INSTITUTO NACIONAL DE SAN JULIAN

ALUMNOS:

1. KATHERINE MICHELLE AREVALO SOSA

2. NANCY ELIZABETH ESTRADA TREJO
3. KIMBERLY ARIANNA ARGUETA FRANCO
4. MELANY EUNICE GUEVARA RODRIGUEZ
5. JOSUE ARMANDO MARTINEZ DUEÑAS
6. JOSÉ ÁNGEL GÓNZALEZ BUENDÍA
7. JACQUELINE VANESA ACOSTA JUAREZ

MAESTRA

ALBA YANETH ESCOBAR DE RODRIGUEZ

ASIGNATURA

ASISTENCIA TECNICA

1
 ÍNDICE.

INTRODUCCIÓN-------------------------------------------------------------------------------------3
OBJETIVO ESPESIFIC-----------------------------------------------------------------------------3

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE-------------------------------4-5

RELACIONES CON LOS DE PARTAMENTOS----------------------5-6-7-8
COMO ORGANIZAR DOCUMENTOS DIJITALES------------------9-10-11
LA EXTRUCTURA DE ARCHIVOS Y CARPETAS--------------------11-12
LA AGENDA ELECTRONICA EN EL TRABAJO-------------------12-13-14
MANEJO DE PROGRAMAS DE ARCHIVOS Y DOCUEMNTOS
ELECTRONICOS---------------------------------------------------------------15-16
OPERACIONES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA EN LOS
SISTEMAS DE GESTION DE ARCHIVOS
ELECTRONICOS---------------------------------------------------------------17-18
COMO ORGANIZAR MEJOR LOS ARCHIVOS, CARPETAS Y
DOCUMENTOS DE TU COMPUTADORA----------------------17-18-19-20
COMCLUSION----------------------------------------------------------------------21

2
Objetivo del módulo
Utilizar los recursos informáticos para facilitar el manejo de la información administrativa
y financiera de la empresa en formato digital.

INTRODUCCION

El desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por disciplinas

como la informática, la administración y la gestión de información, gracias a las cuales es
común escuchar sobre conceptos como gestión documental, gestión de electrónica de
documentos y gestión de información empresarial, los cuales convergen en el campo de la
administración de negocios como. En un primer escenario, la tecnología ha modificado
enormemente, durante los últimos años la forma como se almacena, genera, accede y usa
la información, lo cual no solo ha traído como consecuencia el cambio de paradigmas que
hasta hace poco eran simples predicciones de los tecno logistas, sin ninguna base
empírica, caracterizada cada vez más por la creciente clientela de información en soportes
electrónicos.
En el campo archivístico conceptos como el de gestión de documentos se incorporaron a
las bases teóricas tradicionales de la disciplina archivística, otorgándole fuerza a conceptos
hasta entonces manejados por administradores y especialistas en planeación
organizacional, al integrar al concepto de archivo el de documentación corriente o en
trámite (es decir al prear chivo o archivo en formación), lo cual abrió un espectro de
posibilidades para los archivistas frente a la planeación de la documentación en una
organiza

3
MODULO 1.3 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRONICOS DE
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS EN LA
EMPRESA.

Sistemas de Información Contable

¿Qué es un Sistema de información contable?
Un sistema de información contable se encarga de la recopilación, el
almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados por
los usuarios internos para informar a inversionistas, acreedores y autoridades
tributarias.
Un sistema de información contable generalmente es un método basado en
computadora para rastrear la actividad contable junto con los recursos de
tecnología de la información, combinas prácticas contables tradicionales, como los
Principios contables generalmente aceptados (PCGA), con recursos modernos de
tecnología de la información.
Un sistema de información contable contiene varios elementos importantes en el
ciclo contable. Aunque la información contenida en un sistema varía según las
industrias y el tamaño de las empresas, un sistema de información contable típico
incluye datos relacionados con ingresos, los gastos, la información del cliente, la
información del empleado y la información fiscal.
Los datos específicos incluyen órdenes de venta e informes de análisis,
requisiciones de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nómina, libro
mayor, balance de prueba e información de estados financieros
El propósito de un sistema de información contable es recopilar, almacenar y
procesar datos financieros y contables y generar reportes informativos que los
gerentes u otras partes interesadas pueden usar para tomar decisiones
comerciales.
Aunque un Sistema de información contable puede ser un sistema manual, en la
actualidad la mayoría de los sistemas de información contable están basados en
computadoras.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

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LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE TIENEN TRES FUNCIONES
BÁSICAS:
1-La primera función es la recopilación y el almacenamiento eficientes y efectivos
de datos relativos a las actividades financieras de una organización, incluida la
obtención de datos de transacciones de documentos de origen, el registro de
transaccione y la publicación de datos en libros de contabilidad.
2-La segunda función de un SIC es proporcionar información útil para tomar
decisiones, incluida la producción de informes de gestión y estados financieros.
3-La tercera función de un SIC es asegurarse de que los controles estén en su
lugar para registrar y procesar datos con precisión.

