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Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin, Universidad de la Repblica, Uruguay Unidad Acadmica Sistemas

Introduccin a BPMS Simn Mario Tenzer


Mayo 2014

Introduccin a BPMS
Solucin informtica para anlisis, diseo, simulacin,
documentacin y ejecucin de procesos de negocio.

Simn Mario Tenzer1 2


Mayo 2013
Mayo 2014

Unidad Acadmica Sistemas asociada al Departamento de Administracin

Unidad Acadmica Administracin y Gestin de las Organizaciones

Departamento de Administracin

1
stenzer@ccee.edu.uy. Se agradecen comentarios y aportes.
2
Se agradecen los aportes de Nelson Pequeo, Natalia Botto, Claudia Sarubbo, Carlos Moirano,
Gisela Arbiza, Mara del Rosario Lpez Moroy y Jos Luis Vera. Se agradecen los comentarios de
Silvina Npoli.
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Contenido

0 Prlogo .............................................................................................................................................3
1 Qu es BPMS? ................................................................................................................................5
2 Utilidad de BPMS..............................................................................................................................8
3 Organizaciones con o sin BPM ...................................................................................................... 12
4 Evolucin forma de hacer negocios .............................................................................................. 13
5 BPM y otras soluciones ................................................................................................................. 16
5.1 BPM & Workflow ........................................................................................................................... 16
5.2 BPM & EAI (Enterprise Application Integration) ........................................................................... 18
5.3 BPM & CRM (Customer Relationship Management) .................................................................... 19
5.4 Conclusiones .................................................................................................................................. 20
6 Eleccin del BPMS para la organizacin ........................................................................................ 21
7 Arquitectura del BPMS .................................................................................................................. 22
7.1 Diagramador de procesos............................................................................................................. 22
7.2 Definicin de reglas de negocio .................................................................................................... 22
7.3 Consola de administracin de actividades humanas .................................................................... 23
7.4 Motor de ejecucin ....................................................................................................................... 23
7.5 Administracin de usuarios ........................................................................................................... 23
7.6 Ncleo de Servicios........................................................................................................................ 24
8 BPMN............................................................................................................................................. 25
8.1 Objetos de Flujo............................................................................................................................. 26
8.2 Objetos de Conexin ..................................................................................................................... 27
8.3 Swimlanes (Carriles de Nado en una piscina)................................................................................ 28
8.4 Artefactos ...................................................................................................................................... 28
8.5 Ejemplos de diagrama de proceso de negocio .............................................................................. 29
9 Ejemplo de dos herramientas BPM ............................................................................................... 30
9.1 BizAgi ............................................................................................................................................. 30
9.2 BONITA .......................................................................................................................................... 33
10 Casos de xito de BPM en Uruguay .......................................................................................... 36
11 Referencias ................................................................................................................................ 37

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0 Prlogo
En el siguiente texto se espera explicar, de la forma ms sencilla posible la
tecnologa y solucin informtica de administracin de procesos de negocio BPM.
El tema BPM / BPMS es bastante complejo, por lo que para comprenderlo no es
suficiente con una lectura secuencial nica del texto. Se requieren varias lecturas,
algunas en secuencia y mltiples en forma salteada hacia adelante y hacia atrs.
Se ha hecho el mayor esfuerzo posible en presentar de manera simple y
comprensible el tema para estudiantes de las ciencias econmicas, en una extensin
apropiada. De todos modos se debe reconocer que entender lo que aqu se expresa
no es fcil. .
Si bien hoy en da es comn el uso de trminos tcnicos informticos, por lo que no
estn restringidos al mbito profesional, es frecuente que haya diferentes
interpretaciones e incluso interpretaciones errneas. Por eso, se incluyen llamadas a
pie de hoja de las expresiones que se considera ameritan ser aclaradas. Tambin se
utilizan para algunos conceptos generales relevantes.
Existen trminos en Organizacin y Procesos que se interpretan de diferente forma
en Sistemas de Informacin y recprocamente. Esto ocurre en varias disciplinas.
Por lo tanto, se deben considerar los trminos en el contexto que se expresan.
No es posible encontrar una nomenclatura nica inequvoca para todas las
disciplinas. Intentar hacerlo crear ms confusin que tener presente cundo se est
en un contexto de Organizacin y Procesos y cundo en uno de Sistemas de
Informacin.
Se ver ms adelante que BPM y BPMS se confunden como metodologa y como
solucin informtica, que sirve para el anlisis3, el diseo4, la simulacin5, la
documentacin6 y la ejecucin de procesos de negocio.
El tema es complejo y para ser comprendido se requieren conocimientos de cmo
funcionan las organizaciones y los negocios, como as tambin sobre la utilizacin
de sofisticadas herramientas informticas.
En el mundo real, se suele expresar un mismo concepto con definiciones diferentes.
Tambin ocurre que un trmino o una expresin, puede tener diferentes
interpretaciones. En temas complejos, novedosos, no existe una definicin nica ni
tampoco expresiones que se puedan clasificar en vlidas o invlidas.

3
Anlisis (segn la Real Academia Espaola): distincin y separacin de las partes de un todo hasta llegar a
conocer sus principios o elementos. En informtica: estudio, mediante tcnicas informticas, de los lmites,
caractersticas y posibles soluciones de un problema al que se aplica un tratamiento por ordenador.
4
Diseo (segn la Real Academia Espaola): Traza o delineacin de un edificio o de una figura. Proyecto, plan.
5
Simulacin: http://es.wikipedia.org es el proceso de disear un modelo de un sistema real y hacer
experiencias con l, con la finalidad de comprender el comportamiento del sistema o evaluar nuevas
estrategias, dentro de lmites impuestos por un conjunto de criterios, para el funcionamiento del
sistema.
6
Documentacin: en este contexto, es el registro de cules y cmo son los procesos de negocio,
legibles para personas, sea en forma grfica, textual, en tablas o cualquier otra forma, tal que pueden
ser completamente conocidos y comprendidos. La documentacin est siempre actualizada en BPMS.
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Muchas veces, las definiciones dependen del lugar geogrfico y del momento en el
tiempo en que se utilizan. Adems, dependen del contexto en que se emplean.
Todo esto, que es vlido en general, con relacin a BPM tambin lo es.
Si bien en este texto se ha tratado de mantener una nomenclatura consistente con
otros textos de la unidad curricular Procesos y Sistemas de Informacin, tener
presente que en la propia rea especializada BPM/BPMS de la informtica en las
organizaciones, hay diferentes interpretaciones o definiciones, como se explic
antes.
Es relevante que el estudiante tenga siempre juicio crtico y tome en consideracin el
contexto en que se redacta el texto.

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1 Qu es BPMS?
BPMS es Business Process Management System, en espaol: un sistema de
administracin de los procesos de negocio.
Se puede definir como un software7 de Gestin Empresarial8 o de procesos9 con
reglas de negocio10, que proporciona la capacidad de definir procesos de negocio11,
y automatiza transacciones12, genera la documentacin, los flujos y otras acciones
requeridas con procesos de negocio diarios. Incluye tareas integradas y libres que
aumentan la potencia del sistema, as como tambin incluye caractersticas
innovadoras y exclusivas.
El BPMS requiere un apropiado equipamiento fsico (hardware), un gestor de base
de datos13 y una red de computadoras sobre la cual operar.
Trabaja con modelos grficos de los procesos de negocio, como el ejemplo que
sigue en la hoja siguiente.
Es una solicitud de licencia (vacaciones) de un empleado de la organizacin.

