UNIVERSIDAD AMAZÓNICA DE PANDO

ÁREA DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

PROYECTO DE GRADO

SISTEMA DE INFORMACION DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE

TRAMITES Y CORRESPONDENCIA PARA EL TRIBUNAL
ELECTORAL DEPARTAMENTAL “TED-PANDO”

Postulante: Hans Opi Villca

Tutor: Lic. Eduardo Zubieta Copeticom

Asesor: Lic. Efraín Opi Condori

Cobija - Pando - Bolivia

2015

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 ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN.............................................................................................................3
2 ANTECEDENTES..............................................................................................................4
3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.................................................................................6
4 OBJETIVOS.....................................................................................................................7
4.1 OBJETIVO GENERAL...................................................................................................7
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................................................7
5 JUSTIFICACIÓN...............................................................................................................7
5.1 JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA.....................................................................................7
5.2 JUSTIFICACIÓN SOCIAL..............................................................................................8
5.3 JUSTIFICACIÓN TECNICA............................................................................................8
6 METODOLOGÍA..............................................................................................................8
7 APORTES......................................................................................................................10
8 ALCANCES....................................................................................................................10
9 CRONOGRAMA............................................................................................................12
10 BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................................13

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1 INTRODUCCIÓN
Toda organización ya sea pública o privada busca mejorar el desarrollo y
desempeño de sus actividades cotidianas, para ello es imprescindible en la actualidad
implementar las nuevas tecnologías de información y comunicación que permitan optimizar
los procesos organizacionales.

La tecnología de estos tiempos ha alcanzado grandes avances al servicio de la

humanidad, en consecuencia trajo consigo un alto grado de competitividad; saltar o ignorar
los provechos que estos nos ofrecen, implica grandes pérdidas a las instituciones cuya
actividad se torna en el manejo administrativo con urgencia de tiempo, así mismo;
considerando un campo donde la tecnología computacional proporcionaría facilidades y
optimiza tiempo y otros recursos principalmente en el manejo de información de grandes
volúmenes cuyas solicitudes de resultados son en tiempo real.

La modernización de los servicios de archivísticos, adquiere una singular

importancia, en virtud del carácter estratégico que estos servicios poseen con relación a la
actividad regular de las unidades responsables que la integran.

El Tribunal Electoral Departamental TED – PANDO no se encuentra exenta de

estos cambios tecnológicos, por ello se ha propuesto automatizar el Control y Seguimiento
de Tramites y Correspondencia, debido a la gran cantidad de información procesada por en
la entidad, y de esta manera poder brindar información oportuna de los tramites, el estado y
ubicación respectiva de la correspondencia que ha sido solicitado.

En este sentido, el presente proyecto de grado contempla el Desarrollo de un

Sistema de Información Automatizado para el Control y Seguimiento de Trámites y
Correspondencia a través de la metodología Programación Extrema.

2 ANTECEDENTES
La correspondencia, es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde
hace muchos años, su importancia prevalece porque se considera como el principal medio

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donde existe constancia del intercambio formal de información ya sea entre personas y/o
instituciones. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos,
hasta llegar a nuestros días donde se incrementa cada vez más el uso de los servicios
basados en la tecnología de la información como el correo electrónico, llegando a ser una
de las formas más rápidas de enviar y recibir correspondencia. De esta forma dentro del
mundo laboral, la gestión de la correspondencia es una de las tareas administrativas más
comunes en cualquier institución; pero, el gran problema en muchos casos es que las
organizaciones no cuentan con herramientas adecuadas para un manejo eficiente en cuanto
a la recepción, distribución y su disposición.

En este Contexto, El Tribunal Electoral Departamental TED - PANDO como

entidad pública desconcentrada dependiente del Tribunal Supremo Electoral como
fedatario, hace constar, en forma auténtica, confiable y actualizada la información de:

a) Los hechos vitales y actos jurídicos relativos al estado civil de las personas.
b) Los registros de las y los ciudadanos en el Padrón Electoral Biométrico para el
ejercicio de sus derechos políticos.

Para el SERECI, el control y seguimiento de la correspondencia es uno de los

principales problemas, debido a que existen diferentes tipos de correspondencia; tal como
se describen a continuación.

