Instructivo Funciones y Responsabilidades en La Administración Del SGHP

CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE Instructivo
GERENCIA CORPORATIVA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Nº Doc. : SIGO-I-034

Instructivo Corporativo – Funciones y Responsabilidades en la Rev. : 000
Vigencia : 20/01/2019
Administración del Sistema de Gestión de Herramientas Pág. : 1 de 14
Preventivas (SGHP)
INSTRUCTIVO CORPORATIVO
Funciones y responsabilidades en la Administración del
Sistema de Gestión de Herramientas Preventivas (SGHP)
Vigencia : 20/01/2019
Preventivas (SGHP)
Contenido
1. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES.................................................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDADES ......................................................................................................... 4
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: ........................................................................................ 6
6 ANEXOS .......................................................................................................................... 13
7 REFERENCIAS................................................................................................................... 14
Vigencia : 20/01/2019
Preventivas (SGHP)
1. OBJETIVOS
Definir las responsabilidades de los Administradores en el Sistema de Gestión de Herramientas
Preventivas (SGHP) a fin de darle un correcto y efectivo uso al Sistema y garantizar la seguridad e
integridad de los datos que se ingresen.
2. ALCANCE
Aplica a todos los Administradores Divisionales/ Vicepresidencia de Proyectos (VP), Administradores
de Empresas Contratistas y Administradores de Proyectos que realicen labores dentro de la
Corporación en el Sistema SGHP.
3. DEFINICIONES
 SGHP: Sistema informático de Gestión de Herramientas Preventivas.

 Módulo RSSO (Reportes de Seguridad y Salud Ocupacional): Módulo del SGHP orientado a
registrar, procesar y entregar información de los Reportes de Seguridad y Salud Ocupacional
que se generen en Divisiones y proyectos VP. Su gestión se rige por el instructivo SIGO I-006
 Módulo Seguridad Conductual: Módulo del SGHP orientado a registrar, procesar y entregar
información de las Observaciones de conducta que se generen en las Divisiones y Proyectos
VP. Su gestión se rige por el instructivo SIGO P-021
 Módulo TV (Tarjeta Verde): Módulo de SGHP orientado a registrar, procesar y entregar
información de las Tarjetas Verdes que se generen en las Divisiones y Proyectos VP. Su
gestión se rige por el instructivo SIGO I-001
 Módulo SRA (Sistema de Reportabilidad y Aprendizaje de Incidentes): Módulo de SGHP
orientado a registrar, procesar y entregar información de los Incidentes de Alto Potencial
que se produzcan en las Divisiones y Proyectos VP. Su gestión se rige por el instructivo SIGO
I-007
 Módulo de Liderazgo: Módulo de SGHP orientado a registrar, procesar y entregar
información de las actividades de Liderazgo que se produzcan en las Divisiones y Proyectos
VP. Su gestión se rige por el Procedimiento SIGO P-013
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Preventivas (SGHP)
4. RESPONSABILIDADES
 Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional: Es responsable de designar al Coordinador de

cada División/VP a cargo y también por la derivación de los IAP que sean aprobados por el
Administrador Divisional a las áreas de cada División/VP para su posterior gestión.
 Director de Seguridad y Salud Ocupacional: Usuario responsable de revisar, analizar y

difundir la información Preventiva de carácter Divisional obtenida desde el informe
realizado por el Administrador Divisional y presentar la información en los respectivas
instancias definidas por el procedimiento SIGO P-013.
 Administrador Corporativo: Es el responsable funcionalmente de la Administración de la

plataforma a nivel Corporativo. Sus funciones son coordinar con el área TICA la mantención
del Sistema SGHP, capacitar a los usuarios Administradores del Sistema, definir y autorizar
los up-grade necesarios del sistema, coordinar las acciones orientadas a mantener la
integridad de la información del Sistema, revisar y aprobar las solicitudes de Divisiones
respecto a incorporar conductas, modificación de información, autorizar a usuarios
Administradores del Sistema en Divisiones/VP, aprobar o rechazar los accidentagramas
cargados por las Divisiones/VP de acuerdo a lo establecido en instructivo SIGO-I-007 y
difundir el presente instructivo a las Divisiones para su bajada posterior y difusión interna.
 Administrador Divisional/VP: Usuario designado mediante nota interna por el Gerente de

