Automatización

de flujos de
trabajo
El gran salto hacia la eficiencia
 Índice
1. Introducción
Una breve historia de la automatización

2. Procesos automatizados
Implementando un flujo de trabajo eficiente

3. Flujos de trabajo más ágiles y precisos

Ventajas de la automatización

4. Principales casos de uso

Automatización de áreas de negocio

5. l futuro de los workflows

E
Aplicación de nuevas tecnologías

6. Smart Flow de CANVIA

Automatización ágil, eficiente y estratégica

2 Automatización de flujos de trabajo

 1
Introducción

3 Automatización de flujos de trabajo

 Historia de la automatización de procesos
Desde los inicios de la historia el ser humano se ha empecinado en descubrir cómo ahorrar
energía, ser más ágil y eficiente en el desarrollo de tareas cotidianas. Ese esfuerzo lo impulsó
a idear, prototipar y construir desde utensilios y herramientas básicas, hasta artefactos cada
vez más sofisticadas.

Precisamente, fruto de ese esfuerzo, y con el desarrollo de nuevas tecnologías, se elaboraron

máquinas capaces de multiplicar y acelerar la ejecución de tareas, reduciendo el esfuerzo
humano, pero principalmente la probabilidad de cometer errores en aquellas labores
repetitivas.

Así, a principios del siglo XX, se comienza a implementar el concepto de automatización para
procesos complejos, utilizando elementos mecánicos y electromecánicos (motores, relés,
temporizadores, contadores, etc.) para simplificar tareas.

Desde entonces, la automatización ha permitido incrementar la producción y reducir los

costos, elaborando a escala artículos de domésticos como automóviles, refrigeradoras,
televisores, teléfonos y otros, al alcance de millones personas.

Sin embargo, en la década de 1960, con la aparición de la automatización de tareas basadas

en datos, se introdujeron por primera vez sistemas de planificación de recursos empresariales.

Un workflow es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de

trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden
correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las
tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de estas.

4 Automatización de flujos de trabajo

 En esta línea, para entender el concepto de flujos de trabajo automatizado es necesario conocer
algunas palabras clave:

Gestión de procesos:
Forma de enfocar el trabajo, que persigue la eficiencia en todos los procesos productivos
y el mejoramiento continuo de las actividades de una organización, a través de la
identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua de los procesos.

Automatización de TI
La automatización de TI, o automatización de la infraestructura, se refiere al uso de
sistemas de software para la creación de instrucciones y procesos repetitivos con el
objetivo de reducir la interacción humana.

A partir de ello, un software de automatización “trabaja” dentro de los límites de esas

instrucciones, herramientas y marcos para realizar las tareas con muy poca intervención
humana, incrementando el valor creativo que pueden generar las personas a una
actividad específica.

RPA
La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología orientada al uso de
software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones
informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración.

SEGÚN EL PORTAL STATISTA, A FINES DE 2021, LA INDUSTRIA DE LA AUTOMATIZACIÓN

GENERARÁ ALREDEDOR DE US$ 214 MIL MILLONES EN TODO EL MUNDO, Y QUE EL SEGMENTO DE
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS SUPERARÁ LOS US$ 83 MIL MILLONES EN ESTE MISMO PERIODO.

5 Automatización de flujos de trabajo

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Implementando
un flujo de trabajo
eficiente
6 Automatización de flujos de trabajo
 ATENCIÓN AL CLIENTE. La banca estaba en proceso de
transformación previamente a la pandemia. Un estudio de BI
Challange determinó que el 38% de los millennials no iban jamás
al banco físicamente. Tras la pandemia, distintas generaciones
buscan una respuesta rápida a través de redes sociales,
aplicaciones y chatbots.

CHATBOTS. Esta solución analiza datos para responder

preguntas comunes de clientes. La IA permite al robot aprender
a responder conversaciones de forma más fluida y en caso de
ser necesario, escalar dudas más importantes a un empleado.
Tenemos el caso antes mencionado de Erica para el Bank of
America.

Automatizar procesos es quizá la manera más sencilla y eficaz de optimizar el ASISTENTES DIGITALES. Permiten a las personas realizar
varios trabajos a la vez. Estos se han vuelto más comunes en la
funcionamiento de una organización, pues aporta datos e información generada
actualidad gracias a los smartphones. Los casos más claros son
automáticamente para una mejor visibilidad de las dinámicas que se desarrollan,
Siri de Apple, Bixby de Google y el Asistente de Google.
haciendo posibles futuras mejoras en los procesos.

Sin embargo, antes de diseñar un flujo de trabajo para un proceso específico, es

necesario interiorizar los problemas que enfrenta una organización, analizar qué se “LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EN UNA ORGANIZACIÓN
espera de la automatización del flujo de trabajo y verificar si se reúnen los recursos SUSTITUYE EL TRABAJO MANUAL POR HERRAMIENTAS DE SOFTWARE,
necesarios para alcanzar esos objetivos. CON EL OBJETIVO DE ELIMINAR ERRORES, REDUCIR COSTOS Y TIEMPOS”.