7
Software: equipamiento lgico o soporte lgico de un sistema informtico. Comprende el conjunto
de los componentes lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas especficas, en
contraposicin a los componentes fsicos que son llamados hardware.
8
Gestin Empresarial: es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin,
direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento,
etc.) de una organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible (puede ser econmico o
social, dependiendo de los fines perseguidos).
9
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan las cuales transforman
entradas en salidas. ISO 9000:2000 Son eventos organizados que se realizan bajo ciertas circunstan-
cias con un fin determinado.
10
Reglas de Negocio: describen las polticas, las normas, las operaciones, las definiciones y las
restricciones presentes en una organizacin y que son de vital importancia para alcanzar sus objetivos.
Las organizaciones funcionan siguiendo mltiples reglas de negocio, explcitas o tcitas, que estn
embebidas en procesos. Las reglas especifican en un nivel adecuado de detalle lo que una organizacin
debe hacer.
11
Procesos de negocio: conjunto de actividades interrelacionadas con un propsito definido, que
transforman entradas en salidas valiosas para el cliente.
12
Transacciones: interacciones con una estructura de datos (usualmente compleja) donde se aplican
procesos en determinada secuencia, de una sola vez. Ejemplo de transaccin: una venta.
13
Base de datos: abreviado bd, es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto
relacionados entre s y almacenados sistemticamente para su posterior uso. Existen los sistemas
gestores de bases de datos, abreviado SGBD (DBMS en ingls), que se encargan de almacenar y
recuperar los datos de forma rpida y estructurada, con independencia del software de aplicacin y del
hardware. Si contiene datos personales, stos se encuentran regulados por la ley 18.331 de Habeas
Data.
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Rpida interpretacin del modelo del ejemplo


- Intervienen tres usuarios diferentes (actores): el empleado, el funcionario de
RRHH y el jefe de RRHH.
- Hay dos procesos: registro y autorizacin.
- Hay cinco actividades
- El empleado es quien inicia la cadena de actividades. Lo hace registrando una
solicitud de vacaciones.
- Las actividades terminan una vez que se da una de las dos actividades:
Notificar rechazo o bien realizar trmite administrativo
- Hay tres actividades que se realizan en secuencia y la cuarta depende de una
decisin.
- El jefe es quien verifica si el funcionario tiene das disponibles de vacaciones.
En base a ello, aprueba o rechaza la solicitud de vacaciones.
- En caso de rechazo, notifica al empleado y termina el proceso definido.
- En caso de aceptacin, el personal de recursos humanos hace el trmite
administrativo que corresponda y termina el proceso definido.

Del modelo presentado como ejemplo surgen mltiples preguntas, como ser:
- Por qu el jefe es quien hace la verificacin y no lo hace un funcionario y
luego el jefe controla? No sera mejor?

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- El funcionario, no es notificado de la aceptacin de su solicitud de


vacaciones?
- Realizar el trmite administrativo se entiende que implica hacer los registros
que correspondan, liquidar salario vacacional, etc.
- No habra que incluir modalidad de pedido de vacaciones, como ser sin goce
de sueldo?

Tener presente que el BPM refleja el proceso que est implementado o que se va a
implementar, en una organizacin determinada, en un momento dado.
Con el ejemplo se comprueba que no hay una nica solucin para procesos tan
simples como la gestin de licencia regular de un funcionario.
El ejemplo reafirma la necesidad de contar con herramienta y tcnica de modelado
de procesos.
BPMS es la aplicacin de BPM a un entorno determinado. BPM Business Process
Management es una metodologa14.
Hay quienes denominan BPMS Business Process Management Suite, donde suite
quiere decir paquete.
BPM, la gestin (o administracin) por procesos de negocio - Business Process
Management - es la metodologa corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeo
(eficiencia y eficacia) de la organizacin a travs de la gestin de los procesos de
negocio, que se deben disear, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma
continua. El Modelo de Administracin por Procesos, se refiere al cambio
operacional de la empresa al migrar de una operacin funcional a una operacin de
administrar por procesos15.
Vale aclarar la diferencia entre BPM y BPMS:

BPM es una metodologa empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a travs


de la gestin sistemtica de los procesos de negocio, los cuales han de ser
modelados, automatizados, integrados, monitorizados y optimizados de forma
continua. Se enfoca en la administracin de los procesos de negocio.

BPMS es la solucin informtica para la gestin automatizada de los procesos,


hecha en metodologa BPM.

14
Metodologa hace referencia al conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de
objetivos que rigen en una investigacin cientfica, una exposicin doctrinal o tareas que requieran habilidades,
conocimientos o cuidados especficos. Puede definirse la metodologa como el estudio o eleccin de un
mtodo pertinente para un determinado objetivo. (Wikipedia)
15
Wikipedia.

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2 Utilidad de BPMS
La utilidad del BPMS se puede sintetizar en:
Optimizar nuevos y mejores procesos.
Automatizar transacciones, documentacin, flujos de procesos.
Permitir la definicin de cada mdulo del proyecto de negocio dentro de la
empresa, incluyendo los roles16 responsables de cada iniciativa del mismo y
los parmetros17 utilizados para el seguimiento de todas las actividades.
Albergar las normas18 y los procedimientos19 de la empresa e integrarse con
los procesos de manera directa sin perder por ello su independencia.
Entender qu se est haciendo bien o mal en la lectura y comprensin de los
procesos a travs del uso de este conjunto de herramientas.

16
Roles: son perfiles que permiten agrupar personas (usuarios) de acuerdo a caractersticas comunes.
Los perfiles consisten en permisos y restricciones respecto al manejo de un sistema informtico. Suele
haber, al menos, los siguientes roles: administrador, operador, consulta e invitado. Una persona puede
tener el rol de administrador, otra persona el de invitado, etc. Una misma persona puede tener ms de
un rol (en diferentes momentos).
17
Parmetros: son valores que se especifican para definir cmo debe operar un sistema. Ejemplos:
porcentaje del impuesto a las ventas (22%), tiempo mximo de espera para una transaccin por
Internet (30 segundos), informe detallado o resumido, etc.
18
Normas: reglas que se deben seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.
19
Procedimiento: sucesin cronolgica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se
cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organizacin. (Miguel Penengo).
No confundir proceso, relacionado a, qu se hace? con procedimiento, relacionado a cmo se hace?
(Javier Mari Heller)
Segn Wikipedia, procedimiento es el conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de
la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
(http://es.wikipedia.org).
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BPMS cubre las necesidades del medio, tal como se presenta en la imagen20
precedente.

La realidad de muchas organizaciones es la que se presenta en el siguiente


esquema, que se pretende corregir con BPMS con el enfoque del segundo
esquema.21
La realidad de las organizaciones es que cuentan con varios sistemas informticos
que no estn estructurados entre s. Con respecto a la ineficiencia, sin priorizacin,
incompleto y sin control, si no se utiliza BPM puede o no ser cierto, dependiendo de
cmo est organizada y qu registros y controles internos tenga la empresa. La
visibilidad es compleja sin BPM.
El esquema grfico que se presenta es interesante.
A medida que las organizaciones se hacen ms complejas en sistemas de
informacin, los costos aumentan considerablemente, la complejidad de interaccin
es grande. Se generan dificultades y surge insatisfaccin.

20
Ricardo Ramos, WebSphere BPM - Client Technical Professional, IBM 2012.
21
Ricardo Ramos, WebSphere BPM - Client Technical Professional, IBM 2012.
Pg. 9
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BPM es una aplicacin informtico-organizacional que vincula las aplicaciones, a


travs de los procesos de negocio, permitiendo flexibilidad a la vez de tener
documentacin actualizada.
Por lo tanto, facilita la mejora continua, con costos acotados, permitiendo a la
organizacin adaptarse a los continuos y necesarios cambios, sin afectar la
satisfaccin de sus usuarios.
Esto se muestra en el esquema siguiente.