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE DATOS

Un sistema de información contable debe tener una estructura de base de datos
para almacenar información.
Esta estructura de base de datos suele estar estructurada con un lenguaje de
consulta que permite la manipulación de tablas y datos.
Un sistema de información contable tiene numerosos campos para ingresar datos
y editar datos previamente almacenados.

SALIDA DE DATOS
Las diversas salidas de un sistema de información contable muestran la
versatilidad de sus capacidades de manipulación de datos.
Un sistema de información contable produce informes que incluyen informes de
antigüedad de cuentas por cobrar basados en la información del cliente,
calendarios de depreciación para activos fijos y saldos de prueba para informes
financieros.
Las listas de clientes, los cálculos de impuestos y los niveles de inventario también
pueden reproducirse. Sin embargo, las correspondencia, notas o presentaciones
no están incluidas en el sistema porque estos elementos no están directamente
relacionados con los informes financieros y la contabilidad de una empresa.

RELACIONES CON LOS DEPARTAMENTOS

5
Un sistema de información contable se esfuerza por integrar diferentes
departamentos.
Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de
ventas.
Esta información es utilizada por el equipo de administración de inventario para
realizar inventario y comprar materiales.
Al comprar el inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas por
pagar de la nueva factura.
Un sistema de información contable también puede compartir información sobre
un nuevo pedido para que los departamentos de manufactura, envío y servicio al
cliente conozcan la venta.

CONTROLES INTERNOS
Una parte integral de los sistemas de información contable se relaciona con los
controles internos. Las políticas y los procedimientos pueden colocarse dentro del
sistema para garantizar que se mantenga la información sensible de los clientes,
proveedores y empresas dentro de una empresa. Mediante el uso de la
denegación de acceso físico, los requisitos de inicio de sesión, los registros de
acceso, la autorización y la segregación de funciones, los usuarios pueden
limitarse a la información relevante necesaria para realizar su función comercial.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA CONTABILIDAD

Principalmente, el propósito de un sistema de información para contabilidad dentro
de una organización es proveer información útil sobre una entidad económica
específica.
Cada una de las empresas que existen actualmente cuenta con diversos tipos de
sistemas de información para contabilidad. A continuación, te decimos cuales son
cada uno de ellos.

SISTEMAS MANUALES
Los sistemas de información manuales para la contabilidad suelen ser utilizados
generalmente en las pequeñas empresas. Hablamos de negocios de quizás un par
de personas, negocios hogareños.

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Aquí no se requieren sistemas informáticos especializados ni nada parecido.
Usualmente, estas pequeñas empresas solo requieren los documentos de origen,
el libro mayor general, el libro diario general y muy posiblemente los diarios
subsidiarios.
A pesar de tratarse de un sistema manual es muy eficiente en esta clase de
negocios.

SISTEMAS HEREDADOS
Los sistemas de contabilidad heredados suelen usarse en empresas comerciales
ya establecidas. Se trata de sistemas que funcionaban correctamente mucho
antes de que la tecnología de la información se volviera tan sofisticada como lo es
hoy.
Si bien los sistemas heredados contables pueden ser bastante anticuados,
también tienen ciertas ventajas dentro de una empresa. Primeramente, estos
sistemas poseen datos históricos valiosos y relevantes sobre la empresa.
Seguidamente, el personal total de la empresa tiende a saber usar el sistema y
entenderlo sin ningún tipo de contratiempo.
Un sistema heredado generalmente se ha personalizado para cubrir las
necesidades específicas de una empresa. Esto es algo muy significativo ya que en
ningún momento podremos encontrar este tipo de personalización en paquetes de
software de contabilidad.
Sin embargo, los sistemas heredados para contabilidad también tienen sus
propias desventajas. Comenzando por el hecho que de usualmente carece de
documentación.
Además, suele ser difícil encontrar los repuestos para sus aparatos
computacionales ya que tanto su hardware como su software se han vuelto
obsoletos. De hecho, incluso el lenguaje de programación que utilizan estos
sistemas heredados ya no recibe actualizaciones o están de desuso.