TIPO DESCRIPCION

CARTAS Referidas a cartas de diferentes tenor

DOCUMENTOS Referidos a documentos internos dentro de la Estructura

INTERNOS Orgánica del SECRECI – PANDO como ser: Circulares,
Memorándums, etc.
INVITACIONES Y Referidos a invitaciones y solicitudes de otras entidades.
SOLICITUDES
REQUERIMIENTO El 70% de la correspondencia corresponde a requerimientos
FISCAL del Tribunal Departamental de Justicia.
Tabla 1. Tipos de correspondencia
Elaboración Propia

Otro de los problemas, es el control y seguimiento de trámites que corresponden a

los procesos de rectificación, cambio, complementación, ratificación, reposición,

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cancelación y traspaso de partidas de Registro Civil en las categorías de nacimiento,
matrimonio, defunción, reconocimiento y naturalización, en la vía administrativa, Judicial
y/o Consulares.

TIPO DESCRIPCION

TRAMITES SIN Son trámites administrativos sin pruebas cuando la entidad

PRUEBAS resguarda información con los datos correctos ejemplo: en
la partida de matrimonio se encuentra mal la fecha de
nacimiento del esposo, cuando en la partida de nacimiento
del esposo esta correcto.
TRAMITES CON Son trámites administrativos con pruebas cuando la entidad
PRUEBAS no resguarda información con los datos correctos y el
usuario adjunta los medios de prueba documental
suficientes (Certificado de vacuna, Certificado de sufragio,
Libreta de Colegio, Libreta de Servicio Militar, etc.)
TRAMITES Son emanados por la vía judicial como por ejemplo la
JUDICIALES cancelación de un registro de matrimonio a través de una
sentencia de divorcio, etc.
TRAMITES  Son declaraciones de algún hecho (nacimiento,
CONSULARES matrimonio, nacionalidad, defunción, etc.), para la
obtención de la radicatoria en otro país.
 Son declaraciones de algún hecho (nacimiento,
matrimonio).
 NACIMIENTO: Son extranjeros que buscan la
obtención de la nacionalidad Boliviana a través de
los padres Bolivianos.
 MATRIMONIO: Son extranjeros que buscan la
nacionalidad boliviana a través de la Unión
Matrimonial con un Boliviano (a)
Tabla 2 Tipos de Trámites
Elaboración Propia

El diseño de sistema de información para ser eficaces requiere ser desarrollado de

acuerdo a los objetivos, valores y metas propias de la organización [ CITATION KEN11 \l
16394 ], además de Metodologías y Técnicas es un proceso que necesita el trabajo
compartido entre el usuario y el profesional en informática. Los diseños de rutina y los
módulos de un sistema, cambian hasta el último día de trabajo en el proyecto.

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 Según Kent Beck, "la programación extrema es una forma ligera, eficiente, flexible,
predecible, científica y divertida de generar software" (Kent Beck, Extreme Programming
Explained). Ahí es nada. Esta metodología ha surgido desde la experiencia, como una
forma de resolver los problemas encontrados en los procesos de desarrollo software en los
que se han visto involucrados sus autores. Este tipo de desarrollos eran en general de
creación de software a la medida del cliente y hay numerosas opiniones que relatan el éxito
de esta metodología en este ámbito. Queda por ver si es posible aplicar sus ideas también
en procesos de desarrollo muy diferentes, como el seguido por la comunidad del software
libre.

2.1 ESTADO DEL ARTE

Sistema de correspondencia parta la empresa S.I.M.S.A., elaborado por Vargas, 2009),

Universidad mayor de San Andrés, Carrera de Informática. La
implementación del presente trabajo se realizó bajo el estudio detallado de los procesos y
sus reglas en tiempos específicos, para automatizar actividades que se
presenten diariamente.

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad el SERECI – PANDO va tropezando con diversos problemas

respecto a la gestión de la correspondencia tanto entrante como saliente, ya que los mismos
son registrados en libros de forma manual y la información se encuentra descentralizada y
no se tiene un control en el manejo de correspondencia.

De la misma forma, las solicitudes de Trámites Administrativos, Judiciales y

Consulares son llenados manualmente en formularios dificultando el acceso a la
información en forma oportuna debido al registro inadecuado.

