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TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

Sesin 08 Material de Lectura v1

SESIN
CIERRE DEL PROYECTO

ACTUALIZAR LA INFORMACIN DE CIERRE DEL PROYECTO

EMITIR CURVA S FINAL DEL PROYECTO

EMITIR EL INFORME DE DESEMPEO

8.1. CIERRE DEL PROYECTO


Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las
actividades a travs de todos los grupos de procesos de Direccin de Proyectos
para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre, el Director
del Proyecto (Project Manager) revisar toda la informacin anterior procedente de
los cierres de las fases previas para asegurarse que todo el trabajo est completo y
que haya alcanzado sus objetivos. Puesto que el alcance se mide con relacin al
Plan para la Direccin del Proyecto, el Director del Proyecto revisar este
documento para cerciorarse de su culminacin antes de considerar que el proyecto
est cerrado. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase tambin establece los
procedimientos de anlisis y documentacin de las razones de las acciones
emprendidas en caso que un proyecto se d por finalizado antes de su fecha de
culminacin de acuerdo al cronograma establecido.
Esto incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo,
incluyendo metodologas paso a paso relativas a:
Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminacin
o salida de la fase o del proyecto.
Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o
resultados del proyecto a la siguiente fase o a la produccin y/u operaciones.
Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase,
auditar el xito o fracaso del proyecto, reunir las Lecciones Aprendidas y archivar
la informacin del proyecto para su uso futuro por parte de la organizacin.
Un Proyecto se puede cerrar cuando se acaba con xito o cuando:
Los objetivos no se han cumplido y no se puede o quiere volver a intentar.
Se termina o recorta el presupuesto.
Se re-asignan los recursos a tareas ms prioritarias.
La organizacin pierde inters.

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Teniendo los documentos de rendimiento del proyecto o fase y toda la informacin


generada a lo largo del mismo, se produce:
El archivo del Proyecto: Conjunto de registros indexados que se archivarn
para su posterior uso, previa distribucin a todos los participantes implicados.
Cierre Administrativo: Aprobacin por parte del Patrocinador (Sponsor) de la
terminacin del proyecto o fase.
Lecciones Aprendidas: Con lo ocurrido en el proyecto, qu se puede mejorar
en el futuro?
8.1.1. ACTUALIZAR LA INFORMACIN DE CIERRE DEL PROYECTO
Ingresar la Fecha de Trmino del Proyecto.
Cuando se refieren a introducir la fecha de trmino del proyecto, quiere decir que
se debe de establecer la Fecha de estado como la fecha de fin del proyecto. Para
esto siga los pasos a continuacin:
1.

Dirjase a la pestaa Proyecto en el grupo Estado, d clic en la fecha de


estado e ingrese la fecha fin de su proyecto.

FIGURA 1: Ingresar Fecha de estado del proyecto.

INTRODUCCIN DEL PORCENTAJE COMPLETADO


Uno de los mtodos ms sencillos para hacer el seguimiento del progreso de las
tareas es indicar el Porcentaje completado. Puede asignar un valor de Porcentaje
completado a cualquier tarea para registrar el progreso de sta.

Nota

El ingreso de un valor de Porcentaje completado tambin afecta a los valores de


Duracin real y Duracin restante. Si registra cualquiera de estos valores,
Project actualiza automticamente los otros.

Ingresando el Porcentaje Completado mediante la tarea


1. Haga doble clic a una tarea cuyo Porcentaje completado desee actualizar.
2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, seleccione la pestaa
General ingrese en el campo Porcentaje completado, el Porcentaje de
avance de la tarea.

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FIGURA 2: Ingreso del Porcentaje Completado mediante tareas.


Adicionando la columna Porcentaje Completado a una Tabla
1. Dentro del Diagrama de Gantt o cualquier otra vista haga clic en Agregar
nueva Columna elegir % Completado.

