M.Sc. Aud.

Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 1

TEMA Nº 6

PAPELES DE TRABAJO

OBJETIVOS

El propósito es que el participante tenga conocimiento sobre la manera de documentar en los papeles de
trabajo la evidencia suficiente y competente reunida durante el transcurso de la auditoría a efectos de
sustentar la opinión del auditor.

Al culminar el tema, el participante habrá aprendido a documentar la información que puede ser utilizada
en exámenes futuros.

1. CONCEPTO

Los papeles de trabajo son el conjunto de cédulas o planillas y documentos,

en donde el auditor registra los resultados de la aplicación de los
procedimientos de auditoría a efecto de fundamentar su opinión o dictamen
sobre los estados financieros, o para respaldar las conclusiones y
recomendaciones para mejorar la efectividad, economicidad y eficiencia de
las operaciones.

El Auditor debe preparar y mantener los Papeles de Trabajo, cuya forma y

contenido deben ser diseñados acorde con las circunstancias particulares de
la Auditoría que realiza. Asimismo, sirve de carta de presentación del Auditor.

Los papeles de trabajo constituyen la mejor evidencia de que el trabajo de auditoría se efectuó con la
calidad y competencia profesional.

Proporcionar soporte principal del dictamen del auditor, incluyendo las observaciones, hechos,
argumentos, etc. Con que respalda el cumplimiento de la norma de ejecución de trabajo 1.

Ayudar a los miembros del equipo de trabajo a adoptar un enfoque disciplinado y uniforme en su
tarea.

Facilitar la revisión a realizar por el jefe de Comisión, Supervisor y Gerente y proporcionar

evidencia de dicha revisión.

Por lo tanto, si no existen suficientes y adecuados papeles de trabajo el profesional estaría

incurriendo en un grave error, debido a que por ejemplo, no estaría en condiciones de poder
demostrar a cualquier tercero, cual fueron los elementos de juicio reunidos para emitir su opinión.
Asimismo, si observa cualquier dictamen de auditoría financiera veremos que en su párrafo de
alcance se indica que el trabajo fue desarrollado de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas (N.A.G.A.), y el no elaborar papeles de trabajo o prepararlos en forma incompleta o
inadecuada representa una violación a estas Normas.

1 COMITÉ EJECUTIVO DE NORMAS DE AUDITORÍA AICPA, Statement on Auditing Standars S.A.S. 41, Pág.
574
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 2

Los papeles de trabajo intervienen durante las siguientes etapas de cualquier auditoría:

 Planificación
 Ejecución
 Supervisión

2. TÉCNICAS DE ELABORACIÓN

La preparación de los Papeles de Trabajo debe ajustarse a las técnicas de elaboración de las mismos,
tales como:

 Incluir los programas de auditoría, debidamente referenciados con los demás papeles de trabajo.

 Ser suficientes y exactos para dar un respaldo adecuado a las comprobaciones, conclusiones y
recomendaciones.

 Claros, simples y comprensibles.

 Concisos, lógico, preciso y completo.

 Legibles y pulcros, evitando manchas, tachones y marcas sucias.

 Pertinentes.

 Ser controlados y archivados mediante índices.

 Debidamente fechados, firmados, referenciados y correferenciados.

 Preparados a lápiz, la tinta es difícil para cambiar o corregir, excepto los requerimientos
especiales que determine el responsable de la auditoría.

 Las cifras se deben colocar en los espacios provistos (renglones y columnas).

 Se debe indicar el método escogido cuando la información se ha tomado sobre bases selectivas.

 Deben ser concluidos de manera que no requieran aclaraciones futuras.

3. CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES2

Los papeles de trabajo deben contener como mínimo estas características que se detallan a
continuación, porque el omitir alguna de ellas significa presentar evidencias deficientes en violación
a las N.A.G.A., con el riesgo de arribar a conclusiones equivocadas que repercutirán en la emisión
del informe del auditor.

2 VISIÓN DEL AUDITOR, Entrevista sobre Papeles de Trabajo a Lic.Oscar A. Díaz Méndez, Pág. 5. Junio 1995
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 3

❖ Claros

Deben ser entendibles por cualquier persona o lector ajeno a la auditoría, de tal forma que pueda
comprender los objetivos, procedimientos y conclusiones del trabajo realizado.

