CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS.

ACTIVIDAD 6 UNIDAD 2 ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARTE 2

DOCENTE:
CLIDEN AMANDA PEREIRA BOLAÑOS.

ESTUDIANTE:
ANGIE VANESSA TÁUTIVA ÁLVAREZ – ID 813577

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

BOGOTÁ, 27 DE NOVIEMBRE DEL 2021.

Nombre de la Compañía: AGENCIA DE ADUANAS ADUANERA MUNDIAL SAS NIVEL1
Descripción: Agencia de Aduanas Aduanera Mundial SAS Nivel 1 identificada con NIT
860.078.275 - 4, es una empresa constituida legalmente ante cámara y comercio bajo
matrícula 00143071 del 23 de octubre de 1980 y escritura pública 3399 ante la notaría 18
de Bogotá bajo el No 91888 del libro IX. Su sede principal se encuentra ubicada en la
ciudad de Bogotá en la dirección Cr 74b No 47 - 57 Oficina 102 y dos sucursales; una en
la ciudad de Cartagena y otra en Buenaventura. Está representada legalmente por Sivilina
Peña Hernández identificada con C.C 35.320.159 de Bogotá.
Agencia de Aduanas Aduanera Mundial SAS Nivel 1 es una empresa prestadora de
servicios correspondiente al sector terciario BPO (Business Process Outsourcing), su
actividad principal bajo código CIIU es el 7020 el cual está definido como Actividades de
consultoría de gestión y su principal objeto social es el agenciamiento aduanero y demás
actividades inherentes al mismo, esto es el actuar como intermediario aduanero o en
calidad similar, en todo tipo de trámites, diligencias, actividades y demás actos
relacionados o conexos con la importación, exportación y/o tránsitos aduanero de
mercancías (tangibles a intangibles) que se adelanten ante la dirección de impuestos y
aduanas nacionales, o quien haga sus veces, y/o otras entidades o autoridades.
Fue homologada con resolución 010127 de septiembre 18 de 2.009, corregida por la
resolución 010603 de septiembre 30 y modificado por la resolución 012028 de noviembre
9 de 2.009. Es una empresa con 40 años de experiencia en la prestación de servicios de
logística de comercio internacional, logrando un posicionamiento exitoso en el mercado.
MISIÓN
Como agentes de Aduana Nivel 1 estamos comprometidos en la prestación de servicios
de intermediación aduanera y logística en general que requieren los usuarios de comercio
internacional. Contamos con un equipo humano debidamente calificado y con los medios
tecnológicos requeridos para la prestación de nuestros servicios en forma profesional,
eficiente y responsable bajo el marco jurídico que rige el comercio internacional en
Colombia.

VISIÓN

Nuestro compromiso hacia el futuro es seguir siendo la compañía líder que apunta al
desarrollo integral del comercio internacional a través de nuestra infraestructura y talento
humano, lo que beneficiará a todos nuestros usuarios.

OBJETIVO GENERAL:
Optimizar el desempeño de los trabajadores y unificar los procedimientos de la empresa
en cuanto a formatos, políticas y control administrativo para garantizar la satisfacción de
nuestros clientes con el fin de lograr la continuidad del negocio y la rentabilidad de
Agencia de Aduanas Aduanera Mundial SAS Nivel 1. (Agencia de Aduanas Aduanera
Mundial SAS, 2020)
El objetivo general debe ir relacionado a la misión de la compañía, por lo cual no solo se
deben optimizar el desempeño laboral de los trabajadores, sino que como tal la empresa
debe tener una armonización de todos los procesos para que pueda cumplir a cabalidad
con lo propuesto bajo sus lineamientos y políticas establecidas en pro de la satisfacción
final de operaciones de importación y exportación con un sello de calidad corporativo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
“Garantizar la Continuidad del Negocio y la Rentabilidad Proyectada.
Fortalecer la competitividad del recurso Humano
Garantizar la infraestructura acorde a las exigencias de los entes reguladores y las
necesidades de los clientes
Garantizar la satisfacción de nuestros clientes”. (Agencia de Aduanas Aduanera Mundial
SAS, 2020)
La consecución de objetivos específicos, deber tener una correlación estrecha con el
objetivo general de la compañía, para así establecer objetivos por áreas y equipos de
trabajo con el ánimo de dar cumplimiento a cabalidad del objeto social por el cual existe y
persiste Aduanera Mundial SAS.