FIGURA 3: Adicionando la columna Porcentaje completado a una tabla

Nota

Cuando ingrese el Porcentaje completado al nivel de la tarea, el promedio


ponderado es modificado hacia sus respectivas Tareas resumen, incluyendo al
porcentaje de la Tarea resumen de su proyecto. Project tambin permite
ingresar el Porcentaje Completado a nivel de una Tarea resumen y calcula el
Porcentaje completado para subtareas.

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Usando el Botn Porcentaje Completado de la Cinta


1. Seleccione la pestaa Tarea Grupo Programacin Puede hacer clic en los
botones 0%, 25%, 50%, 75% 100% para ingresar rpidamente el estado de
una tarea o grupo de tareas.
En el diagrama se visualiza el Porcentaje ingresado.

FIGURA 4: Botn Porcentaje completado de la cinta.


Usando la divisin vista en dos paneles
1. Seleccione la pestaa Vista Grupo Vista en dos paneles Seleccione
Detalles.
2. Dentro del Formulario de tareas haga clic derecho y elija recursos y
predecesoras puede ingresar el % completado en el formulario de tareas
encima del campo Posposicin. Recuerde hacer clic en Aceptar para grabar el
porcentaje.

FIGURA 5: Porcentaje completado usando vista en dos paneles.

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ACTUALIZACIN DEL PROYECTO


Suponga que un equipo de trabajo ha empezado a ejecutar un proyecto hace unos
meses. Ciertas tareas se han completado y otras se encuentran en progreso.
Cuando los esfuerzos del equipo son requeridos en un nuevo proyecto que tiene
prioridad alta, dejan el proyecto que estaba en ejecucin en espera. Terminado el
proyecto con prioridad alta, el equipo tiene que regresar al proyecto inicial.
Qu se hara con el Plan de Proyecto? Las fechas programadas en las que se
estaba trabajando tienen una demora ahora de dos meses. Se tiene que volver a
ajustar todas las tareas del proyecto de nuevo para alinearlas con el calendario
actual?
Microsoft Project mover todas las tareas incompletas a partir de la fecha que le
indique y se podr continuar a partir de dicha fecha.
Esto tambin funciona con perodos de tiempo ms cortos, tanto si son unas pocas
semanas, como si son unos pocos das de ciertas tareas.
Para actualizar el proyecto, siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Estado haga clic en el cono
Actualizar proyecto

FIGURA 6: Columna % completado


2. Seleccione la opcin Actualizar trabajo completado al Introduzca la fecha de
fin del proyecto en el cuadro correspondiente. Por defecto, aparece la Fecha de
Estado Seleccione la opcin Por porcentaje completado, finalmente haga clic
en Aceptar.

FIGURA 7: Actualizar el proyecto para tareas no completadas.

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Nota

Para poder actualizar el proyecto completo se debe establecer la Fecha de


estado con un da extra para as poder obtener el 100% en la columna de %
completado.

Se puede utilizar este mtodo (Por porcentaje completado) para actualizar el


proyecto completo o slo las tareas seleccionadas. Realice los siguientes pasos:
1.

En el cuadro de dilogo Actualizar proyecto, seleccione la opcin Proyecto


completo o Tareas seleccionadas.

2.

Por defecto, una tarea que est en progreso se dividir de forma que el trabajo
restante se programar despus de la fecha que se indique.

FIGURA 8: Opciones de Actualizar el proyecto.


Si no desea que las tareas en curso queden divididas, siga los siguientes pasos:
1.

Haga clic en la pestaa Archivo Opciones.

2.

Aparecer un cuadro de dilogo, haga clic en Programacin y despus en el


grupo Opciones de Programacin de este Proyecto Dirjase al cuadro de
seleccin Dividir tareas en curso para desmarcarlo haga clic en Aceptar.

FIGURA 9: Programacin para no dividir las tareas.

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Nota

Toda tarea incompleta que tenga una delimitacin de fecha como: No


comenzar antes del o No comenzar despus del, no pueden ser
reprogramadas. Lo que prevalece son las delimitaciones y MS Project da la
opcin de decidir cmo gestionarlas. Se puede introducir cualquier fecha
de reprogramacin, incluso si est en el pasado. Si una tarea est en
curso, los datos no tendrn que estar despus de la fecha de fin de la
tarea existente o de la fecha de comienzo real.

