las cláusulas contractuales y las supervisiones de los contratos.

19. Control De Las Salidas No Conformes Aplicable Solo Para Norma ISO 9001:2015

(8.7)

Para la empresa HEALFT PLANES S.A una salida No Conforme son los Eventos Adversos

derivados de la Atención en salud a los cuales se realiza el tratamiento de acuerdo con el (Anexo 5)

procedimiento de la seguridad del paciente. Adicionalmente las Quejas y Reclamos realizadas por

los Pacientes y su familia. (Anexo 6): Procedimiento de control de servicios no conformes

20. Seguimiento, Medición, Análisis Y Evaluación (9.1)

Se realiza seguimiento y medición de los procesos de acuerdo con el monitoreo y

análisis de los indicadores de gestión de cada proceso, auditorías internas, medición de

quejas y reclamos tomando las acciones necesarias para su ajuste, mejoramiento y control.

En cuanto al servicio prestado se realizada de acuerdo con el monitoreo y PQRS de usuario.

Se realiza seguimiento a la información relativa a la percepción de nuestros clientes y

usuarios, con respecto al cumplimiento de sus necesidades y expectativas, por medio del

manual de PQRSF, análisis de

(Ver anexo 7), y Aplicación de encuestas de satisfacción al usuario. (Ver anexo 8)

Evaluación de desempeño. La evaluación del cumplimiento se da principalmente a través

de los indicadores ambientales establecidos, es allí donde se encuentra evidenciados los

datos que muestran el desempeño ambiental de la institución. Para SST se da cumplimiento

con el manual de contratistas

(Ver anexo 9) evaluación de contratitas

(Ver anexo 8). Evaluación de desempeño.

 Conclusiones

 HEALTH PLANE SA debe intervenir en cuanto a los recursos humanos

debe

 mejorar las condiciones de trabajo esto con la ayuda de capacitaciones y

mejora del entorno

 laboral. Es mantener motivados a los empleados, todo lo cual es para

fortalecer Desarrollar un

 sistema de gestión ambiental para garantizar la calidad del servicio. Y

mejorar el clima laboral.

 La implementación del Sistema de Gestión Ambiental implica precios

 relacionados con la preparación de las instalaciones de la empresa, mejora de

las condiciones de

 almacenamiento, capacitación y entrenamiento al personal, entre otros, los

cuales deben ser

 asumidos por la empresa HEALTH PLANE SA si busca mejorar la calidad

de sus servicios.

 Para la preparación y respuesta ante emergencias, se estableció un Plan de

 Contingencia para HEALTH PLANE, modificando el Plan de Emergencias

con el que se

 contaba. De igual forma se diseñó un procedimiento de entrenamiento del

personal para el

 manejo contingencias y emergencias.

 Se diseñó un procedimiento que establece los responsables, el control,

registro que

 se debe llevar para el adecuado manejo de quejas y reclamos de partes

externas.

 No se contaba con la documentación apropiada de procesos y operaciones

para

 definir las tareas de los empleados y los pasos que deben seguir para realizar

estas.

No cumplía con la política ambiental, por ende, no estaban cumpliendo con

los

 requerimientos de la ISO 14001:2015 no era adecuada para la naturaleza, e

impactos

Fuentes Bibliográficas

Alzate-Ibañez, A. M. (2017). ISO 9001:2015 base para la sostenibilidad de las

organizaciones en países emergentes. Revista Venezolana de Gerencia, 22(80)

https://www.produccioncientificaluz.org/index.php/rvg/article/view/23175

ESCUELA EUROPEA DE EXCELENCIA. (2015). ISO 14001: EN QUE SE BASA UN

SISTEMA DE GESTIO AMBIENTAL? RECUPERADO DE https://www.nueva-iso

14001.com/2014/11/iso-14001-en-que-se-basa-un-sistema-de-gestion-ambiental/

ISO. (2015). Norma ISO 9001. Bogotá: SGS.

ISO. (2015). Norma ISO 14001. Bogotá: SGS.

ISO. (2018). Norma ISO 45001. Bogotá: SGS.

https://red.uao.edu.co/bitstream/handle/10614/12367/T09214.pdf?sequence=5&isAllowe

d=y
Anexos