POLÍTICAS DE CALIDAD:

La Gerencia de la empresa, comprometida con la prestación de servicios eficientes y

eficaces, fundamenta su política de calidad, en los siguientes términos:
Satisfacer las necesidades de los clientes con un servicio cumplimiento estándares de
calidad.
Cumplimiento y estricta aplicación de las normas legales existentes en comercio exterior
Mejoramiento continuo de los procesos, factor humano e infraestructura empresarial.
Búsqueda de solidez, crecimiento y rentabilidad dentro de un beneficio social. (Agencia de
Aduanas Aduanera Mundial SAS)
La política de calidad debe ser única y de conocimiento general de la empresa, orientada
a la toma de decisiones sobre los procesos para la prestación de servicios declarando sus
partes interesadas. Debe ser coherente con la misión, visión y valores corporativos
asegurando que todos los procesos se realizan con la más alta calidad. En este caso para
Aduanera mundial la política debe ser complementada con el levantamiento de procesos
internos.
Con relación a lo anterior se realizará una propuesta dentro del plan de mejora a la
planeación estratégica establecida actualmente para Aduanera Mundial SAS, con el fin de
dar una mejora organizacional de tipo contable, financiero, administrativo y operativo para
incrementar la productividad y establecer un estándar de calidad en sus operaciones
aduaneras.

- Sistema de Gestión Documental

Agencia de Aduanas Aduanera Mundial SAS Nivel 1 cuenta con un sistema de gestión
documental compuesto con los siguientes formatos:
- Autorización de tratamiento de datos:
- Mandato Aduanero:
- Circular 170
- Carta Responsabilidad No Pre Inspección
 - Formato de Declaración de Origen de Fondos

La agencia de aduanas Aduanera Mundial SAS Nivel 1 tiene como finalidad realizar
procesos aduaneros dando a sus clientes la total seguridad de que los trabajadores con
los que cuenta la agencia son personas capacitadas al 100% y que velaran porque las
cargas que traigan lleguen en los mejores estados.
Todo este sistema se encuentra documentado como en el sistema documental lo que
quiere decir que estos dos sistemas van tomados de la mano para lograr el objetivo de la
compañía.
- Sistema de Gestión Balanced Scorecard (BSC)
En la empresa Agencia de Aduanas Aduanera Mundial SAS Nivel se aplica el sistema bsc
desde el sistema de gerencia, operaciones, talento humano y contabilidad, ya que en este
se realiza la planeación estratégica cada inicio de año la cual es revisado cada 6 meses
por los grupos anteriormente mencionados en esta revisión se muestran los resultados de
los distintos indicadores de cada una de las áreas de la compañía y se muestra el avance
de las metas propuestas como con esto la alta dirección plantea el paso a seguir para
mejorar los indicadores y así lograr alcanzar las metas propuestas esto se realiza por
medio de una reunión dejando como evidencia la bitácora con todos estos parámetros se
aplican en toda la compañía.

- Sistema de Información con los clientes (CRM)

En la Agencia este sistema se encuentra habilitado ya que debido a la cantidad de
información confidencial y de clientes se debe llevar un control para poder tener al día los
datos en caso de tener una revisión de la DIAN, además de eso la agencia maneja una
página empresarial en la cual se reciben las PQR de los clientes estas son atendidas por
la empleada oficial de cumplimiento.
Toda la comunicación entre el cliente y empresa se realiza por medio de los correos:

 gerencia@aduaneramundial.com.co
 yahumada@aduaneramundial.com.co
 aduaneramundial@outlook.com
Para temas contables en los correos:

 contabilidad@aduaneramundial.com.co
 gerencia@awrsas.com
Para temas operativos a los correos:

 ncastillo@aduaneramundial.com.co
 auxiliar1@aduaneramundial.com
 cfonseca@aduaneramundial.com.co
Para temas de pagos y recursos humanos al correo:

 tesoreria@aduaneramundial.com.co

Y a los siguientes números:

 4 100 800
 315 362 5406
Y en las instalaciones ubicadas en Normandía en la Cra 74B # 47 – 57 Edificio Zulma
Oficinas 101-102
 PARTE 2

Aunque la agencia de aduanas pone en práctica 3 sistemas de información desde mi

punto de vista se deben reforzar las maneras de ejecución y se deben implementar otros
sistemas.
El sistema que la empresa debe reforzar es el SGD “Sistema de Gestión documental”
Si bien sabemos este sistema de gestión consiste en controlar eficientemente y
sistemática la creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los
documentos.