REEMPLAZO DE SISTEMAS LEGADOS

Puede reemplazar completamente su sistema heredado con un sistema nuevo y
actualizado. Sin embargo, esta puede ser una solución bastante costosa.
Primeramente, sería bueno intentar actualizar tu sistema heredado. Para esto,
puede usar un procedimiento llamado respaldo de pantalla. Esta técnica consiste

7
en tomar los datos que se muestran en la pantalla de la computadora traducirlos
para que una aplicación más actualizada pueda leerlos o interpretarlos.
Asimismo, se puede configurar un sistema de integración de aplicaciones
empresariales. Este tipo de sistema conecta en red las diferentes aplicaciones de
tu sistema heredado, como inventario, nómina, etc.
A menos que tu negocio sea hogareño y muy pequeño, estamos completamente
seguros que siempre querrás tener tu sistema de información contable
actualizado, esto es un mal necesario al que debemos adaptarnos en todo
momento.
Recordemos que nuestra empresa siempre debe estar compitiendo y solo tendrán
éxitos aquellas empresas que se adapten mejor a los cambios y que no tema
evolucionar.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE SABER CÓMO ORGANIZAR TUS DOCUMENTOS

DIGITALES?

nosotros almacenamos nuestros documentos digitales localmente, en la nube y en

servidores conectados a una única red (los denominados NAS, del inglés network-
attached storage).
Sin embargo, la digitalización de los documentos en papel no ha simplificado la
tarea de archivarlos y almacenarlos. Más bien al contrario: guardar y organizar
nuestros documentos digitales es quizás más complejo que antes.

Aunque los motores de búsqueda de archivos siguen mejorando, a fecha de hoy

saber cómo organizar archivos digitales es una fuente de ventajas competitivas,
porque, en pleno boom de la economía digital, el tiempo es oro. 
Por eso, las empresas deben instaurar sistemas para mostrar cómo organizar
archivos digitales que garanticen que toda su información esté ordenada y
actualizada. También es importante no descuidar otras características de la
gestión documental que hoy en día son fundamentales:

 la posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de determinados

documentos digitales
 el hecho de poder editar a distancia y de forma simultánea un mismo
documento digital por parte de varias personas de un mismo equipo

8
 Existen muchos softwares en el mercado que facilitan organizar documentos
digitales. Pero en este post queremos hablar de diez recomendaciones clave para
saber cómo organizar documentos digitales que son independientes del software de
gestión documental que se decida usar.

CÓMO ORGANIZAR DOCUMENTOS DIGITALES:

Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información digital. Crea y difunde
entre tus empleados un gobernante o unas reglas de juego sobre cómo organizar
documentos digitales, abordando las normas específicas sobre cómo nombrar carpetas y
archivos, alternar el uso local con el de la red o la nube, o llevar a cabo copias de
seguridad.

GUARDA TODOS TUS DOCUMENTOS DIGITALES EN UNA MISMA CARPETA 

Por supuesto, con una estructura de subcarpetas. Guardar todos los documentos
digitales de tu empresa en la carpeta raíz –referida a menudo como Mi servidor o con un
nombre similar– facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad.

A MAYOR VOLUMEN DE INFORMACIÓN, MAYOR NECESIDAD DE

SUBCARPETAS
Con el paso del tiempo, a medida que aumente el volumen de tus documentos
digitales, aumentará también complejidad de cómo organizar los documentos
digitales en las carpetas.
Cuando llegue el momento, considera incorporar subcarpetas que distribuyan la
información. Por ejemplo, si un directorio con facturas crece exponencialmente, no

9
elimines las antiguas ni las destines a otra carpeta: archívalas en subcarpetas
correspondientes a los distintos años contables (2014, 2015, 2016...).

CODIFICA DOCUMENTOS DIGITALES CON LA FECHA INVERTIDA

Para organizar documentos digitales es recomendable codificar los nombres y que

empiecen con la última fecha de edición invertida.
Es decir, 20161204 para el 4 de diciembre de 2016. De este modo, al ordenar
alfabéticamente una carpeta, ésta quedará automáticamente ordenada por fechas.
Al final del nombre, también es recomendable incorporar los números de versión
sucesivos.