Seguridad y Salud Ocupacional de cada División, responsable de cargar y mantener
actualizada la información de usuarios y dotación de cada División/VP, designar a los
Administradores de EECC en la División/Proyecto, verificar la calidad de la información
cargada por los usuarios de su División en el sistema e informar las desviaciones a quienes
corresponda para ser corregidas; aprobar las solicitudes de excepción para los planes de
Liderazgo, informar mensualmente al menos, el estado de los indicadores de gestión de las
herramientas preventivas a nivel de División/VP y Gerencias de su respectivo sitio de
trabajo, entrenar y capacitar a los usuarios de su División/VP.
 Administrador de Proyecto VP: Usuario designado por el Administrador Divisional/VP,

responsable de cargar y mantener actualizada la información de usuarios y dotación del (los)
Proyecto(s) asignados; responsable de crear y actualizar a los Administradores de EECC en
el Proyecto a cargo, verificar la calidad de la información cargada por los usuarios del
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Proyecto en el sistema e informar las desviaciones a quienes corresponda para corregirlas,

aprobar las solicitudes de excepción para los planes de Liderazgo, informar mensualmente
al menos, el estado de los indicadores de gestión de las herramientas preventivas a nivel
del Proyecto en su respectivo sitio de trabajo, entrenar y capacitar a los usuarios del
Proyecto.
 Administrador de Empresa Contratista (EECC): Usuario designado por el Administrador de

cada División/VP/Proyecto, responsable de cargar y mantener actualizada la información de
usuarios y dotación de la(s) EECC y subcontratos a cargo. Encargado de verificar la calidad
de la información cargada por los usuarios de la(s) EECC y subcontratos en el sistema e
informar las desviaciones a quienes corresponda para corregirlas, aprobar las solicitudes de
excepción para los planes de Liderazgo, informar mensualmente al menos, el estado de los
indicadores de gestión de las herramientas preventivas a nivel de la(s) EECC en su respectivo
sitio de trabajo, entrenar y capacitar a los usuarios de la(s) EECC.
 TICA: Responsable de custodiar y proporcionar las medidas de protección definidas por la

Corporación, de acuerdo a la clasificación de información definida por el dueño o
responsable de esta; es quien vela por la seguridad de la información contenida en los
sistemas y mantiene operativa las plataformas de acuerdo a la disponibilidad acordada con
el Cliente.
Es responsable de realizar los respaldos de las Bases de Datos del Sistema, con la finalidad
que, ante caídas o daño de la información, ésta pueda ser recuperada y restablecida en el
Sistema.
Dirigir y gestionar las mantenciones correctivas, adaptativas o implementación de nuevas

funcionalidades que el cliente Funcional solicite a la TICA, las que se realizan a través del
servicio de Mantención y Desarrollo menores o mediante el llamado a cotización por OTM.
 Mesa de Ayuda SGHP: Responsable de asistir a los usuarios del Sistema ante dudas en la
operación y uso de los diferentes módulos; apoyar a los Administradores en la gestión de
usuarios para el cambio de División y reseteo de password.
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5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
A continuación se detallan las actividades que debe desarrollar cada Administrador en el

sistema.
5.1. Administrador Divisional
5.1.1. Administración
El Administrador Divisional/VP y/o Administrador de Proyecto será responsable de

incorporar en la estructura organizacional del Sistema, los contratos (empresas) que
utilizan el Sistema y crear a los usuarios con sus respectivos perfiles y asociarlos al
contrato en cuestión.
La creación del contrato deberá tener la siguiente estructura:
[N° SAP] – [Nombre de fantasía] – [Nombre del servicio]
Ejemplo: 4500181922 – HATCH – Ingeniería de terreno
Así como también, podrán incorporar en la estructura Organizacional a los sub-

contratistas que utilizarán el Sistema; esto se debe crear en el nivel siguiente al nivel
en que se creó al contrato.
 Usuarios
El Administrador Divisional cargará los datos de usuarios y será el responsable de que

los datos cargados por los usuarios sean correctos, cada usuario debe tener una serie
de datos, indicar qué perfil tendrá y las funciones a las que puede acceder dependiendo
del perfil en los módulos.
 Crear Cartilla HRC
El Administrador Divisional, junto al Equipo Guía de la División, serán los responsables

de verificar que las cartillas sean cargadas de forma correcta. Para cada proceso
operativo en la División donde exista un proceso de Seguridad Conductual deberá
cargar una Cartilla.
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*El Administrador Divisional podrá delegar al analista de Equipo Guía la creación de