Otra forma de expresar lo mismo que se present con los dos esquemas
precedentes se hace con los dos siguientes.
BPMS organiza de manera eficaz y eficiente, a la vez de flexible los procedimientos,
tanto internos como con el medio, como se muestra en las dos imgenes siguientes
del sin BPM y con BPM, desde la visin de la gente de negocio22

22
Francisco Ruiz, Universidad de Castilla-La Mancha (Espaa), 2012.
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El esquema precedente es el de la organizacin sin BPM.


El esquema que sigue es con metodologa BPM, con la herramienta BPMN, que
organiza los diferentes procesos de la organizacin y permite visualizarlos en forma
sencilla (grfica).

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3 Organizaciones con o sin BPM


Por qu necesitan las organizaciones BPM? Es posible que existan organiza-
ciones sin BPM?

En la actualidad, en general, las empresas deben actualizarse rpidamente a los


cambios del medio, y en especial a los requerimientos de los clientes23. Dada la
globalizacin, la competitividad es muy alta y los mrgenes de utilidad son cada vez
menores, por lo que las empresas deben ser eficaces y eficientes, con rpida
capacidad de cambio y que sus sistemas de informacin continen operando y sean
tiles. En este contexto es que se aplica BPM.

Hoy en da estn coexistiendo diferentes familias de soluciones informticas, porque


no todas las organizaciones ni todos los giros de actividad son iguales. Las
empresas tienen distinto grado de madurez organizacional, tienen diferentes criterios
de gerenciamiento y tienen diferentes dimensiones. Por lo tanto, no hay una
solucin informtica universal vlida para todo contexto.
El que una organizacin utilice BPM no asegura que sea exitosa. Tampoco se
puede asegurar que una organizacin no sea exitosa por no usar BPM.
Es fundamental que la solucin informtica que se utilice sea la ms apropiada para
cada organizacin y sea operada correctamente. Esto implica que tambin sean
bien utilizados los reportes provistos por el sistema informtico.
Por lo tanto, hay organizaciones sin BPM que funcionan muy bien. Asimismo hay
organizaciones que tienen BPM y no funcionan bien. El tipo de solucin informtica
que utiliza una empresa no la define.
La implementacin de BPM en una organizacin implica costos importantes, una
cultura de la organizacin preparada para este enfoque, un trabajo muy relevante
previo dentro de la organizacin para la adecuada implementacin del BPMS, con
un equipo multidisciplinario, una decisin firme de la direccin en llevar adelante el
proyecto y un contexto que justifique el esfuerzo. Los procesos deben estar
definidos. Se requiere una dedicacin intensa durante un perodo prolongado de
todos los involucrados.

23
Cliente es quien compra o recibe un bien o servicio. Puede ser una persona, organizacin o un
ciudadano (en caso de gobierno electrnico). Segn www.promonegocios.net cliente es la persona,
empresa u organizacin que adquiere o compra de forma voluntaria productos o servicios que necesita
o desea para s mismo, para otra persona o para una empresa u organizacin, por lo cual, es el motivo
principal por el que se crean, producen, fabrican y comercializan productos y servicios.
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4 Evolucin forma de hacer negocios24


Para entender mejor qu es BPM se compara esta solucin informtica con otras
tres diferentes soluciones informticas.
A su vez es apropiado hacer un breve repaso de la evolucin de la forma de
hacer negocios ya que, el modelado25 del Business Process Management BPM-
hasta su estado actual es fruto de diversas tecnologas, herramientas,
metodologas y tendencias que le fueron dando forma. Algunas de ellas forman
parte del BPM.
La figura de la pgina siguiente muestra un cuadro comparativo de la evolucin de
las tecnologas y la forma de hacer negocios. Fuente original26:
http://bptrends.com/publicationfiles/06-05%20WP%20ABPMP%20Activities%20-%20Lusk%20et%20al2.pdf

Tener presente que toda clasificacin es arbitraria y las fechas son relativas, a modo
de referencia. Diferentes organizaciones han evolucionado de diferente forma, y en
sus propios tiempos.
Se puede, o no, estar de acuerdo con el planteo que se formula, donde lo relevante
no es el detalle sino cmo se llega en el tiempo a la solucin del BPM.
La figura distingue la era industrial de la era de la informacin y dentro de esta ltima
distingue tres etapas o fases.
Durante la era industrial, el objetivo era maximizar las ganancias y para esto se
apuntaba a mejorar la eficiencia y reducir los costos. Esto se llevaba a cabo
mediante estudios de tiempos y movimientos. Posteriormente se entrenaba a los
trabajadores para seguir los pasos especficos que integraban cada tarea. Las
prcticas se limitaban a la mecanizacin y estandarizacin de cada una de las
acciones llevadas a cabo. De esta manera los trabajadores adquiran una gran
especializacin y lograban una alta productividad en las tareas que realizaban.
A partir de la dcada de los sesenta se entra en la era de la informacin,
particularmente, en la primera etapa de mejora de los procesos. En este perodo
aumenta el uso de la tecnologa como motor de los negocios y el negocio se orienta
hacia el proceso. Surgen tecnologas que permiten automatizar e informatizar
procesos y se hace nfasis en mejorar la calidad de la produccin y en reducir las
fallas. Es en esta etapa donde se empieza a recolectar informacin y a realizar
estudios estadsticos para monitorear y controlar el nmero de fallas. As surgen los
primeros sistemas de informacin que brindaban informacin sobre la calidad de la
produccin y dieron lugar a los primeros mtodos de mejora de los procesos.
En la primera parte de la era de la informacin hay algunas tecnologas y
herramientas que han evolucionado y se mantienen vigentes hasta hoy como: la

24
Parte extrada de la Monografa Aplicabilidad de BPM en Gobierno Electrnico en Uruguay,
Jimena Aznarez, Juan Martn Llovet, Mara Clara Quagliotti. 2010.
25
Modelado viene de modelar que, en este contexto, es representar en forma abstracta parte del mundo
real. Puede ser un modelo matemtico, grfico, u otro.
26
Traduccin libre hecha por autores de Aplicab. BPM , tomado de The evolution of business
Process Management as a professional discipline. Sandra Lusk, Staci Paley and Andrew Spanyi
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automatizacin computarizada, los sistemas de informacin gerencial, los procesos


de control estadstico y la mejora de los procesos.
En la dcada 1990 se entra en la etapa de reingeniera de procesos, segunda de la
era de la informacin. Surgen los programas de calidad total y las normas ISO.

Luego de que se tomara la iniciativa en la etapa anterior de empezar a medir la per-


formance de las empresas, es en sta donde se utiliza de manera significativa esta
informacin para manejar el negocio. El anlisis de los datos se vuelve ms profundo
y aumentan los objetivos en cuanto a la calidad de la produccin y del servicio
brindado. Con tecnologas y herramientas como CRM - Customer Relationship
Management, ERP - Enterprise Resource Planning, SCM - Supply Chain Manage-
ment y Seis Sigma27 se busca reducir al mnimo el nmero de defectos.

27
Wikipedia: SIX SIGMA es una metodologa de mejora de procesos, centrada en la reduccin
de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallas en la entrega de
un producto o servicio al cliente. La meta de 6 Sigma es llegar a un mximo de 3,4 defectos por milln
de eventos u oportunidades. Defecto es cualquier evento en que un producto o servicio no logra
cumplir los requisitos del cliente. Se utilizan herramientas estadsticas para la caracterizacin y el
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Esto cambia el foco del producto al cliente. Se entiende que existe un defecto
cuando no se logra cumplir con los requerimientos del cliente.

