Modelo de Gestion Pasteur Pichincha

Farmacia Pasteur PICHINCHA
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

VERSION 2.0 DE 2021
NIT: 890941663-1
Ubicación: CALLE 48 51-04 Medellín (ANT.)
Representante legal: Alejandro Jaramillo Echavarría
Directora responsable: Leidy Yelania Vill Rodríguez

CC. 1020404205
Registro D.S.S.A. 05-6824-21
20121
VERSION 2.0 DE 2021
INDICE
VERSION 2.0 DE 2021
PAGINA
CAPITULO I
Justificación 4
Objetivos 7
Marco legal 8
Estructura organizacional 9
Definiciones 10
Misión 13
Visión 13
Valores corporativos 14
Equipos 15
Proveedores 16
Servicios 16
Funciones del personal 17
Director responsable y administrador 17
Funciones de los auxiliares 18
Funciones de los mensajeros 19
CAPITULO II
DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Mapa de procesos 20
Actividades administrativas 20
Proceso de Adquisición y compra 26
Proceso de Recepción 28
Proceso de Almacenamiento 32
Descripción de las instalaciones 35
Procedimiento de almacenamiento 38
Proceso de devolución 39
Proceso de dispensación 41
Dispensación de medicamentos de control especial 43
Proceso dispensación por vía telefónica 45
Proceso de post-dispensación 47
Procesos estratégicos y críticos 48
CAPITULO III
PROCESOS ESTRATEGICOS Y CRITICOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Clasificación a b c de los riesgos por procesos 50
Anexos y planillas 53
Bibliografía 54
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD FARMACIA PASTEUR

PICHINCHA
CAPITULO I
JUSTIFICACION
El servicio en las “farmacias droguerías” y en las “droguerías” es algo más que

entregar medicamentos, dispositivos médicos y demás productos farmacéuticos;
es un conjunto de procesos, actividades y tareas que involucran a todas las
personas que participan en la cadena del sistema de suministros; con el fin de
evitar los problemas relacionados con el uso de los medicamentos y los
dispositivos médicos.
La venta de medicamentos en los establecimientos farmacéuticos minoristas no

se puede limitar a despachar formulas; lo que se busca finalmente es calidad
desde la selección hasta el proceso final de dispensación y post-dispensación de
medicamentos y dispositivos médicos seguros y en óptimas condiciones.
La norma que rige el servicio farmacéutico, es clara en cuanto a las exigencias

para documentar los procesos generales como selección, adquisición, recepción,
almacenamiento y dispensación entre otras, por lo cual se observa que en la
Droguería Farmacia Pasteur Gran vía es necesario actualizar el Sistema de
Gestión para que sea acorde a todos los procesos y procedimientos que en ella se
desarrollan, de tal forma que sirva de guía para la unificación de prácticas
farmacéuticas con el fin de procurar, de manera continua, una mejor calidad en la
prestación de los mismos, siendo de gran beneficio tanto para la institución como
para ofrecer un buen servicio teniendo en cuenta la seguridad del paciente.
Con la documentación y estandarización de los procesos, dentro del marco del

sistema de gestión de la calidad, se pretende garantizar la dispensación y entrega
de los productos indicados, brindando al cliente la información necesaria que
asegure el uso correcto de los medicamentos y dispositivos médicos y la
efectividad de los tratamientos.
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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PARA ESTABLECIMIENTO FARMACIA PASTEUR PICHINCHA-SGC
Siendo las 08:00 am del día 26 de Octubre 2021 y dando cumplimiento con lo
estipulado por el ministerio de salud y protección social en el decreto 2200 del
2005 y la resolución 1403 del 2007; consagro en esta acta el inicio de la
implementación del SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FARMACIA
PASTEUR PICHINCHA.
GENERALIDADES
OBJETO: La presente acta tiene por objeto legalizar el SISTEMA DE GESTIÓN

DE LA CALIDAD -SGC- del establecimiento FARMACIA PASTEUR PICHINCHA, a
partir de la fecha, será evaluado y monitoreado de manera independiente por su
directora técnica LEIDY YELANIA VILLA RODRÍGUEZ
PRINCIPIOS: EL SGC se maneja bajo los principios y valores organizacionales

de autonomía, responsabilidad, honestidad, vocación de servicio; buscando el
mejoramiento continuo para lograr la excelencia en todos los procesos.
INTEGRANTES: El grupo administrativo del SGC FARMACIA PASTEUR

PICHINCHA estará conformado por la directora técnica del establecimiento y por
los dependientes elegidos, quienes cumplirán las funciones que les sean
asignadas.
Bajo la dirección de LEIDY YELANIA VILLA RODRÍGUEZ CC.1.020.404.205

CLAUDIA HELENA GONZALEZ POSADA. CC. 21.991.671
JHON ALEXANDER ARANGO. CC. 98.706.418
JUAN MANUEL GALEANO ZARAS. CC. 1.216.729.599
YENNI PAOLA URREGO QUINTERO. CC. 1038545881
NORMAS FUNDAMENTALES
El SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FARMACIA PASTEUR continúa con

el formato, del SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PASTEUR Y LA
GARANTIA que aplica para los establecimientos farmacéuticos de la cadena
DISTRIBUIDORA PASTEUR S.A. Desde el año 2008 hasta la fecha. Será un
documento controlado que se actualizará cada año.
El seguimiento, monitoreo y evaluación, se realizará a través de las planillas, y

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siguiendo los métodos utilizados en el anterior sistema general.
DEL GRUPO ADMINISTRATIVO O COMITÉ DE GESTIÓN:
1. Nos reuniremos semestralmente, en los diez (10) primeros días de los

meses de enero y julio, con el fin de evaluar el semestre inmediatamente
anterior, dejando acta escrita de cada sesión. En esta reunión se recopilan los
datos generados a través de las planillas de control de riesgos en los procesos
críticos del establecimiento Farmacéutico.
2. El comité realizará un informe anual sobre los alcances del SGC A través
de indicadores de gestión.
En constancia firman:
_____________________________ ____________________________
LEIDY YELANIA VILLA RODRÍGUEZ CLAUDIA GONZALEZ
_____________________________ ____________________________
JHON ALEXANDER ARANGO JUAN MANUEL GALEANO ZARAS
_____________________________
YENNI PAOLA URREGO QUINTERO
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OBJETIVO GENERAL
Determinar los criterios administrativos y técnicos generales del Modelo de

Gestión de la droguería Farmacia Pasteur PICHINCHA y establecer el Manual de
condiciones esenciales y procedimientos de la droguería con base en la
normatividad vigente y aplicable.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Definir los procesos y procedimientos necesarios para el funcionamiento

eficiente de la droguería Pasteur PICHINCHA, que garantice pertinencia,
accesibilidad, continuidad, oportunidad y seguridad durante la prestación del
servicio.
2. Dar a conocer los procesos requeridos por la droguería con el fin de brindar
una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de
la misión y visión de nuestra empresa.
3. Definir de forma clara las actividades a realizar, con el fin de minimizar la

posibilidad de error por parte del personal de la droguería capacitando al
personal nuevo y apoyando de forma permanente al personal antiguo en el
desarrollo de sus actividades.
4. Cumplir con la normatividad vigente llevando a cavo todas las actividades

requeridas por estos decretos y poder ofrecer un servicio de excelente calidad.
ALCANCE
Desde la selección de medicamentos y dispositivos médicos, hasta el seguimiento

que se realice luego de la dispensación de ellos, incluyendo procesos como
adquisición, recepción, almacenamiento y dispensación y todos aquellos
relacionados con los mismos.
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MARCO LEGAL
 Decreto 2200 de 2005 del 28 de Junio de 2005 Por el cual se reglamenta el

servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 2330 del 12 Julio de 2006, Por el cual se modifica el Decreto 2200
de 2005
 Resolución 1403 de mayo de 2007 Por la cual se determina el Modelo de

Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones
Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
 Resolución 1478 de 10 de mayo de 2006, Por la cual se expiden normas

para el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación,
procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra,
venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización,
medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre
aquellas que son Monopolio del Estado.
 Decreto 677 del 26 de Abril de 2006, Por el cual se reglamenta

parcialmente el Régimen de Registros y Licencias, el Control de Calidad,
así como el Régimen de Vigilancia Sanitaria de Medicamentos, Cosméticos,
Preparaciones Farmacéuticas a base de Recursos Naturales, Productos de
Aseo, Higiene y Limpieza y otros productos de uso doméstico y se dictan
otras disposiciones sobre la materia.
CAMPO DE APLICACIÓN
El Modelo de Gestión de la Droguería y el Manual condiciones esenciales y

Procedimientos, así como los demás disposiciones contenidas en el presente
documento, se aplicarán a toda persona que realice una o más actividades y/o
procesos de la droguería Farmacia Pasteur Pichincha.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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DEFINICIONES
ADQUISICIÓN: Son las actividades que realiza la Droguería y la Tienda Naturista,

para reponer su inventario de manera que se satisfaga la demanda de
Medicamentos e Insumos de sus usuarios o clientes de manera oportuna y
eficiente.
ALMACENAMIENTO: Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo

mantener en estanterías y vitrinas las condiciones higiénico sanitarias y controles
ambientales (humedad y temperatura) necesarios para garantizar la estabilidad y
calidad de los medicamentos y dispositivos médicos.
COSMÉTICO: Se entenderá por producto cosmético toda sustancia o formulación

de aplicación local a ser usada en las diversas partes superficiales del cuerpo
humano: epidermis, sistema piloso y capilar, uñas, labios y órganos genitales
externos o en los dientes y las mucosas bucales; con el fin de limpiarlos,
perfumarlos, modificar su aspecto y protegerlos o mantenerlos en buen estado y
prevenir o corregir los olores corporales.
DISPENSACIÓN: Es la entrega de uno o más medicamentos a un paciente y la

información sobre su uso adecuado, realizada por el Director Técnico de la
Droguería o su auxiliar debidamente capacitado
DISPOSITIVO MÉDICO: Es un instrumento, equipo, reactivo o calibrador in vitro,

software, también se considera como un artículo relacionado o destinado por el
fabricante para el uso humano.
Material, médico quirúrgico, vendas y jeringas, catéter, a material de quirófano y
de esterilización, al igual que equipos médicos de diagnóstico como glucómetros,
tensiómetros, fonendoscopios, etc.
DROGUERÍA: Establecimiento farmacéutico dedicado a la venta al detal de

medicamentos alopáticos, homeopáticos, fitoterapéuticos, dispositivos médicos,
suplementos dietarios, cosméticos, higiénicos y productos que no produzcan
contaminación o pongan en riesgo la salud de los usuarios.
Nota: Al frente de estos establecimientos debe estar un Químico Farmacéutico,
Tecnólogo en Regencia de Farmacia o Expendedor de Medicamentos (Licencia)
FARMACIA-DROGUERÍA: Establecimiento farmacéutico dedicado a la

elaboración de preparaciones magistrales y a la venta al detal de medicamentos
alopáticos, homeopáticos, Fito terapéuticos, dispositivos médicos, suplementos
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dietarios, cosméticos, productos de tocador (No serían los mismos que

cosméticos), higiénicos y productos que no produzcan contaminación o pongan en
riesgo la salud de los usuarios. Nota: Al frente de estos establecimientos debe
estar un Químico Farmacéutico en ejercicio legal de la profesión.
GESTIÓN: Son todas las actividades que se llevan a cabo para cumplir de manera
eficiente con los objetivos que se proponen.
MEDICAMENTO: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios

activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica
(cápsulas, grageas, solución inyectable, jarabes, tabletas, etc.), que se utiliza para
la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la
enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del
medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.
MEDICAMENTO HOMEOPÁTICO: es un agente medicinal elaborado de acuerdo

con un método de producción definido en la farmacopea homeopática del país
correspondiente. Son medicamentos diluidos y dinamizados que por su alto grado
de dilución, prácticamente no tiene algún riesgo toxicológico.
PRESCRIPCIÓN, FÓRMULA U ORDEN MÉDICA: Orden escrita emitida por un

médico o profesional de la salud autorizado por la ley, para que uno o varios
medicamentos, especificados en ella, sea(n) dispensado(s) a determinada
persona.
PRODUCTO FITOTERAPÉUTICO: Producto medicinal empacado y etiquetado;

cuyas sustancias activas provienen de material de la planta medicinal o
asociaciones de estas, presentado en estado bruto o en forma farmacéutica que
se utiliza con fines terapéuticos.
RECEPCIÓN: Es el conjunto de actividades que tienen como fin garantizar el

cumplimiento de las condiciones pactadas con el proveedor y que los
medicamentos, productos naturales y demás insumos que adquiere el
establecimiento, ingresen cumpliendo con las especificaciones técnicas
establecidas por el INVIMA para su comercialización.
REGISTRO SANITARIO: Es el acto administrativo expedido por el INVIMA, por el

cual se autoriza previamente a una persona natural o jurídica, para producir,
comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender un producto
cosmético.
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Codificación de Registros Sanitarios INVIMA:

 M: Medicamentos: Ej. M-0001886, 2011M- 0000632-R1
 N: Natural: Ej. N-00013-R1.
 PFT: Producto Fitoterapéutico Tradicional: Ej. PFT2009-000175 - R1
 PFM: Producto farmacéutico con base en plantas medicinales: Ej.
PFM2010-0001551.
 PFTI: Producto Fitoterapéutico tradicional importado: Ej. PFTI2012-
0001887.
 MH: Medicamento Homeopático: Ej. MH2008-0000824.
 MHS: Medicamento Homeopático Simple: Ej. MHS2007-0000566.
 NSC –CO: Cosméticos: NSC1998CO40995.
 NSO-CO: Cosméticos: Ej. NSOCO5540-88C.
 SD: Suplemento Dietario: Ej. SD2008-0000556.
 PUE: Productos de uso específico: Ej. PUE2006-0000022.
 RSAD: Alimento: Ej. RSAD19I00298.
 RSAID: Alimento: Ej. RSAID01M20288.
 RSAV: Alimento: Ej. RSAV17M02884.
 DM: Dispositivo Médico: Ej. 2006DM-0000308-R2
SELECCIÓN: Son las actividades que, de manera continua y con la participación

del director técnico del establecimiento y el personal auxiliar, definen los
medicamentos, dispositivos médicos, productos naturales y demás insumos que
se deben mantener en inventario para asegurar el acceso de los usuarios a ellos,
teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo.
Igualmente aplica el proceso de Selección, para escoger los proveedores
mayoristas y establecer un sistema de evaluación y calificación del servicio
suministrado por estos.
SERVICIO FARMACEUTICO: Es el servicio de atención en salud responsable de

las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y
administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos
utilizados en la promoción de la salud. También la prevención, diagnóstico,
tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma
armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.
USO ADECUADO DE MEDICAMENTOS: Es el proceso continuo, estructurado y

diseñado por el Estado, que será desarrollado e implementado por cada
institución, y que busca asegurar que los medicamentos sean usados de manera
apropiada, segura y efectiva.
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MISION
Somos una empresa privada líder en el sector farmacéutico; distribuidores de

medicamentos, dispositivos médicos, cosméticos, droga blanca y demás
productos farmacéuticos autorizados; con personal capacitado que ofrece
productos y servicios con calidad, trabajando de la mano con nuestros
proveedores y empleados para satisfacer oportunamente las necesidades y
expectativas de nuestros clientes logrando así su preferencia por nuestros
servicios.
VISION
Ser una empresa líder en distribución de productos farmacéuticos; consolidando

en el mercado uno de los mejores establecimientos Farmacéuticos a nivel
nacional. Para ello continuaremos apoyados en la tradición de DISTRIBUIDORA
PASTEUR S.A. creciendo con tecnología apropiada y actualización constante de
nuestro personal.
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VALORES CORPORATIVOS
HONESTIDAD: Queremos que nuestros empleados adquieran una forma de vivir

