RPA en 45 Minutos

Una introducción rápida a

Robotic Process Automation
Presentador de hoy
Acerca de HelpSystems

La transformación de IT es un viaje,
no un destino. Avancemos juntos.
 Soluciones software
Soluciones software

Ciberseguridad Automatización

Robotic Process Automation Data Security

Workload Automation Identity & Access Management
Infrastructure Automation Infrastructure Protection
Agenda de hoy
1. ¿Qué es Robotic Process Automation?
2. Casos de uso
3. ¿Por donde arrancar?
4. Cálculo de ROI
5. RPA en acción (demo rápida)
6. Preguntas y respuestas

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 Encuesta rápida

…Y COMPARTIMOS RESULTADOS EN UNOS SEGUNDOS …

¿Cuánto conoces de RPA?

1) Experto: Ya tenenos en producción un proyecto maduro y escalable

2) Mucho: Ya tenenos un proyecto arrancado
3) Bastante: Estamos investigando para arrancar un proyecto
4) Poco: He oído un poco de RPA
5) Nada: es la primera vez que oigo hablar de RPA
 Robotic Process Automation

RPA es la tecnología que tiene como objetivo principal

reducir la intervención manual en el uso de programas
y aplicaciones informáticas, automatizando funciones
y tareas administrativas, mecánicas y bien definidas,
para dejar en manos de los humanos aquellas
cuestiones que requieran interpretación o análisis.

No hablamos de máquinas compuestas por

engranajes y tuercas, hablamos de robots software.

En RPA los Robots son programas

que controlan otros programas
Antes de empezar: RPA en un ejemplo rápido…
 ¿Qué es RPA?
Robotic Process Automation

 Automatizar tareas repetitivas

 con robots software

 de crecimiento ilimitado

 que trabajan con las personas

¡SIN MODIFICAR LOS PROCESOS!

Terminología y el lugar de RPA
RPA y otros enfoques de automatización

RPA es una nueva tecnología que permite la automatización de procesos de forma rápida y sin
rediseñar los procesos

Cambios en los procesos

Velocidad y predictibilidad de ejecución

RPA comparado con enfoques tradicionales de transformación de procesos

Claves de RPA

PUNTOS CLAVES:

Automatizar tareas manuales con

robots software para:
Liberar tiempo de personas
Reducir errores
Mejorar SLAs

Proyectos de gran ROI y rápidos

de implementar
Inversión en RPA en el mundo
Crecimiento espectacular

RPA es la categoría de software que

más creció en 2018

Las inversiones de RPA en 2019

llegaron a los $822 millones

Llegará a los $1.2-1.5 billones en 2020

Source: Deloitte
 Adopción de RPA

72% de las empresas

Habrán empezado un proyecto RPA en 2020

100% en 2024 a la tasa actual

Source: Deloitte
Agenda de hoy
1. ¿Qué es Robotic Process Automation?
2. Casos de uso
3. ¿Por donde arrancar?
4. Cálculo de ROI
5. RPA en acción (demo rápida)
6. Preguntas y respuestas

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¿Qué automatizan las empresas?
EQUIPOS Y APLICACIONES DE SISTEMAS E
PERSONAS NEGOCIO INFRAESTRUCTURA

AUTOMATIZACIÓN CORPORATIVA
PRODUCTIVIDAD DEL PERSONAL

Robotic Process Maximizar ROI en Tareas

Automation aplicaciones repetitivas de IT
Tareas repetitivas de bajo valor Extender capacidad de Automatizar tareas de IT que se
añadido realizadas de forma automatización y planificación de ejecutan manualmente o con
manual. flujos multi-aplicación scripts, sin visibilidad.

