Archivo:OVA_IUD_Modelos_U2 Título: Tema 4.

Manuales organizacionales Indicaciones para diseño gráfico

Mostrar el título en pantalla y

acompañarlo con una imagen
como la que se muestra en la
Tema 4. Manuales organizacionales pantalla.

Ver:
https://pixabay.com/es/siluetas-
los-hombres-empresa-142329/
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Mostrar la información del

recuadro naranja y acompañarlo
con la imagen que aparece en la
pantalla.

Ver:
https://pixabay.com/es/estad%C3
%ADsticas-tabla-gr%C3%A1fico-
bar-76200/

Veamos algunas herramientas fundamentales que ayudan a la administración

de la organización.
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Crear un menú de navegación con

10 elementos, los cuales deben
ser los que aparecen en la
pantalla, al dar clic sobre cada
cual debe llevar al slide que
corresponda.
Manuales
organizacionales

Objetivos Tipos de manuales

Componentes del Pasos después del

manual Primeros pasos Recomendaciones Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 levantamiento
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Manuales organizacionales Aparece al dar clic sobre

Manuales organizacionales del
slide 3.

Acompañar con imagen:

Son herramientas administrativas que permiten https://pixabay.com/es/organigram
a-ejecutivo-personal-3558622/
documentar y transmitir información de
relevancia para la Organización. Contienen
información sobre normativas y procesos de la
Organización que deben ser transmitidos a los
colaboradores para que su trabajo sea óptimo.
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Objetivos Esta información aparece una vez

el participante da clic sobre
Objetivos del slide 3.
Es fundamental que los manuales cumplan con los siguientes objetivos
dentro de una organización. Hacer esquema con la
información que se especifica en
la pantalla.
Precisar las funciones y
Instruir al personal, relaciones de cada
acerca de aspectos tales unidad administrativa
como: objetivos, para deslindar
funciones, relaciones, responsabilidades, evitar
políticas, procedimientos, duplicidad y detectar
normas, etc.
omisiones.

Contribuir a la ejecución
Proporcionar información
correcta de las labores
básica para la planeación asignadas al personal, y
e implementación de propiciar la uniformidad
reformas administrativas.
en el trabajo.

Servir como medio de

integración y orientación
al personal de nuevo
ingreso, facilitando su
incorporación a las
distintas funciones
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Tipos de manuales Aparece al dar clic sobre tipos de

manuales del slide 3.
Estos se pueden clasificar de acuerdo con su contenido. Al dar clic sobre cada elemento de
la pantalla, aparece una ventana
de pop-up con la siguiente
información:

Manual de Manual de Manual de • Manual de Organización: describe la

estructura formal, las áreas y cargos que la
organización políticas procedimientos componen junto con sus funciones,
atribuciones y niveles de autoridad.
• Manual de políticas: contienen todas las
normativas que rigen las distintas
actuaciones de los miembros de la compañía
y que sirven de base para la toma de
decisiones
Manual de • Manual de procedimientos: describe la
Manual para Manual del secuencia de pasos requeridos para llevar a
contenido cabo un procedimiento
especialistas empleado múltiple • Manual para especialistas: contiene
información técnica especializada
• Manual del empleado: contienen información
relevante para los recién ingresados de tal
forma que puedan conocer la Organización y
sus deberes y derechos dentro de ella
• Manual de contenido múltiple: cuando trata
Manual de de dos contenidos, por ejemplo políticas y
procedimientos; historia y organización.
adiestramiento o • Manual de adiestramiento o instructivo: cuya
instructivo finalidad es capacitar a quienes ejecutan
ciertas tareas o actividades
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Componentes del manual

Veamos que elementos debe tener un manual.