OBJETIVOS

1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten la creación,

recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos
2. Custodiar y recuperar la documentación
3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la
legislación vigente
Para mi opinión este sistema debe reforzarse en la empresa porque si bien está
establecido los años que deben guardarse los documentos que son 10 años no se
guardan de la manera adecuada, ya que para el almacenamiento de estos documentos
solo se dispone de un cuarto no muy grande en el cual en canastillas se guardan los
documentos de procesos realizados, de clientes, de empleados, de operación contable,
financiera, de recursos humanos entre otras y que por los años que han pasado muchos
de estos documentos se han deteriorado hasta el punto de que algunos no se han podido
recuperar por tal motivo hemos tenido inconvenientes en los cuales hemos tenido visitas
de la DIAN y no se han podido entregar los debidos soportes de requerimientos realizados
por la pérdida de ellos mismos.
Así que al día de hoy debido a la pandemia todo se ha vuelto muy digital por lo que opino
que si se implementara de manera correcta este sistema de información con una empresa
que tenga el conocimiento suficiente para la correcta implementación en la empresa se
podrían guardar los documentos de manera digital en CD o USB para garantizar poder
guardar documentos importantes de bastantes años pero con la seguridad de que no se
van a dañar porque se entre el agua o porque se borren los escritos de los documentos lo
cual también facilitaría el acceso a ellos en el momento que se desee sin tener que buscar
por largas horas en canastillas
A continuación les relaciono los Sistemas De Información que se deberían implementar a
la agencia:
 SISTEMA ERP “ENTERPRISE RESOURCE PLANNING”

Este Sistema de información se hace cargo de las distintas operaciones internas de la

empresa aumentando la productividad de la empresa.

CARACTERISTICAS

1. Acceso a la información completa de la empresa en una sola plataforma

2. Relacionamiento de diferentes bases de datos en un solo programa
3. Ahorro de tiempo y costes
Para mí se debe realizar la implementación de este sistema de información en la agencia
ya que esta empresa maneja bastantes clientes pero no tiene un sistema fuerte para
definir objetivos que lleguen a aumentar la productividad de la empresa, ya que no se
tiene un buen sistema de cobranza y desde mi punto de vista es esencial esta gestión
porque si no se genera un buen manejo de rotación de cartera no se vería la correcta
productividad de la empresa, además de que este sistema de información ayuda a la
solución de varios problemas a bajos costos.

SISTEMA BSC “BALANCED SCORECARD O CUADRO DE MANDO INTEGRAL”

Este sistema es la metodología estratégica para que los objetivos y las metas de las
empresas sean cumplidos midiendo a través de plataformas que tan viables son.

CARACTERISTICAS

1. Se puede tener visión y control de las áreas de la empresa

2. Vincular los objetivos de la empresa con las acciones necesarias para lograrlos
3. Implementar modelos flexibles e interactivos para el desarrollo de los objetivos
4. Disponer imágenes claras de la organización en la cual se implementara el
sistema
5. Facilita comunicación entre la empresa con los clientes y los empleados
En mi punto de vista este es un sistema de información que también se debería
implementar ya que al pasar de los años no se crean estrategias nuevas para mejorar la
productividad de la compañía ni la estabilidad de los empleados por lo cual a pesar de
tener bastantes clientes no se obtienen los resultados esperados, además de que como
empresa se debe tener claro que los empleados también son parte esencial para el
cumplimiento de los objetivos que se lleguen a establecer en la compañía porqué si los
empleados no están a gusto no rinden y si no rinden no se obtendrán los resultados
esperados en el cierre de cada operación.

