Estado Plurinacional de Bolivia

MINISTERÍO DE EDUCACIÓN

INSTITUTO TECNICO “INCOS - BENI”

“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE
FUNCIONES DEL SUPERMERCADO GUILLEN
E HIJOS.”

PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL

DE TÉCNICO SUPERIOR BANCARIO

Elaborado por:
Luis Alfredo Equiza Aramayo

TUTOR:
Lic. Jose Esberto Mascaya Mano

Trinidad – Beni – Bolivia

2021
 INDICE
CAPITULO I.....................................................................................................4

INTRODUCCION............................................................................................4

ANTECEDENTES...........................................................................................5

JUSTIFICACION.............................................................................................6

MISION.............................................................................................................6

VISION..............................................................................................................6

VALORES........................................................................................................6

Planteamiento formulación de problema...............................................7

OBJETIVOS.....................................................................................................7

Objetivo general.........................................................................................7
Objetivos Específicos...............................................................................7
CAPITULLO II.................................................................................................7

MARCO TEORICO......................................................................................7
Análisis FODA..............................................................................................11

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.....................................12

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA MIPES..........................................15

SUPERMERCADO ¨GUILLEN E HIJOS¨..............................................15
......................................................................................................................15
CONCLUSIONES.........................................................................................16
 Elaboración de un manual de funciones el comercial “Supermercado
GUILLEN”

CAPITULO I

INTRODUCCION O DIAGNOSTICO
Es un proyecto que está elaborado, con fines académicos y para poder ayudar al
personal del Supermercado Guillen, en la carrera Perito en Banca, se adquiere
muchas maneras de ayudar al personal y a los clientes de una manera eficiente y
eficaz. Mediante este propósito elegí, la empresa del Supermercado Guillen, por
ser una de las empresas más posicionada dentro de Trinidad, y por no contar con
un Manual y Organigrama de funciones.

Este proyecto se inició viendo la necesidad del supermercado Guillen, es una

microempresa que tiene todo a su favor, como buena ubicación, una de las
características más importante del Supermercado es la calidad y las condiciones
del establecimiento donde se distribuye la calidad de atención al cliente y por
supuesto el buen precio de productos, también la variedad de menú que ofrece la
empresa.

Actualmente hemos evolucionado, el marketing ha ido desarrollando nuevas

tecnologías para el comercio de nuevos productos, la publicidad es una fórmula de
comunicación pagada por las empresas para anunciarse en los diferentes medios
disponibles en el mercado, se considera "buena" para los consumidores.

Para que puedan coordinar y saber sus deberes y responsabilidades dentro y

fuera de la empresa, ya que cada uno firmo un contrato antes de trabajar en el
Supermercado Guillen, mi propósito con este proyecto es que el sistema del
“Manual” sea eficiente en un supermercado, para llegar a eso tengo que indagar,
dentro y fuera de la empresa, para poder diseñar un adecuado manual de
funciones, también tendré que entrevistar al personal como se desenvuelven en el
trabajo sin el manual de funciones, toda empresa necesita tener una marco legal,
el supermercado solo tiene el contrato para el personal.
ANTECEDENTES

Hace 16 años atrás, solo era un negocio pequeño que el objetivo, de tener una
mejor calidad de vida para sus hijos, empezó con tres trabajadores y sus hijos
ayudándole en el negocio, se ubicaba en el mercado central empezó en el 05 de
marzo del 2003, al principio nadie lo tomo como competencia en el mercado ya
que su establecimiento era una caseta alquilada y pequeña, con el tiempo se fue
apoderando del mercado con sus bajos precios, con su ubicación estratégica, con
la calidez en la atención al cliente y por sus productos de calidad.

Con el transcurso del tiempo compraron la propiedad que tiene actualmente en la

calle Cochabamba y lo ampliaron el negocio, recién ahí los demás
Supermercados, lo vieron como competencia, pero desde que abrió el negocio ya
era su competencia, solo que no creyeron que iba a crecer tan rápido y que peor
sea su competencia más fuerte en estos momentos.

El Supermercado Guillen es un negocio familiar creada el 15 de febrero del 2016,

con Ángel Guillen Mamani, su señora esposa Raquel Martha Quíntela Jiménez, y
sus hijos 3 hijos, antes de la apertura del Supermercado Guillen, los precios eran
elevados por el oligopolio, presente entre las dos empresas dominantes en el
momento (SUPERMERCADO LA FAMILIA Y SUPERMERCADO TRINIDAD), hoy
en día, el Supermercado Guillen ha ganado posicionamiento en la ciudad de
Trinidad.