Contenido
• Contenido: detalla las partes o secciones contenidas en el manual

Introducción • Introducción: detalla el propósito del manual

• Instrucciones de uso del manual: explica al usuario del manual como

Instrucciones de interactuar con él para efectos de consulta o actualización
uso del manual
• Cuerpo: en esta parte se desarrolla la temática principal del manual por la
cual se creó
Cuerpo
• Anexos: contiene documentos que complementan la información del
Manual
Anexos • Glosario: contiene los términos que deben ser aclarados y que se usan en
el Manual

Glosario
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Primeros pasos Aparece al dar clic sobre Primeros

pasos del slide 3.

Observa los pasos que deben seguirse para la construcción de los manuales Al dar clic sobre cada número, se
organizacionales. desplegará un recuadro con la
información que se especifica a
continuación:

1. Definir el objetivo del manual, qué

necesidad satisface.

1 2 3 4 5 6 2. Conocer la situación de la compañía en

lo relacionado con su personal.
3. Definir quién será el responsable de
redactarlo.
4. El responsable definirá un plan de
trabajo para llevarlo a cabo.
5. Designar un presupuesto para cubrir los
costos de elaboración del manual.
Conocer la Designar un 6. Levantar la información usando para tal
Definir el Definir quién El responsable fin el medio que se considere
situación de la presupuesto
objetivo del será el definirá un conveniente.
compañía en para cubrir los
manual, qué responsable plan de trabajo
lo relacionado costos de
necesidad de para llevarlo a
con su elaboración del
satisface redactarlo. cabo.
personal. manual.

Levantar la información usando para

tal fin el medio que se considere
conveniente.
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Pasos después del levantamiento

Una vez se realiza el levantamiento de la información, se debe realizar el siguiente

procedimiento:

Redactar el manual
Procesar la
información: implica
teniendo en cuenta los Preparar los
usuarios a los que va
depurar, clasificar y
dirigido, la frecuencia
gráficos y anexos
analizar la información
de consulta, su nivel que se requieran
levantada
de especialización

Paso 1 Paso 2 Paso 3

Validarlo frente al
objetivo
Hacer los ajustes Presentarlo para
planteado y al
respectivos aprobación
contenido
incluido

Paso 4 Paso 5 Paso 6

Definir cómo será

su conservación Definir tiempos
y retención, de revisión y/o Difundirlo
control de copias, actualización
etc.

Paso 7 Paso 8 Paso 9

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Recomendaciones Aparece al dar clic sobre tipos de

manuales del slide 3.

Al dar clic sobre cada elemento de

A la hora de elaborar dichos manuales, es importante que tengas en cuenta la pantalla, aparece la siguiente
lo siguiente: información en el recuadro gris.

Usar un
lenguaje y una Que el manual
permita
estructura clara
referencias
que facilite su
lectura y rápidas y
precisas
consulta

Que su
apariencia Usar hojas
inspire intercambiables
credibilidad de que permitan
tal forma que se fácil
perciba como actualización
fuente confiable
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Ventajas y desventajas Aparece al dar clic sobre Ventajas

y desventajas del slide 3.
Veamos algunos beneficios e inconvenientes de usar un manual dentro de Aparece tabla en la pantalla.
una organización:

Ventajas
Recopila información relevante de la empresa
constituyéndose en una fuente documental
consultable sobre las prácticas de la entidad
Favorece el flujo de información
Se eliminan las improvisaciones o criterios
personales en la gestión administrativa
Dan claridad sobre el quién debe asumir las
responsabilidades y el cómo deben hacerlo
Permiten gestionar el conocimiento al interior de
la Organización, elimina la dependencia de las
personas para transmitirlo
Facilitan que la estandarización se mantenga
Desventajas
Implican una serie de costos en su elaboración
y actualización
Exigen una permanente actualización ya que si
pierde vigencia perderá sentido
Desconoce la organización informal
No hay claridad sobre el nivel adecuado de
detalle al que deben llegar
No es de mucha utilidad cuando hay un número
muy pequeño de personas en la Organización

Son herramientas que facilitan la capacitación

del personal
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Llevar al participante de nuevo al

DI.

¡Felicitaciones!

Llegaste al final de este recorrido, continua con el estudio del resto

del material de aprendizaje y desarrolla las actividades que allí
encuentres.