GUARDA CADA DOCUMENTO DIGITAL A SU CARPETA ADECUADA DESDE

EL INICIO 

Es importante organizar los documentos digitales bien desde el primer momento. No

caigas en la tentación de guardarlos primero en local y luego moverlos a la carpeta que
corresponda. Ese es un paso innecesario que, a menudo, termina conllevando la
“desaparición” del documento en cuestión.

NO BORRES NADA

Para saber cómo organizar documentos digitales hay una regla de oro. No borres nunca
nada.

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Crea subcarpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando determinados
documentos queden desactualizados. Nunca sabes si en otro momento, por el motivo
que sea, los podrías volver a necesitar.

LA ESTRUCTURA DE ARCHIVOS Y CARPETAS

Antes de iniciar el diseño de un sitio web es necesario preparar su estructura de carpetas y
archivos. Cuando el número de ficheros es considerable, resulta muy útil ubicarlos en
carpetas para facilitar su localización y edición. Existen múltiples posibilidades de organizar
el sistema de ficheros.
Con carácter general se proponen un modelo basado en la organización por tipos de
archivos.
Las páginas HTML se guardarán en el directorio o carpeta principal mientras que los
elementos que utilizan (audios, vídeos, hojas de estilo, imágenes, etc.) se situarán en las
subcarpetas correspondientes.

CÓMO PROTEGER Y GUARDAR DATOS Y ARCHIVOS

Algo básico y que podemos utilizar son las carpetas cifradas en nuestro propio
equipo. En nuestro ordenador o dispositivos móviles tenemos archivos que pueden
ser muy importantes. En ocasiones puede ser un problema serio si esa información
se filtra o la perdemos.

Nuestro consejo en este sentido es utilizar carpetas cifradas. De esta forma solo
nosotros a través de una clave podríamos acceder a ese contenido. En este sentido
tenemos varias opciones. En un artículo anterior hablamos de algunas herramientas
para cifrar carpetas.

¿CÓMO SE ORDENAN LOS MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO?

Agrupa en orden alfabé- tico los mensajes por asuntos. Importancia. Los agrupa
según los niveles de importancia (alta, normal y baja). Carpeta. Los reúne en
orden alfa- bético por nombres de carpeta. Dentro de cada agrupación, los
mensajes se ordenan por fecha de recepción. 111 aplicaciones de correo
electrónico y agenda electrónica5

¿CÓMO SE ORGANIZAN LOS MENSAJES Y AGENDAS ELECTRÓNICAS?

Tener mecanismo de ayuda por medio de las nuevas tecnologías siempre será
bienvenido, por eso es recomendable si está a tu alcance, utilizar herramientas

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que te puedan apoyar en el trabajo como puede ser; el tener una agenda
electrónica.

LA AGENDA ELECTRÓNICA EN EL TRABAJO

La agenda electrónica tiene la función de administrar tu información personal,
además de ser muy simple de usar, ya que te permite guardar la información en
formato electrónico.
Asimismo, es fundamental al momento de administrar tus citas, los contactos
y tener un trabajo organizado del día.
No debes olvidar que la agenda electrónica tiene la particularidad de estos protegidos por una
contraseña que solamente tú sabes, para que luego puedas almacenarlos en tu PC y en la
memoria USB.

¿CÓMO FUNCIONAN LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS?

El funcionamiento de los archivos electrónicos se basa en la utilización de

diferentes herramientas. La política de gestión de documentos electrónicos de una
organización estará basada en buenas prácticas y normas consolidadas a nivel
nacional e internacional. Esta sección ofrece enlaces a las normas y buenas
prácticas más relevantes.

TECNOLÓGICO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

A medida que las tecnologías se han introducido en la gestión de los procesos y la

administración electrónica se implanta, se han generado documentos en soporte
electrónico y también se han desmaterializado y/o deslocalizado. De manera, que
la información se puede encontrar en formato archivo o en múltiples bases de
datos o en registros administrativos dispersos. En este contexto el foco que ha
caracterizado tradicionalmente al documento se traslada a la información, del
continente al contenido.

