TEMA Nº 11

FACTORES Y TÉCNICAS DEL DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES

1. Factores para el Diseño. -

a) Facilidad de uso
b) Integridad
c) Fiabilidad
d) Corrección
e) Flexibilidad
f) Facilidad de prueba
g) Facilidad de mantenimiento
h) Transportabilidad
i) Reusabilidad e
j) Interoperabilidad.

2. Objetivos del Diseño. -Basados en los factores señalados anteriormente, los objetivos de un
sistema contable son:
a) Definir el producto final
b) Acotar y minimizar los costos
c) Poner foco en el usuario
d) Sacar la presión que el diseño implica para el equipo de programación
e) Hacer creíbles y "cumplibles" los cronogramas

3. Los recursos Humanos. - Los recursos humanos están referidos a la "mano de obra"
profesional, generalmente será un analista de sistemas, ingeniero informático o un
ingeniero de sistemas que cumplan con el requisito de tener vastos conocimientos de
contabilidad.

4. Resolución. - Se refiere a la capacidad de resolver los problemas que van a haber durante el
proceso de diseño del sistema contable. De esto se encarga la ingeniería de software.

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5. Alcance de los objetivos. - Se refiere a las limitaciones de las que se dispondrá en el Diseño
Contable. En otras palabras, es el conjunto de los objetivos específicos planteados.

6. Obtención de los beneficios. - La automatización de su sistema contable puede traer consigo

muchos beneficios tangibles e intangibles. La siguiente tabla proporciona una visión panorámica
rápida de los beneficios de un sistema contable computarizado que funciona bien.

Examen de la Computación
Necesidades y Beneficios
Necesidades de los usuarios Beneficio de un sistema contable
Los usuarios requieren - El sistema verifica automáticamente los
información oportuna y exacta números de las cuentas y rechazan los
para tomar decisiones datos que no se adecuan a los criterios
establecidos.
- Los cheques o comprobantes faltantes se
ponen en evidencia inmediatamente.
- Los procesos tediosos de registro se
automatizan
- Se pueden generar diferentes informes
rápidamente cuando se solicitan.
- El procesamiento y análisis de datos son más
rápidos y más exactos

Los usuarios deben identificar y
resolver problemas
- Permite que los Usuarios reconozcan los
problemas con mayor facilidad, corno la
recaudación lenta de las cuentas por cobrar,
la disminución de las ventas o las
necesidades de dinero en efectivo
- Elimina la necesidad de una Investigación
manual de las cuentas por cobrar, que puede
convertirse en una tarea tediosa y consumir
demasiado tiempo, especialmente cuando
ocurren cambios en el personal.

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Los usuarios deben observar los - Los Usuarios pueden utilizar el sistema para
datos a partir de una diversidad
observar los datos de diferentes maneras;
de perspectivas diferentes para
poder tomar buenas decisiones por ejemplo, los gastos pueden ser
administrativas.
reportados por proveedor, por kero
comprado, por unidad, o por período de
tiempo
- El sistema puede generar informes que
comparen los datos por período, como por
ejemplo año actual vs, año anterior, y
proporcionar Información referente a las
tendencias, como el crecimiento o las bajas
- La mejor capacidad para la preparación
de informes permite a los Usuarios
controlar los gastos en comparación con
los ítems presupuestados, seguir con
atención los saldos de las cuentas y
pronosticar las necesidades futuras de
flujos de caja
- Un sistema computarizado puede
proporcionar los datos que requieren tanto
los Usuarios financieros como los Usuarios
del programa.
- Los controles monetarios y de
inventarlo se implementan con mayor
facilidad
- Las organizaciones que cuentan con
oficinas o puntos de prestación de
servicios en varios lugares pueden
administrar sus finanzas de manera más
coordinada y más consistente y pueden