REFLEXIÒN

1. ¿Qué tipo de dificultades presentaron al momento de seleccionar los

modelos de aplicación informática empresarial que se va implementar en la
organización?
Viendo la empresa con una trayectoria tan larga desde su creación para mí lo más difícil
fue poder asociar los sistemas actuales con la compañía ya que a pesar de ser una
empresa con bastantes clientes no se tiene un responsable por cada área lo que hace
que la solución de las tareas sea más tediosa, por tal motivo fue difícil relacionar los
sistemas porqué todos los empleados se relacionan con todos los sistemas.
Además de seleccionar los sistemas que hacen falta implementar a la agencia ya que
como mencione anteriormente se debería definir la selección correcta de los empleados
para crear áreas nuevas que ayuden a llevar a cabo la implementación de los dos
sistemas que en mi concepto se deberían implementar además de la correcta
modificación de los aspectos a mejorar en el sistema de gestión documental ya que los
documentos son bastante importantes en las compañías por eso se deben almacenar de
la manera adecuada y claramente evaluando todos los ángulos para poder implementar
los sistemas con una compañía que garantice resultados garantizados y además de eso
que manejen precios cómodos y accesibles para la agencia

2. ¿Qué criterios consideraron de mayor importancia para seleccionar los

modelos de aplicación informática empresarial que se va implementar?
Tuve en cuenta varios modelos entre ellos el dinero a destinar para su implementación, la
contratación de personal nuevo y conocedor del tema, seleccionar la empresa correcta
para que desarrolle la implementación correctamente de los sistemas de información en la
compañía.
Además de que se preguntó a los empleados que pensaban acerca del manejo que se le
hacía a la organización y todos opinaron con que muchos aspectos no se llevaban a cabo
de la manera adecuada ya que desde la contratación de los empleados que se hace más
por vinculo personal que por conocimientos, también el hecho de que no hubieran
personas encargadas en cada área estaba ocasionando qué las áreas de la empresa no
estén completas y desarrolladas de la manera en que se deberían.
Analizando todo lo anterior llegamos a la conclusión de que hay muchos aspectos que
debemos mejorar para que en la empresa los empleados trabajen a gusto y empecemos a
ver más organización y mejores rendimientos.
 BIBLIOGRAFÍA

 https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/que-es-sistema-erp

 https://gestion.pensemos.com/que-es-bsc

 https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html

 https://www.isotools.org/2015/02/23/que-es-el-balanced-scorecard-conoce-su-
funcionamiento-y-ventajas/

 https://www.techedgegroup.com/es/blog/comunicacion-criptografia-cuantica-0-0

 https://atsgestion.net/sistema-gestion-documental/

 https://business-intelligence.grupobit.net/blog/para-que-sirve-el-balanced-
scorecard-bsc
 MATRIZ DOFA Fortalezas: Debilidades
SOBRE:
- Manejan bases de datos que - Es de vital importan
Las aplicaciones o los resguardan la información de uso de la tecnología
modelos de organización y manera segura
gestión empresarial - Hay implementacion
- Se actualizan y adaptan a las que pueden llegar a
necesidades de las empresas costosas

- Brindan seguridad - No es garantizado e

- Disminuyen la inversión de tiempo y

dinero
Oportunidades Estrategias FO Estrategias D

- Da paso a la creación - Crea estrategias de marketing para - Es complicado estab

de nuevas compañías ser mejores que otros mercados precios accesibles a
publico
- Tiene aportes a los - Da a conocer lo importante de un - Hay actualizaciones
procesos de ventas buen servicio al cliente y las no son compatibles
ventajas que vienen con este algunas empresas
- Presta servicios muy - Se debe realizar
eficaces - Se actualiza continuamente capacitaciones al pe
constantemente
Amenazas Estrategias FA Estrategias DA

- En la implementación - Trae módulos para la adecuada - La tecnología que

la carga de contratación de personal manejan es actualiz
información para los cual genera que la
clientes es bastante - Capacitaciones constantes información suminis
alta a los clientes sea de
- Manejan adecuadamente la calidad
- Conflictos entre información dando seguridad a las
departamentos y empresas - Implementan sistem
empleados llamativos para las
empresas
- Tiene un costo alto

ANEXO MATRIZ DOFA ACTIVIDAD 4 – ACTIVIDAD DE COMPRENSION