Carlos Miranda
Para ello, existen diversos métodos que grafican el roadmap que una organización
Presales Manager en CANVIA
debe seguir para comenzar su viaje hacia la automatización de flujos de trabajo.

7 Automatización de flujos de trabajo

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Ventajas de la
automatización de
flujos de trabajo
8 Automatización de flujos de trabajo
 La automatización del flujo de trabajo brinda muchas ventajas a las empresas, ya que facilita formas de trabajo más eficientes,
disminuye los errores manuales y mejora la colaboración entre los trabajadores. Pero, ¿cómo lo hace? ¿De qué manera la
automatización puede aliviar ciertos puntos de dolor de las organizaciones?

1 MAYOR COLABORACIÓN
Al establecer canales de
comunicación claros, la gestión del
2 MÁS TRANSPARENCIA
flujo de trabajo permite que los
colaboradores sepan cómo obtener
respuestas de forma inmediata y
sin distorsiones. Además, promueve
una comunicación en tiempo real
y el acceso a los datos en toda la
organización, lo que conduce a un
entorno de trabajo más colaborativo
y a un servicio al cliente superior.
La automatización de flujos de
trabajo otorga un alto nivel de
3 REDUCCIÓN DE COSTOS
transparencia, pues los colaboradores
tienen visibilidad de las tareas
implicadas en un proceso, y conocen
quién es responsable de completarlas
y cuáles son los siguientes pasos.
La gestión del flujo de trabajo
desempeña un papel clave en la
4 MEJORA DEL CUMPLIMIENTO
La gestión de los flujos de trabajo
permite que las organizaciones
reducción de costos. Al implantar mejoren el cumplimiento y
tecnologías de automatización para agilicen los procesos, reduciendo
agilizar los procesos de trabajo y los errores humanos mediante la
mejorar la flexibilidad operativa, automatización y garantizando el
las organizaciones logran generar cumplimiento de las normas.
importantes ahorros en horas/
hombre y en planes de contingencia
ante errores no esperados.

9 Automatización de flujos de trabajo

 ¿Cómo funciona la automatización de flujos de trabajo?

Soluciones de automatización mejoran la experiencia de los usuarios, centralizan el flujo de solicitudes, automatizan procesos
de negocio y dan visibilidad y trazabilidad a los servicios.

10 Automatización de flujos de trabajo

 4
Principales
casos de uso
11 Automatización de flujos de trabajo
 Al automatizar los flujos de trabajo estos se tornan más dinámicos, ágiles y se rutinarias y repetitivas que suelen generar grandes cuellos de botella en los
reducen las interferencias y los “malos entendidos”. departamentos de Recursos Humanos, y que podrían automatizarse de forma sencilla,
aumentando la motivación y el rendimiento de los colaboradores.

Si bien los beneficios y aplicaciones prácticas de la automización de flujos de

trabajo tienen factores comunes en organizaciones de todo tamaño y core de
negocio, existen ventajas asociadas a cada sector y actividad de cara al mercado.
Entre los principales casos de uso de una gestión automatizada de flujos de
trabajo, destacan los siguientes:
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN. Actualizaciones, instalación de
programas, renovación de licencias y generación de copias de seguridad.
Todas acciones que hasta hace un tiempo se realizaban de forma manual,
y que hoy pueden realizarse de forma automática y sin intervención
humana. Lo mismo ocurre con otras acciones redundantes, como la gestión
de incidentes, el monitoreo del ciclo de vida del producto, los ciclos de
liberación, entre otros.
RECURSOS HUMANOS. El rellenado de formularios obligatorios, la
búsqueda de firmas y documentación, el envío revisiones de rendimiento,
el procesamiento de viajes o las solicitudes de permisos. Todas acciones
VENTAS. Un software de automatización del flujo de trabajo permite al área comercial
establecer una campaña de goteo automatizado para fortalecer las relaciones con
los clientes y enviar mensajes en un horario preestablecido o después de ciertas
actividades de los clientes.
Asimismo, se puede realizar un seguimiento del flujo de trabajo del correo electrónico,
programar citas o asignar carteras de clientes a los ejecutivos. Ello permite tener una
capacidad de reacción inmediata ante cualquier comunicación o acción de un potencial
cliente, lo que aumenta las posibilidades de cerrar nuevos tratos comerciales.
BANCA.Hoy, las necesidades de la industria bancaria se centran en la automatización
de las transferencias de crédito y dinero, la integración con otros sistemas bancarios
automatizados y sistemas de tarjetas, la administración de presupuestos, y el desarrollo
de sistemas de front-office y back-office.
FINANZAS. Las herramientas automatizadas pueden rellenar formularios, transferir
datos, generar órdenes de compra y desembolsar fondos, lo que permite a los
especialistas financieros de una organización enfocarse en tareas de mayor valor.

“UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA ENFOCADA EN OPTIMIZAR LOS PROCESOS Y FLUJOS DE TRABAJO DE UNA ORGANIZACIÓN
DEBE TENER COMO PILARES LA EXPERIENCIA DE LOS USUARIOS, FLEXIBILIDAD PARA ADAPTARSE A LAS NECESIDADES
CAMBIANTES DE LA ORGANIZACIÓN Y ESCALABILIDAD PARA PROVOCAR UN IMPACTO POSITIVO A GRAN ESCALA”.
Carlos Miranda
Presales Manager en CANVIA

12 Automatización de flujos de trabajo

 5
El futuro de
los workflows
13 Automatización de flujos de trabajo

Aunque la tecnología actual permite todavía pensar en nuevas aplicaciones
de la automatización de flujos, el futuro plantea aún más posibilidades para la
automatización del trabajo.
FLUJOS DE TRABAJO BASADOS EN LA NUBE. Todo apunta a que el futuro de la
computación en la nube será una nube múltiple. En esa línea, la próxima tendencia
será la de la automatización del flujo de trabajo basada en la nube, que les permitirá
a las empresas conectar sus procesos entre las aplicaciones comerciales, sin
importar dónde se almacena ese contenido.
14 Automatización de flujos de trabajo
ANÁLISIS PREDICTIVOS DE FLUJO DE TRABAJO. A través
del análisis de flujo de trabajo será posible conocer el alcance, la
efectividad y el impacto comercial de los flujos de trabajo. Así, se
podrá ver qué flujos de trabajo está usando cada colaborador.
Asimismo, se realizarán estrategias de flujos de trabajo de forma
automática: eliminar flujos de trabajo que ya no se utilizan, evitar
flujos de trabajo que podrían ocupar demasiado ancho de banda
y capitalizar los flujos de trabajo en los que los colaboradores
encuentran el mayor valor.
FLUJOS DE TRABAJO MÓVILES. En 2022 el mundo alcanzará
la cifra de 2.500 millones de teléfonos inteligentes activos en todo
el mundo. Una realidad que la automatización de flujos de trabajo
podría aprovechar para permitir a los usuarios verificar las tareas de
la misma manera que lo haría con un mensaje de WhatsApp. Tareas
como la aprobación de documentos y el envío de solicitudes se podrán
realizar desde una aplicación nativa o en un navegador web móvil con
una sincronización en tiempo real, lo que permitirá que los flujos de
trabajo y formularios se carguen de inmediato.
“EL 69% DEL TRABAJO DE RUTINA QUE REALIZAN ACTUALMENTE LOS
GERENTES SERÁ COMPLETAMENTE AUTOMATIZADO PARA 2024”.
Estudio “Predicciones 2020: IA y el futuro del trabajo” de Gartner
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Smart Flow
de CANVIA
15 Automatización de flujos de trabajo
 Smart Flow de CANVIA es la forma ágil y eficiente de optimizar
y automatizar tus flujos de trabajo de manera estratégica,
garantizando la priorización de los procesos críticos para un
rápido incremento en la productividad de la organización.

Smart Flow integra diversas tecnologías avanzadas como RPA

y Machine Learning en una solución compatible con cualquier
plataforma e infraestructura en la nube. Además permite
agilizar procesos en la Gestión de Inversiones, pagos digitales,
Gestión de Adquisición y suministros, entre otros, para áreas
como IT, ciberseguridad, Customer Service, Recursos Humanos
o Business Apps.

Obtén un incremento del 40% de la eficiencia de tu empresa y reduce tiempos en

procesos repetitivos con Smart Flow de CANVIA.

Incrementa la productividad de tus usuarios Automatiza tus operaciones de TI

Garantiza la seguridad de tu información Logra mayor eficiencia y ahorro

16 Automatización de flujos de trabajo

Somos CANVIA
En CANVIA impulsamos y soportamos el proceso de transformación
digital de nuestros clientes. Formamos parte del portafolio de Advent
Internacional, contamos con 35 años de presencia en el mercado local
y reunimos a más de 2.800 colaboradores. Nuestro amplio portafolio
de soluciones y servicios de transformación digital se integran con
tecnologías de IoT, Big Data, Inteligencia Artificial, Machine Learning,
Robótica y Automatización; permitiéndonos plasmar soluciones
disruptivas e innovadoras que transforman y optimizan los modelos
y procesos de negocios centralizados en las necesidades del usuario.

Para Mayor Información

Comunícate con nuestro equipo de expertos escribiéndonos a:
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