Cartilla HRC y Planes de Acción.
 Crear Conductas
El Administrador Divisional podrá crear Conductas, las que serán autorizadas y/o
validadas por el Administrador Corporativo.
5.1.2. Seguridad Conductual
El Administrador Divisional deberá:
 Crear Metas de Seguridad Conductual
El Administrador Divisional tendrá la obligación de crear las metas de Observación de

Conductas, la cantidad de observaciones a realizar en el período.
 Ver Lista Planes de Acción
El Administrador Divisional podrá visualizar la Lista de Planes de Acción creadas,

además de:
 Ingresar nueva Observación

 Crear planes de acción
 Ver Dashboard de conductas
 Ver lista de observaciones
 Ver lista de observadores
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5.1.3. RSSO
El Administrador Divisional podrá:
 Crear RSSO
 Ver Dashboard RSSO
 Ver y obtener Reporte RSSO
5.1.4. Liderazgo
El Administrador Divisional tendrá acceso a:
 Ingresar actividad de Liderazgo (sólo quien tenga un rol asignado a Plan de

Liderazgo)
 Crear Metas Liderazgo (cantidad de actividades que debe desarrollar)
 Ingreso Plan de Actividades
El administrador Divisional podrá ingresar un plan de actividades para cada nivel de
liderazgo (supervisor administrativo, operativo o especialista SSO). De acuerdo a eso se
cargará una meta distintiva, donde se definirá según el criterio corporativo.
 Ver Dashboard Liderazgo
 Excepciones
El Administrador Divisional podrá asignar menos actividades a un supervisor de

acuerdo a la condición que esté, según procedimiento.
 Ver Plan de Actividades

El Administrador Divisional podrá ver y modificar el plan específico de actividades para
cada SAP. Así como también tanto el Administrador Divisional/VP, Administrador de
Proyectos y Administrador de Empresa Contratista deberá verificar si las actividades
están correctamente cargadas y si hay desviaciones con log de seguimiento.
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5.1.5. SRA
El Administrador Divisional podrá acceder a:
 Ingresar un IAP/IR a sistema

 Ver Dashboard SRA
 Ver Incidentes Relevantes (IR)
 Panel Aplicabilidad: revisar aplicabilidad de IAP/IR
 Panel Planes de Acción: crear Planes de Acción
5.1.6. Tarjeta Verde
El administrador Divisional tendrá acceso a:
 Listado de Tarjeta Verde

 Crear Tarjeta Verde
 Dashboard
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5.2 Administrador de Empresas contratistas y Administrador de Proyectos
5.2.1. Administración
Tanto el Administrador de EECC como el Administrador de Proyectos deberán cargar

los contratos, dejar establecido cuáles son los contratos dentro del sistema sobre los
cuales se va a hacer gestión. Tendrán que cargar la organización que corresponde o los
usuarios que corresponden a un contrato particular, y el contrato tienen que asignarlo
a un nivel organizacional.
También tendrán la posibilidad de asignar subcontratos al contrato que ya está

establecido y a la Empresa Contratista de la cual depende ese contrato.
Nivel Organizacional
El Administrador de Proyectos tendrá la facultad de asignar niveles organizacionales.
Usuarios
El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos cargarán los
datos de usuarios y serán los responsable que los datos cargados por los usuarios sean
correctos, cada usuario debe tener una serie de datos, indicar qué perfil tendrá y las
funciones a las que puede acceder dependiendo del perfil en los módulos.
Crear Cartilla HRC
El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos junto al