❖ Concisos

No deben contener comentarios redundantes ni que tiendan a confusión. Una de las deficiencias
comúnmente observadas es que se archivan excesivos papeles de trabajo, los cuales poseen
extensos comentarios sobre la evidencia reunidas, aspectos que terminan dificultando la etapa de
supervisión, con el riesgo de arribar a conclusiones erradas.

❖ Pertinentes

En el sentido de que los papeles de trabajo deben estar relacionados con cifras resultantes de los
estados financieros, por lo tanto la evidencia reunida y los procedimientos aplicados deben estar
dirigidos a dichas afirmaciones.

❖ Orden

Deben guardar un orden lógico y accesible, lo cual es muy importante para poder acceder en
forma rápida a los resultados obtenidos. Dentro de esta característica aparece un concepto de
suma importancia que es el sistema de "referenciación" que puede ser implantado mediante la
utilización de signos alfanuméricos, respetando la correlatividad de su uso a efectos de que la
supervisión pueda desarrollarse más fácilmente y de orientar a cualquier tercer interesado en
conocer los resultados de los procedimientos aplicados y las conclusiones obtenidas.

❖ Íntegros

Los papeles de trabajo deben guardar cierta integridad, de tal forma que pueda comprenderse el
propósito y alcance de los mismos, así como la naturaleza y oportunidad de los procedimientos
aplicados para reunir los elementos de juicio necesarios para arribar a una conclusión sobre el
componente analizado.

❖ Lógicos

Significan que deben reflejar sólo la evidencia reunida, evitando incluir alguna apreciación
personal que escape a raciocinio lógico y que distorsione los hechos tal como ocurrieron. El
único criterio que debe prevalecer en los resultados obtenidos es el "criterio del auditor", tal
como lo establecen las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

4. PLANIFICACIÓN

Es esencial en la elaboración de los Papeles de Trabajo para el mismo se debe:

 Examinar los papeles de trabajo de años anteriores para conocer y mejorar el programa y
contenido de los nuevos papeles de trabajo; en el caso de auditorias recurrentes.

 Conocer y comprender el programa de trabajo.

M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 4

 Consultar el archivo permanente y la documentación del estudio preliminar (para conocer los
cambios ocurridos en la organización que pueden incidir en el formato y los métodos de
elaboración).

5. FORMATO

➢ Nombre de la firma Auditora (extremo superior izquierdo).

➢ Nombre de la entidad auditada (centro).

➢ Título del papel de trabajo (centro debajo título entidad).

➢ Iniciales y/o rubrica del funcionario que elabora el papel de trabajo y quien revisa, además, la
fecha de iniciación y de revisión (extremo superior derecho).

➢ Referencia color rojo (extremo superior derecho).

➢ Explicación de las marcas de auditoría utilizadas (al pie del papel de trabajo).

➢ Iniciales y/o rubrica del funcionario que elabora el papel de trabajo y fecha de culminación
(extremo inferior izquierdo).

➢ Cada papel de trabajo puede comprender una o más hojas, y debe incluir un comentario del
trabajo realizado.

CONSULTORA GUTIÉRREZ Hecho Por:……………….Re

Fecha:…………………….
f
Revisado por:……………
Fecha:……………………
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________

T/R
Explicación Marcas de Auditoría

Comentario (sobre el trabajo realizado)

M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 5

6. SUMARIAS Y SUBSUMARIAS

La hoja Sumaria o Matriz conocida también como planilla llave es una de las principales cuando se
refiere a revisión de Estados financieros, las subsumarias se utilizan cuando es necesario desglosar
las cuentas que se están revisando, estos contienen:

 El nombre de las cuentas de activos, pasivos, ganancias y gastos, cuyos detalles aparecen en las
sumarias y subsumarias.

 Los saldos del período anterior, los cuales, cuando se comparan con los saldos bajo examen
muestran los cambios ocurridos.

