DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Y TIPOS DE DOCUMENTOS

1.- Concepto. -

Es toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la

administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de
obligaciones y el goce de derechos reconocidos por La Constitución Política, las Leyes
y las Nomas internas de cada institución.
Un documento administrativo es importante, porque en nuestra vida por lo menos en
algún momento tendremos la necesidad de redactar un documento ya sea por razones
laborales, sociales, educativas, etc.

2.- Clases de documentos administrativos:

 Público. - Los autorizados por un notario o un funcionario público competente, para
ello acredita los hechos que refiere por Ley.

 Privado. - Está autorizado por las partes interesadas, por sí solas o con la
intervención de terceros – consejeros, abogados - pero no poseen la condición de
funcionario público con una capacitación especial y legitimidad para ello.

3.- Tipos de documentos administrativos:

Los documentos administrativos pueden ser: Cartas laborales, presentación, memorando oficios,
acta, solicitud, carta poder, memorial, informes, etc.

4.- Partes de los Documentos Administrativos:

4.1. El Encabezamiento. - Es el extremo superior de un documento y comprende las siguientes

partes: Membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto referencia.

4.2 El Texto. - Es la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto se les
llaman secciones.

4.3 El Término. - Ocupa el extremo inferior del documento y está integrado por las siguientes
partes: Ante firma, firma, post firma, sello, anexo, con copio y pie de página.

5.- Características del Documento Administrativo

Precisión: significa usar las palabras que comunican exactamente lo que se quiere decir. La
meta es transmitir información desde tu cerebro al texto y de ahí al cerebro del lector, quien no
puede pedirte que aclares sus dudas. Para escribir con precisión es necesario desarrollar la
capacidad de escribir para el lector.
• Claridad: significa que el texto se lee y se entiende rápidamente. El documento es fácil de
entender cuando el lenguaje es sencillo, las oraciones están bien construidas y cada párrafo
desarrolla su tema siguiendo un orden lógico.
• Brevedad: significa incluir la información que es pertinente al contenido del documento y
comunicarla con el menor número de palabras, porque mientras más largas y complejas son las
oraciones, mayor probabilidad de afectar la claridad del mensaje y confundir al lector.
• Formalidad: emplear el idioma al nivel adecuado para este tipo de comunicación.

CARTAS LABORALES

Una carta laboral o también denominada genéricamente constancia laboral tienen su función
dentro del mundo laboral y de trabajo. Es aquella carta o escrito que redacta una empresa o un
autónomo para dar constancia de que uno de sus trabajadores estuvo trabajando para él. Se trata
por tanto de una especie de referencia y además una prueba fehaciente de que dicho trabajador
estuvo trabajando, en qué cargo, y cuanto tiempo.

Las cartas laborales también se utilizan para diferentes peticiones de índole laboral como:
permiso, servicios prestados, vacaciones, justificaciones, cambio de horario concesiones
especiales, licencias, etc.
EJEMPLOS:

Arequipa, 04 de octubre del 20__ Arequipa, 04 de octubre del 20__

Señor:
Vladimiro Ortega Carpio
Administrador de TIENDAS
“CARSA”
Asunto: Justificación.
En vista de haber estado delicada
de salud, no pude asistir a
laborar los días 02 y 03 de
octubre por lo que solicito a
usted cordialmente justifique mi
inasistencia y no verme
perjudicada con algún descuento
en mi remuneración mensual.
Adjunto certificado médico
expedido por ESSALUD.
Agradezco su gentil
comprensión
Atentamente,
Roberta Quiroz Ruiz
Señora:
Nora Flor Pastor Ybañez
Jefa de RRHH “DELvalle”
Mediante la siguiente
carta laboral, se hace
constancia que el trabajador
Carlos Ordoñez Lòpez trabajó
a tiempo parcial en nuestra
empresa en el periodo
comprendido entre marzo del
año 20__ a marzo del año
20__, con un contrato laboral
de 18 horas mensuales con el
cargo de Ayudante de Banca y
Gestión de tesorería.
Durante todo el periodo
laboral demostró ser un
trabajador con grandes
cualidades, buen trato personal
y capacidad de liderazgo,
eficiente y responsable.
Atentamente,

Juan Polanco Torreblanca

Director de RR HH
NAUTICUS-S.A.
La carta o constancia laboral incluye o debe incluir una relación de datos de interés para
el nuevo contratante como puede ser:

 Cargo anterior que desempeñaba el trabajador

 Descripción de dicho cargo, así como las tareas o responsabilidades dedicadas.
 Valoración positiva (si fuera el caso) del trabajo realizado.
 Otras cualidades de interés.