congruente entre lo que se piensa y la conducta que se observa; que sean
genuinos, auténticos y objetivos. La honestidad nos garantiza confianza,
seguridad, respaldo, confidencia, en una palabra integridad.
RESPONSABILIDAD: Todos nuestros actos serán realizados de acuerdo con una

noción de justicia y del cumplimiento del deber en todos los sentidos.
La responsabilidad es una obligación moral e incluso legal de cumplir con lo que
se ha comprometido.
RESPETO: Nuestra convivencia se regirá por las leyes y reglamentos que

establecen las reglas básicas de lo que debemos respetar; hasta donde llegan las
posibilidades de hacer o no hacer.
El respeto, la participación e integración de todos los colaboradores de la
organización generan unas mejores relaciones interpersonales, laborales y
comerciales
VOCACION DE SERVICIO: Actitud permanente de colaboración hacia los demás,

para satisfacer al cliente, atender sus necesidades y satisfacer sus expectativas
con generosidad y rectitud en la intención
LIDERAZGO: Tener la habilidad de saber transmitir los propios pensamientos a

los demás, tener la capacidad de comprender a las personas y conjuntar equipos
de trabajo eficientes. Tener amplia visión, certeza y oportunidad en sus
aportaciones, gran capacidad de trabajo y firmes decisiones.
COMPETITIVIDAD: Ofrecemos productos y servicios de calidad, con eficiencia,

eficacia y precios competitivos; personal hábil, recursos suficientes,
sistematizados para lograr el máximo rendimiento en un continuo esfuerzo de
superación.
COMUNICACION: El respeto, la veracidad y la transparencia serán las

características de nuestro dialogo con las personas, con tolerancia y comprensión,
soportando contratiempos y adversidades con fortaleza; moderando la conducta
para actuar de manera acorde a la situación.
Al practicar este valor intercambiamos de forma efectiva la información a nivel
empresarial a través de los medios, a la vez creamos ambientes de cordialidad
entre los compañeros.
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EQUIPOS
Nuestra institución cuenta con sistema operativo de Windows 2003 Server y un

sistema de facturación POS llamado POSITIVO. Los equipos están dotados con
más de 1G y disco duro de más de 20 GB. Marcas He DELL. Procesador INTEL.
Contamos con un sistema de comunicación e información que conecta en línea

todos los puntos de venta, por medio de INTRANET. Además el Call Center de
domicilios agiliza la entrega de los pedidos.
Para Garantizar las condiciones óptimas del sistema de abastecimiento contamos

con:
 Internet -banda ancha
 Microtik
 1 teléfono
 6 Computadores
 2 Neveras
 1 Termo higrómetros
 1Termómetro
 2 Extintores
 1 Datáfono
 6 impresoras
 1 máquina de baloto.
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PROVEEDORES
Los medicamentos y demás productos autorizados, en su gran mayoría, son

pedidos al depósito de DISTRIBUIDORA PASTEUR; en caso de requerir
productos a otros distribuidores, éstos proveedores se seleccionan teniendo en
cuenta los requerimientos técnicos y administrativos establecidos por la empresa y
que cumplan con la normatividad legal vigente exigida por el INVIMA y los entes
reguladores.
SERVICIOS
1. Dispensación de medicamentos alopáticos de venta bajo fórmula médica y

de venta libre; medicamentos homeopáticos, Fito terapéuticos, dispositivos
médicos, cosméticos, reactivos de diagnóstico, suplementos dietarios,
alimentos, productos oficinales y droga blanca, helados, gaseosas y
recargas
2. Suministro de medicamentos de control especial.
3. Créditos personales
4. Pagos con tarjetas débito y crédito
5. Recepción de bonos BIG PASS–SODEXO.
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FUNCIONES DEL PERSONAL

DIRECTOR TÉCNICO Y ADMINISTRADOR
1. Representar la droguería ante los entes de vigilancia y control y responder

por los requerimientos establecidos para su correcto funcionamiento.
2. Funciones administrativas: planear, organizar, implementar, dirigir y
controlar.
3. Garantizar el manejo adecuado de los medicamentos y demás productos en
los diferentes procesos propios del servicio.
4. Responder por el correcto manejo, distribución y expendio de los
medicamentos de control especial de acuerdo al decreto 1478 de 2006;
llevar el registro diario en el libro y realizar el informe mensual para ser
enviado a la Dirección Seccional de Salud y protección social de Antioquía
5. Actuar con ética en el desempeño de sus responsabilidades.
6. Informar a las autoridades Sanitarias sobre cualquier anomalía.
7. Cumplir y hacer cumplir las normas sanitarias y técnicas legalmente
establecidas por la normatividad.
8. Avisar oportunamente a la autoridad competente cuando tenga que
ausentarse temporal o definitivamente del establecimiento.
9. Cumplir con los horarios asignados.
10. No dispensar cuando identifique en una prescripción posibles errores sin
antes consultar con el prescriptor con el fin de no incurrir en posibles faltas
por responsabilidad compartida y contra la ética profesional.
11. Brindar al usuario pautas para el uso adecuado de los medicamentos y
dispositivos médicos además ofrecerle un excelente servicio.
12. Llevar un control de vencimiento de los medicamentos supervisando que
los dependientes también realicen la revisión constante de las estanterías
asignadas, respetando las políticas de devolución de cada laboratorio.
13. Registrar diariamente la temperatura (ambiente y nevera) y la humedad a
mañana y tarde.
14. Hacer las consignaciones respectivas diariamente de los dineros
recaudados.
15. Velar por el bienestar de los empleados que tiene a su cargo.
16. Enviar los cuadres diariamente a la distribuidora.
17. Elaborar memorandos internos al personal por incumplimientos de las
normas establecidas.
18. Registrar todas las capacitaciones realizadas a los dependientes.
19. Monitorear el Modelo de Gestión de Calidad y hacer los cambios
respectivos.
20. Diseñar, dirigir y controlar el Plan para Manejo Integral de los Residuos
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Hospitalarios y Similares según el decreto 2676/00, resolución 1164/02.

21. Capacitar al personal a cargo en los procesos y procedimientos descritos
en el Modelo de Gestión de la Calidad según decreto 1403/2007 y sus
modificaciones.
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FUNCIONES DE LOS AUXILIARES
1. Conocer y acatar las normas establecidas en la empresa en el reglamento

interno de trabajo.
2. Atender en forma dispuesta y cordial al usuario.
3. Pedir la fórmula para el despacho de los medicamentos que lo requieren,
entregar los productos y medicamentos correctos, pasando cada producto
por el código de barras y verificando contra la fórmula y/o contra la factura.
4. Ofrecer valores agregados tales como ofertas, descuentos, entre otros.
5. Mantener limpio el sitio de trabajo, así como en buen estado todos los
elementos y equipos, como son computadores, estanterías, servicios
sanitarios, etc.
6. Tener un buen control de inventario y fechas de vencimiento de los
medicamentos correspondientes a las respectivas estanterías asignadas a
cada auxiliar, según políticas de la empresa.
7. Dispensar según la normatividad vigente.
8. Actualizarse constantemente en todo lo relacionado con los servicios que
se prestan en la farmacias como son medicamentosa nuevos, disposiciones
legales vigentes, en el área de mercadeo y ventas, atención al cliente, etc.
Esto con el fin de tener un nivel competitivo en el mercado.
9. Ser responsable con la caja asignada a cada uno para su labor de
vendedor. Mantener la caja con el mínimo de dinero efectivo para vueltas
($300.000)
10. Registrar las novedades encontradas en cada proceso en la planilla de
control de riesgo correspondiente.
11. Llevar siempre el uniforme correctamente, manteniendo una excelente
presentación personal.
12. Cumplir con las normas de seguridad establecidas por la empresa.
13. Participar en el diseño y cumplimiento del plan de Gestión Integral de
residuos Hospitalarios y Similares (PGIRHS) según ley 1164/2002
14. Realizar la revisión técnica de los productos de la estantería asignada.
15. Mantener buenas relaciones interpersonales con sus compañeros de
trabajo.
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CAPITULO II
MAPA DE PROCESOS
DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a las funciones básicas y atendiendo la legislación farmacéutica

