Código: PD-02

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS Versión: 01
Fecha: 1/2019

PROCEDIMIENTO
PARA EL
CONTROL DE
DOCUMENTOS

CRA 4 Nº 3 -28 PAZ DE ARIPORO– CASANARE

CEL: 311256706
 Código:PD-02
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS Versión: 01
Fecha:

1. OBJETIVO:
Definir y establecer las directrices que contemplen las actividades a realizar para el control
de documentos de la empresa en lo referente a elaboración, revisión, aprobación, emisión,
difusión y distribución de los mismos.

2 . ALCANCE:
Este procedimiento tiene aplicación cada vez que se requiera controlar y asegurar la
disponibilidad en los puntos de uso de los documentos d e l S i s t e m a G e s t i ó n SSOA
definidos en la Estructura Documental, tales como: Manuales, Procedimientos, Instructivos,
Caracterizaciones, Planos, Planes de calidad y los documentos de origen externo.

3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El comité de gestión integrada es el responsable de implementar y mantener actualizado este
procedimiento.

ÁREAS INVOLUCRADAS
Todas las áreas que intervienen en el Sistema de Gestión.

4. CONDICIONES GENERALES
a. Todos los documentos del Sistema de Gestión SSOA se elaboran bajo las directrices dadas
en el Instructivo para la elaboración de documentos

b. Es responsabilidad de quien elabora o modifica un documento:

Verificar que éste sea coherente con los procesos que se ejecutan.
Escribir exactamente cómo se realizan las actividades
Hacer seguimiento al documento hasta su implementación

c. Es responsabilidad de quien revisa un documento:

Verificar la forma del documento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para
la elaboración y codificación de documentos
Verificar que el contenido técnico sea correcto
Verificar que el procedimiento descrito sea realizable y las funciones y
responsabilidades estén conformes con los cargos.

d. Es responsabilidad de quien aprueba un documento:

Verificar el cumplimiento con las normas legales y técnicas vigentes
Verificar que sea coherente con las políticas y objetivos.

e. Es responsabilidad de quien distribuye y controla:

Asignar codificación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para la
elaboración de documentos.
Actualizar listado maestro de documentos internos y externos.
Identificar copias

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Mantener actualizado archivo físico y magnético de los documentos.

f. Cualquier trabajador podrá solicitar modificaciones a los documentos, para lo cual debe
utilizar el formato “Solicitud de elaboración, modificación o actualización de documentos” y
entregar al jefe de th y/o Asesor SSOA del Sistema de Gestión, quien se encargará de
entregar la solicitud al responsable de la elaboración o modificación del documento para su
trámite respectivo.

g. Es responsabilidad de cada funcionario al que se le entregue una copia controlada, su

almacenamiento y control.
h. Las copias controladas no pueden tener tachones o enmendaduras, y cualquier modificación
debe ser solicitada siguiendo el procedimiento. Los documentos obsoletos son identificados con
el sello correspondiente y almacenado el período especificado en el listado maestro de
documentos.
i. Manejo de Documentación Externa. La documentación externa de aplicación dentro del
Sistema de Gestión de INGEOSAM LTDA son: Las normas ISO 9001 del 2015, etc., todos
estos necesarios para la prestación del servicio. Esta documentación es
responsabilidad de quien la usa. Cuando se adquiera un nuevo documento o versión del mismo,
se actualiza el Listado Control de Documentación Externa. Para mantener actualizada la
documentación externa, se tienen en cuenta las siguientes pautas:

 Se consulta una vez al año a la entidad que controla o emite el documento para conocer
si hay nuevas versiones y definir su adquisición (Normas ICONTEC, normas Concejo
Colombiano de Seguridad, normas técnicas eléctricas, etc.).
 Antes de iniciar un proyecto donde se requiera la aplicación de un documento externo,
se confirma con la entidad encargada de su control para verificar versión,
actualización o su consecución.
 A través de afiliaciones o suscripciones, de las cuales se recibe periódicamente la
última versión o las modificaciones efectuadas sobre la documentación.
 Los planos urbanos son modificados por lo general cada tres o cinco años, de acuerdo
al desarrollo urbanístico, se solicitan en las oficinas de Planeación Municipal o el
Instituto Geográfico
 Los requisitos legales y de otra índole aplicables en Seguridad y sst, Ambiental, se
gestionan de acuerdo al Procedimiento para la Gestión de Requisitos Legales y Otros
Cuando un documento externo lo requiera, y es posible tener más de una copia del mismo, se
identifica con el sello de Documento Controlado para que, en caso de actualización, esta sea
recogida.