Equipo Guía de la División serán los responsables de verificar que las cartillas sean
cargadas de forma correcta. Para cada proceso operativo en la División donde exista
un proceso de Seguridad Conductual tendrá que cargarse una Cartilla.
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5.2.2. Seguridad Conductual
El Administrador de EECC y el Administrador de Proyectos podrán:
 Ver Lista de Planes de Acción
Tanto el Administrador de EECC como el Administrador de Proyectos podrán

visualizar la Lista de Planes de Acción creada.
 Ingresar nueva Observación

 Crear planes de acción
 Ver Dashboard de conductas
 Ver lista de observaciones
 Ver lista de observadores
5.2.3. RSSO
El Administrador de EECC y el Administrador de Proyectos podrán:
 Ingresar RSSO
 Ver Dashboard RSSO
 Ver y obtener Reporte RSSO
5.2.4. Liderazgo
El Administrador de EECC y de Proyectos tendrán acceso a:
 Ingresar actividad de Liderazgo (sólo a quien tenga un rol asignado a Plan de

Liderazgo)
 Ingreso Plan de Actividades
El administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos podrán

ingresar un plan de actividades para cada nivel de liderazgo (supervisor administrativo,
operativo o especialista SSO). De acuerdo a eso se cargará una meta distintiva, donde
se definirá según el criterio corporativo.
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Preventivas (SGHP)
 Ver Dashboard Liderazgo

 Excepciones
El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos podrán

modificar la cantidad de actividades asignadas a un supervisor, de acuerdo a la
condición en que se encuentre, según instructivo de Liderazgo.
 Ver Plan de Actividades
El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos podrán ver y

modificar el plan específico de actividades para cada SAP. Así como también tanto el
Administrador Divisional, de VP, de Proyectos y de empresa contratista deberá
verificar si las actividades están correctamente cargadas, si hay desviaciones con log
de seguimiento.
5.2.5. SRA
El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos podrán

acceder a:
 Ver Dashboard SRA

 Ver Incidentes Relevantes (IR)
 Panel Aplicabilidad: revisar aplicabilidad de IAP/IR
 Panel Planes de Acción: crear Planes de Acción
5.2.6. Tarjeta Verde
El administrador de EECC y de Proyectos tendrán acceso a:
 Listado de Tarjeta Verde

 Crear Tarjeta Verde
 Dashboard
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6 ANEXOS
6.1. Anexo 1. Funcionalidades de Administradores en Sistema SGHP
Adm. Ad Divisional Adm. EECC Adm.

FUNCIONALIDADES Corporativo (incluye VP) (incluye Proyecto
Contrato)
Administración
Mantenedor General X
Contratos X X X X
Subcontratos X X X X
Empresas X X X X
Riesgos Críticos X
Nivel Organizacional X X X
Estándar RSSO X
Usuarios X X X X
Perfiles X X X X
Seguridad Conductual
Crear Metas SC X X
Crear Cartilla HRC X X X X
Crear Conductas X X
Validar conducta creada X
Ver Lista Planes de Acción X X X X
Ingresar Nueva Observación X X X X
Crear planes de acción X X X
Ver Dashboard de conductas X X X X
RSSO
Ingresar RSSO X X X X
Ver DashBoard RSSO X X X X
Cerrar un RSSO y modificar RSSO X X X X
Ver y obtener Reporte RSSO X X X X
Liderazgo
Puede acceder a:
Ingresar actividad de Liderazgo X X X X
Crear Metas Liderazgo X X
Ingreso Plan de Actividades X X X X
Ver DashBoard Liderazgo X X X X
Excepciones X X X X
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Preventivas (SGHP)
Ver Plan de Actividades X X X X

SRA
Ingresar un IAP/ IR a sistema X X
Validar un IAP/IR a nivel Corporativo X
Ver Dashboard SRA X X X X
Derivar un IR para revisión dentro de su
División/VP
Ver incidentes Relevantes X X X X
Panel Aplicabilidad: revisar aplicabilidad de X X X X
IAP/ IR
Panel Planes Acción: crear planes de acción X X X X
Ingresar evidencia para cerrar un plan de X
acción
Recibe correo de aviso de subida de IAP/IR X X
validado a SRA
Tarjeta Verde
Listado de Tarjetas Verdes X X X X
Crear Tarjeta Verde X X X X
Ver Dashboard TV X X X X
7 REFERENCIAS
 Documento Manual de Usuario, Sistema de Gestión de Herramientas Preventivas Codelco
 SIGO-P-013: Procedimiento para la Aplicación del Estándar de Liderazgo Ejecutivos y
Supervisores.
 SIGO-I-006: Instructivo Reportes de Seguridad y Salud Ocupacional RSSO.
 SIGO-P-021: Procedimiento Corporativo Implementación y Mantención de Proceso de
Seguridad Conductual.
 SIGO-I-007: Instructivo Reportabilidad y Aprendizajes de Incidentes Relevantes.
 SIGO-I-001: Aplicación Tarjeta Verde.