vigente, se tiene implementado el siguiente Modelo de Gestión para el manejo de
los medicamentos e insumos que se comercializan en la Droguería Farmacia
Pasteur Pichincha
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
OBJETIVO:
Planear, organizar, implementar, dirigir y controlar las diferentes actividades de

manera que se lleven a cabo de forma ágil, eficaz y eficiente.
Responsables: administrador, director técnico y auxiliar autorizado.
Para un correcto desempeño de sus funciones es necesario conocer muy bien el

programa implementado por Distribuidora Pasteur S.A para sus puntos de venta
(POSITIVO).
PROCEDIMIENTO:
 El establecimiento presta servicio en horario diurno , las puertas deben ser

abiertas al público en el horario 8:00 am a 7:00 pm. Y sabados de hasta las
6:30 pm --- domingos de 9 am a 2 pm
 Al momento de hacer la apertura del establecimiento esté atento de que no se

presenten novedades en la seguridad y vigile que no hayan personas
sospechosas alrededor de la farmacia, en este caso informe a las autoridades
competentes. (Policía, Telesentinel).
 Verifique el orden y aseo de la farmacia antes de abrir las puertas al público,

verificando el cronograma de aseo y limpieza.
 Realice el cuadre diario de caja para saber el dinero a recaudar, y así poder
informar al departamento de cartera los movimientos de caja del día
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inmediatamente anterior.
ELABORACION DE INFORME DIARIO Y CUADRE DE CAJA
1. En la pantalla principal en la opción REPORTES se sigue la ruta:

Movimientos → Ventas caja→ Informe diario→ se modifica la fecha →
imprime. (copia para la DIAN)
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2. Luego se genera el reporte de cada caja: Movimientos → Ventas caja→

Cuadre de Caja→ Se modifica la fecha → imprime.
3. Para reportes de abonos: Reportes→ Clientes → Abonos → Modifica fecha

→Imprime
4. Para el reporte de las ventas a crédito personales: Reportes→ Movimientos

→ Ventas → Clientes créditos por IVA→ Modifica la fecha → Imprime.
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5. Para reporte de las ventas a créditos por Convenio: Reportes→

Movimientos → Ventas → Por convenio→ Selecciono institución → Modifica
la fecha → Imprime
6. Reporte de notas créditos: Reportes→ Movimientos →Devoluciones→ Nota

Crédito→ Detallado → Modifica fecha→ Imprime.
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7. Para reportes de ventas anuladas: Reportes→ Movimientos

→Devoluciones→ Anulaciones→ Detallado → Modifica fecha→ Imprime
8. Para el reporte de gastos de caja menor se maneja una tabla en Excel que
debe contener el nombre del proveedor, el NIT, el valor de la compra
realizada, si tiene IVA se debe discriminar y al finalizar se totaliza el valor
del gasto.
ANEXO 1. Formato de Caja Menor
9. El consolidado del cuadre es también una tabla en Excel donde se hace un

resumen de todos los datos relevantes de los movimientos de caja del día
anterior, como son: el número de registros realizados, la fecha a que
corresponde el cuadre , las consignaciones del dinero recaudado, pago de
comisiones, ventas hechas por medio del datáfono, abonos a créditos,
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ventas generales, ventas a crédito, notas crédito, pago con bonos, gasto de
caja menor, faltantes o sobrantes después de realizadas las
consignaciones.
ANEXO 2. Formato Cuadre Diario
10. Organice el cuadre en el siguiente orden:

 Bono de laboratorios y bonificaciones
 Consignaciones
 Reporte de red con sus respectivos soportes.
 Baloto
 Planilla cuadre.
 Informe diario.
 Cuadre de cada caja
 Abonos
 Reportes de ventas a créditos con sus respectivos soportes
 Notas créditos
 Ventas anuladas
 Caja menor
 Informe los datos de ventas del día anterior o fin de semana al departamento
de cartera. (Por Intranet).
 Asigne las cajas a cada uno de los vendedores y entregue las respectivas
bases de menuda ($120.000).
 Realice el arqueo general, mediante el cual se verifica que los dineros
captados corresponden a las ventas indicadas en el informe diario y
movimientos de caja del día anterior.
 Realice las consignaciones correspondiente dejando solo billetes de 1.000,
2.000, 5.000 más monedas, dicha consignación debe quedar firmada por la
persona que entrega y quien consigna.
 Después de tener los dineros guardados se puede proceder a abrir la farmacia
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PROCESO DE ADQUISICIÓN Y COMPRA
OBJETIVO
Garantizar el inventario adecuado de calidad para suplir las necesidades de
nuestros usuarios.
Responsables: Departamento de Producto, Departamento de Sistemas
PROCEDIMIENTO:
El pedido es generado diariamente por el departamento de sistemas en conjunto

con el Departamento de productos.
Previamente se han establecido unas cantidades Máximas y mínimas para cada
producto de acuerdo a la rotación en 15 días.
El pedido generado tiene en cuenta los siguientes ítems:

 Tipo/Línea: Droga ética, dulces y bebidas, genéricos, químicos, entre otros
 Laboratorio: Nombres de los laboratorios
 Código: 6 dígitos de cada producto
 Descripción: Nombres de productos
 Inventario Entero: Existencia actual de productos enteros que hay en el punto
 Inventario Fracción: Existencia actual de productos al menudeo que hay en el
punto
 Venta entero: Cantidad entera vendida en el rango de fecha seleccionada
 Venta fracción: Cantidad al menudeo vendida en el rango de fecha
seleccionada
 Reposición: Es la cantidad a reponer por parte del sistema según ventas y
stock
De acuerdo a los parámetros de máximos y mínimos de cada producto y según las

unidades vendidas se hace la reposición.
De las líneas de Medicamentos de control, insumos y juguetería se debe realizar
un pedido aparte el cual es responsabilidad del administrador o auxiliar encargado.
DESVIACION DEL PROCESO DE SELECCION:
1. Solicite al encargado de compras la codificación de un producto necesario para

la venta esporádica.
2. Para evitar stock alto utilice la opción: Reportes→ Inventario→ Baja rotación →
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selecciona rango. 90, 120, 150 días.
3. Después de obtener la información de los productos con baja rotación en

determinado tiempo se procede a buscarlos en sus respectivos laboratorios
separarlos.
4. Realice la devolución el primer viernes de cada mes teniendo en cuenta a la

programación de acuerdo al departamento de devoluciones.
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PROCESO DE RECEPCIÓN
Es la actividad mediante la cual se hace una inspección técnica y administrativa de

las condiciones en que es entregado el producto por parte de la Distribuidora
Pasteur S.A. y/o otros proveedores y se verifica el cumplimiento de todos los
requerimientos del decreto 677/95.
OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de los requerimientos legales de todos los productos que
ingresan a la droguería por parte de nuestros proveedores
Responsables: Administrador y auxiliares.
PROCEDIMIENTO
1. Los dependientes reciben las cajas al carro transportador y verifican que se

encuentren selladas.
2. La mercancía se ubica en las estibas del área de Recepción
3. Se cuente y verifica que la cantidad de canastas correspondan a las señaladas
en la planilla del transportador y que el número de las facturas correspondan a
los stickers de las canastas.
4. Realice recepción administrativa y recepción técnica.
5. De acuerdo a la tabla de defectos se determina el tipo de defecto y se registra
en la planilla para control de procesos.
6. Al recibir los medicamentos que requieren condiciones especiales de
almacenamiento como son: droga de control especial y cadena de frío, se
ubican inmediatamente en el área respectiva.
7. Para los medicamentos que requieren refrigeración se registra en la planilla la
temperatura de despacho de distribuidora y de recibido en el punto de venta.
8. Los faltantes, sobrantes y averías de mercancía se reportan a la bodega
utilizando la planilla de Novedades en recepción
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RECEPCION ADMINISTRATIVA
Inicialmente se verifica en presencia del departamento de transportes las

condiciones de las cajas que contienen los productos, (cajas húmedas, en mal
estado, con apariencia de haber sido manipuladas), realizando las
correspondientes observaciones y dejándolas por escrito en la planilla de Recibo
de Mercancía
Luego verificamos los productos que llegan a la Droguería por medio de la orden
de adquisición y la factura; se confrontan las cantidades llegadas con las
cantidades pedidas y el cumplimiento de las condiciones pactadas de entrega
entre el proveedor y la Droguería.
Estas especificaciones hacen referencia a:
 Fecha y Forma de entrega