Para reprogramar las tareas, usando una fecha de referencia para completar, se
siguen los siguientes pasos:
1.
2.

En el cuadro de dilogo Actualizar proyecto, haga clic en Reprogramar


trabajo restante para que empiece despus de:
Introduzca la fecha a partir de la que se estimar que se complete el trabajo
(por defecto, aparece la fecha actual).

FIGURA 10: Actualizar el proyecto utilizando una fecha de referencia.


Emitir el Informe de Resumen del Proyecto
Para emitir el informe Resumen del Proyecto, siga los pasos que se muestran a
continuacin:
1. Dirjase a la pestaa Proyecto grupo Informes seleccione la opcin
Informes.
2. En el cuadro de dialogo Informes, seleccione Generales, se abre un cuadro de
dilogo Informes generales.
3. Por ltimo, seleccione Resumen del proyecto haga clic en Seleccionar.

FIGURA 11: Grupo Informes, botn Informes

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FIGURA12: Informes Generales

FIGURA 13: Resumen del Proyecto


4. El Informe de Resumen del proyecto se visualiza en una pantalla compartida con
una pantalla de impresin:

FIGURA 14: Informe Resumen del Proyecto

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EJERCICIO 1: Actualizacin del Proyecto e Informe de Resumen del


Proyecto
Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 8, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Restauracin
de Ventanas.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los
cambios
Usted est gestionando un proyecto de Restauracin de ventanas, y su proyecto
ha finalizado. Para eso se le pide a usted, como Director de Proyecto (Project
Manager), que actualice el proyecto hasta su fecha final, para as obtener el %
completado al 100%. Utilice lo aprendido anteriormente para Actualizar el proyecto
y emitir el Informe de Resumen del Proyecto.
Luego de visualizar el informe Resumen del proyecto final, responda las siguientes
preguntas:
1. Cunta es la duracin prevista del proyecto? ________________________
2. Cunta es la duracin real del proyecto? _________________________
3. Cunto es el costo previsto del proyecto? ________________________
4. Cunto es el costo real del proyecto? ___________________________

8.1.2 EMITIR LA CURVA S FINAL DEL PROYECTO


MS Project 2010 puede crear informes visuales en Excel o Visio. Esto le permite
controlar y comunicar informacin del proyecto de manera mejorada en
comparacin con lo disponible en el MS Project 2007.
La curva S es un grfico que se puede disear en Excel utilizando los datos
acumulados de fase temporal como Valor Planificado (PV), Valor acumulado (EV),
Costo Real (AC); para el informe final del proyecto.
Para emitir la curva S final del proyecto, siga los pasos a continuacin:
1.

Para emitir la Curva S final del proyecto, dirjase a la pestaa Proyecto


grupo Estado, establezca la fecha final de su proyecto.

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FIGURA 15: Fecha de Estado


2. Dirjase al grupo Informes d clic en Informes visuales.
3. En el cuadro de dilogo Informes visuales, se muestra Microsoft Excel y
Microsoft Visio como plantillas seleccionadas por defecto. En el caso de Informe
de horas extra del Valor Acumulado (Curva S) se grafica con la plantilla de
Microsoft Excel.
4. Escoja Informe de horas extra del Valor Acumulado (Curva S) de la lista
desplegable de la pestaa Todas d clic en Editar plantilla.

FIGURA 16: Informes visuales

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5. La primera opcin que se muestra es Seleccionar campos, donde se visualiza


dos recuadros: Campos disponibles y Campos seleccionados. D clic en el
botn Quitar todos.

FIGURA 17: Informes visuales, quitar campos seleccionados.


6. Luego de haber retirado todos los Campos seleccionados, del recuadro
Campos disponibles escoja Valor acumulado, Valor planeado y AC. D clic
en Editar plantilla.

FIGURA 18: Seleccionar campos.