De acuerdo al análisis realizado previamente se define el problema central:

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 “Inadecuado sistema de información de control y seguimiento de Tramites y
Correspondencia en el Servicio de Registro Cívico - Pando”

Ocasionando de esta manera los siguientes efectos: demora en el acceso a la

información en el proceso del préstamo, retrasos en la elaboración de informes y reportes,
incertidumbre del estado actual de la correspondencia solicitada, y excesivo manejo de
información, provocando de esta manera retrasos en la entrega de trámites y
correspondencia.

4 OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un Sistema de información de Control y Seguimiento de Trámites y

Correspondencia para la Servicio de Registro Cívico – Pando, aplicando la metodología XP
(Extreme Programming).

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Planificar el Desarrollo del Proyecto, identificando los procesos esenciales y los

flujos de información.
 Diseñar los componentes del sistema de acuerdo a estándares de calidad y
procedimientos establecidos en la metodología Programación Extrema.
 Codificar las iteraciones, a través de estándares de codificación utilizando Visual
Basic .NET y SQL SERVER para la gestión de Datos
 Realizar las pruebas de funcionamiento del sistema a través de Técnica de caja
negra.

5 JUSTIFICACIÓN

5.1 JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

La implementación del Sistema Informático de Control y Seguimiento de Tramites

y Correspondencia, tendrá un costo reducido para su implementación, ya que el SERECI –

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PANDO cuenta con su propia red local (LAN) en funcionamiento, equipos
computacionales, servidor para su implementación, y el personal capacitado además el
sistema minimizara gastos de tiempo en la elaboración de informes automatizados y sin
errores economizando de esta manera material para la impresión.

Además, reducirá tiempo en procedimientos que son morosos de realizar,

posibilitando de esta manera la restructuración de funciones para crear o mejorar los
procesos que se llevan a cabo en esta entidad.

5.2 JUSTIFICACIÓN SOCIAL

El proyecto informático de control y seguimiento de trámites y correspondencia,

propone beneficiar a la población que diariamente realiza algún trámite en el SERECI,
brindando los servicios de forma oportuna el estado actual de su correspondencia.

De la misma forma beneficiara a los jefes de sección, secretaria y director del

SERECI – PANDO, ya que dispondrá de información confiable y oportuna sobre el estado
actual de las correspondencia, además permitirá ampliar el conocimiento a los funcionarios
y mejora el uso tecnológico.

5.3 JUSTIFICACIÓN TECNICA

El Servicio de Registro Cívico - Pando cuenta con una adecuada plataforma en

hardware y software para el desarrollo del Sistema de control y seguimiento de trámites y
correspondencia, cuenta con recursos computacionales como: una red Local (LAN) en
funcionamiento, un servidor web para su ejecución, un servidor de base de datos, máquinas
para cada usuario del sistema y un escáner para la digitalización de la documentación,
siendo de esta manera factible el desarrollo del proyecto.

6 METODOLOGÍA

Para el desarrollo del proyecto de grado se utilizara la metodología XP (EXTREME

PROGRAMMING). Programación Extrema es una metodología ágil centrada en potenciar
las relaciones interpersonales como clave para el éxito en el desarrollo de software

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promoviendo el trabajo en equipo, XP se basa en la retroalimentación continua entre el
cliente y el equipo de desarrollo, comunicación fluida entre todos los participantes, XP se
define como especialmente adecuada para proyectos con requisitos imprecisos y muy
cambiantes.

A continuación vamos a ver un resumen de las fases de la Metodología X.P., de sus

objetivos y de los productos que resultan al aplicar cada una de ellas.

TECNICAS O
FASES DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA PRODUCTOS
S
Definir y acordar el alcance
del proyecto con el
encargado de la Unidad se  Entrevistas con  Historias de usuarios
PLANIFICACION propone una visión general los usuarios.  División de iteraciones
de la arquitectura de  Encuestas.  Plan de entregas
software.

 TARJETAS:
 Notación de Clases Responsabilidad
Diseñar los componentes
U.M.L. Colaboración.
del sistema de acuerdo a
 Power  Diagrama de clases.
DISEÑO procedimientos establecidos
Designer.  Diseño conceptual de la base
en la metodología
 Visual de datos.
Programación Extrema
Basic .NET  Funcionalidad mínima del
sistema(Prototipo)

Completar la funcionalidad
 Visual
del sistema y proporcionar  Base de Datos del Sistema.
Basic .NET
DESARROLLO un producto construido  Versiones del Sistema.
 SQL
junto con la
SERVER.
documentación.