Tiene 16 años en el mercado funcionamiento, y ya tiene una gran parte de

posicionamiento, este negocio nació con el propósito de satisfacer las
necesidades de la población y la de la familia GUILLEN, Tiene 20 trabajadores en
el Supermercado Guillen, cuenta con 4 cajeros y los dueños administrando el
Supermercado Guillen.
ANÁLISIS FODA

FORTALEZA OPORTUNIDADES
 Cuentan con personal  Expansión del establecimiento
capacitado
 Buena relación con los clientes
 Variedad de productos
 Ambientes cómodos tanto como
para el cliente como para los
trabajadores
 Equipo de computación
actualizados
 Cuentan con establecimiento
propio
 Posicionamiento en el mercado
 Ubicación estratégica.
DEBILIDADES AMENAZAS
 No cuenta con una  Competidores agresivos
responsabilidad social  Factores climáticos que afecten
 No cuentan con parqueo en la obtención de los productos
adecuado
 No cuentan con un manual y
organigrama funcional

JUSTIFICACION
Lo que pretendo demostrar con el Manual y Organigrama funcional es que es
indispensable y muy eficiente para que el personal tenga el conocimiento de sus
obligaciones y deberes.

Como estudiante quiero ayudar a las empresas en lo que pueda con lo aprendido
en el instituto, y poder satisfacer con mis conocimientos a la empresa que me dio
confianza y accesibilidad de sus archivos legales del personal.

La empresa tiene varios trabajadores aproximadamente 20 trabajadores y sin un

manual y organigrama funcional es muy complicado que cada trabajador sepa sus
obligaciones y responsabilidades, es una empresa muy adecuada para diseñar un
manual y comprobar que tal funciona en el Supermercado, como estudiante es
emocionante aplicar lo aprendido a la práctica.

MISION

Distribuir productos con el fin de satisfacer necesidades existentes con productos

de calidad que aporte efectivamente a la salud y bienestar de nuestros
consumidores.

VISION

Ingresar nuestros productos al mercado y convertirnos en el menor tiempo posible

en la empresa líder, realizar una franquicia como en las provincias para que de
esta manera podamos lograr el crecimiento y productividad de la misma.

VALORES

La empresa tienen reglas de oro, en que consiste respeto a la empresa y a sus

compañeros de trabajo, la puntualidad es primordial en esta empresa, la confianza
es vital entre trabajadores y gerencia, la amabilidad tiene que ser prioridad para
todos de la empresa, tener estos valores lo hace más fácil la convivencia.

PLANTEAMIENTO FORMULACIÓN DE PROBLEMA

La empresa Guillen, no tiene un Manual y Organigrama funcional.

OBJETIVOS

Objetivo general

Elaborar un Manual y Organigrama funcional de Procedimientos para el personal

del Supermercado GUILLEN en base a diferentes técnicas y políticas específicas
que permitan a la organización alcanzar un funcionamiento adecuado.

Objetivos Específicos

 Diagnosticar la situación actual de la Empresa.

 Recopilar la información obtenida después de la entrevista con el personal.
 Realizar una lluvia de ideas para la elaboración del manual de
procedimiento.
 Elaborar un Manual de Procedimientos que permita incrementar la
eficiencia, eficacia y efectividad de los mismos.
 Diseñar un Organigrama e informar al personal de esa existencia.
 Analizar los resultados esperados del proyecto elaborado, para seguir el
seguimiento.

ENFOQUE METODOLÓGICO
Enfoque Cualitativo

El supermercado GUILLEN es muy reconocido en la ciudad de trinidad y para

poder indagar más al fondo y encontrar la información que necesito, escogí el
método teórico que tienen un enfoque cualitativo que permite alcanzar un análisis
sistemático de información más subjetiva y clara.

Este método me ayudo demasiado para entender cómo funciona el supermercado

sin un manual de funciones, ni organigrama, cada personal no conoce sus
deberes, ni responsabilidades, cuando el supermercado esta vacío, cada personal
hace su obligaciones, pero cuando hay demasiada venta todos se alteran, no
saben cómo lidiar con esa presión, ellos mismos afirman esto, ya que los
trabajadores nuevos no están capacitados completamente y los antiguos
trabajadores hacen o ayudan a ese trabajador.

TIPO DE INVESTIGACION

Investigación Descriptiva

Este tipo de investigación es muy utilizada ya que es la más completa porque se

obtiene todas las respuestas, ¿Quién está a cargo?, ¿Cómo se organizan?,
¿Quién supervisa?, ¿si conocen sus responsabilidades?, etc.

Al analizar tú mismo puedes ver las ventajas y desventajas que tiene una
organización sin un manual de funciones de cada personal, sobre todo cuando
trabajan bajo presión del gerente.

MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

Métodos Teóricos

Análisis.-

Este método es el más indicado para este tipo de proyecto ya que se localiza en la
investigación Explorativa y dependiendo de esa exploración se puede llegar a una
conclusión del análisis ya realizado.

