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Presentacion Partidas Por Cobrar
Presentacion Partidas Por Cobrar
Concepto
Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el
momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo
o cualquier otra clase de bienes y servicios. Se ubican generalmente en
las partidas exigibles del Activo Circulante.
Clasificación
PARTIDAS POR COBRAR
Importancia
Son importantes debido a que representan los activos adquiridos por la
empresa a través de letras, pagarés, facturas u otros documentos por
cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes
o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios,
esto amerita registrarlos adecuadamente y sobretodo controlarlos para
que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.
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Licda. Romelia Rodríguez
CUENTAS POR COBRAR
Concepto
Son derechos que tiene una empresa con sus clientes, con sus
trabajadores, sus compañías relacionadas o con terceros. Son activos
relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en
periodos Cortos (30, 60, 90 días). Es una cuenta abierta en el curso
ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artículos o
servicios.
Clasificación
Atendiendo a su Origen, las cuentas por cobrar, pueden ser:
•Provenientes de ventas de bienes o servicios a corto plazo.
•No provenientes de venta de bienes o servicios a corto plazo.
Importancia
Es uno de los activos más importantes de una empresa por su naturaleza
de representar las decisiones de concesión de crédito a corto plazo. El
objetivo es conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes.
Igualmente, son importantes par el buen manejo y control en las
decisiones financieras y como instrumento que contribuye a elevar el
volumen de ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de
las operaciones corrientes.
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Licda. Romelia Rodríguez
Concepto DOCUMENTOS POR COBRAR
Son derechos de cobro que tiene una empresa (títulos de crédito) en
virtud de letras de cambio, pagares, cartas de crédito entre otros,
aceptados o suscritos por clientes o deudores de la entidad. Son activos
relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en
periodos Largos (mayores a 120 días). La deuda adquirida por lo general
genera intereses que pueden estar incluidos en documento, o ser
cobrados por adelantado o al vencimiento. También se les denomina
Efectos por Cobrar.
Clasificación
Atendiendo a su Origen, los Documentos por Cobrar, pueden ser:
•Provenientes de ventas de bienes o servicios
•No provenientes de venta de bienes o servicios
Importancia
Radica en que pueden convertirse en efectivo antes de su vencimiento si
se descuenta en un banco o una entidad financiera.
En caso de incumplimiento de pago permite efectuar una demanda judicial
que hace posible cobrar la deuda. Igualmente, permite tener un
reconocimiento por escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe
de la misma. Ganan intereses que incrementan los ingresos.
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CLASIFICACIÓN DE LAS PARTIDAS POR COBRAR
CUENTAS DOCUMENTOS
Comerciales Comerciales
No Comerciales No Comerciales
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Licda. Romelia Rodríguez
CLASIFICACIÓN DE LAS PARTIDAS POR COBRAR
PARTIDAS PÓR COBRAR
COMERCIALES NO COMERCIALES
Compañías Afiliadas
Cobros al Gobierno
Por Devoluciones
De Impuestos
Cualquier derecho
A cobrar
No proveniente de
Las ventas a crédito
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Licda. Romelia Rodríguez
CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Adicionalmente del reporte diario de las cuentas por cobrar, se debe contar con un
sistema de reporte periódico de saldos corrientes con un análisis detallado que
muestre la situación de los saldos, como por ejemplo: saldos vencidos y no
liquidados, vencido un mes, dos meses, tres meses etc.
Los estados de cuentas deben ser enviados regularmente a todos los deudores,
sin que haya ninguna intermediación, para evitar alguna posible alteración,
modificación o extravió. Con este procedimiento se hace posible un chequeo
cruzado de la información con el cliente, y aclara las inconformidades en algunos
saldos.
Las labores del encargado de las cuentas por cobrar deben ser independientes de:
•Todas las funciones de efectivo.
•Verificación de facturas y Notas de créditos.
•Pases a cuentas control.
•Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
CONTROL INTERNO DOCUMENTOS POR COBRAR
Deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos,
renovarlos o darlos de baja.
Deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos y el cálculo de los intereses. 6
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IRRECUPERABILIDAD DE LAS PARTIDAS POR COBRAR
Es cuando el deudor o grupo de deudores de un documento, al vencimiento de la
deuda, no puede o no quieren cumplir con el compromiso de pago que tiene con la
empresa y se procede al protesto de dicho documento y a la utilización de las
medidas de cobro. Luego de agotados los recursos de cobro se considera que la
partida a cobrar es irrecuperable.
Otras cuentas Bs. 39.000 Bs. 27.000 Bs. 8.000 Bs. 2.000 Bs. 2.000
Total Bs. 115.000 Bs. 72.000 Bs. 25.000 Bs. 15.000 Bs. 3.000
Estimación para deudas Bs. 3.772 = Bs. 72 + Bs. 250 + Bs. 750 + Bs. 2.700
incobrables que se debe
proporcionar
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EJEMPLO
Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la Antigüedad del Saldo
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre las Ventas a Crédito
1. La empresa Ka, C.A. cierra su ejercicio contable cada 31 de Julio.
2. Las ventas a crédito de los dos (2) últimos ejercicios contables así como las
perdidas ocurridas sobre esos créditos fueron como sigue:
VENTAS A CRÉDITO
Ejercicio finalizado el: Monto Pérdidas reales en el Periodo siguiente
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Licda. Romelia Rodríguez
Ejercicio Práctico de Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la
Antigüedad del Saldo
La empresa posee al 31/12/2001 (fecha de cierre) un saldo en las cuentas por
cobrar de Bs.25.000,oo. El análisis de antigüedad de saldos proporciona la
información de que el 65% las cuentas por cobrar presentan un atraso de 15 días
del vencimiento; el 30% un atraso de 60 días y el 5% un atraso de 90 días o más.
En vista de la situación anterior, la gerencia de la empresa efectúa un análisis
pormenorizado de las posibilidades de cobro y estima que el 10% del total de sus
cuentas por cobrar resultarán de difícil cobro. Por ello procede a registrar la
provisión para la fecha de cierre por Bs.2.500.000. ( 10 % del saldo de las cuentas
por cobrar que son Bs. 25.000.000)
El Asiento Contable en el Libro Diario de la empresa seria:
Cuentas
Fecha Código Concepto Folio Debe Haber
01 2001 -1-
Pérdida en cuentas
02 Diciembre 31 irrecuperables 20 2.500.000
Provisión en cuentas
03 irrecuperables 14 2.500.000
Ajuste para registrar la
provisión en cuentas
irrecuperables calculadas
04 a la fecha de cierre. 14
Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
Para calcular este porcentaje, se procede a determinar la relación entre las cuentas y
efectos por cobrar que existían al finalizar cada ejercicio contable con la cantidad que
de estas cuentas y efectos por cobrar se perdió en el ejercicio siguiente.
1. La empresa JOTA, C.A. cierra su ejercicio contable el 31 de diciembre de 1999.
2. Los saldos de cuentas y efectos por cobrar, así como las pérdidas reales habidas
fueron las siguientes:
SALDOS
Fecha Efectos y Cuentas por Perdidas reales en el Periodo
Cobrar siguiente
31-12-96 120.500,oo 23.800,oo
31-12-97 145.200,oo 31.900,oo
31-12-98 150.600,oo 27.560,oo
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
PRIMERO: Se determina el porcentaje promedio de pérdidas habidas en los
ejercicios anteriores. Para ello haremos lo siguiente:
a. Sumamos los saldos de las cuentas y efectos por cobrar que habían al finalizar
los ejercicios contables indicados. Esto nos dará un total de Bs.416.300,oo
Esto nos quiere decir que en los años anteriores se ha venido perdiendo un
promedio de 20% de las cuentas y efectos por cobrar que existían al finalizar
cada ejercicio contable. Este método se basa, por lo tanto, en la presunción de
que en el transcurso del próximo año, se perderá un porcentaje similar calculado
sobre el saldo que arrojan las cuentas y efectos por cobrar al finalizar el periodo
contable actual.
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EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
Por ultimo, vemos en el asiento anterior que abonamos a la cuenta de Provisión
para cuentas incobrables Bs.21.160,oo; el cual resulta de restar la Provisión
necesaria de Bs.29.660,oo menos la Provisión Existente.