Para lograr cumplir con este objetivo se realizan revisiones ms profundas de los
procesos y se evala todo el proceso. No slo se busca mejorarlo. A travs de la
Arquitectura Empresarial y la Reingeniera de Procesos se reconstruyen los
procesos de manera de poder adaptarse a los nuevos estndares, aunque an no
exista un concepto que lograra integrar las distintas herramientas de forma natural,
mirando a la empresa desde una perspectiva de los sistemas como un todo.
A partir del ao 2000 se entra en la tercera etapa de la era de la informacin y es
donde surge el Business Process Management - BPM. En esta etapa toma
importancia y se vuelve relevante la empresa como un gran sistema y su
relacionamiento con todo su entorno (clientes, proveedores, estado, etc.). Tambin
cambia la forma de ver a los clientes y se pasa de visualizar las necesidades de un
mercado, a visualizar y tratar de cumplir los requerimientos de cada uno de los
clientes por separado y es as que surgen las soluciones a medida. Para poder
lograr esta satisfaccin de cada cliente es necesario un permanente seguimiento de
los mismos y un servicio ininterrumpido que se logra a travs de herramientas de
control como los Software de Gestin Empresarial o el Balanced Business Scorecard
y a travs de una adaptacin de los sistemas de informacin de la empresa que
incluyan al cliente. Se puede lograr a travs de SOA (Service Oriented Architecture,
arquitectura orientada a servicios) o de los propios BPMS (Business Process
Management Systems).
Una tecnologa que facilita todo esto es la Integracin de Aplicaciones Empresariales
que permite la interoperabilidad28 entre los diferentes sistemas de informacin de la
empresa y permite que la empresa sea un solo sistema.

estudio de los procesos. Sigma es la desviacin tpica que da una idea de la variabilidad en un proceso
y el objetivo de la metodologa seis sigma es reducir sta de modo que el proceso se encuentre siempre
dentro de los lmites establecidos por los requisitos del cliente.
28
Interoperabilidad: Es la habilidad de los sistemas con uso de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, y de los procesos de negocios que ellas soportan, de intercambiar datos y posibilitar
compartir informacin y conocimiento.(Unin Europea, Libro Blanco de Interoperabilidad, CEPAL).
Se distinguen: interoperabilidad tcnica, interoperabilidad semntica e interoperabilidad
organizacional.
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5 BPM y otras soluciones29


Se han elegido las siguientes tres soluciones informticas para comparar con BPM:
Workflow
EAI - Enterprise Application Integration
CRM - Customer Relationship Management
Algunas de estas soluciones son parte integrante del propio BPM, ya que est
integrada a su vez por otras tecnologas.

5.1 BPM & Workflow


Workflow (WF) es parte integrante de BPM. WF por s solo tambin es una gran
herramienta. Se trata de la Automatizacin de un proceso de negocio, de forma
completa o en parte, en donde documentos, informacin o tareas son pasadas
desde un participante a otro para que tome accin, de acuerdo a un conjunto de
reglas establecidas 30

Este proceso de automatizacin genera una mayor cantidad de transacciones por


tiempo y una reduccin del uso del papel y los gastos asociados, lo que a su vez
lleva a una reduccin de los costos operativos. Tambin la repeticin de las tareas
junto con la informatizacin de los procedimientos lleva a una reduccin del error

29
Parte extrada de la Monografa Aplicabilidad de BPM en Gobierno Electrnico en Uruguay,
Jimena Aznarez, Juan Martn Llovet, Mara Clara Quagliotti. 2010.
30
Workflow Management Coalition.
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humano y por consiguiente una mejora en la productividad. Todo esto lleva a una
mejor prestacin de los servicios.
Todas estas caractersticas positivas mencionadas tambin las posee el BPM ya que
el WF forma parte de l.
BPM implica una gestin ms profunda de los procesos que incluye, adems de la
automatizacin, el modelado, la integracin y el anlisis de los mismos. Para
lograrlo, utiliza la tecnologa de integracin de aplicaciones.
El modelado es una de las diferencias ms importantes entre el BPM y WF, porque
existe un mayor uso de las TICs. BPM permite realizar un mapeo del proceso para
testearlo en un ambiente virtual previo a ponerlo en marcha. Esta es una
caracterstica muy valiosa ya que en esta etapa se pueden identificar problemas,
cuellos de botella o ineficiencias que pueda arrastrar el proceso. Esta etapa de
anlisis previo permite una evaluacin y un posible rediseo, en caso de ser
necesario, previo a la automatizacin del proceso.
Otra diferencia sustancial con respecto al WF es la integracin de aplicaciones. Esto
evita las islas de informacin y la duplicacin de informacin.
Con WF se puede automatizar los procesos pero si los mismos o las aplicaciones
que los soportan no estn integradas, se duplican tareas y recursos, llevando a
prdidas de tiempo, productividad y eficiencia. Mediante la integracin de las
aplicaciones empresariales se logra interoperabilidad entre los distintos sistemas que
integran la empresa ms all del sistema operativo que utilicen. Aqu las
aplicaciones son independientes de los procesos en s mismos, son simplemente
facilitadores de los procesos. Esta independencia permite adaptabilidad y evita que
el negocio sea esclavo de la aplicacin. En un entorno empresarial tan cambiante
como el de hoy en da es fundamental la capacidad del negocio para poder
adaptarse y cambiar a medida que su entorno se lo exija.
La ltima diferencia importante es el nfasis que hace el BPM en la revisin y
optimizacin de los procesos una vez que ya se pusieron en marcha. Al contar con
aplicaciones integradas y no existir islas de informacin es posible recolectar
informacin de todos los sistemas de la empresa y utilizarla de forma conjunta.
BPM provee herramientas de medicin y monitoreo continuo que producen reportes
e indicadores sobre el estado y la performance de los procesos. De esta manera se
hace una revisin continua de la eficiencia y se est alerta a posibles cambios o
actualizaciones que puedan ser necesarias en el proceso para adaptarse a los
cambios en el negocio. Esta optimizacin de los procesos es facilitada por los
sistemas de BPM de manera que los cambios sean en el menor tiempo posible y con
costos reducidos. En otras palabras, BPM permite un gerenciamiento de los
procesos, mientras que las herramientas de WF slo permiten la automatizacin de
los mismos, aunque sirve de base para el gerenciamiento de los procesos.
Al ser el BPM ms completo y tener ms herramientas que el WF, tambin se vuelve
una solucin ms compleja de llevar a cabo, que va a requerir de mayores esfuerzos
y recursos. Tiene un costo asociado mayor.

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5.2 BPM & EAI (Enterprise Application Integration)


Se compara al BPM con una herramienta que lo integra, que es el Enterprise
Application Integration EAI: la Integracin de Aplicaciones Empresariales.
EAI permite integrar las diferentes aplicaciones de una empresa ms all del sistema
operativo o el lenguaje que las soporte.
Dejan de existir las islas de informacin y la duplicacin de los datos que stas
generan logrando consistencia en la informacin.
Esto tiene un efecto directo sobre la calidad en la prestacin del servicio, ya que
reduce los tiempos de los procesos y agiliza cualquier tipo de gestin evitando la ida
y vuelta de papeles y trmites entre distintas unidades generando a su vez, una
disminucin en los costos que mejora la eficiencia.
Una caracterstica importante, ya mencionada en la comparacin del BPM con WF,
es la independencia que genera entre el proceso y la aplicacin. Esto permite mayor
flexibilidad para integrar nuevas aplicaciones o sustituir alguna de las existentes sin
generar dependencia de los proveedores de software. Esta caracterstica es
importante para la adaptabilidad de los procesos a posibles cambios en el futuro.
Otra ventaja importante es la posibilidad de generar una interfaz nica que est
conectada al resto de las aplicaciones. Esta interfaz sera la cara visible de todas
las aplicaciones y sera ms fcil entrenar a los usuarios en su uso que capacitarlos
para poder hacer uso de la totalidad de las aplicaciones existentes.
Las ventajas del modelado fue vista en la comparacin entre BPM y WF. Su punto
ms destacable es la posibilidad de testear los procesos en un ambiente virtual
previo a la puesta en marcha. Permite identificar problemas e ineficiencias antes de
que el proceso sea automatizado.
Otro avance del BPM respecto al EAI es el WF. Con la automatizacin e integracin
de los procesos se reducen los tiempos de los mismos, se achican gastos
innecesarios de papel, llamadas telefnicas y otros costos asociados. Esto, sumado
al aumento en la productividad debido a que las tareas repetitivas estn
automatizadas, genera una gestin ms eficiente y eficaz.
Como ltima diferencia es la revisin continua y la optimizacin de los procesos en
marcha que provee BPM. BPM cuenta con herramientas de monitoreo continuo que
producen indicadores y reportes sobre el estado y el rendimiento de los procesos.
Esto permite tener control sobre la situacin y estar atentos a cualquier tipo de
indicio sobre problemas o rendimientos inferiores a los establecidos.
Mientras el EAI integra las aplicaciones empresariales generando beneficios para
una buena gestin, el BPM hace una revisin ms profunda y global no slo de las
aplicaciones sino tambin de los procesos llevndolos a su mximo rendimiento.
Tal vez, en una empresa donde los procesos no son muy complejos ni cambiantes y
funcionan bien, la implementacin de una solucin EAI produce efectos similares a
los del BPM, ya que no es necesario un cambio importante en los procesos.