 Los saldos bajo examen, tal como se ha extractado de los registros contables respectivos.

 Espacio para los ajustes y reclasificaciones de auditoría.

 Conclusión del auditor sobre el resultado de su trabajo.

7. PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO3

Los papeles de trabajo son de propiedad del auditor y en algunos países

existen reglamentos que designan el auditor como el propietario de los
mismos. Sin embargo, el derecho de propiedad del auditor sobre los
papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la
ética profesional, establecidas para prevenir la revelación indebida por
parte del auditor sobre asuntos confidenciales relativos al negocio del
cliente.

Algunos papeles de trabajo del auditor pueden servir como una fuente de
referencia útil para su cliente, pero los papeles de trabajo no deben ser
considerados como parte de, o un sustituto de los libros de contabilidad
del cliente. El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de
mantener en custodia segura sus papeles de trabajo

8. PERÍODO DE CONSERVACIÓN4

Tratándose de los papeles de trabajo relacionados con exámenes de auditoría, en los cuales no
existan aspectos relacionados con los tipos de responsabilidad civil y penal definidos por la Ley
1178/90, estos deben ser conservados como mínimo por cinco años (5 años), teniendo en cuenta que
este es el plazo de la prescripción común de los derechos patrimoniales, tal como lo establece el Art.
1507 del Código Civil.

Papeles de trabajo relacionados con aspectos que involucren las responsabilidades civil y pena
definidos en la Ley Nº 1178/90, estos deben ser conservados durante diez años (10 años), en caso de
documentación legal del Estado, estos deben ser conservados indefinidamente.

3 COMITE EJECUTIVO DE NORMAS DE AUDITORÍA AICPA, Statement on Auditing Standars S.A.S.41, Pág.
575.
4 VISIÓN DEL AUDITOR, Entrevista sobre Papeles de Trabajo a Lic. Oscar A. Díaz Méndez, Pág. 8. Junio 1995.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 6

Al margen de lo mencionado las firmas privadas de auditoría poseen políticas sobre el período de
conservación de los papeles de trabajo, pero nunca podrán ser inferiores a lo establecido en las
disposiciones legales del país.

9. TIPOS DE LEGAJOS

Estas pueden diferir según las políticas propias

de cada firma, pero lo que nunca puede variar
es el contenido de los legajos que
nombraremos a continuación:

 Legajo Permanente

Este legajo deberá conservar información

y documentación para consulta continua,
la misma que debe ser permanentemente
actualizada, a fin de proporcionar datos útiles en todas las etapas del proceso de auditoría,
facilitando al personal de auditoría su familiarización con la institución auditada. Debe contener
lo siguiente:

 Antecedentes legales y legislación vinculada a la institución.

 Información sobre políticas y procedimientos administrativos, financieros y contables.

 Fotocopias de los contratos cuyo vencimiento sobrepasa el ejercicio auditado.

 Plan de cuentas utilizado por la Entidad.

 Estructura orgánica y administrativa con los nombres de funcionarios.

 Relaciones con empresas vinculadas.

 Fotocopias de títulos de propiedad muebles e inmuebles, etc.

 Legajo de Programación

Deberá contener y conservar toda aquella información que nos permita realizar una
programación efectiva y una auditoría eficiente.

Cualquier trabajo debe ser adecuadamente planificado para satisfacer nuestro objetivo global de
auditoría y par determinar los métodos para alcanzarlos.

La programación debe basarse en la comprensión del negocio de la institución, su sistema de

información, el ambiente de control y la naturaleza de sus transacciones.

A diferencia del archivo permanente el legajo de programación sólo debe contener información
relacionada con el ejercicio bajo examen.
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Este legajo deberá contener entre otros aspectos, los siguientes:

 La evaluación y comprobación del sistema de control interno sobre las actividades de la

Institución y su impacto en los estados financieros, a efectos de poder definir sobre la
base de los riesgos detectados los procedimientos a ser aplicados.

 Programas de trabajo.

 Políticas contables.

 Memorando de planificación de la auditoría.

 Evaluación del ambiente de control.

 Unidades operativas.

 Niveles de materialidad.

 Evaluación del área de auditoría interna.

