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Para determinar el fondo fijo de caja, se define por principio el importe de dinero, el
cual se integra con billetes y monedas de baja denominación. Este fondo dependerá
del tamaño de la empresa u organización, de las áreas o departamentos que la
integren y de los gastos eventuales que realice, por lo que pueden ser uno o varios
fondos fijos. Se asigna a un empleado, quien será el encargado de resguardar el
dinero y pagar los gastos correspondientes, justificándolos por medio de un
comprobante.
Este fondo debe mantener una cantidad constante, es decir, que la suma del dinero
y los comprobantes físicos de los gastos pagados debe ser igual al importe total
asignado. Cuando se han realizado pagos con el dinero del fondo fijo, el empleado
deberá solicitar periódicamente el reembolso de los gastos pagados para así tener
nuevamente el importe total.
La cuenta contable que lleva el registro de las operaciones descritas es fondo fijo
de caja; en la siguiente imagen que contiene el esquema de mayor de la cuenta se
observa el tipo de movimientos que se realizan.
Para explicar de mejor forma lo que es el fondo fijo, revisa la siguiente comparación:
en una empresa se establece un fondo fijo de caja para cubrir los gastos menores.
La responsabilidad del control del dinero se le asigna a un trabajador; en el momento
en que el importe establecido se ve disminuido por los pagos realizados, el
responsable solicita el reembolso de los gastos.
Para entender de mejor forma cómo procede y actúa un fondo fijo de caja, es
necesario conocer las etapas que la conforman, así como sus características y
elementos que se revisarán a continuación.
Las etapas que conforman al fondo fijo de caja son cinco, sin embargo, no
mantienen una secuencia debido a que el aumento y la disminución del importe
asignado dependerán de los movimientos realizados por la empresa, así como si la
cantidad inicial cubre los gastos para los que fue creado.
A continuación, se definirán cada una de las etapas y para entender mejor sus
características, se retomarán a partir de la ejemplificación de los datos de una
empresa ficticia que se ha venido exponiendo.
Una vez que se han firmado el cheque y el recibo por la cantidad de $15,000.00
pesos, el Sr. Daniel López es el responsable ante la empresa del resguardo del
dinero y de los pagos que se realicen.
Ejemplo: esto significa que los $15,000.00 pesos que se asignaron no fueron
suficientes y se establece un aumento de $10,000.00 a partir del día 2 de mayo,
expidiéndose el cheque No. 897681. Para reflejar contablemente el aumento, se
elabora el correspondiente recibo por el monto indicado y autorizado por la empresa.
Otra opción para realizar el aumento del fondo fijo es cancelar el primer recibo de
caja por $15,000.00 y elaborar uno nuevo donde se indique el importe total, es decir,
$25,000.00. Si se opta por esto, es necesario elaborar una póliza de cheque por
este importe.
c) Disminución: significa que el importe original asignado al fondo fijo de caja está
excedido y es necesario ajustar a un monto más real y objetivo para evitar riesgo de
robo o extravío.
Primero: cancela los recibos de caja que firmó el Sr. Daniel López por la creación y
el incremento al fondo fijo de caja
Segundo: firma el recibo por el importe actual, en este caso, de $10,000.00 pesos.
La disminución del fondo fijo de caja se registra en una póliza de ingreso. Ten
presente que el dinero es de la empresa y al no utilizarse todo el importe debe
depositarse en la cuenta de bancos para reflejar la entrada de dinero y afectar la
cuenta del fondo fijo de caja. Para explicar de mejor manera esto, descarga y revisa
el siguiente documento.
Hasta este momento has estudiado lo que es el fondo fijo de caja y sus distintas
etapas. Es momento de que realices la actividad de aprendizaje correspondiente
para compartir tu experiencia sobre lo estudiado.
Es esencial conocer la manera de establecer el fondo fijo de caja, así como ubicar
sus etapas correspondientes para dar cauce a las necesidades que se presenten
en algún momento.
Con base en esto, en el siguiente tema se estudiarán algunas de las estrategias que
utilizan las empresas para incrementar el volumen de ventas; como las operaciones
de mercancías en consignación y comisión.
Como medida de control interno, será necesario identificar para el comitente qué
cantidad de mercancía se ha consignado al comisionista y qué gastos se han
generado para hacer posible el envío. Para esto se empleará el método de
inventarios perpetuos, en cuyo registro contable se realiza en dos cuentas:
Después de haber revisado las partes que intervienen y el procedimiento, a
continuación se describen algunas palabras clave que se utilizan en este tipo de
operaciones, las cuales podrás relacionar con el ejemplo número 1. Venta de
dulces.
Para entender cómo funciona en la vida cotidiana la mercancía en consignación,
revisemos los siguientes casos:
Para efectos de este ejercicio, por el número de pólizas, el registro en libro diario y
mayor será de forma individual, por lo que revisa los registros que se efectuaron de
las mercancías en consignación:
La contabilidad del comisionista no debe mezclar sus operaciones con las que
deriven de las actividades por venta de mercancías en comisión. Para el control de
los valores ajenos utilizará las llamadas cuentas de orden.
Una vez que has revisado lo que es el fondo fijo de caja, sus etapas, características
y lo que son las mercancías en consignación y comisión, es momento de que
realices la siguiente actividad de aprendizaje.
1. Lee con atención la información que se coloca más abajo (Operaciones de
mercancías en consignación) de cada operación realizada por la empresa en la
compra y venta de mercancías en consignación y comisión.
2. Descarga el documento Excel Actividad 2 Fondo fijo y operaciones de
mercancías en consignación y comisión Asientos contables de consignación y
comisión y registra los asientos de las operaciones descritas en el documento Excel
Actividad 2 y anota el tipo de póliza que le corresponde a cada asiento contable.
3. Regístralos en la hoja a).
En esa misma hoja, con la información que imprimiste del documento Actividad.
Operaciones de fondo fijo, registra los asientos contables correspondientes al fondo
fijo.
4. De todas las operaciones registradas en la hoja a), realiza el pase al libro mayor
en la hoja c); posteriormente, integra en la hoja d) la Balanza de comprobación
para tener la información necesaria para elaborar en las hojas e) y f) el Estado de
resultados y el Estado de situación financiera respectivamente.
5. Guarda el documento con la siguiente
nomenclatura: Apellidopaterno_materno_nombre(s)_act2. y envíalo a tu asesor.
Espera sus comentarios.
Operaciones de mercancías en consignación
12. Septiembre 29. El cliente Tiendas del Golfo, S.A. paga la compra que
realizó a crédito.
Nota: los gastos de los servicios como luz, agua, teléfono, además de los
artículos de aseo corresponde el 50% del gasto para ventas y el otro 50%
para gastos de administración.