Capítulo 10 la Carpeta de Eventos

¿Qué es el Event Folder? el Event Folder o Carpeta de Eventos es

una guía que ayuda en todo el proceso de la organización y
planificación de un evento. Esta carpeta contiene toda la información
del evento y sirve para documentar el proceso de todos los aspectos,
como los pasos a seguir.
Una gran cantidad de investigación con: proveedores, el mercado,
las tendencias y los clientes, entran en juego para el desarrollo de
nuestras carpetas de planificación de eventos, también artículos, listas
de tareas, estudios de casos y experiencias personales, etc. nos
asegura de incluir la mayor cantidad de elementos posible para hacer
nuestra vida más fácil.
Contiene la ficha del o los clientes, el presupuesto, la relación de
todos los proveedores involucrados en la organización, aspectos
sobre la ceremonia/acto/presentación, el timing o cronología del día
del evento, programa o plan de trabajo, etc.

1. Etapa de información/recopilación: investigar y juntar toda la

información que pudiera ser necesaria para diseñar el acto.
Inicio de la elaboración de una carpeta en la que se recopile toda
la información y materiales necesarios para la planificación del
evento.
2. Etapa de anteproyecto: creación de un borrador previo del
programa sin muchos detalles: calendario/cronograma, croquis de
los espacios necesarios, primer listado de posibles
invitados, etc. 3. Etapa de puesta en común: puesta en
común del anteproyecto elaborado con las personas o
suplidores
implicados en la creación del evento para su
discusión y elaboración de sugerencias, aportaciones
y mejoras.
 4. Etapa de proyecto y programación: redacción del programa
oficial del acto que debe incluir el cronograma detallado del
evento, croquis que ayuden a visualizar cómo serán los
espacios, los movimientos previstos, los recorridos, el protocolo
para los asistentes, los diseños o grafismos (invitaciones,
carteles, minutas, credenciales, etc.), el listado de invitados, el
presupuesto…

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Primero: que tenga una portada, debe incluir una imagen del logo
del organizador, los nombres de la pareja feliz, la fecha de la boda y
una tabla de contenido estilo lista de verificación para el resto de la
carpeta.
Segundo: incluir los formularios de consulta que completaron con
los clientes desde la primera entrevista, para tener fácilmente
accesible toda la información que estos le proporcionaron y
actualizarla según sea necesario.
Tercero: colocar una parte para notas de consulta. Cuando se
reunió con el cliente, ¿agregó algo que no estaba cubierto en uno de
sus formularios? cualquiera que sea el caso, deberá tener un lugar
designado para realizar un seguimiento de todo e ir tomando notas.
Cuarto: el contrato y los recibos. Su contrato es una de las piezas
más importantes de su carpeta, ya que, no es solo lo que lo protegerá
de cualquier demanda o problema, sino que es lo que describe los
términos que el cliente debe cumplir para trabajar con usted y
viceversa. Mantener una copia del contrato y también una copia de
los recibos del cliente (recibos de entrega de efectivo, etc.).
Nota: Como medida de seguridad, debe asegurarse de omitir
cualquier información de pago confidencial y guardarla en un lugar
seguro para que no deje a usted ni a sus clientes vulnerables. En
algunos países, es ilegal registrar un número de tarjeta en un
dispositivo digital, por ejemplo.
Quinto: debe incluir una línea de tiempo de cada evento importante antes y en
el día del evento.
Sexto: La propuesta de diseño. Es probable que su cliente haga
cambios desde el momento de su consulta inicial hasta la final, por lo
que mantener un registro de cada versión es fundamental, la
cantidad de cambios dependerá de las condiciones descritas
ensu contrato. También es una buena idea que dichos
cambios incluyan su inicial/firma para que sirva como un
apéndice del contrato.
Séptimo: Proveedores asociados. Deben tener una lista de
los proveedores con los que estarán trabajando y otros para
prepararse para el evento.
Octavo: Presupuesto, cotizaciones y facturas. De esta
manera, si su cliente dice por ejemplo: "Hagamos tal pieza
central más grande y agreguemos un detalle decorativo",
podrá realizar ese ajuste de costo rápidamente para tener
una idea de cuanto sería el aumento, informar al cliente y
tomar notas.
Noveno: programas de trabajo que además incluyan las
imágenes de inspiración de la propuesta para asegurarse de que el
staff cumpla con lo prometido al cliente.