Métodos empíricos o Técnicas:

Observación.-
Es indispensable la observación porque también estaremos utilizando el método
descriptivo en todo el transcurso de la investigación.
Entrevista.-
Se entrevistará a todos los trabajadores del supermercado Guillen, a los dueños
que accedieron amablemente a las entrevistas.
Métodos empíricos o Técnicas:
Población
Es todo el personal del supermercado GUILLEN los 40 trabajadores del turno de la
mañana y tarde.
Muestra
Para este caso nuestra muestra es la gerencia, es el más importante.

MARCO TEORICO

Manual de funciones

El Manual de Funciones, es un instrumento de trabajo que emite un conjunto de

normas y tareas que deben realizar todos quienes conforman la empresa y que
desarrollan actividades específicas, en su elaboración debe estar basado de
acuerdo a los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el
establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas.

Importancia del manual de funciones

El Manual de Funciones y Procedimientos es un instrumento administrativo que

requiere toda organización, el cual permita el mantenimiento de los recursos y
controlar sus actividades, mediante la emisión de lineamientos y políticas de las
empresas con relación al giro propio de sus actividades, ya sea a la producción de
bienes o de servicios; este documento enfoca principalmente a la administración
de los recursos humanos, principal componente de la estructura organizacional, ya
que a través del desempeño y aporte cotidiano en el trabajo, permitirá el
cumplimiento de objetivos y metas, así también, contribuyan al mejoramiento y
desarrollo de la empresa. El Manual de Funciones, es un instrumento de trabajo
que emite un conjunto de normas y tareas que deben realizar todos quienes
conforman la empresa y que desarrollan actividades específicas, en su
elaboración debe estar basado de acuerdo a los respectivos procedimientos,
sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas.

Organigrama funcional
La estructuración de la plantilla de una compañía tiene una importancia estratégica
tanto para Recursos Humanos, como para cada uno de los empleados de la
organización. Seleccionar el modelo de organigrama de empresa adecuado, cómo
diseñarlo y realizar su despliegue son aspectos vitales. Especialmente para
grandes organizaciones, cuyos modelos deben ser escalables.

Como ya conocerás, el organigrama de una empresa es una representación visual

ordenada de las estructuras organizacionales que componen la entidad. Siguiendo
los criterios establecidos por la dirección y por las políticas de RRHH, el
organigrama posibilita identificar las cadenas de mando, cómo se agrupan las
personas, bajo qué área o departamento y las funciones y vinculaciones
jerárquicas de la plantilla.

De esta manera, no se debe restar importancia estratégica al organigrama, ya que

sienta las bases de la organización y ofrece información esencial relacionada con
el negocio y sus personas.

Valor del organigrama funcional

El organigrama de empresa permite conocer esta información vital para coordinar

las áreas de negocio. Brinda un marco acorde a la estrategia empresarial que
sirve para dimensionar mejor la organización y para estudiar su crecimiento
natural.

No se ha de caer en pensar que el organigrama es solo para organizaciones

tradicionales, ya que existen variados modelos y tipos de organigramas. La clave
está en seleccionar el más adecuado para cada organización y darle forma.

Obligaciones

Una obligación es aquello que alguien tiene que cumplir por algún motivo. Con
frecuencia se utiliza el término en plural, pues lo habitual es cumplir más de una
obligación.
Se puede hablar de obligaciones en contextos diversos y en cada uno de ellos el
concepto adquiere un matiz particular. Así, cumplimos con nuestras obligaciones
de nuestra vida cotidiana, con las obligaciones que establecen la ley o las
referidas a la moral.

Responsabilidad

La responsabilidad social es el compromiso, obligación y deber que poseen los

individuos, miembros de una sociedad o empresa de contribuir voluntariamente
para una sociedad más justa y de proteger el ambiente.

La responsabilidad social puede estar comprendida por acciones negativas y

positivas, es decir, las primeras se refieren a abstenerse de actuar y las segundas
a actuar.

La responsabilidad social es llevada a cabo por un individuo (responsabilidad

social individual) o por el personal que conforma una empresa u organización.

Por ejemplo, las estrategias de responsabilidad social por parte de un ente

gubernamental, una empresa o una organización, pueden ser la recuperación de
espacios públicos para el disfrute de los vecinos de la comunidad.