Asegurar que el software

esté disponible para los
usuarios finales, ajustar los
Técnica de la Caja  Software validado por el
PRUEBAS errores y defectos
Negra. usuario.
encontrados en las pruebas
de aceptación, capacitar a
los usuarios

TABLA 3:MetodologíaX.P.
FUENTE: Elaboración Propia

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7 APORTES

El desarrollo del presente proyecto de grado es importante porque beneficiara al

SERECI – PANDO, en el acceso, manipulación, control y seguimiento de la
correspondencia y tramites que ingresa. Es así el aporte más importante para esta entidad
es la implementación de un sistema que satisfaga sus necesidades y requerimientos.

Otro aporte será que el sistema de control y seguimiento de trámites y

correspondencia, contara con información será de forma oportuna y confiable para la toma
de decisiones.

8 ALCANCES
El Sistema de Información propuesto, consta de dos componentes:

 Aplicación de escritorio:

Es un programa de computadora que se instala en cada equipo de computación

como herramienta de tareas específicas la ventaja la principal de este es el tiempo de
respuesta, rapidez de uso ya que podremos incorporar todos los controles de escritorio y
facilita el uso de teclas en caliente (ejemplo: CTRL+G para grabar).

El sistema de control y correspondencia como aplicación de escritorio contara con

las opciones de menús.
 Aplicación de Escritorio de Control y Seguimiento tramites y
correspondencia
 Correspondencia
 Registro de correspondencia
 Reenviar a destinatario
 Seguimiento de correspondencia
 Reportes
 Tramites
 Registro de tramites
 Reenviar a destinatario
 Seguimiento de tramites
 reportes

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  Administración del sistema
o Tipo de documento
 Agregar tipo de documento
 Modificar tipo de documento
o Tipo de usuario
 Agregar tipo de usuario
 Modificar tipo de usuario
o Permiso
 Elegir operador y se mostrara los accesos permitidos
o Estado de los documentos
 Agregar
 Modificar

 Aplicación web:

Una aplicación web es una aplicación informática distribuida cuya interfaz de

usuario es accesible desde un cliente web. Desde el punto de vista de la arquitectura se
distinguen dos lados el uno es el cliente en donde se encuentra el usuario final utilizando la
aplicación por intermedio de un navegador ( IExplorer o Firefox, Chrome), es aquí donde
el usuario interactúa con la aplicación localizada al otro lado o servidor en donde residen
realmente los datos, reglas y lógica de la aplicación.
El sistema de control y correspondencia como aplicación de web será
exclusivamente para los usuarios que quieran saber sobre el progreso su correspondencia, y
contara con las opciones de menús.

 Aplicación web de consultas

o Seguimiento a los tramites por parte de los usuarios

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9 CRONOGRAMA
PROYECTO: SISTEMA DE INFORMACION DE
PERIODO DE DESARROLLO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Y UNIV: HANS OPI VILLCA
AGOSTO - NOVIEMBRE DE 2015
CORRESPONDENCIA.

AGO SEP OCT NOV

ACTIVIDAD SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.-  Planificación del proyecto                                
 Historias de usuario                                
 Plan de entregas                                
2.- Primera iteración del proyecto                                
 Plan de la primera iteración                                
 Diseño de la primera iteración                                
 Codificación de la primera iteración                                
 Pruebas de la primera iteración                                
3.-  Segunda iteración del Proyecto                                
 Plan de la segunda iteración                                
 Diseño de la segunda iteración                                
 Codificación de la segunda iteración                                
 Pruebas de la Segunda iteración                                
4.-  Documentación del Sistema                                

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10 BIBLIOGRAFÍA

Guarachi, R. C. (2009). Sistema de información de Seguimiento de Tramites Vía Web. La Paz.

KENDALL, K. E. (2011). ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS. NEW JERSEY: PEARSON.

Vargas Choque, P. (2012). Sistema de seguimiento y control de tramités a marcas y patentes.

Estado Plurinacional de Bolivia - La Paz: Universidad Mayor de San Andres - Facultad de Ciencias
Puras y Naturales.

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