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Decimo: Listas de compras, alquiler y tareas por hacer. Una vez
que hayas creado tus programas finales, asegúrate de tener una lista
de compras limpia para enviársela a tu proveedor. Cuando llegue lo
pedido, podrás usar esta lista para verificar que todo esté completo y
comenzar a colocar y trabajar.
Onceavo: plan de montaje y desmontaje. Esto para asegurarse de
tener todos los artículos correctos y devolverlos en el orden correcto.
En el caso de este curso que se entregara una carpeta digital, les
recomiendo que creen una carpeta titulada "Carpeta de boda
(nombre de los novios)" en su escritorio de la PC con subcarpetas
para cada una de las cosas mencionadas anteriores. Ya luego
unifique todo en un solo documento, e imprímalo o sálvelo en PDF
para entregar su proyecto final.

TIPS
Organizar un evento requiere una planificación muy detallada para
alcanzar el triunfo. Un buen cronograma será, sin duda, el origen de
unos buenos resultados.

Tres puntos importantes para tomar en cuenta: el año previo al

evento se puede planificar por semana, los últimos dos meses por
día, mientras que el gran día se puede programar hasta minuto a
minuto.

Recuerde que debe compartir su calendario o

programa con todos los involucrados y los recursos del
plan, para exponer el tiempo de dedicación previsto para
las diferentes tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado. A pesar de esto, cada
programa no indica las relaciones existentes entre los
distintos involucrados (no todos deben estar informado
de todo, “cada uno en su oficio”).

Crea plantillas, aunque cada proyecto es uno de su clase,

las plantillas pueden ofrecerte un buen punto de partida o
inspiración para tu nuevo proyecto a empezar.

Una vez ya se haya definido que el cliente trabajará con

ustedes, su primera preocupación debe ser la lista de
invitados, lo que limitará las opciones para elegir el lugar de
la celebración. Una vez que determinen el número de
personas que se invitarán y que vayan confirmando
asistencia, podrán empezar a buscar en los lugares cuya
capacidad se adecué a su número de invitados previstos.
El número de personas que se invite será el mayor disparador del
presupuesto. Sean realistas con el número de personas asistentes a
la boda. Todos los costos posteriores dependerán del número de
invitados. Además, cuantas más personas inviten, más complejo será
controlar todos los detalles y tener atenciones con ellos.
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Elaborar al detalle el presupuesto para compararlo y medir con el
presupuesto estimado. Ajústense lo máximo posible al presupuesto
estimado. No rebasarlo les dará una ventaja y respiro en caso de que
ocurra algún cambio significativo. Deben contrastar19 presupuestos de
los diferentes proveedores. Antes de empezar a gastar, deténganse a
pensar los pros y los contras de cada elección.
Definir las tareas de forma tal que se pueda tener a la mano las
cosas pendientes, las fechas de vencimiento, medición del progreso
de cada tarea.
El lugar del evento. Siempre es bueno antes de cerrar contrato
tener una lista de al menos varios lugares que cumplan con las
necesidades y características del evento. Diseñar una lista que
contenga mínimo los siguientes puntos: nombre del sitio, contacto,
teléfonos, correos, página web, dirección, capacidad máxima
(personas), horas de disponibilidad, costo del alquiler, si el local tiene
algún servicio incluido, ya sea obligatorio u opcional. Una opción a
considerar es buscar lugares con "todo incluido" en sus paquetes. Por
ejemplo: los precios de algunos servicios de Catering podrían parecer
menores que los de un restaurante al uso, sin embargo, pueden tener
"costos ocultos" que en realidad hacen que sea más caro, ejemplo de
ello serían los alquileres (vajilla, cubertería, cristalería...), etc.
Lista de los posibles proveedores de Restaurante o Catering y su
tipo de servicio. Diseñar una lista que contenga mínimo los siguientes
puntos: nombre de la empresa, contacto, teléfonos, correos, página
web, costos de comida por comensales, costos de bebida por
comensales, etc. (si el lugar tiene algún servicio de catering incluido y
sea obligatorio u opcional, colocar todos estos detalles). Tener en
cuenta agendar hacer una prueba de degustación. Pide siempre un
presupuesto total y no te conformes con el precio por comensal,
debes saber todos los detalles y si se incluye todo lo que realmente
necesitas.
Lista de los posibles fotógrafos y los diferentes paquetes u ofertas.
Diseñar una lista que contenga mínimo los siguientes
puntos: nombre de la empresa, contacto, teléfonos, correos,
página web, costos por día, costos por boda, costos por
hora, cantidad de horas a ser contratado, y
notas/observaciones. Aplicar esto mismo para el encargado
del Video. Descripción y definición de las fotos grupales,
ejemplo: novia + novio + Familia de la novia, etc.
La tarta o wedding cake. Diseñar una lista que contenga
varios suplidores y mínimo los siguientes puntos: nombre de
la empresa, contacto, teléfonos, correos, página web, costos,
costos por transporte, costos por algún detalle decorativo en
específico, y notas/observaciones. Tener en cuenta agendar
hacer una prueba de degustación.