TÉCNICAS Y SISTEMAS DE ARCHIVO

(2017) pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las
resoluciones y actos administrativos. Artículo 6. Los ciudadanos pueden “optar”
por medios distintos en cualquier momento del procedimiento. - A no aportar los
datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas (La Ley
30 recogía el Derecho a no presentar documentos que ya se encuentren en poder

12
de la Administración actuante). - A elegir las aplicaciones o sistemas para
relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen
estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado
por los ciudadanos. Principio de neutralidad tecnológica.

PRESUPUESTOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

ELECTRÓNICA:
La Sede electrónica. Que es el punto de acceso que una administración pone a
disposición de los ciudadanos para que puedan realizar sus trámites y servicios de
forma electrónica (https://sede.educacion.gob.es). El primer paso de la sede
electrónica es la creación de un registro electrónico único. En la Sede se identifica
a la administración actuante.
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS?

Dondequiera que los documentos estén almacenados, es importante mantenerlos

organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es
garantizar que usted pueda encontrar lo que está buscando, aunque la
información sea bastante antigua.

¿QUÉ ES UN ARCHIVO ELECTRÓNICO?

El archivo electrónico permite almacenar por medios electrónicos todos los

documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos
electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos
electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos
convencionales.

¿QUÉ ES UN ARCHIVO ORGANIZADO?

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la

búsqueda y localización de los documentos. La organización del fondo documental
de un archivo responde a dos necesidades:

TIPOS DE CLASIFICACIÓN

 Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que

genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del
que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.

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 Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa
que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo
las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
 Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la
entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus
actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los
mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que
traten.

INDEPENDIENTEMENTE DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ELEGIDO EN

LOS ARCHIVOS, LOS DOCUMENTOS SE CLASIFICAN:

 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.

 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo
tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la
entidad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de
documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
MÉTODOS DE ORDENACIÓN

Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los

documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de
cada año por meses y dentro de éstos por días
 Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto.
Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
 Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro
correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
 Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice
previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia
donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden
cronológico.

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MANEJO DE PROGRAMAS DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Con el fin de contribuir en la formación de una base documental sólida en las

organizaciones que viene trabajando con modelos de gestión de documentos
electrónicos y evitar que se repitan los errores ocurridos durante la época de los
mein frames , en la cual se perdieron cientos de miles de datos e información
valiosa para la humanidad, por una inadecuada planeación de la documentación,
se requiere configurar un modelo de gestión de archivos electrónicos que integre
los aportes de diferentes profesionales (archivistas, abogados, historiadores,
ingenieros, etc.) y el cual debe estar caracterizado por:

• Uso de estándares

• Manejo de códigos basados en las mejores prácticas

• Guías y manuales

• Entrenamiento y soporte Adicionalmente se requiere que el programa de

administración de documentos y archivos electrónicos este basado en los
siguientes principios:

• Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros
programas corporativos

• Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y

divulgadas institucionalmente

• Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y

operativo

• Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos,

desarrollarlo y monitorearlo

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• Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente
dentro de la estructura organizacional de la entidad

• Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la

naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.

• Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo

de la información, la gestión de documentos y la informática

• Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección

de un gerente con autoridad y autonomía.

• Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoría de

información

OPERACIONES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA EN LOS SISTEMAS DE

GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

Con el fin de facilitar y garantizar el funcionamiento del programa de documentos y

archivos electrónicos, es preciso definir las operaciones de la función archivística
que el sistema debe proveer; estas operaciones se la gestión del documento, la
retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y la localización. En todo caso, es
necesario que la oficina responsable del programa prevea que este cumpla con los
siguientes requerimientos a nivel de automatización de la función archivística

COMO MEJORAR LA ORGANIZACIÓN DE SUS ARCHIVOS ELECTRONICOS

Las empresas generan y transmiten un gran volumen de archivos electrónicos

todos los días. ¿Usted consigue organizar esas informaciones de manera fácil y

eficiente o eso representa un gran desafío?

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Además de almacenar documentos localmente en desktops, laptops o dispositivos

móviles, cada vez más las empresas están usando aplicaciones básicas de

negocios y almacenamiento de archivos en la nube.

Para complicar aún más el problema de almacenamiento, muchas empresas

precisan compartir documentos entre sus funcionarios. En una empresa pequeña,

eso generalmente es hecho usando un servidor de archivos o un dispositivo de

almacenamiento conectado a la red. Si el acceso móvil compartido fuere necesario, los

documentos pueden ser almacenados en la nube y compartidos por la atribución

de autorizaciones de acceso.