5. DEFINICIONES

MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión de calidad de la

Organización.

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MANUAL SSOA: Documento que especifica el Sistema de Gestión SSOA de la Organización.

PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.

Nota: Los procedimientos pueden estar documentados o no.

PLAN DE CALIDAD: Documento de la planificación de la calidad del servicio que especifica

que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben
aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico.

MANUAL DE FUNCIONES: Documento que describe el perfil y las funciones de los

diferentes cargos en la organización, definidos en el organigrama.

INSTRUCTIVOS: Documento que describe o explica la forma cómo se realiza una actividad o
se diligencia y maneja un documento.

ESPECIFICACIONES: Documentos que establecen requisitos.

PLANOS INTERNOS: Planos desarrollados y manejados internamente durante la prestación

del servicio.

DOCUMENTACIÓN EXTERNA: Documentos de origen externo de aplicación para la ejecución

o realización de un servicio: Normas Técnicas y legales, planos suministrados por el cliente,
planos urbanísticos, etc.

REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

6. METODO:

RESPONSABLE
DESCRIPCION DE LA TAREA

6.1 Surge la necesidad de elaborar o modificar un documento. Cualquier empleado

6.2 Se comunica al jefe de th la necesidad Cualquier empleado

6.3 Elaborar el documento según el procedimiento para la Asesor SSOA

Elaboración de Documentos y presentar a revisión al responsable.
6.4 Realizar la revisión del documento y verificar si lo escrito se Dueño del proceso
realiza.

NO: Ir a 6.3
SI: Ir a 6.5

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RESPONSABLE
DESCRIPCION DE LA TAREA
6.5 Si el documento se ajusta a las necesidades del proceso que
lo origina, aprobarlo. En caso de procedimiento, instructivo o Responsable del proceso
manuales, entregar a la dirección correspondiente para firmas en
niveles, de aprobación.
6.6 Actualizar datos en la lista maestra de documentos y Asesor SSOA
registrar cambios en el mismo.
6.7 Emitir, entregar y difundir el documento a las personas
interesadas e identificar cada copia con el sello de documento Asesor SSOA
controlado en el caso de Procedimientos o Instructivos.
6.8 Registrar las modificaciones realizadas al documento en el
formato Lista Maestra de Documentos o Lista Maestra de Asesor SSOA
Registros
6.9 Retirar la versión anterior del documento de todos los puntos
Asesor SSOA
de uso y destruirlos dejando una sola copia.
6.10 identificar la única copia como documento obsoleto y llevarla Asesor SSOA
al dpt de th.
6.11 Actualizar el archivo magnético de los documentos del
Sistema Gestión que están clasificados de acuerdo al proceso
al cual pertenecen. Cuando es aprobada una nueva versión del
documento, el anterior es cortado y pegado en una carpeta
Director SGI y/o Asesor SSOA
llamada Obsoletos. Solo se conserva el documento en vigencia y la
versión anterior (obsoleto). Todos los documentos en
archivo magnético se protegen contra modificaciones con una
contraseña de manejo exclusivo por parte de los
responsables del Área de th.
Áreas involucradas
6.12 Implementar el documento

6.13 Una vez implementado el documento, realizar seguimiento

para verificar si este suple las necesidades del usuario o si tiene
que modificarse parcial o totalmente, como mínimo una vez cada
año. Áreas involucradas

6.14. Si el documento no suple las necesidades, efectuarle los

cambios pertinentes, rediseñar y probar el documento, actualizar
la fecha y modificar la letra de cambio e ir al paso 6.1.

7. REGISTROS:

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Listado Control Maestro de Documentos

Listado Control Maestro de Registros

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Procedimiento para la Elaboración de Documentos.

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