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5.3 BPM & CRM (Customer Relationship Management)


El CRM - Customer Relationship
Management, la Administracin basada
en la Relacin con el Cliente, es
definida por Gartner31 como una
estrategia de negocios diseada para
optimizar la rentabilidad y la
satisfaccin del cliente a travs de la
organizacin de la empresa entorno a
los segmentos de clientes, el fomento
del comportamiento centrado en el
cliente e implementando procesos
centrados en el cliente. Podemos decir
que se trata de una estrategia o un
modelo de negocios que lo que busca
es la satisfaccin del cliente para lograr
lealtad y a travs de esto mayores
ingresos.

CRM ofrece a los clientes una atencin y un seguimiento constante. A travs del
marketing, nuevos productos, servicio y soporte, y un buen manejo de la informacin
recolectada en todo este proceso, el CRM busca identificar las necesidades del
cliente y facilita todos los medios para satisfacerlas.
En CRM el factor humano es fundamental: no se trata solamente de implementar la
herramienta tecnolgica, sino adems generar en toda la organizacin una cultura
de servicio. Para el xito de esta estrategia es necesario que toda la organizacin
est convencida y comparta la visin de que el objetivo final es la satisfaccin del
cliente y brindarle un buen servicio. Es la combinacin de los dos, tecnologa y
personas, lo que puede llevar a que la aplicacin del CRM sea exitosa.
Al comparar BPM con CRM tener en cuenta que se concentran en aspectos
diferentes del negocio. CRM se trata de una estrategia mientras que BPM se trata
de una metodologa. Estas dos soluciones son complementarias.
Para lograr los objetivos del CRM de satisfaccin del cliente es necesario que los
procesos que sustentan el servicio funcionen de manera eficiente y eso se logra a
travs del BPM.
Siguiendo los lineamientos tericos de CRM, las interacciones de un cliente con una
organizacin, son llevadas a cabo a travs del sistema de CRM. Para los procesos
que requieren la intervencin del cliente, la misma se da en el CRM, pero en el
contexto de un proceso de negocio, que es gestionado por el BPM. Esto muestra la
interaccin necesaria y la complementariedad entre el BPM y el CRM. Estas dos
soluciones se ven potenciadas si trabajan juntas y se apoyan entre s.

31
www.gartner.com empresa consultora especializada en tecnologa informtica.
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Con el modelado de los procesos, la automatizacin brindada por el Workflow, la


integracin de aplicaciones y la optimizacin continua que brinda el BPM se logra
una eficiencia y eficacia interna que son la base y el sustento de un buen servicio.

5.4 Conclusiones
El BPM se destac por sus herramientas para encarar cada fase del proceso desde
su diseo, pasando por su puesta a punto, contacto con el cliente, hasta su revisin
y optimizacin. Otras cosas que se destacaron, y no fueron vistas en las otras
soluciones informticas, son el modelado y el nfasis en su optimizacin y
adaptabilidad a los cambios. Ambas caractersticas son fundamentales. El modelado
permite la prueba y correccin previa a la puesta en marcha y la optimizacin
permite una mejora continua de los procesos y su adaptacin a los nuevos
requerimientos. Estas cualidades lo diferencian de las dems soluciones y llevan a
concluir que de las soluciones disponibles hoy en da, BPM es la ms evolucionada.
De todas formas, las otras herramientas tambin presentan algunas ventajas con
respecto al BPM: son ms simples y requieren menos interaccin con el negocio.
Un tema a considerar es el costo asociado a cada solucin. BPM cuenta con una
importante cantidad de herramientas y prestaciones, que a la vez de hacerlo mucho
ms potente que otras soluciones, tiene su costo, principalmente de consultora.
La implementacin de una solucin informtica de BPM implica un cambio muy
profundo y complejo, por lo que la organizacin donde hay que estudiar previamente
la factibilidad, esto es, si es viable, lo cual depender de la organizacin, sea pblica
o privada, de mediano o de gran porte, el giro del negocio, el contexto, etc.

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6 Eleccin del BPMS para la organizacin


Existen en el medio una amplia gama de productos BPMS y empresas que los
proveen con servicios de consultora y apoyo. Para elegir la solucin BPMS
apropiada a la organizacin o empresa se tienen que considerar, entre otros, los
aspectos de alcance de las necesidades, discriminar lo esencial y saber cules son
los requerimientos prioritarios, incluyendo realizar prueba de concepto.
A modo de ejemplo, las preguntas que siguen sirven para definir el alcance de las
necesidades de gestin de procesos:
Cules son los procesos ms crticos?
Cuntos de ellos son humanos o de sistema?
Cun compleja es la infraestructura de TI?
Qu plataformas necesita comunicar?
Cules son sus necesidades a corto y largo plazo?
No perder de vista qu es lo esencial del negocio y cules son sus necesidades.
Una suite32 BPM debe ser capaz de abordar tanto los procesos que involucren
tareas humanas como de sistemas, ya que ambos son crticos en el negocio.
El foco debe estar en cules son las necesidades de la empresa. Cules son los
requerimientos prioritarios?
Se debe contar con un documento centrado en los requisitos funcionales antes de
llevar adelante un proceso de evaluacin de propuestas.
Las pruebas de concepto.33 Es importante realizar una prueba de concepto del
producto con el proveedor, para la organizacin y entorno en que se quiere aplicar.
Una prueba de concepto, PoC - Proof of Concept, es una implementacin, en
general resumido o incompleto, de un mtodo o de una idea, realizada con el
propsito de verificar que el concepto o teora en cuestin es susceptible de ser
aplicada en la realidad. La PoC es un paso importante en el proceso de crear un
prototipo operativo. No es una simple demostracin del producto o servicio. Se trata
de una elaboracin prctica o terica especfica a un contexto determinado.

32
Suite en SW es un conjunto de aplicaciones, cada una cumple un fin especfico, que a su vez forma
parte de un todo. Ejemplo: suite ofimtica se compone de procesador de texto, planilla electrnica,
presentaciones, etc. En BPM se trata del conjunto de componentes descripto en el captulo 7.
33
Prueba de concepto: http://www.wisegeek.com Sirve para demostrar que una empresa o producto es
financieramente viable. Por lo general, se trata de una extensa investigacin y revisin.
A veces, hacer una prueba de concepto requiere la creacin de un prototipo para mostrar que la idea o
el dispositivo funciona y cmo.
En general, una prueba de concepto incluye un examen del modelo de ingresos, los ingresos proyec-
tados del producto y servicio, los costos de desarrollo y de funcionamiento, con proyecciones a largo
plazo.
Este tipo de anlisis sirve a un negocio para evaluarse a s mismo, as como para evaluar propuestas y
proyectos. Una prueba de concepto sirve para reducir la cantidad de incertidumbre con un nuevo
proyecto o una adquisicin.