El método del porcentaje de cuentas por cobrar difiere de dos maneras con
respecto al método del porcentaje de ventas a crédito:
(1) El porcentaje se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de las
ventas y
(2) La cantidad en bolívares calculada es el saldo final apropiado para la cuenta de
estimación, no la cantidad que se agrega a la cuenta para ese año.
CONCLUSIÓN
Independientemente que se utilice el porcentaje de ventas, el porcentaje de cuentas
por cobrar o el método de la antigüedad; para estimar el gasto por deudas
incobrables y la estimación para cuentas incobrables, la contabilización subsiguiente
para las cancelaciones, es la misma una Reducción en las Cuentas por Cobrar y
una Reducción en la Estimación o Provisión para las Cuentas por Cobrar. 19
Licda. Romelia Rodríguez
PERDIDA DEFINITIVA DE EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR
Una vez creada la provisión por alguno de los Métodos, lo que resta es esperar el
comportamiento de los hechos en el siguiente ejercicio contable. Al respecto,
pueden presentarse las siguientes situaciones:
1. Que se perdieron o se dejaron de cobrar cuentas o efectos por cobrar por un
monto menor a la provisión creada.
2. Que se perdieron o se dejaron de cobrar cuentas o efectos por cobrar por un
monto mayor a la provisión creada.
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PERDIDAS POR UN MONTO MENOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
Es necesario partir del hecho que la Empresa Estamos Bellos, C.A tiene creadas
las siguientes cuentas:
Por lo tanto, para el año 1998 se creó la provisión por Bs.12.000,oo; esto nos quiere
decir, que se cargo a perdidas por cuentas incobrables esa misma cantidad, con lo
que el resultado (ganancia o pérdida) obtenido para esa año se hizo disminuir en
esa cantidad. Sin embargo, en 1999 se supo que la perdida real fue de
Bs.15.000,oo; es decir, Bs.3.000,oo más de lo que se había previsto. Por tal razón,
esos Bs.3.000,oo deben ser cargados, contra el resultado del año anterior, ya que
es un gasto que le corresponde a ese periodo contable.
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PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
También hay criterios en torno a que ese excedente se cargue siempre como
perdida del periodo actual haciendo caso omiso a su materialidad, siempre y
cuando se revele este hecho en los Estados Financieros mediante notas
explicativas al pie de los mismos. Si esto último fuese la decisión que tomemos el
registro en el Libro Diario de la Empresa Estamos Bellos, C.A. sería el siguiente:
El registro en el Libro Diario de la Empresa Estamos Bellos, C.A. sería el siguiente:
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Las perdidas proceden de créditos otorgados en el periodo actual
Corresponde a el caso de la perdida de una cuenta o un efecto por cobrar que
proceden de ventas realizadas en el mismo período en que se perdieron y para lo
cual no había sido creada la provisión.
EJEMPLO:
La empresa Estamos Bellos, C.A., que para los efectos tiene creada una Provisión
por Bs.12.000,oo para el 31-12-1998. Es el caso que el 15-06-1999 se determinó la
posibilidad de cobrar a un cliente, una factura por Bs.4.000,oo cuya venta se había
hecho el 15-04-1999. Se pide: dar de baja esa cuenta por cobrar.
1. Se carga a pérdida por cuentas incobrables el monto de la perdida ocurrida
Bs.4.000,oo. Con ello, estaremos cargando dicha perdida al periodo en que se
realizó la venta.