ESTRUCTURA DE LA CARTA:

Encabezamiento: Membrete, fecha, datos del destinatario, asunto.

Cuerpo: Introducción de la idea principal, desarrollo, conclusión final.

Cierre: Despedida, antefirma, firma y pos firma (sello si hubiera).

 CARTA DE PRESENTACIÓN

Es un folio que acompaña al currículum que envías a un anuncio de empleo concreto o a una
empresa ofreciendo tus servicios de manera espontánea.

La carta de presentación puede cumplir dos funciones:

- Responder a una oferta publicada en prensa, tablón de anuncios…

- Presentar una candidatura espontánea.

Su objetivo es destacar unos datos específicos de tu currículum.

Una carta de presentación tiene que ser muy profesional, Si envías una carta a una empresa para
que te tengan en cuenta en futuras selecciones, debes cuidar al máximo tanto el contenido como
la forma. Piensa que tu máximo objetivo es que te recuerden y para ello no sólo debes mostrarte
como el candidato ideal a un determinado puesto si no como una persona con unas cualidades
positivas.

Para empezar, dirígete al responsable de Recursos Humanos de la empresa, con nombres y

apellidos, indica el cargo que te gustaría ostentar así como las funciones que estás capacitado/a
para desempeñar. Fundamenta este deseo con los estudios, experiencia profesional o habilidades
que tengas en ese campo.

No solo hables de los trabajos anteriores, pon especial énfasis en los logros que has conseguido.
Habla de al empresa y de porqué te has interesado por ella.

Expresa tu afán por un futuro encuentro emplea asimismo un lenguaje claro, poco redundante y
fácil de entender.

Partes de la Carta de Presentación:

1. SALUDO: Nos interesa dirigir el contenido a la persona que nos va a calificar, por lo
general, suele ser el director de recursos humanos, por lo que siempre viene bien
investigar su nombre.

2. INTRODUCCIÓN: Una breve presentación de quienes somos, porqué estamos

interesados en dicho puesto laboral podemos aprovechar para alargar la empresa citando
algún premio reciente o algún proyecto interesante que la empresa haya realizado.
También podemos indicar dónde hemos visto el anuncio de la oferta de trabajo.

3. CUERPO: Esta es la parte más importante de toda la carta de presentación. Aquí

conviene comenzar a mostrar información de nuestra persona que aporte valor aplicable
a la empresa. Mediante este párrafo el ofertante puede conocer nuestras habilidades más
importantes y la experiencia que podemos aportar al trabajo, por ello debemos centrar
en exponer todas nuestras características que nos hacen especiales y distintos al resto de
candidatos. No conviene extenderse demasiado, ni parecer pedante o sobre preparado.

4. CIERRE: Para cerrar nos dependimos con un saludo cordial permaneciendo siempre
disponibles para una futura entrevista, nuestra firma y nuestro número de teléfono, que
ya aparece en el currículo pero que lo añadimos al final de la carta para intentar
conseguir una llamada compulsiva. Muchas personas suelen llamar inmediatamente
ante una carta de presentación correcta, para no tener que seguir buscando candidatos.
EJEMPLOS:

………..,…..de……….de 20……..

Sra.
Carmen Fernandez Perez
Directora Departamento de Selección
“El Rey”

ASUNTO: Solicito Vacante.

De mi consideración:

Adjunto le remito mi Currículo, Vitae para su consideración, y le manifiesto mi interés en participar en los
procesos de selección que requieran de una profesional de mis características.

Licenciada en Ciencias Económicas, tengo buenos conocimientos de inglés y una formación

complementaria en gestión comercial.

A mis 33 años, aporto una amplia experiencia comercial, adquirida en empresas nacionales y
multinacionales, tanto en el área de ventas como de atención al cliente.