 Cantidad Pedida
 Cantidad Recibida
 Cantidad Facturada
Las facturas deben tener Identificación del proveedor, identificación del

establecimiento, numero de factura, código del producto, nombre del producto,
lote, cantidad despachada, precio por producto y descuento si aplica, total bruto
factura, total descuento, IVA, precio de la factura.
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Cualquier novedad encontrada dentro de los productos revisados se registra en la

planilla de novedades donde se deposita la siguiente información:
 Código del producto
 Número de la factura
 Nombre del producto
 Cantidad
 Nombre del patinador que factura
 Nota correspondiente a la novedad
RECEPCION TECNICA
Una vez realizada la recepción administrativa se procede a realizar la recepción

técnica y se diligencia el acta de recepción.
Para descargar el acta proceda así:

En el Sistema Positivo: Reportes →Movimientos→ Compras → Acta de Recepción
→ Digite el número de la Factura → guarde la plantilla en la carpeta de Actas de
recepción → Diligencie
Aquí se inspeccionan visualmente la totalidad de los medicamentos e insumos que

ingresan a la Droguería, para constatar que cumplen con las características
técnicas del producto como:
•Fecha de vencimiento. (Debe ser superior a 1 año o al 80 % de su vida útil)

•Número de Lote.
•Registro Sanitario.
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•Nombre del fabricante.

•Características físicas y organolépticas del producto, etiquetas, empaques y
envases*
* Ejemplos:
Líquidos: Verificamos la presencia de partículas extrañas suspendidas o

sedimentadas, consistencia y apariencia.
Sólidos: No deben contener grumos ni partículas extrañas, verificamos cambios
en el color, apariencia y que las tabletas no se encuentren partidas.
Inspeccionamos también que los envases no presenten deterioro y las etiquetas
estén en perfecto estado.
NOTA: Los empaques, envases y etiquetas hacen parte del medicamento y

cualquier defecto grave en los mismos es motivo de rechazo.
ANEXO 3. Planilla de Recepción de Mercancía

ANEXO 4. Planilla de Novedades
ANEXO 5. Acta de Recepción Administrativa.
ANEXO 6. Acta de Recepción Técnica.
ANEXO 7. Tabla de defectos
Existe un nivel de aceptabilidad para cada defecto según sea crítico, mayor o
menor.
Defecto Crítico: el producto debe ser calificado como no aceptable.

Defecto Mayor: Se condiciona la aceptación hasta nueva inspección del producto.
Defecto Menor: Se acepta con todos los defectos menores, pero se hace la
observación al proveedor.
Nota: Los productos que no pasan las especificaciones técnicas y administrativas

se dejan en el área de cuarentena mientras se adelantan los trámites para la
devolución al proveedor.
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PROCESO DE ALMACENAMIENTO
OBJETIVO
Asegurar la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos durante la

permanencia en la zona de bodega y/o zona de almacenamiento para que cumpla
con la función para la cual fueron diseñadas.
Responsable: Director Técnico, auxiliares.
En el establecimiento farmacéutico el proceso de almacenamiento describe la

protección de los medicamentos, dispositivos médicos y demás productos
farmacéuticos de manera que el producto conserve la naturaleza y calidad
deseadas cuando llegue al consumidor.
Involucra la ubicación técnica de los mismos, de modo que exige unas
condiciones especiales de ordenamiento y de control de factores ambientales que
garanticen la conservación de las especificaciones de calidad con las que fueron
elaborados.
Existen diferentes métodos de almacenamiento de medicamentos como:

 Por grupo farmacológico.
 Por orden alfabético de nombre genérico.
 Por laboratorio fabricante.
 Por tipo de producto.
En la Droguería Farmacia Pasteur Gran vía los productos farmacéuticos se

almacenan de acuerdo al tipo de producto:
 Droga Ética
 Medicamentos homeopáticos y naturales
 Cosméticos
 Productos Dermocosméticos
 Medicamentos de control
 Dispositivos médicos
 Químicos: Sub áreas de acuerdo al riesgo de las sustancias
 Variedades
 Dulces
 Leches y Pañales
 Productos O.T.C.
 Cadena de frío
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Los Droga ética se encuentra en las cajoneras dentro de las cuales se almacena
por laboratorio y utilizamos el sistema FIFO (primeros que ingresan… primeros
que dispensamos), para esto tenemos en cuenta:
 La revisión mensual de fechas de vencimiento de los medicamentos e insumos

semaforizando las fechas menores de 6 meses.
ANEXO 8: Planilla control de fechas de vencimientos
 De acuerdo a la Resolución 1478/2005, los medicamentos de control especial

se almacenan en un espacio independiente y seguro, bajo llave.
 El control de la temperatura y humedad: Con el Termo higrómetro calibrado y

certificado, se realizan dos mediciones diarias, una en la mañana y otra en la
tarde, así se garantiza que las siguientes condiciones del establecimiento, sean
las adecuadas para mantener la calidad y estabilidad de los Medicamentos.
- Temperatura: máximo 30ºC.
- Humedad relativa: máximo 70%
Estos valores se registran en su respectivo formato.
ANEXO 9. Planilla de Registro de Humedad relativa

ANEXO 10. Planilla de Registro de Temperatura ambiente
 Para almacenar los medicamentos que requieren temperaturas de refrigeración,

se utiliza una nevera con termómetro para control de temperatura. Se debe
registrar las mediciones que se realizan al día (una en la mañana y otra en la
tarde). Temperatura de refrigeración: 2 a 8°C.
ANEXO 11. Planilla de Registro de Control de Temperatura de Refrigeración.
 El control de plagas y roedores es contratado por un proveedor externo y

estará a cargo de la administración del Mall Comercial Gran vía, el cual se
realiza con una periodicidad no mayor a seis meses, de los cuales se guardará
constancia.
 El mantenimiento y calibración de equipos e instrumentos se realiza de la

siguiente manera y se lleva registro en cada hoja de vida de los equipos.
Nevera para Medicamentos de cadena de frío: cada 6 meses
Aires acondicionados: cada 2 meses
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Termómetros y termo higrómetros: Anualmente

Extintores: Se recargará cada año.
ANEXO 12: Cronograma de Calibración y Mantenimiento de equipos.