2. Se le abona a Cuentas por Cobrar, ya que lo que se perdió fue una factura.
Registro en el Libro Diario de la Empresa:
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EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
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EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
Solución del literal c:
Para cubrir futuras perdidas de las cuentas y efectos por cobrar que nuestra
empresa tiene al 31-12-1999, se requiere un total de provisión de
Bs.18.000,oo. En tal sentido, debemos tener en cuenta si se presenta alguna
de las siguientes situaciones:
a. No existe saldo alguno en la cuenta de provisión: nos limitaremos a hacer
el asiento que ya conocemos creando la provisión por Bs.18.000,oo
b. Existe una cuenta de provisión ya creada con algún saldo: Es éste el caso
que estamos resolviendo. El 31-12-1999 se requiere tener la cuenta de
provisión con un saldo de Bs.18.000,oo, cantidad que se espera no cobrar en
el próximo periodo. Sin embargo, ya existe un saldo en la cuenta de provisión
por Bs.3.000,oo. Cuando este caso se presenta, Usted debe tener en cuenta
dos (2) situaciones: 29
Licda. Romelia Rodríguez
EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
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Licda. Romelia Rodríguez
EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
Al pasar al mayor el asiento en cuestión, las cuentas involucradas quedarían como sigue:
En este caso:
a. Se cargó a Perdida por Cuentas Incobrables Bs.15.000,oo. Esto es así porque
la provisión requerida debe alcanzar a Bs.18.000,oo. Sin embargo, ya, en este
periodo, fue creada una parte de ella, con lo que también ya fue cargado a
Pérdida por Cuentas Incobrables Bs.3.000,oo. Por tal razón, sólo falta registrar
el resto de la posible pérdida, Bs.15.000,oo para llegar al total de Bs.18.000,oo
estimados.
b. Se abonó Bs.15.000,oo a provisión para cuentas incobrables. Si lo que se
requiere de provisión es Bs.18.000,oo, y ya tenemos Bs.3.000,oo creada, nos
resta contabilizar el complemento, es decir Bs.15.000,oo
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EJEMPLO DE UNA LETRA DE CAMBIO
Leyenda:
1- Lugar de emisión.
2- Denominación de la moneda en la que se ha emitido.
3- Cuantía de la Letra.
4- Fecha de libramiento, esto es, el momento en que se ha emitido la letra de cambio
5- Fecha de vencimiento, fecha en la que el librado, quién tiene que pagar ha de hacer efectivo el pago.
6- Librador, datos del emisor de la letra de cambio.
7- Cuantía de la letra de cambio expresada en cifra.
8- Domicilio de pago, si bien no es un requisito indispensable cuando se especifica se dice
que la letra de cambio se encuentra domiciliada, suele corresponderse con la dirección de la entidad
bancaria donde habrá de hacerse efectivo el pago.
9- Datos del librado, identificación y dirección de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago.
10- Aceptación por parte del librado del pago, en ocasiones la letra se presenta al librado para que con su
firma acepte de el visto bueno al pago.
11- Firma autógrafa del librador, esto es, del emisor de la letra de cambio.
12- Tasa de timbres - Actos Jurídicos Documentados- que se tendrán que liquidar para poner en
circulación la letra. La cuantía de dicha tasa depende de la cuantía del documento.
13- Identificación del documento utilizado para su cumplimiento 37
Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
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OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
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OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
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Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS
DOCUMENTOS POR COBRAR
La Fianza es un contrato accesorio por medio del cual una persona llamada
FIADOR se obliga frente a otra llamada EL ACREEDOR, a cumplir la obligación de
una tercera persona llamada AFIANZADO, para el caso de que ésta no cumpla.
Es decir, EL ACREEDOR, busca a una persona llamada FIADOR para que le
garantice que la obligación principal a que se ha comprometido su deudor
(AFIANZADO), la cumpla en caso de que éste no lo haga.
Implicaciones Legales de la Fianza: Código Civil Título XVIII, artículos desde el
1804 hasta el 1836. Igualmente, está el Decreto con fuerza de ley de empresas de
Seguros y Reaseguros en todos sus articulados.