Procesamiento de datos Planificación de trabajos Monitoreo + automatización=

Reporting reparar incidentes
Call centers Integración de datos y automaticamente y mejorar los
Alta empleados aplicaciones: Managed File SLAs.
Facturación Transfer, FTP, ETL, Web services,
Pagos EAI, Email, JSON, XML, … Devops, testing automático,
Procesamiento pedidos Backups, Automatización en cloud,
Escaneo / OCR provisionamiento de usuarios, …
Usos comunes de RPA para Finanzas
PREPARACIÓN
DE REVISIÓN
FINANCIERA
• Conexión y automatización
del movimiento de datos
entre sistemas y
consolidación para informes
ejecutivos
• Automatización de la
limpieza de datos para crear
reportes legibles
ENTRADAS
ESTANDAR EN
EL DIARIO
• Creación de entradas de
diario estándar mensuales
• Realización de analíticas
de validación
• Entradas en el ERP y
movimiento de datos
RECONCILIACIÓN
INTERCOMPANY
• Verificación automatizada y
conciliación de balances
intercompany
• Búsqueda básica y reporte de
excepciones
• Creación de archivo de
excepciones y envío por email
para revisión y aprobación
PLANIFICACIÓN Y
CUMPLIMIENTO
ANÁLISIS
REGULATORIO Y
FINANCIERO
• Automatización y conexión de REPORTING
• Pre-populación de reporting y
previsiones utilizando datos
enrutamientos anuales complejos
históricos y de mercado
•
• Carga de saldos en sistemas Captura y manipulación de datos para
soportar reportes regulativos generados
de planificación de registro
• Creación de informes de automáticamente
• Registro de auditoría de informes y
diferencia entre previsiones y
confirmación de recepción
reales

RECONCILIACIÓN RECONCILIACIONES PROCESO DE FINANZAS PROCESO DE

DE CUENTAS
• Descarga automatizada de
balances de subcuentas en
formato pre-aprobado
• Carga de datos de
transacciones de distintos
sub-sistemas y varios
formatos
• Realización de validación de
datos y búsqueda y manejo de
excepciones
• Creación y balanceo de
entradas de diario y
remediación de discrepancias
BANCARIAS
• Automatización de workflows
de descarga de saldos
bancarios para cuentas
individuales
• Creación de archivos de texto
y almacenamiento en las
carpetas apropiadas
• Reconciliación de balances y
transacciones con subsistemas
core de finanzas
• Creación de entradas de diario
equilibradas para manejar
discrepancias
CUENTAS A PAGAR OPERACIONALES
• Configuración y Y CONTABILIDAD
mantenimiento de
proveedores
• Procesos de flujo de trabajo
y aprobaciones
• Procesamiento y
preparación de entrada de
datos y pagos
• Automatización del
procesamiento de pagos y
archivos masivos de pago
para entradas al diario en
subsistemas
• Automatización de devengos
por departamento
• Revisión del proceso de revisión
de aprobaciones para manejar
múltiples variaciones para
cuentas cliente
• Cálculo y procesamiento de
reembolsos
• Descarga de datos mensuales de
ventas detallados y cálculo de
comisiones
• Creación de archivos y emails
para obtener aprobaciones
• Publicación y libros mayores y
subsistemas
COBROS
• Aprobación de créditos y
mantenimiento del
archivo maestro de
clientes
• Procesamiento y
enrutamiento de pedidos
• Procesamiento de
recibos en efectivo a
cobrar
• Automatización de
notificaciones de
retrasos en pagos
Usos comunes de RPA para Recursos Humanos
DATOS DE
EMPLEADOS
• Automatización de
entrada, transferencia y
terminación de
empleados
• Limpieza de datos de
cambios de estado, de
nombre y otros cambios
GESTIÓN DE GASTOS BENEFICIOS A VALIDACIÓN DE PROCESAMIENTO
Y REEMBOLSOS EMPLEADOS TIEMPO REGISTRADO DE NÓMINAS
• Notificación y enrutamiento • Reconciliación de facturas de • Revisión de los registros de tiempo • Ejecución de extractos
de aprobaciones proveedores contra la lista de de empleado diariamente para estándar de lotes de nóminas
• Requisitos lógicos basados empleados precisión y terminación y enrutamiento de las
en reglas para el • Gestión de deducciones de • Enrutamiento de notificaciones de nóminas para su
procesamiento de salariales a través de facturas información de empleado faltante procesamiento
estándares • Enrutamiento de solicitudes para solucionar errores y maximizar • Ejecutar validaciones
• Notificación de vacaciones durante cada la precisión de las nóminas estándar de nóminas contra
anormalidades y tendencias periodo de pago • Reportes automatizados y auditoría los datos para reducir la
en los gastos • Gestión y workflows del para administrar el pronóstico del intervención humana antes
proceso de periodo de pago uso de horas extras del cálculo de bruto a neto
general