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7 Arquitectura del BPMS


Toda herramienta BPMS debe contar con las siguientes partes, que forman su
arquitectura:
Diagramador de procesos
Definicin de las reglas de negocio
Consola de administracin de actividades humanas
Motor de ejecucin
Administracin de usuarios
Ncleo de servicios

7.1 Diagramador de procesos


Es una herramienta grfica que permite a los diseadores definir procesos y el flujo
de informacin entre ellos. As mismo, esta funcionalidad permite definir
grficamente el momento en que cada aplicacin o actividad debe iniciarse y cundo
debe terminar.

El diagramador de procesos requiere la utilizacin de una notacin estandarizada


para la definicin de los procesos: Business Process Management Notation (BPMN)
soporta dos niveles de detalles. Mediante la utilizacin de un conjunto de smbolos
bsicos los gerentes o conocedores del negocio pueden definir los procesos. Esta
definicin puede ser modificada agregando smbolos ms detallados que permitan
que el proceso sea interpretado por el motor de ejecucin.

7.2 Definicin de reglas de negocio


Para la definicin de algunos procesos es necesario utilizar algo ms que diagramas.
Los diseadores del proceso necesitarn definir reglas de negocio en las
descripciones de los procesos para manejar decisiones que deben ser tomadas en
el momento de la ejecucin. La definicin de estas reglas de negocio permite definir
procesos que se ejecutan cada vez de manera diferente dependiendo del valor de
algn dato o la decisin de algn usuario.

La mayora de las herramientas de BPM permiten definir reglas de negocio


asociadas a las actividades de los procesos. Usualmente esta funcionalidad est
incorporada desde el diseador grfico.

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7.3 Consola de administracin de actividades humanas


De la misma manera como las herramientas muestran a los diseadores formularios
para definir reglas de negocio, permiten a los usuarios finales acceder a formularios
para completar tareas que forman parte de un proceso. As mismo las herramientas
BPM pueden enviar informacin referente a la tarea a los usuarios involucrados.
Usualmente proveen una interfaz similar a la bandeja de entrada de un correo
electrnico donde el usuario encuentra las tareas de pendientes por procesar de
todos los procesos donde l participe.

7.4 Motor de ejecucin


El motor de ejecucin realiza la invocacin a las aplicaciones y actividades
involucradas en el proceso de acuerdo a cmo fueron definidas mediante el uso del
diagramador de procesos.

Se encarga del despliegue (deployment), requerido para ejecutar el conjunto de


procesos definidos.

El despliegue, tambin conocido como la instalacin, suele ser una etapa compleja
en la implementacin de sistemas de informacin. Tener presente las etapas del
ciclo de vida de un sistema de informacin:
- Definicin de objetivos
- Viabilidad preliminar
- Anlisis
- Viabilidad
- Diseo
- Desarrollo
- Instalacin
- Validacin
- Utilizacin y mantenimiento
- Fin de vida til.

7.5 Administracin de usuarios


En una arquitectura de negocios orientada a procesos, las actividades estn
asociadas a cargos y no a personas directamente. Por este motivo las herramientas
de BPM permiten la definicin de roles de usuarios y agrupaciones de estas con el
objetivo de controlar el acceso a la informacin asociada a una actividad de un
procesos. As mismo, los roles de usuario sirven para controlar quines tienen
acceso a realizar ciertas acciones para completar actividades de un proceso.

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Una herramienta BPM debe proveer funcionalidades que permitan:


Definir roles (nombre, descripcin y capacidades)
Capacidad de definir los roles basado en la estructura de la organizacin
Poder importar la estructura organizacional desde sistemas ya existentes
Asignar capacidades a un usuario (permiso a una actividad en especfico)
Asignar usuarios a un rol manualmente
Asignar usuarios a un rol de manera automtica basado en sus capacidades
Restringir acceso a las actividades basado en los roles

7.6 Ncleo de Servicios


El ncleo (core, en ingls) de servicios consta de los siguientes componentes:
- Portal
- BPMN notacin del modelado de procesos de negocios
- BAM Business Activity Monitoring
- BRE Business Rules Engine
- Gestin de documentos
- BPEL Lenguaje de ejecucin de procesos de negocio
- ESB Bus de servicios empresariales
- Tareas humanas
- BPEL4PEOPLE - Lenguaje de interacciones humanas

Se menciona el propsito del portal y se hace nfasis en la notacin estndar. Los


dems componentes, si bien son relevantes, quedan fuera del objetivo del presente
texto introductorio a BPMS.

El Portal es una puerta de entrada nica que ofrece al usuario, acceso a una serie
de recursos y servicios relacionados con el mismo tema. Se encarga de la seguridad
y control de acceso. Permite una sola autenticacin, con el objeto de acceder a
mltiples recursos.

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8 BPMN
BPMN es la Notacin del Modelado de Procesos de Negocios.
Es un estndar mundialmente reconocido, aceptado y aplicado en el mercado, para
la diagramacin y especificacin de procesos de negocio, desde la modelacin de
procesos conceptuales y lgicos, hasta diseos de procesos orientados a
tecnologa.
BPMN fue desarrollado por la Business Process Management Initiative (BPMI).34 35
Actualmente el Object Management Group (OMG)36 lo mantiene desde 2005. Est
orientado a toda la organizacin.
La siguiente figura es un ejemplo de diagrama de proceso en BPMN 2.0 37

BPMN es para dar soporte nicamente a los procesos de negocios.


BPMN no es un diagrama de flujo de datos - DFD.
El estndar BPMN est compuesto por los siguientes elementos:
El modelado en BPMN se realiza mediante diagramas muy simples con un conjunto
muy pequeo de elementos grficos. Con esto se busca que para los usuarios del
negocio y los desarrolladores tcnicos sea fcil entender el flujo y el proceso.

34
http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/
35
http://es.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Modeling_Notation
36
http://www.omg.org/
37
Fuente: Wikipedia, la enciclopedia libre.
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Hay cuatro categoras bsicas de elementos, que son:


Objetos de flujo. Se compone de: eventos, actividades, y rombos de control
de flujo (Gateways)
Objetos de conexin. Se compone de: Flujo de Secuencia, Flujo de Mensaje
y Asociacin
Swimlanes (carriles de nado en una piscina), compuesto por: Pool y Lane
Artefactos. Se compone de: Objetos de Datos, Grupo, y Anotacin

Estas cuatro categoras de elementos permiten construir un diagrama simple de


procesos de negocio (Business Process Diagram - BPD).
En un BPD se permite definir un tipo personalizado de Objeto de Flujo o un
Artefacto, si con ello se hace el diagrama ms comprensible.

8.1 Objetos de Flujo


Objetos de Flujo son los elementos principales descritos dentro de BPMN y consta
de tres elementos principales; Eventos, Actividades y Compuertas (Control de Flujo).

Eventos

Estn representados grficamente por un crculo y


describen algo que sucede (lo contrario de las
Actividades que son algo que se hace). Los eventos
tambin pueden ser clasificados como Capturado o
Lanzado.
Evento Inicial: Acta como un disparador de un proceso. Se representa
grficamente por un crculo de lnea delgada y dentro del crculo esta relleno
de color verde. Este evento permite Capturar
Evento Final: Indica el final de un proceso. Est representado grficamente
por un crculo de lnea gruesa y dentro del crculo est relleno del color rojo.
Este evento permite Lanzar
Evento intermedio: Indica que algo sucede entre el evento inicial y el evento
final. Est representado grficamente por un crculo de doble lnea simple y
dentro del crculo relleno de color naranja. Este evento puede Capturar o
Lanzar.