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Los usuarios deben cumplir con
ciertos requisitos de rendición de
informes y proporcionar
información financiera en los
formatos solicitados por sus
entidades rectoras, fuentes de
financiamiento o usuarios de
mayor jerarquía.
Los usuarios deben ser más
eficientes, es decir que deben
hacer mas con menos recursos.
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compartir la información entre los diversos
centros de costos
- Los formatos para la rendición de Informes
pueden ser modificados simplemente
presionando un botón o haciendo clic con
un ratón
- Una vez que los datos exactos se
encuentran en el sistema, la mayoría de los
Informes pueden ser Impresos cuando
se solicita.
- El personal puede hacer consultas a través
del Internet referentes a los datos en la
medida necesaria y cumplir con las
solicitudes de informes de la gerencia
rápida y fácilmente
- Los Usuarios pueden cumplir con mayor
facilidad con los requisitos estatutarios
y de los donantes a través de informes
como el estado de ganancias y pérdidas,
el balance general, el balance de
comprobación y los informes de los
donantes hechos a la medida de cada uno
de ellos
- Los requisitos de rendición de informes
son satisfechos mas rápidamente, con
menor esfuerzo
- Los auditores tienen mejor acceso a los
datos clave requeridos de las
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 transacciones, como el número de un
cheque, el monto del mismo, el nombre
del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a
reducir el tiempo necesario para
suministrar este tipo de información y
documentación durante una auditoría
- Permite que una organización maneje
un mayor volumen de trabajo o
satisfaga las necesidades de
rendiciones de informes más complejas
con menor cantidad de personal
- Utiliza las características y
funcionalidad de la tecnología basada
en el sistema Windows, que permite que
unas diversidades de programas de
software sean compatibles y
utilizados para varias aplicaciones
- Aumenta la capacidad de
almacenamiento ce datos,
permitiendo que los Usuarios mejoren
los sistemas existentes o satisfagan
nuevas necesidades de la empresa o de
la gerencia de manera eficiente en
relación con los costos

Métodos y procedimientos. - Existen varios tipos de para el diseño de los Sistemas

contables. Entre los principales están:

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 a) Método H.l.P.O. (Hlerachiology, Input, Process, Output), Es un diagrama de
flujo que indica los diferentes procesos en cada etapa. El diagrama HIPO es aquel
que nos muestra cuales son las entradas, elaboración y salidas a un proceso.
b) Este método tiene el propósito de ayudar a los diseñadores a no perder la pista
de alguna función dentro de un sistema.

GENERAR ESTADOS
FINANCIEROS

GENERAR BALANCE REALIZAR ESTADO ACTUALIZAR LIBRO TOTALIZAR MOV.

INICIAL DE RESULTADOS MAYOR MENSUALES LIBRO
MAYOR

REALIZAR CUENTAS
DE CONTROL

ESCRIBIR LIBRO
DIARIO

OBTENER
PLANILLAS

En este ejemplo, el Sistema Contable mostrará una pantalla inicial donde los datos
principales está direccionados a: GENERAR ESTADOS FINANCIEROS

Esta ventana a su vez tendrá cuatro opciones llamados links (enlaces) que
llevarán al usuario a otras cuatro ventanas (Generar Balance inicial, Realizar
Estado de Resultados, Actualizar Libro Mayor, Totalizar Movimientos Mensuales de
Libros Mayores), es como navegar a través de las ventanas de una página web en el
internet y los links vienen a ser los botones que nos llevan a otras páginas.

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El link Totalizar Movimientos Mensuales de Libros Mayores dispone a su vez de 3
subniveles; (Realizar Cuentas de Control, Escribir Libro Diario y Obtener Plantillas).

SUBSISTEMA DE PRODUCCION

P-2 C-3
PRODUCTOS CONTROL DE CALIDAD

PP-2.1 PC- 2.2 CA-2.1 CI-2.2 CP-2.3

PEDIDO /ENVIO CONSUMO AGUAS JARABES PRODUCTOS

CAJ-2.1.1 CAC-2.1.2
AGUA AGUA
P/JARABES P/CALDEROS

b. Método DFD (Diagrama de Flujo de Datos) Esta técnica fue desarrollada para que
lo aplique el usuario. Es una herramienta imprescindible, pero tiene que ser
complementado con un diccionario de datos.

In INICIO

Leer dato
DATOS ACTIVIDAD

Procesar dato

DECISION
Dar salida al dato

FIN
Fin
DFD

8. Elementos del diseño. - Al diseñar un sistema contable se debe tener en cuenta

2 elementos: Usuarios - Sistemas. Los USUARIOS serán los administradores directos del
sistema contable. El SISTEMA será el conjunto de las aplicaciones que las que el
USUARIO dispondrá en los diferentes niveles.

9. Insumos. - Los insumos son aquellos implementos que sirven para un determinado fin
y que se pueden denominar como materias primas, específicamente útiles para diferentes

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actividades y procesos. El recurso a ciertos insumos siempre tiene que ver con
actividades productivas que tienen por fin la realización de otro bien más complejo y que
implica un mayor proceso de elaboración.

