PROGRAMA EXCEL

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TABLEROS DE CONTROL Y DASHBOARD EN

EXCEL
El tablero de control es una herramienta del campo de la administración de empresas, aplicable a
cualquier organización y nivel de la misma, cuyo objetivo y utilidad básica es diagnosticar
adecuadamente una situación.

Armar un Dashboard impresionante en Excel es lo más sencillo del mundo, pero requiere de muchos
pequeños truquitos y juegos con el formato (Excel no es una herramienta de diseño), todo sale con
tablas dinámicas, gráficas y segmentaciones.

Objetivo del Tablero

Lo primero que debes tener en cuenta para crear un dashboard es definir cuál es su objetivo, y
responder las siguientes preguntas, ¿para qué lo diseñas?, ¿qué datos va brindar el tablero?, ¿qué vamos
a conocer del negocio con los indicadores?

Entonces el paso 0 para realizar un dashboard es tener bien definido el objetivo.

Por ejemplo, el objetivo general del siguiente tablero de control es dar una perspectiva del área de
recursos humanos. Y responde a las preguntas de ¿cómo estamos actualmente en el departamento de
Recursos Humanos?

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Ejemplo Dashboard de Ventas en Excel (Imagen anterior)

En este dashboard claramente se nota, que se muestran datos específicos, que cumplen con el objetivo.

Información ligada al objetivo

Este paso es muy importante y va muy ligado al anterior. Debemos de tener bien en claro, el objetivo, y
diseñar los indicadores del tablero en base al objetivo.

Por ejemplo. Si quieres diseñar un dashboard para el área de producción, no debes poner datos de
recursos humanos, si no están ligados al objetivo del tablero.

El objetivo del siguiente dashboard de producción es mostrar la cantidad de piezas producidas, las
órdenes que están por procesar y cuál es el rate de producción.

Provocar acción en cada componente

Este es un de los pasos más importantes, y debe ser la principal razón por la que quieres crear un
tablero de control, cada dato ó componente que muestres debe provocar la acción.

Si colocas un indicador sobre la cantidad de piezas que se produjeron el día de ayer.

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Entonces, la acción que va provocar es que si vas bajo, deberás poner más empeño para terminar la
semana con todo!

Otro ejemplo, si analizas un tablero de control para el área de inventario de la planta, y ves que uno de
los indicadores muestra los productos que más demanda tienen, probablemente la acción que provoca
es que verifiques si vas a tener suficiente stock para los siguientes mes.

¿Lo ves?, cada uno de los indicadores del tablero incita una acción en la empresa, y provoca una acción
en el departamento.

Estructura vertical

Con este paso me refiero a que debes iniciar el dashboard por datos muy generales e ir pasando a los
particulares.

En el ejemplo de aquí abajo, un dashboard de control del departamento de Ventas, inicia por las ventas
que han tenido a lo largo del tiempo, un dato muy muy general.

Ejemplo Cuadro de Mando de Ventas en Excel

Y en el siguiente componente, muestra el resumen de las ventas de un año en particular, es algo más
específico.

Y conforme bajemos analizando componente por componente pasaremos a datos más específicos.

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En resumen, seguir una estructura vertical es diseñar de lo general a lo particular.

Reporte de una sola hoja.

Mostrar un reporte o un tablero de control, con cada uno de los componentes, en una sola hoja será
mucho más simple y fácil de revisar.

Si quieres hacer un dashboard de control con 2 o más pantallas, te aseguro que nadie lo verá ?

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Ejemplo Informe de Ventas en Excel

Un dashboard es una metodología ágil, fácil, general y que provoque la acción.

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Si necesitas más información acerca de algo, te recomiendo hacer otro tablero de indicadores, con
información a detalle del requerimiento.

Por ejemplo. Si necesitas analizar las particularidades de un producto, debes hacer un tablero para ese
producto, así vas a evitar saturar el dashboard principal.

Al mostrar los indicadores en una hoja, podrás ver fácilmente los aspectos más importantes del
departamento.

Componentes de fácil interpretación para el usuario

Cada componente debe ser de fácil interpretación, no estoy hablando que debe ser fácil para el que lo
está diseñando, me refiero a que debe ser fácil para el usuario final, aquel que lo vaya leer.

Debes diseñar para aquellas personas que van estar verificando constantemente el tablero de
indicadores.

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Ejemplo Dashboard de Consumo de Energía en Excel

Imagina que hay un tablero de control para el área de producción y colocas indicadores como el
coeficiente de rentabilidad, la tasa de crecimiento del negocio, el porcentaje de retención de un cliente
y el margen de beneficio bruto.

Si esto lo lee el personal del área de producción, claro que no va entender nada.

Entonces cada componente del dashboard de control debe incluir información clara para el usuario y
fácil de entender.

Análisis de tendencias.

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Esto les encanta a los directivos. Debes mostrar tendencias de los datos tanto en tablas o como en
gráficas.

Ejemplo Dashboard de Analytics en Excel

Es decir, debes responder, ¿si seguimos así, qué va pasar la próxima semana?, ¿cómo estará el día de
mañana?, siempre intentar anticipar a los datos.

Normalmente las gráficas muestran ¿cuánto vendimos ayer?, o ¿cómo está actualmente el negocio?
pero si muestras tendencias vas provocar que en el futuro se cumplan o anticipen las metas.

Esto va ayudar muchísimo a la interpretación del tablero y a su visto bueno.

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PASOS PARA CREAR UN TABLERO DE CONTROL

Si quieres mostrar una cantidad sustancial de análisis de información en una sola hoja de cálculo de
Microsoft Excel, considera montar un tablero. Un tablero de Excel normalmente contiene muchos
gráficos y pequeños juegos de cifras que se toman desde ubicaciones externas e internas de hojas de
cálculo y se muestra en una sola página. Esto es útil para propósitos de presentación y te permite ver
un análisis inmediato sin cambiar de páginas. Montar un tablero es un proceso único para cada
proyecto, pero necesitarás conocer ciertas funciones y comandos para aplicar todos los tableros de
inicio.

A partir de las tablas dinámicas creadas para informes y graficos que muestran información relevante
aplicamos segmentaciones que deben estar vinculadas a las tablas dinámicas que deseamos que se
actualicen a medida que filtramos (segmentamos) la información para ver ciertas características de la
misma. En una nueva hoja de excel seleccionamos los gráficos , algunas tablas dinámicas y las
segmentaciones que muestran información relevante de lo deseamos ver analizar. Los pegamos en la
hoja nueva y procedemos a realizar los ajustes necesarios, aplicación de formatos específicos, trucos y
vínculos para que la información se actualice y mejorar la apariencia del tablero para que la persona
que requiere ver la información pueda tomar decisiones objetivas de acuerdo a la información.

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Ejemplo de tablero de control:

Nombre grupo CIUDAD COMPRA

Drogas insumos Medicamentos BOGOTA CALI CARTAGO

MANIZALES MEDELLIN PALMIRA
PRESENTACION PASTO PEREIRA TULUA
AMP BOL BOT CJA DOC
DOCE... FCO GAL GAR LIB
MTR PAQ PAR POT ROL
SOB TAB TUB UND

TOTAL

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