ANEXO 13: Formato de hoja de vida de equipos
Nuestras condiciones locativas y sanitarias son las siguientes:
 Paredes, pisos y techos: De material impermeable, uniforme, de fácil limpieza,

y resistentes a factores como humedad y temperatura.
 Iluminación y ventilación: La droguería tiene buena iluminación y ventilación
artificial para una mejor identificación, adecuación y conservación de los
medicamentos e insumos
 Higiene y limpieza: Las estanterías y los sitios destinados para el
almacenamiento de los Medicamentos e insumos permanecen limpios así
como el piso, paredes, y techo.
 Tienen un tamaño adecuado para la instalación, operación y mantenimiento de
equipos, así como la circulación de personal y el traslado de materiales y
productos.
 Están ubicadas en secuencia lógica del proceso, desde la recepción hasta la
dispensación, para así evitar retrasos y contaminación.
 Las áreas están claramente marcadas y separadas, según el código de
colores.
 Se cuenta con equipos de seguridad como botiquín, extintor.
 Se cuenta con termo higrómetro para el control de los factores ambientales.
 Se realiza diariamente desinfección con amonios cuaternarios, se llevan
registros diarios.
 Se realiza pre-tratamiento de residuos biosanitarios con amonios cuaternarios.
Se realiza el siguiente procedimiento de Aseo e Higiene:
 Barrido Mecánico de materia orgánica con trapo, cepillo o trapeadora y

posterior limpieza con agua y jabón.
 La limpieza de pisos, se realiza diariamente en las horas de la madrugada,
antes de iniciar la jornada de trabajo diaria.
 La limpieza general de paredes y techos se hace una vez por mes.
 La limpieza inicialmente se realiza con trapeadora húmeda para recoger el
polvo y partículas iniciando en las áreas más limpias y terminando en las más
sucias.
 La disposición final de los residuos Sólidos y Biosanitarios se realiza según lo
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contemplado en el Plan de Gestión Integral de Residuos (PGIRS).
DESCRIPCION DE LAS INSTALACIONES (MAPA DE AREAS)
La droguería Pasteur Pichincha está distribuido en las siguientes Subáreas: área

Administrativa, Recepción, Cuarentena, Almacenamiento, Dispensación,
Productos No Conformes, Cadena de Frío, Dispositivos Médicos, Droga Blanca y
oficinales, Servicios Sanitarios y Cocineta.
ANEXO 14: Mapa de áreas
SEÑALIZACION DE LAS SUB-ÁREAS

Las diferentes subáreas se encuentran identificadas por un color.
CODIGO DE COLORES
ÁREA COLOR
Recepción Verde
Cuarentena Naranja
Dispensación Verde claro
Almacenamiento Amarillo
Medicamento de Control Especial Violeta
Cadena de Frío Azul claro
Dispositivos médicos Morado oscuro
Droga Blanca Azul oscuro
Producto no conforme Café
Administrativa Vino tinto
Servicios Sanitarios Blanco
1. ÁREA DE RECEPCIÓN
Color: verde
En esta área se ubica la mercancía que llega del depósito o de otros proveedores
y se realiza la recepción técnica y administrativa.
2. ÁREA DE CUARENTENA
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Color: naranja
Se ubica cerca al área de recepción en este espacio se colocan los productos
seleccionados (muestreo), para luego ser sometidos al proceso de recepción
técnica.
En esta área permanecen los productos que se acaban de recepcionar hasta que
se les defina su situación, ya sea por devolución al proveedor o hasta que sean
almacenados.
3. ÁREA DE ALMACENAMIENTO
Esta área se encuentra destinada para los medicamentos que van a ser
distribuidos. Dentro de ésta área encontramos:
 Zona de embalajes completos o bodega. Color amarillo
 Zona de estanterías y cajoneras.
 Zona de refrigeración (medicamentos que lo requieran). Color azul
 Zona de medicamentos de control especial y algunos que por su
naturaleza lo requieren. Color violeta
4. ÁREA DE DISPENSACION
Lugar destinado para la dispensación o ubicación de los productos que son

facturados y entregados a los usuarios (Mostrador)
5. ÁREA ADMINISTRATIVA
Color: vino tinto

Es el área donde el administrador realiza todas sus funciones.
6. AREA DE PRODUCTO NO CONFORME
Color: café
Espacio donde se ubican los productos averiados, productos para devolución
inmediata por vencimiento, productos con empaque deteriorado, parcialmente
consumidos, o novedades que están pendientes a solucionar por el departamento
de compras y/o inventarios.
7. AREA DE DISPOSITIVOS MÉDICOS
Color: Morado oscuro

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Área donde se almacenas todos los productos cuyo registro sanitario es de

Dispositivo médico. Entre ellos jeringas, guantes, gasas, tapabocas, entre otros,
8. AREA DE DROGA BLANCA
Color: Azul oscuro

En esta área se almacenas todos los productos considerados materias primas,
tales como: Aceite de Manzanilla, Aceite Mineral, Ácido Bórico, Alumbre en Polvo o
en Pasta, Azufre, Bicarbonato de Sodio, Bórax, Glicerina Pura, Sulfato de
Magnesio, Vaselina Pura y otros, los cuales no requieren Registro sanitario para
su comercialización.
9. SERVICIOS SANITARIOS
Color: Blanco
Este es un cuarto independiente, cuenta con sanitario, lavamanos, toallas, jabón y
papelera.
PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
Responsables: Administrador y auxiliares.

1. Después de realizada la recepción técnica y administrativa ubique los
productos en su respectivo estante teniendo en cuenta que “el primero que
entra es el primero que sale” o “Primero en vencer … primero en salir”
2. Siga el orden de ubicación asignado en el sistema.
3. Lleve a la bodega y ubique sobre las estibas los productos que no caben en
las estanterías.
4. Controle los inventarios.
5. Controle las fechas de vencimiento.
6. Registre diariamente la temperatura y humedad.
DESVIACION DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO
 Deje aparte y marcadas las cajas pendientes por revisar.

 Aumente o disminuya la acción de los ventiladores de acuerdo a la
temperatura.
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 Utilice aserrín o talco (polvo inerte) para casos de derrame de ácidos,

Aceites, etc.
 Devuelva los productos que no han rotado en 90,120 o 150 días, de
acuerdo al cronograma asignado.
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PROCESO DE DEVOLUCION
OBJETIVO
Realizar el retiro de los productos del inventario con su posterior envío hacia la
bodega central.
Responsable: Administrador y auxiliares.
Criterios de devolución:
 Baja rotación
 Vencimiento
 Mal estado
 Error pedido
Almacene o separe en un área especial “PRODUCTO NO CONFORME” para

prevenir la redistribución.
PROCEDIMIENTO
1. Seleccione y separe los productos que va a devolver de acuerdo a cada
criterio.
 Por baja rotación.
 Por Vencimiento
 Por mal estado.
2. Si la devolución es por vencimiento, revise las políticas actuales de

devolución para cada laboratorio.
3. Descargue del inventario por la siguiente ruta: Movimientos→ Movimiento

de Inventario →Nombre del movimiento → Nombre de Almacén Origen o
Destino→ Observaciones
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4. Digite hasta 11 Ítem por remisión.

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PROCESO DE DISPENSACIÓN
Es la entrega de uno o más medicamentos a un paciente y la información sobre su

uso adecuado, realizada por un Químico Farmacéutico, Tecnólogo en Regencia de
Farmacia, Director de Droguería, Farmacéutico Licenciado, Expendedor de
Drogas y Auxiliar en Servicios Farmacéuticos en los términos establecidos en el
numeral 6º del artículo 19 y artículo 3º del Decreto 2200 de 2005 modificado por el
Decreto 2330 de 2006, o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
OBJETIVO
Garantizar a nuestros usuarios una entrega adecuada de los medicamentos,

dispositivos médicos y demás productos farmacéuticos, con la orientación
necesaria para disminuir al máximo y/o evitar los posibles Problemas
Relacionados con el Uso de Medicamentos (PRUM).
RESPONSABLES: Auxiliares de Farmacia, Vendedores, Regente de Farmacia,

administrador.
PROCEDIMIENTO
1. Reciba cordialmente a todo usuario que ingrese a nuestro punto de venta.