Cuando el insumo es utilizado en combinación con otros insumos más o menos complejos
para la elaboración de otro tipo de productos, dejan de considerarse como tales ya que han
perdido sus características esenciales.

10. Proceso. - Los procesos son las etapas en el sistema contable donde se realizan
operaciones matemáticas, algebraicas, algorítmicas, rutinarias o aleatorias.

11. Resultados. - El resultado es la última fase del proceso de elaboración de datos

introducidos en un sistema contable. Los resultados pueden ser representados como
imágenes en un diagrama de flujo, como cálculos numéricos en un sistema automático o
como información procesada que ha sido excluida, revisada y aprobada por un sistema
contable.

12.- Técnica del diseño: Técnica del “HIPO”. En esta etapa del ciclo de desarrollo de
los sistemas, el analista trabaja con los programadores para desarrollar todo el
software original que sea necesario. Dentro de las técnicas estructuradas para el
diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los diagramas de
flujo, los diagramas Nassi-Schnelderman, los diagramas Warnier-Orr y el
pseudocódigo. Aquí es donde, el analista de sistemas t rans mite al pro gra mado r
los req uerimient os de programación.

Durante esta fase, el analista también colabora con los usuarios para desarrollar la
documentación indispensable del software, incluyendo los manuales de
procedimientos. La documentación le dirá al usuario cómo operar el software, y así
también, qué hacer en caso de presentarse algún problema.

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13. Otras técnicas del diseño. - Existen muchas otras técnicas de diseño, no existe
un e s t á n da r de f i n i d o . De t o da s e s t a s p o de mo s c i t a r la s t é c n i ca s de
mo de la j e y di a g ra ma c i ó n ( a l g o ri t m o s ).

14. Top Down. - En el modelo Top-Down se formula un resumen del sistema, sin
especificar detalles. Cada parte del sistema se refina diseñando con mayor detalle.
Cada parte nueva es entonces redefinida, cada vez con mayor detalle, hasta que la
especificación completa es lo suficientemente detallada para validar el modelo. El
enfoque top-Down enfatiza la planificación y conocimiento completo del sistema.
Se entiende que la codificación no puede comenzar hasta que no se haya alcanzado
un nivel de detalle suficiente, al menos en alguna parte del sistema.

Esto retrasa las pruebas de las unidades funcionales del sistema hasta que gran parte del
diseño se ha completado.

15. Principio de Peter. - Está basado en el "estudio de las jerarquías en las

organizaciones modernas", o lo que Peter denomina "hlerachiology" (Jeraquiología)
afirma que las p e rso n a s q ue re a li za n b i e n s u t ra b a j o s on p ro mo ci o n a da s a
p ue s t o s de ma yo r responsabilidad, hasta que alcanzan su nivel de incompetencia.

El primero en hacer referencia a este concepto fue José Ortega y Gasset quien en la
década de 1910 dio forma al siguiente aforismo (definición): "Todos los empleados
públicos deberían descender a su grado inmediato inferior, porque han sido
ascendidos hasta volverse incompetentes".

16. El Relevamiento. - El objeto de esta fase es "Determinar la situación existente

en el sistema actual". Es una investigación detallada de las áreas componentes
de la organización.

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17. Árbol Genealógico. - En ciencias de la computación, un árbol es una estructura de datos
ampliamente usada que emula la forma de un árbol (un conjunto de nodos conectados). Un nodo
es la unidad sobre la que se construye el árbol y puede tener cero o mas nodos hijos conectados
a él. Se dice que un nodo a es padre de un nodo b, si existe un enlace desde a hasta b (en ese
caso, también decimos que b es hijo de a). Sólo puede haber un único nodo sin padres, que
llamaremos raíz. Un nodo que no tiene hijos se conoce como hoja. El árbol También se define
como una estructura de datos no lineal. Esta estructura se usa principalmente para
representar datos con tuca relación jerárquica entre sus elementos, cono por ejemplo
registros, árboles genealógicos y tablas de contenidos. Entre otros tenemos un tipo
especial de árbol que es, llamado árbol binario, que puede ser implementado
fácilmente en la computadora.

18. Diseño de sistemas de contabilidad. - Es la elaboración planificada de un

sistema o ri e n t a do a obtener da t o s c o n t a b le s como re s u lt a d o de un
p ro ce s a mi e n t o d e información, En la elaboración de un sistema de contabilidad se
deben tener en cuenta la n o rma t i va de ca da p a í s . E n n ue stro p a í s t e n e mo s un
s i s t e ma de co n t a b i li da d informatizada llamados ORION y Octopus.

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