ANÁLITICA Y INCORPORACIÓN/ GESTIÓN DE REQUISITOS ADMINISTRACIÓN

REPORTING DE
GASTOS
• Captura y limpieza de datos
para la generación
automatizada de reportes
• Pre-populación de requisitos
de reportes periódicos
complejos
• Auto-enrutamiento y entrega
de reportes repetitivos
• Registros de auditoría
automatizados para el
enrutamiento de documentos
APROVISIONAMIENTO
DE USUARIOS
• Procesamiento de registros de
aplicaciones a través de la presentación
de la solicitud inicial
• Enrutamiento y automatización de los
procesos de notificación de nuevas
contrataciones
• Interacción con aplicaciones como Active
Directory para un procesamiento de la
información preciso y completo
• Uso de los datos de nuevas
contrataciones para disparar la
activación de la creación de credenciales
de usuario
• Comparación de requisitos de
nuevas contrataciones contra
posiciones y presupuestos
aprobados
• Comparación de ofertas de sueldos
contra requisitos y presupuestos
aprobados
• Generación de reportes de conteo
continuo y plantilla
• Conexión de sistemas de gestión del
talento dispares
• Planificación y notificación de
procesos y planes de entrevista
• Gestión de flujos de necesidades
contratación
DE FORMACIÓN Y
DESARROLLO
• Revisión del estado de
certificaciones de empleados
contra los requisitos
• Notificación a empleados,
managers y cumplimiento de
requisitos de certificación
• Conexión de sistemas de gestión
del talento dispares
Usos comunes de RPA para Impuestos

EXTRACCIÓN eFILING GESTIÓN DE FORMATEO DE DATOS

DE DATOS
• Extracción de balances de
libros y saldos clave –
devengos, activos fijos,
PyG, u otras cuentas
sensibles para los
impuestos
• Borrado de diagnósticos
para eFiling
• XML para devolver
reconciliación
• Impresión o emailing de
notificaciones de aceptación
o rechazo para eFiling
DOCUMENTOS Y DOCUMENTOS
• Automatización de
convenciones de nombres • Formateo, corte y pegado para tener
estándar para seguir los datos preparados para su entrada
políticas • Manipulación de balances de prueba
• Mantenimiento de datos a herramientas de impuestos
históricos de impuestos • Reembolso de saldos y entrada del
para auditoría registro en los sistemas

RECONCILIACIONES VALIDACIÓN DE DATOS ENTRADA DE DATOS GENERACIÓN DE

• Aprovisionamiento para devolver
la reconciliación
• Identificación, alerta y
remediación de elementos no
reconciliados
• Comprobaciones automatizadas
de varios balances de impuestos
• Selección de elementos de
excepción y enrutamiento para
su revisión
• Reconciliación de balance y
transacciones en sistemas de
Finanzas
• Automatización del proceso
de validación de la
información mediante una
lista de control de ítems
• Auto-aseguramiento de
datos mediante la validación
de registros coincidentes
• Activos fijos o pagos
trimestrales
• Errores al manejar
escalamientos, notificaciones
y enrutamientos
• Automatización de la entrada y
REPORTES
manipulación de datos en
• Automatización de la descarga
formularios fiscales
de reportes específicos
• Movimiento de datos del balance
• Enrutamiento basado en
desde los libros contables
eventos y planificación, y
generales a sistemas tributarios
distribución a las partes
• Automatización GUI de sistemas
interesadas
tributarios para un manejo
• Maridaje de datos de múltiples
eficiente y libre de errores 24/7
sistemas
• Automatización de workflows
asociados con el procesamiento
de devoluciones de impuestos
Usos comunes de RPA para IT
POLÍTICAS DE IT
REPORTING GESTIÓN DE TESTING DE MONITOREO DE
Y FORMACIÓN
• Creación de informes EVENTOS APLICACIONES SEGURIDAD
• Distribución y estándar de gestión • Prueba inicial de
enrutamiento de • Distribución de informes • Monitoreo y reporting rendimiento de la • Gestión de amenazas y
políticas seleccionados a varios de eventos aplicación vulnerabilidades
• Seguimiento de la grupos de usuarios • Resolución de • Recolección de ratios de • Registro y reporting de
finalización y puntuación • Cálculos de SLA e informes eventos de primer feedback de usuarios incidentes
de formaciones vs. objetivos nivel • Reporting • Resolución de eventos de primer
nivel