 Determinación de áreas u objetivos críticos.

 Información administrativa (tiempo presupuestado, personal asignado, etc.

 Legajo Corrientes

En este legajo se mantendrá toda la información y documentación obtenida y/o preparada por el
auditor durante el proceso de ejecución del examen, que permita evidenciar:

✓ El cumplimiento de las actividades programadas y las decisiones adoptadas durante la etapa

de programación.

✓ El haber obtenido evidencia de auditoría suficiente y competente que sustenten las

conclusiones y opiniones a las que arribe el auditor con base para la emisión de su dictamen

✓ Evaluación de eventos subsecuentes, contingencias, operaciones con entes relacionados.

 Legajo Resumen

Este legajo incluirá toda la información relacionada con la etapa de conclusión del proceso de
auditoría y emisión de informes.

El propósito de este legajo es compendiar información significativa que se encuentra archivada

en otros legajos, que permita al Gerente a cargo tener una visión global sobre el resultado de
todo el trabajo, conocer todos aquellos aspectos que se aparten de los estandares de auditoría y
requerirán un tratamiento y disposición específicos y comprobar el cumplimiento de las normas
de auditoría relacionadas con la comunicación de resultados y emisión de informes.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 8

10. MARCAS DE AUDITORÍA

Son signos convencionales que utiliza el auditor en el desarrollo de su trabajo.

Las marcas de auditorías no están uniformadas ni estandarizadas, pueden ser escritas en cualquier
forma, lo importante es que las mismas identifiquen al pie del papel el trabajo realizado que
representan las mismas5.

¥ Confrontado con libros

§ Cotejado con documento

µ Corrección realizada

¢ Comparado en auxiliar

¶ Sumado verticalmente

© Confrontado correcto

^ Sumas verificadas

« Pendiente de registro

Ø No reúne requisitos

S Solicitud de confirmación enviada

SI Solicitud de confirmación recibida inconforme

Solicitud de confirmación recibida inconforme pero

SIA
aclarada

SC Solicitud de confirmación recibida conforme

S Totalizado

ã Conciliado

Æ Circularizado

Y Inspeccionado

Modelo de marcas de auditoría estandarizadas.

5 VISIÓN DEL AUDITOR, Entrevista de Papeles de Trabajo a Lic. Oscar A. Díaz Méndez, Pág. 7. Junio 1995.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 9

Ventajas

➢ Se pueden escribir rápidamente en los papeles de trabajo.

➢ Eliminan la necesidad de explicaciones dobles.

➢ Facilitan la revisión rápida y eficiente de los papeles de trabajo.

Reglas para el uso de marcas

✓ Se deben hacer en rojo.

✓ Deben ser limpias, claras y distintas.

✓ Deben ser sencillos y, cuando sea posible, estandarizadas a través de los papeles de trabajo.

✓ Las explicaciones deben estar en la misma planilla de la marca.

✓ Las explicaciones deben ser precisas al describir el trabajo realizado.

✓ Cuando se usa una marca, se debe explicar inmediatamente.

✓ Se deben usar marcas diferentes para pruebas diferentes.

✓ Nunca se deben colocar marcas en los registros de la Entidad auditada.

11. REFERENCIACIÓN

La referenciación es una forma de identificar, utilizando índices, cada una de las cédulas que se
preparan durante una revisión.

Su utilidad radica en que los auditores, mediante su uso pueden mantener un estricto orden en su
trabajo y ubicar rápidamente la información que necesite, máxime si tenemos en cuenta los
volúmenes de información procesados.

METODOLOGÍA

Un método estándar de índices, el cual tiene las ventajas de flexibilidad y simpleza consiste en
nombrar cada papel de trabajo combinando letras mayúsculas (A, B, C,..,Z) con números romanos y
arábigos (A-I/n, B-I/n,...,Z-I/n), conocido como sistema alfanumérico simple.

Para el caso de la revisión de los estados financieros, por ejemplo:

Podemos asignar una letra mayúscula a cada rubro del activo.

A DISPONIBLE
B REALIZABLE
C EXIGIBLE
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 10

Para las cuentas del pasivo, usaríamos dos letras mayúsculas.