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Actividades

Se representan por un rectngulo con sus vrtices


redondeados y describe el tipo de trabajo que ser
realizado.
Tarea: Una tarea representa una sola unidad de trabajo que no es o no se
puede dividir a un mayor nivel de detalle de procesos de negocio sin
diagramacin de los pasos de un procedimiento.
Subproceso: Se utiliza para ocultar o mostrar otros niveles de detalle de
procesos de negocio - cuando se minimiza un subproceso se indica con un
signo ms contra de la lnea inferior del rectngulo, cuando se expande el
rectngulo redondeado permite mostrar todos los objetos de flujo, los objetos
de conexin, y artefactos. Tiene, de forma auto-contenida, sus propios
eventos de inicio y fin; y los flujos de proceso del proceso padre no deben
cruzar la frontera.
Transaccin: Es una forma de subproceso en la cual todas las actividades
contenidas deben ser tratadas como un todo. Las transacciones se
diferencian de los subprocesos expandidos por estar rodeadas por un borde
de doble lnea.

Compuertas (Control de Flujo)


Se representan por una figura de diamante y
determinan si se bifurcan o se combinan las rutas
dependiendo de las condiciones expresadas.

8.2 Objetos de Conexin


Permiten conectar cada uno de los objetos de conexin. Hay
tres tipos: Secuencias, Mensajes y Asociaciones.

Flujo de Secuencia
Est representado por lnea simple continua y flechada;
y muestra el orden en que las actividades se llevarn a cabo. Puede tener un
smbolo al inicio, un pequeo diamante indica uno de un nmero de flujos
condicionales desde una actividad, mientras que una barra diagonal (slash)
indica el flujo por defecto desde una decisin o actividad con flujos
condicionales.

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Flujo de mensaje
Est representado por una lnea discontinua con un crculo no relleno al inicio
y una punta de flecha no rellena al final. Esto indica que el flujo de mensaje
atraviesa la frontera organizativa (por ejemplo, entre piscinas). Un flujo de
mensaje no puede ser utilizado para conectar actividades o eventos dentro de
la misma piscina.

Asociaciones
Se representan por una lnea punteada. Se suele usar para conectar artefac-
tos o un texto a un objeto de flujo.

8.3 Swimlanes (Carriles de Nado en una piscina)


Los Carriles de Nado son un mecanismo visual de actividades
organizadas y categorizadas, basados en organigramas funcio-
nales cruzados y en BPMN consta de dos tipos:

Piscina (pool)
Representa los participantes principales de un proceso,
por lo general, separados por las diferentes organizaciones. Una piscina con-
tiene uno o ms carriles (en la vida real, como una piscina olmpica). Una pis-
cina puede ser abierta (por ejemplo, mostrar el detalle interno), cuando se
presenta como un gran rectngulo que muestra uno o ms carriles, o cerrada
(por ejemplo, esconder el detalle interno), cuando se presenta como un
rectngulo vaco que se extiende a lo ancho o alto del diagrama.

Carril (lane)
Usado para organizar y categorizar las actividades dentro de una piscina de
acuerdo a su funcin o rol; y se presenta como un rectngulo estrecho de
ancho o de alto de la piscina. Un carril contiene objetos de flujo, objetos de
conexin y artefactos.

8.4 Artefactos
Los Artefactos permiten a los desarrolladores llevar algo ms de informacin al
modelo o diagrama, hacindolo ms legible. Son tres artefactos predefinidos y son:

Objetos de Datos
Muestra al lector cual es el dato que deber ser requerido o pro-
ducido en una actividad.

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Grupos
Se representan por un rectngulo de lneas discontinuas y
vrtices redondeados. El Grupo se utiliza para agrupar dife-
rentes actividades. No afecta al flujo dentro de un diagrama.

Anotacin
Se utiliza para darle al lector una descripcin entendible del
modelo o diagrama.

8.5 Ejemplos de diagrama de proceso de negocio

Con uso de pool y lane:

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9 Ejemplo de dos herramientas BPM


Hay decenas de herramientas BPM disponibles en el medio. Aqu se mencionan
slo dos a modo de ejemplo. No implica ninguna preferencia por alguna de ellas
respecto a las dems.

9.1 BizAgi38
BizAgi es una herramienta BPM que cuenta con un modelador de uso gratuito (free-
ware), que se integra a otro mdulo, que requiere licencia (pago), que controla el
ciclo de vida completo de la administracin de procesos de negocios a travs de la
realizacin de los cuatro pasos: modelado,
automatizacin, ejecucin y mejora.
Hay versiones para Windows y para Linux para
ejecutar los procesos de negocio. El modela-
dor est disponible en Windows.

Modelado
El modelado de los procesos se realiza a
travs del BizAgi Process Modeler que permite
disear grficamente los procesos mediante la
utilizacin de BPMN.
El modelado del proceso de negocio abarca la construccin y la documen-
tacin en formato de texto MS-WORD o PDF.

El aspecto de la
pantalla del mo-
delador, al co-
menzar a utilizarlo
se muestra en la
figura adyacente.

38
http://www.bizagi.com El sitio est en ingls y en espaol.

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Automatizacin

Para la automatizacin de procesos est la herramienta BizAgi Studio.


Los pasos previstos para realizar la automatizacin de un proceso son:
Definicin del modelo de datos del proceso: creacin de un
modelo de datos relacional que almacena toda la informacin manejada por el
proceso.
Creacin de formularios: permite crearlos sin necesidad de codificar o reali-
zar compilaciones, para cada una de las entidades del modelo de datos.
Tambin se pueden crear formularios a mano con un editor WYSWYG39.
Reglas y polticas del negocio: El motor de reglas de negocio permite defi-
nir: transiciones del flujo del proceso, validaciones de actividades, etc. Tam-
bin permite definir en cada formulario reglas sobre los campos para permitir
su edicin, visibilidad o su obligatoriedad.
Asignacin de recursos: permite definir una base de datos de usuario con
informacin como ser: rea, ubicacin, cargo, roles, habilidades, propiedades
de usuario, grupos de usuario, esquema de das laborables.

Ejecucin
Una vez terminada la automatizacin del proceso, se obtiene el modelo de negocio
que es ejecutado con el BPM Server de BizAgi, a travs de un portal Web llamado
Work Portal BizAgi.
El Work Portal muestra a cada usuario un listado de sus actividades pendientes en
orden de prioridad de acuerdo a un sistema de semaforizacin40. El usuario tiene
desde all acceso a la ejecucin de sus actividades y a organizarlas en carpetas de
manera similar a un programa de correos electrnicos.
Es posible asociar alarmas a cada actividad para controlar que estas sean ejecuta-
das dentro de los tiempos esperados.
Todas las actividades realizadas quedan registradas en BizAgi para llevar un control
de qu usuarios atendieron cules solicitudes y quin realiz esas solicitudes.
El portal tambin provee grficos y reportes de desempeo sobre cada proceso.

Mejoramiento
Utilizando la informacin provista por los reportes de desempeo, BizAgi permite
visualizar cuellos de botellas o puntos dbiles en los procesos, en base a los cuales
hacer cambios e iniciar de nuevo el ciclo de mejoramiento continuo. Estos cambios

39
WYSIWYG: acrnimo de What You See Is What You Get, lo que ves es lo que obtienes. Se aplica
a los procesadores de texto y otros editores de texto con formato (como los editores de HTML) que
permiten escribir un documento viendo directamente el resultado final.
40
Semaforizacin: el uso de semforos en informtica es el manejo de una variable especial para
restringir o permitir el acceso a recursos compartidos en un entorno de multiprocesamiento (en el que
se ejecutarn varios procesos concurrentemente).
Pg. 31
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deben ser desplegados de nuevo en el BPM Server para hacerlos disponibles a los
usuarios.