GESTIÓN DE HELP GESTIÓN DE ARCHIVOS INSTALACIONES Y MONITOREO DE GESTIÓN DE

DESK Y SERVICIOS
• Creación y enrutamiento de
tickets
• Procesamiento, registro y
actualización de solicitudes
• Respuesta automatizada de
FAQs
• Ejecución automatizada de
tareas pre-aprobadas
• Automatización del proceso
de escalamiento
• Procesamiento de
notificaciones fuera de horas
y alerta
(FTP, SFTP, MFT)
• Procesamiento batch y
transferencia de archivos
ad hoc
• Sincronización, borrado y
vaciado de carpetas
• Securización y encriptación
de datos en reposo y
movimiento
• Reporting de auditoría
• Gestión centralizada de
flujos de datos
ACTUALIZACIONES APLICACIONES Y ACCESOS E
DE SOFTWARE REMEDIACIÓN IDENTIDADES
• Automatización de
• Monitoreo diario de • Automatización de
solicitudes de software y
rendimiento y capacidad perfiles de usuario y
proceso de aprobación
• Descarga y licenciamiento de servidores configuración
• Automatización de • Procesamiento de
de aplicaciones de software
para usuarios de negocio notificaciones de email solicitudes nueva y de
por incidencias en alto nivel
• Instalación de software
servidores • Gestión del proceso
aprobados en servidores y
• Reporting de de restablecimiento
estaciones de trabajo
designadas rendimiento de de contraseñas
servidores • Procesamiento de
• Descarga y monitoreo de
• Monitoreo y uso de terminales
actualizaciones de software
entornos cloud
disponibles
 Encuesta rápida

…Y COMPARTIMOS RESULTADOS EN UNOS SEGUNDOS …

¿Cómo definirías el grado de automatización de tu empresa?

1) Muy bajo (Muchos procesos manuales o poco fiables)

2) Bajo (Muchos procesos manuales que se podrían automatizar)
3) Normal (Se han automatizado procesos)
4) Alto (Empresa casi totalmente automatizada)

Desde tu posición actual, ¿dónde crees que la automatización puede

ayudar más a tu compañía?
1) En mejorar la eficiencia del departamento de IT (Sistemas, Desarrollo, Operaciones)
2) En procesos/tareas manuales de Negocio (RRHH, Finanzas, Ventas, u otros)
Agenda de hoy
1. ¿Qué es Robotic Process Automation?
2. Casos de uso
3. ¿Por donde arrancar?
4. Cálculo de ROI
5. RPA en acción (demo rápida)
6. Preguntas y respuestas

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¿Por dónde empezar? Algunos consejos

Descubrir procesos “candidatos”

Evangelizar: explicar RPA a distintas áreas, y hacer un listado inicial (TOP5 o TOP10) de procesos

Caso de negocio: Arrancar con un QUICK-WIN

Piloto con un proceso relevante

Y rápido de automatizar

ROI claro

Principales errores:
No elegir el caso correcto

Querer analizarlo todo antes de arrancar

Elegir bien los candidatos para la Automatización

Valor del criterio

Criterio Peso Descripción
9 3 1 0
Ahorra Criticidad general del proceso para
Ahorra
24/7 crítico para Horas de trabajo, puntualmente el negocio – desde un ahorro de
Ahorro de puntualmente
tiempo
la operación del importante para la tiempo a
tiempo a un 10 tiempo individual hasta un
negocio operación múltiples elemento necesario para el
persona
personas crecimiento del beneficio