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7. Estos pasos, le generaran un documento en Excel, en el cual se muestra la


curva S final del proyecto.

FIGURA 19: Curva S


8. Para desplegar la Curva S, dirjase a la hoja de clculo de Excel Uso de la
asignacin con VA que se encuentra en la parte inferior de la imagen anterior.
En la columna trimestre, despliegue T1.

FIGURA 20: Despliegue de la Curva S.

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9. D clic en la hoja de clculo Grfico 1 que se encuentra en la parte inferior de la


imagen y se muestra la Curva S final del proyecto.

FIGURA 21: Grfica de la Curva S final del proyecto.


EJERCICIO 2: Informe Final de la Curva S
Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 8, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Cronograma
de certificados automotriz y en base a este archivo trabaje el ejercicio y
guarde los cambios
Usted es el Director de Proyecto (Project Manager) y su jefe desea reunirse para
evaluar el rendimiento de los costos del proyecto, con el fin de revisar si se est
cumpliendo con todos los requerimientos de costos acordados previamente con los
Patrocinadores (Sponsors). Para eso, se le pide a usted que entregue el informe
final de la Curva S, para esto considere que el proyecto debe ser actualizado al
100% y poner como fecha de estado el 25/10/00, luego emita la Curva S final del
proyecto y responda las siguientes preguntas:

1. Cunto es el Valor Acumulado en la semana 35? ____________________


2. Cunto es el Valor Planeado en la semana 42? ______________________
3. Cunto es el AC en la semana 31? _______________________________
4. Cunto es el total del Valor planeado, AC y Valor Acumulado del proyecto?
____________________________________________________________

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8.1.3 EMITIR EL INFORME DE DESEMPEO FINAL DEL PROYECTO


Informar el Desempeo es el proceso de recopilacin y distribucin de informacin
sobre el desempeo, incluidos informes de estado, mediciones del avance y
proyecciones. El proceso Informar el Desempeo implica la recopilacin y anlisis
peridicos de datos reales y su comparacin con la Lnea Base a fin de comprender
y comunicar el avance y desempeo del proyecto, as como proyectar los resultados
del mismo.
Los Informes de Desempeo deben suministrar informacin en un nivel adecuado
para cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado simple
hasta informes ms elaborados. Un informe de estado simple puede revelar
informacin sobre el desempeo, como el porcentaje completado o los indicadores
de estado para cada rea (p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad).
Entre los informes ms elaborados, se incluyen:
El anlisis del desempeo pasado.
El estado actual de los riesgos e incidentes.
El trabajo completado durante el perodo.
El trabajo que se completar a continuacin.
El resumen de los cambios aprobados en el perodo.
Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada.
Un Informe completo tambin debera incluir la conclusin proyectada del proyecto
(incluidos el tiempo y el costo). Estos informes pueden elaborarse con regularidad o
de manera excepcional.
Conforme el proyecto avanza, la informacin sobre las actividades del mismo se
recopila de manera sistemtica. Esta informacin puede relacionarse con diversos
resultados de desempeo, incluyendo:
El estado de los entregables.
El avance del cronograma.
Los costos incurridos.

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Como ejemplo, presentamos el siguiente formato de Informe de Desempeo Final


del Proyecto:

FIGURA 22: Formato de Estado Final del Proyecto


Para obtener los valores de EV (MS Project denomina al Valor Ganado como Valor
Acumulado, VA), PV y AC; siga los pasos a continuacin:
1. Dirjase a la pestaa Vista grupo Datos despliegue el botn Tablas
Seleccione Ms tablas.

FIGURA 23: Grupo Datos, Ms tablas.

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2. En el cuadro de dilogo Ms tablas, d clic en la opcin Tarea Seleccione


Valor Acumulado, d clic en aplicar.

FIGURA 24: Ms tablas, seleccin Valor acumulado.


3. Como resultado del paso anterior, obtenemos los siguientes datos de la tabla
Valor Acumulado.

FIGURA 25: Se muestra PV, VA y AC para emitir el Informe de Desempeo


Final.