Mis funciones actuales abarcan:

- La prospección y captación de nuevos clientes.
- El seguimiento interno y detección de nuevas oportunidades de negocio.
- Y la puesta en marcha y seguimiento de proyectos.
-
Acostumbrada a trabajar en equipo, me considero una persona dinámica, con iniciativa y capacidad de
organización y gestión, aunque motivada y bien considerada en mi puesto actual creo que, tras tres años de
permanencia en el mismo, ha llegado el momento de enfrentarme a un nuevo reto que me permita aportar y ampliar
mis conocimientos y experiencia profesional.

Le agradezco de antemano su atención y quedo a su disposición para mantener una entrevista cuando surja una
posición que considere puede encajar con mi perfil.

Atentamente,

Patricia Gonzales López.

Ica, 13 de marzo del 20____

Señor:
CPC Raúl Cutipa Ruiz
Recursos Humanos

Estimado Señor:

El pasado año finalicé mis estudios en Contabilidad en el Instituto

Superior Público “Honorio Delgado Espinoza”.

Desde entonces vengo desempeñando labores profesionales

contables en una importante empresa de exportación.

Dada la profesionalidad de su empresa, cuya línea me resulta muy

interesante, les pido consideren, a la vista del Curriculum Vitae que
les adjunto, la posibilidad de una colaboración profesional.

En caso de que lo consideren oportuno, les agradecerá

mantuviésemos una entrevista con objeto de ampliar los datos que
aparecen en el Currículum Vitae, así como todo aquello que
consideren de su interés.

Quedo a la espera de sus noticias.

Atentamente,

María Velez Silva

CARTA EN RESPUESTA A UN ANUNCIO U OFERTA

Debe ser una cara breve y concisa en la que, en no más de un folio, ofrezcas la
información que precisa el seleccionador. Comienza indicando la referencia del puesto
al que optas y mencionando la fecha y el medio de comunicación o bolsa de empleo
online en la que has leído la oferta. Seguidamente, explica el motivo de tu solicitud y
los puntos fuertes que hacen de ti un candidato adecuado al puesto. Resalta tu
experiencia profesional en el sector y en su defecto, un fuerte interés por la actividad
que lleva a cabo la empresa.

En una segunda parte, facilita los datos necesarios para que el seleccionador se ponga en
contacto contigo y muestra interés por hablar de tu candidatura cara a cara en una
entrevista.

En cuanto al lenguaje que debes emplear, procura que sea conciso y directo. Utiliza
frases sencillas y evita las fórmulas establecidas. Sobre todo, la carta debe dar la
impresión de que es única y exclusivamente para esa oferta.
Lima, 28 de enero del 20____

Señora:
Leonor Gutierrez Prada
Directora Personal “El Rey”

ASUNTO: Solicito Vacante.

De mi consideración:

Es grato dirigirme a usted con referencia

al anuncio publicado en el diario Correo
solicitando una secretaria de Gerencia.
Reúno los requisitos exigidos para el
empleo indicado, mi preparación
académica es integral, teniendo dominio
en computación, redacción, digitación y
amplia experiencia en el desarrollo de las
diferentes actividades secretariales.
Asimismo, mis cualidades personales han
permitido que sea considerada y estimada
en las diferentes instituciones donde he
laborado.

En la actualidad me encuentro con

disponibilidad inmediata por lo que espero
una respuesta favorable, permitiéndome
fortalecer mi desarrollo profesional.
Adjunto currículum vitae.

Atentamente,

Susana Fernández Dávila

Teléf. 958128947
 CARTA DE RECOMENDACIÓN

Un modelo de carta de recomendación es un formato eficaz utilizado principalmente en los

tediosos procesos de selección de personal. Sirve para dar referencias laborales favorables, que
permitan favorecer para conseguir un empleo.

Lo más importante no es el contenido de la carta, ya supuesta mente que va a ser positiva. Lo

más importante es QUIEN LA FIRMA.

Características:

Indicar nombres completos de la persona recomendada.

Indicar el cargo que ocupó
Indicar su desempeño profesional
Adicionar cualidades personales
Opinión favorable para el puesto al que postula.

Una carta de recomendación correcta debe tener cuatro partes:

1. IDENTIFICACIÓN. - Dirigida a la persona encargada de la selección del personal.

Siempre es importante conocer el nombre propio y su cargo de adopción.

Señor.
Manuel López Díaz
Comisión de recursos humanos.