2. Escuche atentamente el pedido y analice si es un medicamento que
requiere prescripción médica para su venta o no.
3. Lea detenidamente la prescripción médica mínimo 3 veces, esto con el fin
de evitar al máximo los errores en la dispensación
 Al momento de recibirla y cotizarla.
 Al momento de ir a buscar el medicamento en el área de
almacenamiento (estantería-cajonera)
 Al momento de entregarla al usuario
4. No dispense y consulte al prescriptor cuando identifique en una fórmula
posibles errores, con el fin de no incurrir en faltas por responsabilidad
compartida y contra la ética profesional. NO SUPONGA, NO TRATE DE
ADIVINAR NADA.
5. Haga la cotización de los medicamentos, dispositivos médicos y/o
productos farmacéuticos.
6. Verifique el medicamento o producto autorizado contra fórmula y/o factura y
asegúrese de que es el correcto, está en buen estado, completo y vigente.
7. Brinde una información básica al usuario teniendo en cuenta que debe ser
sólo lo que la normatividad le permite para garantizar el efecto terapéutico y
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promover el uso adecuado de los medicamentos:

Vendedores, Auxiliares, Expendedor, Administrador:
 Condiciones de almacenamiento
 Forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la
vía oral.
 Como medir la dosis
 Cuidados que se deben tener en la administración.
 Importancia de la adherencia a la terapia.
Regente de farmacia o Químico Farmacéutico:

Además de la información anterior lo siguiente:
 Interacciones con alimentos y otros medicamentos
 Advertencias sobre efectos adversos
 Contraindicaciones
8. Realice la facturación de los productos de la siguiente manera:

En la pantalla principal de Positivo →Movimiento →Ventas →Nombre del
Usuario y contraseña.
9. Realice la búsqueda de los productos y digite la cantidad a facturar.

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10. Digite Ctrl-F →Seleccione forma de pago →Digite Ctrl-G →Confirme uno a uno
los productos pasando el código de barras por el lector.
11. Empaque los medicamentos o productos comprados por el usuario y entregue

al usuario su respectiva factura de compra.
DISPENSACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
Para la dispensación de los medicamentos de Control Especial se cumplirá con los

siguientes requisitos:
1. La cantidad total prescrita de medicamentos correspondientes a: "Analgésicos

Narcóticos", "Analgésicos Moderadamente Narcóticos", a "Barbitúricos o
Medicamentos, que contienen Barbitúricos, con excepción de Fenobarbital; a
"Anfetaminas y Estimulantes Centrales"; a "Tranquilizantes e Hipnóticos no
Barbitúricos" y demás medicamentos de control especial, hasta la dosis
requerida para treinta (30) días calendario
2. El Recetario Oficial debe contener como mínimo los siguientes datos:

 Codificación.
 Nombre del prescriptor, dirección y teléfono.
 Fecha de expedición de la prescripción.
 Nombre del paciente, dirección y número del documento de identidad si
es el caso.
 Denominación Común Internacional del medicamento, concentración y
forma farmacéutica, cantidad total en números y letras y dosis diaria
(frecuencia de administración), vía de administración y tiempo de
tratamiento.
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 Firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional
3. La fórmula médica debe ser única para los medicamentos de control especial.
En ella no deben prescribirse otros medicamentos diferentes a los sometidos a
control especial. Una vez dispensado el medicamento se deberá diligenciar la
fórmula con los datos correspondientes.
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DESVIACIÓN DEL PROCESO
1. En caso de falta del fluido eléctrico, facture manualmente.

2. Reciba cordialmente las quejas de los usuarios y/o devoluciones, de
acuerdo con los siguientes parámetros:
 Solicite la factura de compra o en caso contrario imprima la respectiva
copia.
 Analice la causa de la devolución.
 Verifique que el producto esté en buen estado, que no esté dañado el
sello de seguridad, que la información del empaque primario
corresponda a la del empaque secundario.
 En caso de cambio haga la anulación o nota contable según el caso.
 Registre la queja correspondiente.
 NO SE ACEPTAN CAMBIOS DE MEDICAMENTOS Y/O PRODUCTOS
CON CONDICIONES ESPECIALES DE CADENA DE FRIO O
CONTROL ESPECIAL
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PROCESO DE POST-DISPENSACION
El proceso de post-dispensación constituye el último eslabón de nuestra cadena

de la calidad.
En un establecimiento farmacéutico, como en otro tipo de negocio, es necesario
continuar el esfuerzo inicial de ventas mediante acciones posteriores al cierre.
Preocuparse de que la entrega sea pronta, asegurarse que el cliente este
satisfecho, entre otras, ya que son acciones que permiten mantener la relación a
largo plazo, esto es fidelización.
Los usuarios satisfechos son la mejor fuente, a través de sus recomendaciones,
para tener acceso a nuevos clientes potenciales.
ACTIVIDADES
En el momento de cerrar la venta:
Responsables: Todos
1. Agradezca cordial y sinceramente
2. Consiga pedidos adicionales
3. Compruebe la entrega de productos adicionales
Después de cerrada la venta:
Responsables: Administrador, Director Responsable, auxiliares autorizados.

1. Reponga o cambie medicamentos, bajo parámetros establecidos.
2. Verifique si el medicamento esta en Programas de Beneficio al Paciente.
3. Acepte quejas y reclamos, mediante el buzón de sugerencias.
4. De solución a la inconformidad.
5. Monitoree periódicamente los registros.
ANEXO 16: Formato de Quejas y Reclamos.

VERSION 2.0 DE 2021
OBJETIVO
Minimizar errores en cada uno de los procesos estratégicos
Definimos los puntos críticos en los procesos que requieren la aplicación de un

control esencial para prevenir o eliminar un peligro o reducirlo a un nivel aceptable.
PARAMETROS A SEGUIR PARA DEFINIR LOS PUNTOS DE CONTROL:
 Identificar procesos críticos.

 Realizar un análisis de riesgos existentes en cada proceso.
 Establecer medidas preventivas asociadas a cada proceso crítico.
 Establecer procedimientos para ajustar el proceso y mantener el control.
 Establecer acciones correctivas.
 Realizar registros de control para los procesos críticos.
 Verificar el correcto funcionamiento.
PROCESOS CRITICOS
Recepción, Almacenamiento y Dispensación
RIESGO POR PROCESOS
RECEPCION
 Recibir productos con defectos críticos

 Recibir productos alterados y/o fraudulentos
 Perdidas por rupturas al recepcionar
 Recibir productos próximos a vencer
 Recibir productos no conformes con defectos mayores
 Recibir cantidades no conformes.
 Recibir cantidades pertenecientes a otro punto de ventas
 Recibir productos con defectos menores
 Recibir medicamentos en mal estado
 No confirmar los productos físicos con los de la factura
 No realizar el acta de recepción
ALMACENAMIENTO
VERSION 2.0 DE 2021
 Rompimiento de la cadena de frío

 Derrame o explosión de sustancia químicas.
 Alteración de factores ambientales por temperatura y humedad.
 Ruptura o pérdida de productos por mala ubicación y/o por no aplicar el
cronograma de aseo.
 Vencimientos por no aplicar FIFO: Primero que entra primero que sale
 Mala ubicación de los productos (en otras estanterías).
DISPENSACION
 Entregas erróneas por no contactar al médico al detectar errores en la

formulación.
 Dispensar el medicamento equivocado.
 Cambiar la prescripción.
 No conservar la cadena de frío.
 No entregar la factura a los usuarios.
 Información insuficiente o errada al paciente sobre dosis, almacenamiento y
conservación del medicamento.
 Transcribir erróneamente la formula.
 Respaldar la auto-medicación irresponsable.
 Recomendar antibióticos.
 Entregar un producto no conforme (defectos críticos o mayores.)
 Hacer cambios de productos que no fueron vendidos en el punto (no
corresponde lote, fecha de fabricación, estado, etc.) El vendedor corre el
riesgo de pagar el producto.
 La falta de comunicación asertiva entre Call Center y punto de venta que
genera demoras en la entrega por: Direcciones erradas, no preguntar por
vueltas y entregar productos con defectos menores.
 Cambiar medicamentos de nevera ya que el medicamento puede
deteriorarse. El vendedor corre el riesgo de pagar el producto.
 Hacer cambios de productos que no fueron vendidos en el punto (no
corresponde lote, fecha de fabricación, estado, etc.)
VERSION 2.0 DE 2021
CAPITULO III