AA CUENTAS POR PAGAR

BB OBLIGACIONES FINANCIERAS
CC PATRIMONIO

Las letras P/G se pueden asignar a los rubros de resultados o de Ganancias y Pérdidas.

Las letras B/G, se utilizan para el Balance General.

Ejemplo del orden de colocación de P/T y su referencia:

DISPONIBLE

1. Cédula Sumaria A
2. Planilla de Excepciones AI AI A/I hasta n
3. Planilla de Ajustes Propuestos AII AII A/II hasta n
4. Planilla de Deficiencia AIII AIII A/III hasta n
5. Programas de Trabajo AIV AIV A/IV hasta n
6. Pruebas Sustantivas A1 A1 A/1 hasta 99
7. Pruebas de Cumplimiento A100 A100 A/100 hasta n

12. CORREFERENCIACIÓN

La correferencia o referencia cruzada permite identificar fácilmente una cifra de adelante hacia atrás
o viceversa.

REGLAS BÁSICAS

Las reglas básicas para cruzar referencias son:

a) Solamente se puede cruzar cifras idénticas.

b) Cuando se trata de grupos de números se deben totalizar primero, antes de cruzarlos.

c) Todo cruce se debe hacer en ambas direcciones, por ejemplo:

➢ Si una sumaria que señala A1 frente a una partida determinada; en la planilla A1 se debe
señalar la misma partida con A.

d) La posición de la referencia respecto del número de referencia indica la dirección en que va:

➢ La referencia de un número que se lleva de adelante hacia atrás, se coloca al lado izquierdo o
encima de la cifra.

➢ La referencia de un número que se lleva de atrás hacia adelante se coloca al lado derecho o
debajo de la cifra.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 11

A
Terrenos

Bs
Terreno 1 125.50
Terreno 2 A1 250.00 A1
Terreno 3 300.00 Análisis terreno
675.50 B/G
Bs
Al 31.12.2010 250.00 A
Compra A1/1 100.00
350.00

A1/1
MINUTA
Consta por el presente
documento privado de
transferencia del Terre-
no ubicado en Ticka
Loma Bs100.00 A1
PPE

13. DEFICIENCIA MÁS COMUNES EN LA DOCUMENTACIÓN

Generalmente, una persona entiende más por lo que no se debe hacer que por lo que hay que hacer,
en vista de esto a continuación se señala algunas deficiencias generales en la documentación de los
papeles de trabajo:

1) Existencia de papeles de trabajo conteniendo cifras que no se relacionan con los importes
mostrados en los estados financieros.

2) Consignación de cifras o datos sin informar la fuente de información de donde se obtuvieron.

3) Existencia de marcas de auditoría que no cuentan con la explicación del trabajo realizado que
representan las mismas.

4) Existencia de papeles archivados sobre los cuales se desconoce su utilidad.

5) Presentación de cifras sin referenciar (relacionar) entre sí.

6) Falta de programas de trabajo.

7) Los procedimientos realizados no son referenciados a los programas de trabajo.

8) Archivo de listados de computación entregados por personal de la Entidad sobre los cuales no se
verifica su exactitud matemática.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 12

14. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR POR FALTA DE PAPELES DE TRABAJO4

La falta de papeles de trabajo implica el no cumplimiento de las N.A.G.A. Esta falta, tiene sanciones
que varía de acuerdo al país, pero que generalmente comprenden los siguientes niveles de acuerdo a
su gravedad:

✓ Advertencia privado por parte de las autoridades del Colegio de Auditores.

✓ Advertencia pública, cuyo propósito es dar a conocer públicamente lo sucedido.
✓ Suspensión temporal del ejercicio de la profesión.
✓ Anulación o retiro de matrícula, prohibiendo el ejercicio de la profesión de por vida.

BIBLIOGRAFÍA

Comité Ejecutivo de Normas de Auditoría AICPA, Statement on Auditing Standars S.A.S. Nº 41

Visión del Auditor, Entrevista sobre Papeles de Trabajo a Lic.Oscar A. Díaz Mendez.