Un consejo Utilizar la dirección de contacto donde debemos enviar la carta y usarla como
cabecera de identificación. Ahí encontramos el nombre de la persona encargada de
seleccionar al personal, así como la dirección.

El siguiente párrafo, el más importante, debe identificar a la persona recomendada, Debe

aparecer claramente el cargo y las credenciales de quien recomienda, su función, pero sin
caer en el error de parecer demasiado sofisticado y sonar pedante.

2. CONEXTO. - En las siguientes líneas debe aparecer el trabajo o actividades desempeñadas

por la persona recomendada siempre desde el punto de vista del recomendado:

Coincidí con el señor Manzano trabajando juntos en proyecto “SIDRA ROJA” hace ya 5
años. Dicho proyecto fue encargado por nuestro mejor cliente “SIDRAS DE COLORES
S.L.” Y fue el señor Manzano quien se encargó de desarrollarlo y lanzarlo al mercado.
Bajo sus directrices y junto con un equipo de profesionales elegidos por el propio
Manzano, se llevó a cabo con sobresalientes resultados.

A continuación, debemos exponer de forma clara y específica y en términos positivos las

característica personales del personaje que recomendamos. No conviene exagerar ni
desmedirse en las formas. Buscaremos que encajen dentro del perfil buscado por la nueva
empresa:

El señor Manzano destaca por su gran capacidad de trabajar en equipo. Domina varios
idiomas y sabe integrarse con los equipos de los clientes extranjeros. Estas cualidades le
hacen ser una pieza clave dentro del mercado de la exportación.

3. RECOMENDACIÒN.- Se trata de una frase de apoyo a la captación de la persona en la

nueva empresa. Destacando lo positivo que puede llegar a ser una nueva inserción:
 Estoy completamente seguro que el señor Manzano sabrá trabajar con ustedes de la
misma forma y con la misma entrega que lo hizo para nosotros No creo equivocarme
al recomendarlo sin reservas a esta excelente persona .Reúne todas las calificaciones y
experiencia para su puesto.

4. CIERRE.- Por último una despedida cordial invitando a solicitar información

complementaria o aclarar dudas que pudieran surgir:

Quedo a su entera disposición para cualquier duda o información complementaria que

ustedes puedan requerir.

Atentamente,

Firma

CONSEJOS PARA REDACTAR UNA CARTA DE RECOMENDACIÓN

Una carta redactada en nombre de otro puede levantar sospechas en influir negativamente en el
proceso de selección. Por ello nuestra recomendación es que se le facilite a la persona
encargada de firmar la carta un guion orientativo a modo de esquema que seguro facilitará la
tarea e inculcará mayor naturalidad y credibilidad de la carta.
Sr. Don---(Destinatario)

1- Me complace presentarles a (nombre y dos apellidos de la persona a recomendar)

2- Indicar la fecha en la que se inicia el trato con la persona a recomendar y la opinión que
se tiene.
3- Explicar el porqué de dicha opinión.
4- Puntos fuertes a destacar en su lugar como trabajador.
5- Desear las mismas prestaciones en la nueva empresa a la que se dirige el empleado.
6- Expresar que quedas a su disposición para aclarar o añadir más información.
7- Un cordial saludo
8- Firma
EJEMPLO:

Empresa Pesquera AVIACOM

Pampa Inalámbrica S/N
Moquegua

……………, … de ………….del …………

Señor:
Ing. Roberto Mango Quispe
Gerente General “CERPER”

Asunto: Recomendación.

Es grato dirigirme a usted ya que he sido informado que la señorita Rosa Esther
Carpio Cueva está postulando a una vacante como Oficinista de Contabilidad. Me
permito recomendar a dicha persona, quien además de ser una excelente profesional,
es una persona de agradable trato, muy sociable y lo ha demostrado en los tres años
que laboró con nosotros.

Su sentido de colaboración, responsabilidad, honestidad en las labores

encomendadas, han originado que su trabajo sea considerado y evaluado como muy
eficiente.

Estoy seguro de que, si usted le brinda la oportunidad de emplearla en su compañía,

la Srta. Carpio será capaz de demostrarle lo que afirmo en esta carta.

Esperando que mi recomendada encuentre vuestra gentil ayuda, me es grato

saludarle.

Atentamente,

Carmen Orihuela Pérez

Dpto. Logística

COP/dl

c.c.:archivo

COP/dl