SEGUIMIENTO Y CONTROL
CLASIFICACION A B C DE LOS RIESGOS POR PROCESOS
Responsable: Director Técnico
RECEPCION
TIPO A
 No realizar el acta de recepción
 Recibir productos con defectos críticos
 Recibir productos alterados y/o fraudulentos
 Perdidas por rupturas
TIPO B
 Recibir productos próximos a vencer
 Recibir productos no conformes con defectos mayores
 Recibir cantidades no conformes.
TIPO C
 Recibir cantidades pertenecientes a otro punto de ventas
 Recibir productos con defectos menores
ANEXO 17: Planilla de control del proceso de Recepción
ALMACENAMIENTO
TIPO A
 Romper la cadena de frío
 Derrame o explosión de sustancia químicas.
 Alteración de factores ambientales como temperatura y humedad.
 Pérdida de productos por vencimiento debido a la falta de revisión
constante de fechas de vencimiento o por no aplicar método FIFO
 Ruptura, pérdida o deterioro de productos por no aplicar cronograma de
aseo
TIPO B
 Ruptura o perdida de productos por mala ubicación
 Medicamentos y productos con fecha de vencimiento próxima, con riesgo
VERSION 2.0 DE 2021
de que el laboratorio no los reciba
TIPO C
 Mala ubicación de los productos (en otras estanterías).
 Encontrar productos averiados en las estanterías (deben estar ubicados en
el área de PRODUCTOS NO CONFORMES).
ANEXO 18: Planilla de Control del proceso de Almacenamiento
DISPENSACIÓN
TIPO A
 No entregar factura al cliente
 Entregas erróneas por no contactar al médico en caso de inconsistencias
en la prescripción.
 Dispensar el medicamento equivocado por no pasar el producto por código
de barras.
 Entregar cantidades erróneas por no verificar lo facturado en el momento
de la entrega.
 Cambiar la prescripción.
 No conservar la cadena de frío.
 Información insuficiente o errada al paciente sobre dosis, almacenamiento y
conservación del medicamento.
 Transcribir erróneamente la formula.
 Reclamos por respaldar la auto-medicación irresponsable.
 Recomendar antibióticos.
 Entregar un producto no conforme (defectos críticos o mayores.)
TIPO B
 Retrasos en la entrega de domicilios por fallas de comunicación asertiva
entre Call Center y Puntos
 Direcciones erradas
 No preguntar por vueltas.
TIPO C
 Entregar productos con defectos menores.
ANEXO 19: Planilla de control del proceso de Dispensación

VERSION 2.0 DE 2021
CRITERIOS Y METODOS NECESARIOS PARA ASEGURAR EFICACIA EN LOS

PROCESOS
Nuestros procesos serán monitoreados bajo parámetros de eficacia, utilizando los

registros que se consignan en las planillas de evaluación.
El director responsable realizará evaluaciones semestrales de las planillas en la

Droguería indicando porcentajes de eficacia.
Anualmente se realizará un control retrospectivo de la información recopilada en

las planillas para hacer seguimiento al sistema de gestión de la calidad.
ACCIONES PARA ALCANZAR RESULTADOS PLANIFICADOS Y LA MEJORA

CONTINUA DE ESTOS PROCESOS
La revisión de la documentación del Sistema General de Calidad se hará cada dos

años y se actualizará cada que sea necesario.
Las planillas que se utilizarán son las siguientes:

 Planilla de control del Proceso de Recepción
 Planilla de control del Proceso de Almacenamiento
 Planilla de control del Proceso de Dispensación.
 Acta de recepción
VERSION 2.0 DE 2021
ANEXOS
ANEXO 1. Planilla de Caja Menor

ANEXO 2. Planilla Cuadre Diario
ANEXO 3. Planilla de Recepción de Mercancía
ANEXO 4. Planilla de Novedades
ANEXO 5. Acta de Recepción Administrativa.
ANEXO 6. Acta de Recepción Técnica.
ANEXO 7. Tabla de defectos
ANEXO 8: Planilla control de fechas de vencimientos
ANEXO 9. Planilla de Registro de Humedad relativa
ANEXO 10. Planilla de Registro de Temperatura ambiente.
ANEXO 11. Planilla de Registro de Control de Temperatura de Refrigeración.
ANEXO 12: Cronograma de Calibración y Mantenimiento de equipos.
ANEXO 13: Formato de hoja de vida de equipos
ANEXO 14: Mapa de áreas
ANEXO 15: Manual de Inyectología.
ANEXO 16: Formato de Quejas, Reclamos y Sugerencias
ANEXO 17: Planilla de control del proceso de Recepción
ANEXO 18: Planilla de Control del proceso de Almacenamiento
ANEXO 19: Planilla de control del proceso de Dispensación
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BIBLIOGRAFIA
 BERRIO MEJIA, Helber. Manual de Administración en Farmacia.

Compilación de Documentos. Curso de Administración en Farmacias.
 Norma ISO 9001 versión 2000. Sistema de gestión de la calidad.

Requisitos.
 Decreto 2200 de 2005 del 28 de Junio de 2005 Por el cual se reglamenta el

servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 2330 del 12 Julio de 2006, Por el cual se modifica el Decreto 2200
de 2005
 Resolución 1403 de mayo de 2007 Por la cual se determina el Modelo de

Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones
Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
 Resolución 1478 de 10 de mayo de 2006, Por la cual se expiden normas

para el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación,
procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra,
venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización,
medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre
aquellas que son Monopolio del Estado.
 Decreto 677 del 26 de Abril de 2006, Por el cual se reglamenta

parcialmente el Régimen de Registros y Licencias, el Control de Calidad,
así como el Régimen de Vigilancia Sanitaria de Medicamentos, Cosméticos,
Preparaciones Farmacéuticas a base de Recursos Naturales, Productos de
Aseo, Higiene y Limpieza y otros productos de uso doméstico y se dictan
otras disposiciones sobre la materia200, Junio 28 de 2005.
 CONTRERAS MONTAÑEZ, Carmen rosa. Gerencia y Administración de

Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales Tomo I. Cooperativa
de Hospitales de Antioquia. 1999.
 www.minproteccionsocial.gov.com

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Farmacia Pasteur PICHINCHA

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Ubicación: CALLE 48 51-04 Medellín (ANT.)

Representante legal: Alejandro Jaramillo Echavarría

Directora responsable: Leidy Yelania Vill Rodríguez

Registro D.S.S.A. 05-6824-21

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD FARMACIA PASTEUR

El servicio en las “farmacias droguerías” y en las “droguerías” es algo más que

La venta de medicamentos en los establecimientos farmacéuticos minoristas no

La norma que rige el servicio farmacéutico, es clara en cuanto a las exigencias

Con la documentación y estandarización de los procesos, dentro del marco del

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

OBJETO: La presente acta tiene por objeto legalizar el SISTEMA DE GESTIÓN

PRINCIPIOS: EL SGC se maneja bajo los principios y valores organizacionales

INTEGRANTES: El grupo administrativo del SGC FARMACIA PASTEUR

Bajo la dirección de LEIDY YELANIA VILLA RODRÍGUEZ CC.1.020.404.205

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El seguimiento, monitoreo y evaluación, se realizará a través de las planillas, y

siguiendo los métodos utilizados en el anterior sistema general.

DEL GRUPO ADMINISTRATIVO O COMITÉ DE GESTIÓN:

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Determinar los criterios administrativos y técnicos generales del Modelo de

1. Definir los procesos y procedimientos necesarios para el funcionamiento

3. Definir de forma clara las actividades a realizar, con el fin de minimizar la

4. Cumplir con la normatividad vigente llevando a cavo todas las actividades

Desde la selección de medicamentos y dispositivos médicos, hasta el seguimiento

 Decreto 2200 de 2005 del 28 de Junio de 2005 Por el cual se reglamenta el

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 Resolución 1478 de 10 de mayo de 2006, Por la cual se expiden normas

 Decreto 677 del 26 de Abril de 2006, Por el cual se reglamenta

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FARMACIA-DROGUERÍA: Establecimiento farmacéutico dedicado a la

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MEDICAMENTO HOMEOPÁTICO: es un agente medicinal elaborado de acuerdo

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RECEPCIÓN: Es el conjunto de actividades que tienen como fin garantizar el

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SERVICIO FARMACEUTICO: Es el servicio de atención en salud responsable de

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Ser una empresa líder en distribución de productos farmacéuticos; consolidando

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