FIANZA QUE GARANTIZA A LA NACIÓN EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS CORREDORES DE SEGUROS Y SOCIEDADES
DE CORRETAJE DE SEGUROS 0 REASEGUROS PREVISTAS EN EL ARTÍCULO 58 DE LA LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS
N°MF-00-03-36
Yo, (identificación) , venezolano, mayor de edad, domiciliado en................., titular de la cédula de identidad N°........., procediendo en este act o en mi
carácter de.............................. , de la empresa......, sociedad mercantil inscrita en el Registro Mercantil........., en lo adelante denominada LA COMPAž®A,
carácter éste que consta en........., debidamente autorizado por la Junta Directiva en su sesión de fecha de ....... de ... 20..., por el presente documento
declaro: Que constituyo a mí representada en fiadora solidaria y principal pagadora por cuenta de ........... en lo adelante denominada EL AFIANZADO
hasta por la cantidad de ............. (Bs. ...................), para garantizar a la República Bolivariana de Venezuela por órgano de la Superintendencia de
Seguros, el fiel, cabal y oportuno cumplimiento de todas las obligaciones asumidas por EL AFIANZADO, en razón de las operaciones efectuadas como
sociedad de corretaje de seguros (o reaseguro o corredor de seguros). La presente fianza se otorga a los fines establecidos en el parágrafo cuarto del
artículo 58 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 4.822
Extraordinaria de fecha 23 de diciembre de 1994. El presente contrato permanecerá en vigencia por tres (3) años contados a partir de la fecha de su
autenticación, sin embargo LA COMPAÑÍA se obliga a mantener la vigencia de esta fianza por un lapso adicional de seis (6) meses a fin de que EL
AFIANZADO la sustituya por otra a satisfacción de la Superintendencia de Seguros, lapso durante el cual se podrá proceder a la apertura de un
procedimiento administrativo, a fin de determinar la procedencia de la suspensión del intermediario en el ejercicio de sus funciones tal como lo establece
el artículo 142 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros. Mi representada renuncia a los beneficios acordados en los artículos 1.833, 1.834 y
1.836 del Código Civil. Las partes eligen como domicilio especial a la ciudad de Caracas, sin perjuicio de acudir ante cualquier otro tribunal competente
de acuerdo a la Ley. En Caracas a la fecha de su autenticación.
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Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
Giros enviados al cobro: La empresa entrega giros al banco para que los
cobre en su nombre; esta operación se conoce con el nombre de “giros al cobro o
efectos al cobro” y significa que la empresa entrega los giros a su banco donde
tiene su cuenta corriente, para que este los cobre a medida que se venzan y le
abone el dinero en la cuenta; esto lo hacen las empresas para darle mayor
seriedad a la gestión de cobro y cuando no tiene falta de liquidez.
En este caso la empresa no ha cedido la propiedad de los giros, los cuales
continúan siendo suyos, simplemente ha delegado en el banco la facultad de
cobrarlos; los giros no han “salido” de los libros pero tampoco están físicamente en
la empresa, en este caso nos valemos de las “cuentas de orden” que registran el
envío de los giros al banco.
Ejemplo: La empresa envía para operaciones al cobro los siguientes giros y
los asientos que se realizan son: Nº Cliente Nominal Días
01 Luis Rivas 200.000,00 30
06 Miguel Marin 100.000,00 40
1 Asiento cuando enviamos los giros al cobro.
2 Asiento cuando el banco cobra un giro.
3 Asiento que se genera a raíz del cobro de giro.
4 Asiento que se genera cuando el banco devuelve el giro por no haber podido cobrar al cliente.
5 Este asiento también se genera con devolución de giro, es necesario disminuir las cuentas de orden
para sincerarlas. 42
Licda. Romelia Rodríguez
Giros enviados al Cobro
Fecha Descripción Ref Debe Haber
.
2003 -01-
Enero 1 Banco cuenta giros 300.000,00
Efectos al cobro 300.000,00
Envío de giros Nº 01 y 06 con vencimiento a 30 y 40 días respectivamente para
gestión de cobro por el banco.
-02-
2 Banco 190.000,00
Gastos de cobranza 10.000,00
Efectos por cobrar 200.000,00
Cobro del giro Nº 01, del Sr. Luis Rivas y gastos de cobranza.
-03-
3 Efectos al cobro 200.000,00
Banco Cuenta giros 200.000,00
Disminución de las cuentas de Orden por cancelación de giro Nº 01 Sr. Luis Rivas.
-04-
4 Gastos de cobranza 10.000,00
Banco 10.000,00
N/D del giro 06, no cobrado.
-05-
5 Efectos al cobro 100.000,00
Banco Cuenta giros 100.000,00
Disminución de cuenta de orden Por devolución del giro Nº06 43
Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
Ejemplo: La empresa envía al banco mercantil los siguientes giros para descontar:
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OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
Asientos en el Libro Diario de los Efectos por Cobrar Descontados
2003 -01-
-02-
Para disminuir el pasivo eventual Del giro 320; del cliente Jesús Mercader
-03-
Banco 150.000,00