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CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE Instructivo

GERENCIA CORPORATIVA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Nº Doc. : SIGO-I-034

 SGHP: Sistema informático de Gestión de Herramientas Preventivas.

 Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional: Es responsable de designar al Coordinador de

 Director de Seguridad y Salud Ocupacional: Usuario responsable de revisar, analizar y

 Administrador Corporativo: Es el responsable funcionalmente de la Administración de la

 Administrador Divisional/VP: Usuario designado mediante nota interna por el Gerente de

 Administrador de Proyecto VP: Usuario designado por el Administrador Divisional/VP,

Proyecto en el sistema e informar las desviaciones a quienes corresponda para corregirlas,

 Administrador de Empresa Contratista (EECC): Usuario designado por el Administrador de

 TICA: Responsable de custodiar y proporcionar las medidas de protección definidas por la

Dirigir y gestionar las mantenciones correctivas, adaptativas o implementación de nuevas

A continuación se detallan las actividades que debe desarrollar cada Administrador en el

5.1. Administrador Divisional

El Administrador Divisional/VP y/o Administrador de Proyecto será responsable de

La creación del contrato deberá tener la siguiente estructura:

[N° SAP] – [Nombre de fantasía] – [Nombre del servicio]

Ejemplo: 4500181922 – HATCH – Ingeniería de terreno

Así como también, podrán incorporar en la estructura Organizacional a los sub-

El Administrador Divisional cargará los datos de usuarios y será el responsable de que

 Crear Cartilla HRC

El Administrador Divisional, junto al Equipo Guía de la División, serán los responsables

*El Administrador Divisional podrá delegar al analista de Equipo Guía la creación de

5.1.2. Seguridad Conductual

El Administrador Divisional deberá:

 Crear Metas de Seguridad Conductual

El Administrador Divisional tendrá la obligación de crear las metas de Observación de

 Ver Lista Planes de Acción

El Administrador Divisional podrá visualizar la Lista de Planes de Acción creadas,

 Ingresar nueva Observación

El Administrador Divisional podrá:

El Administrador Divisional tendrá acceso a:

 Ingresar actividad de Liderazgo (sólo quien tenga un rol asignado a Plan de

El Administrador Divisional podrá asignar menos actividades a un supervisor de

 Ver Plan de Actividades

El Administrador Divisional podrá acceder a:

 Ingresar un IAP/IR a sistema

5.1.6. Tarjeta Verde

El administrador Divisional tendrá acceso a:

 Listado de Tarjeta Verde

5.2 Administrador de Empresas contratistas y Administrador de Proyectos

Tanto el Administrador de EECC como el Administrador de Proyectos deberán cargar

También tendrán la posibilidad de asignar subcontratos al contrato que ya está

Crear Cartilla HRC

El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos junto al

5.2.2. Seguridad Conductual

El Administrador de EECC y el Administrador de Proyectos podrán:

 Ver Lista de Planes de Acción

Tanto el Administrador de EECC como el Administrador de Proyectos podrán

 Ingresar nueva Observación

El Administrador de EECC y el Administrador de Proyectos podrán:

El Administrador de EECC y de Proyectos tendrán acceso a:

 Ingresar actividad de Liderazgo (sólo a quien tenga un rol asignado a Plan de

El administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos podrán

 Ver Dashboard Liderazgo

El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos podrán

 Ver Plan de Actividades

El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos podrán ver y

El Administrador de Empresa Contratista y el Administrador de Proyectos podrán

 Ver Dashboard SRA

5.2.6. Tarjeta Verde

El administrador de EECC y de Proyectos tendrán acceso a:

 Listado de Tarjeta Verde