Contrastar: Mostrar diferencias notables con otra cuando se comparan, especialmente una al lado
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de la otra.

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Lista de floristas. Diseñar una lista que contenga mínimo los
siguientes puntos: nombre de la empresa, contacto, teléfonos,
correos, página web, costos estimados, validar que tienen las flores
deseadas por la novia, costo ramo de novia, costo ramos cortejo,
costo botonier, y notas/observaciones.
Vestuario. Lista de posibles lugares para comprar, alquilar o adaptar uno que
ya tengamos.
Maquillador y estilista. Lista de los posibles maquilladores y
estilistas. Ten en cuenta que muchas veces es el mismo profesional
quien realiza las 2 tareas.
Invitaciones/papelería. Lista de los lugares de venta e impresión de
invitaciones de boda. Diseñar una lista que contenga mínimo los
siguientes puntos: nombre de la empresa, contacto, teléfonos,
correos, página web, costos invitaciones, tarjetas de respuesta,
menú, programa, agradecimiento, etc.
Música. Lista de los posibles músicos y DJs, o de cualquier
animación en directo y lo que esté incluido en el coste. Diseñar una
lista que contenga mínimo los siguientes puntos: nombre de la
empresa, contacto, teléfonos, correos, página web, costos, etc.
Elección de las músicas.
Esquema y distribución de las mesas.
Programa para cada etapa. Los programas de las actividades, con
la asignación de responsabilidades y tiempos de ejecución.
Plan para proyecto de diseño de decoración de la Boda, montaje y
desmontaje.
Define las actividades que se habrán de desarrollar para llevar a
cabo el proyecto. La información recopilada será fundamental para
identificar las tareas que formarán parte del cronograma para dar
lugar a un magnífico evento. Asimismo, es relevante también
establecer el orden de importancia de cada una de ellas.
Secuencia esas actividades con el objetivo de determinar
las dependencias entre ellas mismas. En ese sentido,
seguramente, muchas tareas no podrán realizarse sin el
cumplimiento previo de otras, y esa condición debe
conocerse desde el principio para que la planificación sea la
mejor posible.
Estima y fija los recursos que serán imprescindibles para
el desarrollo de cada actividad. No sólo los económicos, sino
también los humanos y los materiales: qué vas a necesitar,
quién va a encargarse de ello y cuánto costará. Una
previsión por cada tarea.
Establece la duración de cada una de las actividades, es
decir, los períodos básicos para poder completarlas. La
mejor manera de hacerlo es indicar la fecha/hora de inicio, la
fecha/hora de fin y la suma de días, horas o minutos que va
a necesitar una tarea en concreto.

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