En una empresa mayor, son utilizados sistemas para gestión de documentos, pero

tampoco garantizan por sí sólo la eficiencia de ese proceso. El resultado de todo

eso puede ser una pesadilla de gestión de archivos con algunos documentos

almacenados en la nube, otros en el software de gestión de documentos adoptado

y algunos documentos locales almacenados sólo en un lugar u otro.

COMO ORGANIZAR MEJOR LOS ARCHIVOS, CARPETAS Y DOCUMENTOS

DE TU COMPUTADORA

Existen tres maneras principales en las que puedes estructurar tu sistema de

archivos: en base a proyectos o clientes, en base a la fecha o en base al tipo de
archivo. Existen ventajas y desventajas para cada método de organización de
carpetas y puedes usar una combinación, por ejemplo, agrupando todo por
proyecto, pero dentro de cada proyecto agrupando las cosas por tipo de archivo, o
agrupando todo por año, pero dentro de cada año agrupando por cliente.

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1. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN BASE A PROYECTOS O
CLIENTES

Una estructura basada en proyectos o clientes es tal vez la más sencilla de

mantener. Cada proyecto o cliente — la manera en la que divides las cosas
realmente depende del tipo de trabajo que llevas a cabo — tiene su propia carpeta
dedicada. Debes guardar todos los archivos y documentos relevantes dentro de
cada carpeta de proyectos o clientes.
Lo que hace que una configuración de proyecto o cliente funcione tan bien es que
no es necesario pensar mucho. Si el archivo A está relacionado con el cliente X,
éste va a la carpeta X. Si el archivo B tiene que ver con el cliente Y, entonces,
increíblemente, va a la carpeta Y.
Si tienes múltiples proyectos para los mismos clientes, puedes darle a cada
proyecto su propia carpeta de nivel superior o tener carpetas de proyectos
individuales dentro de cada carpeta de cliente.

2. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN BASE A FECHAS

Con una estructura basada en fechas, normalmente tienes una carpeta para cada
año con una subcarpeta para cada mes. Dependiendo de la cantidad de archivos
con la que estés trabajando, también puedes tener más subcarpetas para cada
semana, aunque esto es probablemente demasiado

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Lo bueno de una estructura basada en fechas es que hace que sea muy sencillo
encontrar archivos de un período determinado, por ejemplo, para ver el estado
financiero de enero del año pasado

Una estructura basada en fechas es óptima cuando realizas las mismas tareas o
trabajas con archivos similares de forma regular. Si recibes reportes financieros o
de mercadotecnia que son los mismos documentos, pero con números diferentes,
entonces este sistema es ideal. No puedes agrupar ese tipo de archivos por
proyecto, ya que rápidamente tendrás 200 reportes almacenados en cada carpeta,
y todo es del mismo proyecto de todas formas, así que estarás de vuelta en el
punto de partida.

3. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS BASADO EN EL TIPO DE

ARCHIVO

Un sistema basado en el tipo de archivo agrupa todo en carpetas basadas en el

tipo de archivo del que se trate. Esto no tiene que estar estrictamente relacionado
con el tipo de archivo computacional, sino que puedes usar carpetas con nombres
como:

 mercadotecnia
19
 presentaciones
finanzas
y similares
Debes colocar todos los archivos de ese tipo dentro de cada carpeta.

Para la mayoría de las personas, una estructura basada en el tipo de archivo

funciona mejor cuando está contenida en una estructura basada en clientes,
proyectos o fechas. Si tu carpeta de clientes se está volviendo desordenada,
añadir subcarpetas basadas en tipos de archivo es una gran manera de ordenar
las cosas.

Una vez más, piensa en el tipo de trabajo que llevas a cabo. Si solamente se trata
de hacer un par de cosas una y otra vez, entonces un método de tipo de archivo
para organizar carpetas quizá sea el adecuado para ti. De lo contrario solamente
úsalo para las subcarpetas.

COMCLUSION

Es mucho más agradable usar una computadora organizada. Si sabes en dónde

está almacenado cada archivo, entonces ya no será una pesadilla si alguien viene

20
y te pregunta por tal y cual archivo de hace dos años; se encuentra en una carpeta
y en una subcarpeta llamadas 2016 > Materiales de mercadotecnia o algo similar.

Y una vez que hayas implementado un sistema de organización de archivos,

realmente no es tan difícil apegarte a él. Solamente tómate unas horas durante
alguna tarde para configurarlo y estarás listo

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