Valores

Los valores aluden a todos aquellos principios que le permiten a los seres
humanos, mediante su comportamiento, realizarse como mejores personas; es
decir son esas cualidades y creencias que vienen anexadas a las características
de cada individuo y que ayudan al mismo a comportarse de una forma
determinada. Los valores posibilitan la determinación de nuestras prioridades, y
ayudan a encaminar la vida del ser humano a una autorrealización; estas
creencias permiten elegir al hombre entre una situación u otra, o entre una cosa u
otra.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

INTRODUCCIÓN
Una de las responsabilidades principales de la Gerencia General es dotar de
instrumentos administrativos que regulen y clarifiquen la posición,
responsabilidades, funciones y tareas de cada uno de los miembros componentes
de la estructura organizacional del Supermercado Guillen,
Es importante mencionar que a medida que todos los funcionarios conozcan sus
atribuciones y responsabilidades, lograrán un conocimiento cabal de la
organización y hacia dónde se dirige esta, de manera tal que todos los esfuerzos
converjan en un mismo punto logrando alcanzar los objetivos propuestos.

OBJETIVOS

 Establecer un instrumento de orden que contribuya al éxito de la gestión y

su desarrollo, considerando la aplicación de un buen gobierno corporativo,
mediante una estructura organizativa que defina claramente las instancias o
niveles que la conforman, integrando al personal, de manera tal, que se
posibilite el cabal cumplimiento de las funciones permitiendo alcanzar los
objetivos de la empresa y en la cual cada instancia asuma sus
responsabilidades con alto sentido de servicio.
 Establecer lo más claramente posible los niveles jerárquicos, ejecutivos y
operativos, desde donde desarrollarán sus actividades, permitiendo la
coordinación destinada a facilitar y efectivizar el normal desarrollo de las
labores.
 Formalizar los objetivos, nivel, dependencia, cargo, responsabilidades,
funciones, relaciones y requisitos de todos los cargos de la Cooperativa,
incluyendo el perfil para cada cargo.
 Constituir un medio de capacitación de las funciones, mediante el análisis
periódico de las mismas.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

El presente manual se considera una herramienta complementaria para describir y

determinar su aplicación en el marco de los valores corporativos establecidos para
desarrollar una cultura adecuada en la organización, que están relacionada con
las prácticas y el desarrollo de un buen gobierno corporativo, constituyéndose en
un instrumento de información y orientación respecto a la estructura organizativa
institucional. La divulgación del manual, deberá realizarse en forma selectiva, es
decir, que solamente se entregará un ejemplar al gerente, al área de contabilidad,
marketing, secretaria general, supervisor de los cajeros y a todo el personal que
trabajan en el Supermercado GUILLEN.

El manual es considerado como documento privado de uso exclusivo de una

empresa, por lo tanto, es prohibida su reproducción total o parcial, su distribución,
difusión o exposición más allá de lo estrictamente autorizado. El manual debe ser
permanentemente revisado y actualizado en la medida que se presenten
modificaciones en la estructura organizativa, innovaciones y modificaciones en las
políticas y planes de trabajo.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
El Consejo de Administración como responsable de definir la estructura
organizativa a través de la cual administrará los recursos materiales y humanos
que apoyen la gestión integral de riesgos, ha establecido que el objetivo principal
es la creación de valor permanente para sus socios y la comunidad en general, a
la que la Cooperativa oferta bienes y servicios, motivo por el cual la nueva
estructura organizativa debe lograr gestionar de la forma más eficiente posible la
utilización de los recursos y el control de los riesgos que se generan por la
naturaleza del negocio de la intermediación financiera. Partiendo de esta visión, la
gestión de riesgos se convierte en un factor determinante de la estrategia en el
proceso de toma de decisiones.

Desde el punto de vista de la gestión de riesgos, el esquema organizativo de la

Empresa está segmentado, a efecto de análisis y control, en dos grandes
estructuras de responsabilidad.

La Estructura estratégica:

Compuesta por la Administración que tiene como función genérica la definición y

aprobación de la estrategia y las políticas de gestión de riesgos del supermercado,
así como de asegurar la existencia de los recursos necesarios para la correcta
implantación de la misma.

La Estructura operativa:

Compuesta por la Gerencia General, secretaria general, Marketing, Contabilidad,

Supervisor de ventas , Jefes de limpieza, Seguridad, los cuales deben ejecutar la
estrategia e implantar las políticas de gestión de riesgos en el desarrollo de las
funciones que cada uno tenga asignada dentro de la empresa.

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA MIPES

SUPERMERCADO ¨GUILLEN E HIJOS¨

GERENTE

PROPIETARIO

MARKETING
CONTADOR
 SUPERVISOR DE
LOS FRIALES
SEGURIDAD 1 LIMPIEZA 1

Vendedor 1
11 Vendedor

Vendedor 2

Vendedor 3

ALMACÉN Vendedor 4

Vendedor 5

CONCLUSIONES
Se determinó que en el plazo de 6 meses esta empresa podrá adecuarse al
manual que fue diseñado para el personal, los trabajadores están dispuestos a
adquirir los nuevos reglamentos de este manual y organigrama.

Fue una experiencia muy satisfactoria como estudiante poder conocer sus
necesidades del personal y las exigencias del gerente.