Ciclo completo

El ciclo completo del BPMS BizAgi consta de 9 pasos, que son:


1) Diagramar el proceso
2) Definir los datos que intervienen en el proceso
3) Creacin de formularios para los datos (formas)
4) Especificar las reglas de negocio
5) Asignacin de recursos (personas)
6) Conexin con otros sistemas
7) Verificacin del proceso
8) Aplicacin WEB e implementacin
9) Obtencin de los indicadores de gestin y mejoramiento continuo.

La representacin grfica del ciclo es la siguiente:

Pg. 32
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9.2 BONITA41
Es un producto nico que consta de
todos los mdulos. Es software libre42.
Para destacar tal caracterstica, El
nombre completo es Bonita Open
Solution.
En un mismo programa tiene el modelador y el ejecutor.
Se utiliza para modelar grficamente un proceso de negocio con la
notacin BPMN y generar procesos que permitan automatizar los procesos
de la organizacin.
Se puede ejecutar bajo plataforma Linux o Windows.
Al arrancar el programa hay que ser paciente porque demora en iniciarse, debido a
su complejidad. La pantalla inicial es la siguiente:

A partir de esta pantalla se pueden hacer todas las tareas que se deseen, incluida la
inscripcin a cursos, participacin en foros, etc., adems de modelar, automatizar,
ejecutar y mejorar procesos de negocio.

41
http://www.bonitasoft.com
42
Software libre: es la denominacin del software que respeta las cuatro libertades a quienes
adquieren el producto: uso, copiado, estudio, modificado, y redistribuido. Suele estar disponible
gratuitamente, sin embargo no es obligatorio que sea as, por lo tanto no hay que asociar software libre
a "software gratuito", ya que, conservando su carcter de libre, puede ser distribuido comercialmente.

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A continuacin se muestra parte de la pantalla inicial del modelador.

Bonita tiene las mismas caractersticas que BizAgi, por lo que no se reiteran.

Se presenta a continuacin una imagen de modelado de un proceso de negocio.

Pg. 34
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Para la administracin y la ejecucin de los procesos, cuenta con Bonita User


Experiences. Esta interfaz contiene una bandeja de entrada, consola administrativa,
un conjunto de indicadores de gestin de procesos, etc. tal como se presentan en la
imagen siguiente.

Pg. 35
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10 Casos de xito de BPM en Uruguay


Los casos de xito son la forma ms comn de testimonios de clientes. Son
historias de iniciativas comerciales que pueden ayudar a otros clientes a la hora de
tomar decisiones.
Los casos de xito son referencias, a ser verificadas, pues pueden haber variado a
lo largo del tiempo.
Con relacin a utilizacin de BPM en Uruguay no hay disponible para todo pblico
muchas referencias. Se mencionan las tres siguientes:

INTEGRADOC es un gestor de flujos de documentos y trmites electrnicos.


Permite modelar los procesos de negocio basados en documentos, automatizarlos y
analizarlos para su mejora. Integra los documentos, las personas y los procesos en
que participan.
Clientes: AGESIC, ASSE, ANCAP, Arnaldo C. Castro, Banco Surinvest, Consejo de
Educacin Inicial y Primaria, Corte Electoral, Corporacin Nacional para el
Desarrollo, Ministerio de Salud Pblica, Porto Seguro Seguros, Universidad ORT y
otros.

APIA DOCUMENTUM Gestin de expediente electrnico.


Clientes: AGESIC, BPS, Instituto Nacional de Colonizacin, Banco Central del
Uruguay, URSEC, INAU y otros.

Genexus BPM Suite: todo se conecta, todo se ve y se colabora, todo se analiza y


optimiza en un ambiente claro y suave Automatizar, ejecutar y monitorear los
procesos. Conectar todo con todo. Manejo de documentos, herramientas de
colaboracin, anlisis del negocio, portal.
Clientes: Banco de la Repblica Oriental del Uruguay (gestin de tarjetas de crdito,
600 usuarios en 120 sucursales), Corte Electoral (inscripcin cvica, 100 usuarios
concurrentes, 23 oficina distribuidas en el pas, 4:000.000 de registros con 500.000
nuevas inscripciones por perodo).

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Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin, Universidad de la Repblica, Uruguay Unidad Acadmica Sistemas
Introduccin a BPMS Simn Mario Tenzer
Mayo 2014

11 Referencias
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Martin LLovet, Mara Clara Quagliotti. Monografa FCEA, 2010. 244p.
BizAgi. Bizagi, descripcin funcional. www.bizagi.com
BizAgi. BPMN Business Process Modeling Notation.
http://www.bizagi.com/docs/BPMNbyExampleSPA.pdf
Bizagi BPM Suite. Gua del Usuario. 2013. 1844p.
Bizagi BPMN 2.0 Ejemplo. Bizagi Process Modeler.23p.
Bizagi Wiki http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Main_Page
BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocios BPM. Paola Alvarado. 2011. 79p.
Bonita Open Solution 5.2 Quick Start Guide. Bonita Soft, 2010. 54p.
Bonita Soft http://www.bonitasoft.com/
BPMN ORG: http://www.bpmn.org/
BPMS, Tecnologa para la Integracin y Orquestacin de Procesos, Sistemas y
Organizacin. Renato de Laurentiis.
Business Process Management (BPM) Desafos de los Procesos de Negocios y de
las Tecnologas de la Informacin. Sigifredo Laengle. 2007.
Direccin y gestin de los sistemas de informacin en la empresa: una visin
integradora. Carmen de Pablos Hredero et al. Universidad Rey Juan Carlos.342p.
Enterprise Architecture Planning. Developing a Blueprint for Data, Applications and
Technology. Steven H. Spewak y Steven C. Hill. John Willey & Sons. 367p.
Evaluacin desde la visin del profesional de las CCEE de las metodologas para la
determinacin de los Requerimientos de Sistemas de Gestin. Leticia Chapuis,
Nicols Ugarte, Mara Sofa Ugarte. Monografa FCEA, 2010. 160p.
Herramientas BPMS. Jess Graterol, Francisco Hernndez, Yamil Orozco
http://kuainasi.ciens.ucv.ve/adsi2010-2/HTML_Herramientas_BPMS/BPM.htm
Postgrado en Ciencias de la Computacin, Facultad de Ciencias, Escuela de
Computacin, Universidad Central, Caracas, Venezuela.
Interoperabilidad en los Sistemas de Informacin. Valentina Frugoni, Estefany Di
Petta, Alexsandra Correa. Monografa FCEA, 2011. 170p.
Introduccin a Bonita Open Solution. Vctor Javier Madrid.
http://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales.php?pagina=bonita
Los negocios en la era digital. Bill Gates. Sudamericana, 1999. 527p.
Los procesos y los procedimientos administrativos en las organizaciones. 2da. Ed.
Javier Mari Heller. Marzo 2013, 38p.
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Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin, Universidad de la Repblica, Uruguay Unidad Acadmica Sistemas
Introduccin a BPMS Simn Mario Tenzer
Mayo 2014

Sistemas de Informacin Gerencial. Administracin de la empresa digital. Kenneth


Laudon, Jane Laudon. Pearson Prentice Hall, 2008. 700p.
Tecnologas de Informacin y Comunicaciones: aplicacin en los Procesos de
Negocios de las PYMEs. Una aproximacin emprica. Mara Jos Berrondo, Daniel
Gallego, Carla Macedo. Monografa FCEA, 2005. 236p.
Wikipedia, la enciclopedia libre. http://es.wikipedia.org

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