Código: P-MT-71

Versión 1
MATRIZ DE COMUNICACIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2019
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Fecha 10/19/2018

OBJETIVO Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna, así como regular y asegurar la comunicación externa entre Juan D. Hoyos Distribuciones SAS, y demás partes interesadas

ALCANCE Aplica a todas las áreas y centros de trabajo de Juan D. Hoyos Distribuciones SAS, , y demás partes interesadas

RECEPTOR
ITEM EMISOR MENSAJE FRECUENCIA MEDIO DE COMUNICACIÓN EVIDENCIA
INTERNO EXTERNO

Cada que ingrese una persona a la Presentaciones en diapositivas y Registro de asistencia, evaluaciones teóricas practicas
1 SST Inducción en SG-SST Todos los empleados contratistas
empresa o haya cambio de funciones boletines de las mismas.

Política del sistema de gestión de

2 Gerente /SST Todos los empleados contratistas Permanentemente Documento publicado Publicaciones
seguridad y salud en el trabajo

Política de no consumo de alcohol y Publicaciones, programa de no consumo de alcohol y

3 Gerente /SST Todos los empleados N/A Permanente Documento publicado
drogas drogas ,consentimientos

4 Gerente /SST Reglamento de higiene industrial Todos los empleados contratistas Permanente Documento publicado Reglamento de higiene industrial

Reglamento interno de trabajo , registro de socialización

Gerente Reglamento interno de trabajo Todos los empleados N/A Permanente Documento publicado
del reglamento interno

Publicaciones o diapositivas, divulgación Registro de asistencia, evaluaciones teóricas practicas

5 SST Plan de Capacitaciones Todos empleados contratistas esporádicamente
por la persona encargada de las mismas.

Cuando ingresa un trabajadora la

Manual de Responsabilidades frente al empresa, cuando se realice un
6 SST Todos los empleados N/A Documento (manual de funciones) Perfiles del cargo y matriz de responsabilidades
sistema SST cambio al manual de
responsabilidades.

Investigación de accidentes e incidentes El empleador y el Cada que se presente un accidente o

7 SST contratistas , ARL Reporte de accidentes Investigaciones de accidentes e incidentes laborales
laborales COPASST incidente laboral

Plan de emergencias y contingencias de la

8 SST Todos los empleados Contratistas, ARL , Visitantes Permanente y esporádicamente Letreros y boletines de conocimiento Plan de emergencias y publicaciones
empresa

Reporte de incidentes, actos y condiciones El empleador y el Formato de reporte de incidentes, actos

9 SST N/A Cuando se presente Reporte de los incidentes, actos y condiciones inseguras
inseguras COPASST y condiciones inseguras
 INSTRUCTIVO
Emisor
Mensaje

Nivel interno

Nivel externo

Frecuencia

Medio de comunicación

Evidencia
 INSTRUCTIVO
Persona encargada de emitir la comunicación
Tipo de información a divulgar

Garantiza que el personal propio y contratado por EMPRESA, conozcan el SG.SST, los riesgos a los que se
encuentran expuestos, así como los objetivos del SG-SST y puedan además contribuir al cumplimiento de la
Política y a la mejora continua. También sirve como medio de recepción de sugerencias e información para la
revisión de los procedimientos y programas

A quienes a nivel externo se le divulga el mensaje

Periodicidad de entrega de la información

La EMPRESA, establece las formas o medios de comunicación satisfactoria con todas las áreas y
centros de trabajo de la empresa, la cual hace posible divulgar nuestra gestión interna (Políticas,
Lineamientos, estrategias, procedimientos, formatos, sanciones, circulares, llamados de atención y
comunicados) a todos los empleados y recibir llamados de mejora continua para la empresa.
Correo Electrónico (Email) Pagina Web, Red telefónica,Fax, memorandos, Carteleras
informativas,Llamados de atención verbal y escrita, Página de internet, Folletos y cartas, Buzón PQRS
(preguntas, quejas, reclamos y sugerencias),Encuestas, comunicación Directa,Informe escrito,
reuniones,boletines.

Establecer la forma en que será realizada la comunicación ( carteleras, boletines, correo institucional ,
memorandos, reuniones, informes etc)