Frecuencia >1000 100 a 1000 10 to 100 < 10 8 Número de instancias por mes

Impacto de un Impacto en el negocio de un error:

error
Alto Medio Bajo Mínimo 7 ¿Impacta en cliente?
Esfuerzo para
Automatizar
Alto Medio Bajo Mínimo 6
Necesario
Urgencia
inmediatamente 5
Necesario
Ciclo de vida de la temporalmente
automatización
Permanente Más de 6 meses
para una
Uso único 4
migración
Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización

PERSONAS CAPACIDADES

Comité de Casos de Medir

MEDIR Y decisión negocio ROI
PROMOVER

Equipos Entrenamiento y
FORTALECER Evangelistas
Funcionales habilitar NOC
EQUIPOS

Área Mejores
automatización prácticas y
EXCELENCIA DE templates
PROCESOS

Seguridad y Gestión
Core Team HA/DR
INFRAESTRUCTURA Auditoría Capacidad
Agenda de hoy
1. ¿Qué es Robotic Process Automation?
2. Casos de uso
3. ¿Por donde arrancar?
4. Cálculo de ROI
5. RPA en acción (demo rápida)
6. Preguntas y respuestas

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Cálculo simple ROI – Caso de negocio
ANALISIS DE ROI DE AUTOMATIZACIÓN
PROCESO #1: Proceso de validación y pago de facturas (accounts payable)
Un importante ayuntamiento debe abonar las facturas a sus proveedores. El pago de la factura debe realizarse
dentro de los siguientes 30 días por ley. Antes de hacerlo se deben validar que las facturas remitidas por los
proveedores son correctas con varios controles que hoy se realizan manualmente:
- Toda la información del proveedor es correcta (identificador, datos fiscales, etc.)
- El tipo de impuesto aplicado es correcto.
- Existe un presupuesto aprobado.
- Otros aproximadamente 30 controles, previos a realizar el pago Horas hombre
DESGLOSE DE COSTES - Realización manual del proceso Inputs

Media de horas necesarias por persona y semana 16 horas

PERSONAS
Número de personas realizando la tarea 3 personas Errores
Coste/hora de las personas 20,00 $
Ratio de % de automatización 70 % humanos
Media de errores manuales o retrasos / semana 1 errores
ERRORES
Coste medio de error 1000,00 $
COSTES - Realización MANUAL Semanal Anual
Coste de las horas $ 960 49.920 $
Coste medio errores humanos / retrasos $ 1000 52.000 $ ¡ROI positivo
antes del primer
COSTE TOTAL ANUAL - MANUAL 101.920 $
año!
COSTES - Proceso AUTOMATIZADO Semanal Anual

COSTE ANUAL en personal -

$ 288 14.976 $
AUTOMATIZADO
Hardware + Licencias software + Implementación XXX XXX $
Cálculo simple ROI

Otros beneficios:
Motivación: Las personas no queremos hacer tareas
repetitivas con poco valor añadido.

Se puede dedicar personas formadas a otros proyectos.

Mejora de calidad y SLAs del proceso.

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3. ¿Por donde arrancar?
4. Cálculo de ROI
5. RPA en acción (demo rápida)
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Demo
Agenda de hoy
1. ¿Qué es Robotic Process Automation?
2. Casos de uso
3. ¿Por donde arrancar?
4. Cálculo de ROI
5. RPA en acción (demo rápida)
6. Preguntas y respuestas

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¿Preguntas?
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20 ABRIL: Automate – Sesión 1 – Primeros pasos con Automate

 Introducción, Variables, aplicaciones de escritorio, OCR, Excel, Fechas,…

21 ABRIL: Automate - Sesión 2 – Automatización con sitios web

 Navegación web, login, extraer tablas, gestión errores, manipular datos

22 ABRIL: Automate - Sesión 3 – Automatizaciones en segundo plano

 Leer/escribir archivos, CSV, SFTP, Servicios web REST, JSON, SSH

Enviaremos un correo con enlaces de inscripción

 Estamos llegando al final…

Próximamente le enviaremos:

La grabación de este webinar

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