Unidad II: Gestión de archivos

electrónicos e informáticos
Archivo digital usando un gestor
documental
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Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

Contenido
1. Configuración y administración de un archivo digital........................................ 3

2. ¿Qué ventajas tiene el archivo digital?.............................................................. 4

a. Mayor accesibilidad del archivo............................................................................................4
b. Garantía de seguridad de la información...........................................................................4
c. Tramitación de grandes cantidades de documentos.....................................................5
3. ¿Es legalmente factible archivar todo digitalmente?.......................................... 5

4. ¿Es posible ingresar todo tipo de documentos en el archivo digital?................... 6

5. Configuración según las normativas ISO de un sistema de archivo digital........... 6

6. ¿Se ahorra en costes con el archivo digital?....................................................... 7

7. El plan paso a paso de la configuración de un archivo digital............................. 7

a. Establecer el objetivo y el proceso de trabajo.................................................................7
b. Selección de documentos para el archivo digital...........................................................8
c. Determinación de la estructura del archivo digital..........................................................8
d. La elección del paquete correcto.........................................................................................8
e. Digitalización y validación de documentos........................................................................8
f. Adición de metadatos para la estructuración.....................................................................9
g. Destrucción (parcial) del archivo físico................................................................................9

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¿Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental?

En 2016, el 10% de todo el software que se compró en todo el mundo estaba relacionado con el
archivo digital. Esta tendencia está en crecimiento. Cada vez hay más empresas que se benefician
de la digitalización y la organización de archivos físicos. Además, a menudo, hay una gran evolución y
mejora en la estructuración de los documentos ya digitalizados. Los documentos que se encuentran
en un archivo digital se gestionan de manera ordenada y segura. ¿Qué otras ventajas ofrece un
archivo digital? ¿Cómo está desarrollado? ¿Cómo se realiza la preparación? ¿Y cómo se mantiene la
validez jurídica de los documentos en papel una vez digitalizados?

1. Configuración y administración de un archivo digital

Todas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Por
ejemplo, cuando una organización invierte, el IVA puede recuperarse en la mayoría de los casos.
Si la factura no se guarda como es debido, se puede perder y, de esta forma, no se puede probar
que se hiciera la inversión durante la inspección. Esto desemboca en una pérdida de ingresos,
normalmente, las escrituras notariales no deben perderse por motivos legales. La creación de un
buen archivo a través de un gestor documental puede evitar multas.

A la hora de guardar y preservar los documentos de archivo, las empresas se enfrentan a varios
tipos de problemas. Por un lado, encontramos aquellas empresas cuyos documentos están
bien archivados pero en formato físico. Por otro lado, hay empresas que han digitalizado todos
sus documentos, pero se desconoce dónde están. Además de estos dos casos, también hay
empresas que se encuentran en medio de estos dos extremos. Un archivo digital puede ser la
solución para estos problemas. Para ello hay que crear un archivo en el que los documentos se
clasifiquen digitalmente y bien.

Aumento del valor del archivo. El valor del archivo crecerá a medida que las
empresas de todas las industrias busquen generar mas valor a partir de sus datos,
mientras que lo mantengan seguro y conforme. 1

Existe un software específico enfocado a la gestión de archivos o a la gestión de documentos

electrónicos (conocido en inglés como Electronic Records Management, ERM). Sin embargo, en
muchos casos es una parte integrada en el sistema de gestión documental. El gestor documental
ayuda a archivar los documentos digitales clasificándolos y haciéndolos accesibles.

1 Andrew Smith - Previsión mundial Software de Documentos, 2017-2021

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El  software  puede digitalizar el archivo con la estructura y el tipo de documento deseado de
una manera más o menos estandarizada. Ciertos paquetes de gestión documental incluyen la
funcionalidad de convertir el contenido de los documentos escaneados en textos editables. A
esta transformación se le llama conversión.

2. ¿Qué ventajas tiene el archivo digital?

a. Mayor accesibilidad del archivo

Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede
buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente
el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un
notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene
el derecho respecto a algo. Estos pueden ser textos legales, pero también testimonios (por
ejemplo, un testamento).

Para los  gobiernos, otra ventaja que puede ofrecer un archivo digital es la accesibilidad
externa y por otra parte, ahorrar tiempo y coste para una mayor eficacia.

b. Garantía de seguridad de la información

Gracias al sistema de gestión documental los documentos digitales también se archivan de forma
segura. Lo primero a tener en cuenta es que los archivos digitales son menos vulnerables que
los documentos en papel porque éstos pueden volverse ilegibles o traspapelarse. Un sistema
de gestión documental reduce estos riesgos ya que digitaliza y realiza copias de seguridad.

De esta forma, la digitalización de archivos garantiza la seguridad de la información.

Un aspecto final de la seguridad un archivo digital es el de los derechos de acceso. Un sistema
de gestión documental gestiona  quiénes pueden consultar y quiénes pueden modificar  el
archivo digital. Con la ayuda de claves digitales, el sistema se encarga de bloquear ciertos
documentos a aquellos usuarios sin derecho de acceso, incluso cuando el sistema se
encuentra en la nube.

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c. Tramitación de grandes cantidades de documentos

En un archivo digital se  almacenan grandes cantidades de documentos  de forma rápida y

estructurada. Estos documentos se pueden consultar de manera eficiente. Debido a la gran
capacidad de procesamiento de un sistema de gestión documental, se consigue  ahorrar
espacio de almacenamiento físico. Además, con el sistema se puede  reducir el número
de empleados que trabajan con los archivos y garantiza que sean fácil de localizar. Gracias
a una buena implementación y capacitación en el uso del gestor documental, un empleado
puede encontrar un archivo directamente, incluso si el archivo es grande.

3. ¿Es legalmente factible archivar todo digitalmente?

A la hora de configurar un archivo digital, también hay que tener a menudo el componente legal en
cuenta. Un sistema de gestión documental puede facilitar el archivo de documentos de acuerdo
con la legislación en muchos casos, sin embargo, hay que sopesar una serie de cuestiones.

¿Son legalmente válidos todos los documentos del archivo digital?

Cuando un archivo pasa a formato digital de forma legal se le denomina digitalización certificada.

Para que sea legal, los documentos tienen que cumplir una serie de normativas. Para ello se
debe garantizar una imagen fiel e íntegra de cada documento con firma electrónica incluida;
y, aparte, que en la organización de la digitalización se cumplan determinadas garantías respecto
a la base de datos.

Para verificar la validez de la imagen digitalizada se

deberá realizar una serie de procedimiento y
controles con los que se pretende garantizar
la fidelidad del desarrollo de la digitalización
certificada. Este modo de proceder se hace
para que independiente del momento en
el que se use el software de digitalización,
se procure velar por la calidad de la imagen
obtenida y de sus metadatos.

Tanto la digitalización certificada como el

intercambio de documentos administrativos de manera electrónica deben garantizar la integridad
de los documentos digitalizados desde el momento de la digitalización e intercambio hasta que
la vida de dicho documentos llegue a su fin. La digitalización certificada tiene también mucha
conexión con las leyes de protección de datos.

¿Se puede eliminar el archivo físico después de la digitalización?

Generalmente, una vez realizada la digitalización certificada de los documentos, los documentos
originales en papel se pueden eliminar legalmente. Esto se debe a que los registros físicos
son  reemplazados  por versiones digitales. Sin embargo, siempre conviene contemplar las
condiciones de validez legal y ver lo que aún debe guardarse en formato de papel.

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4. ¿Es posible ingresar todo tipo de documentos en el archivo digital?

Cuando se habla del archivo de palabras, la mayoría de las personas tienden a pensar erróneamente
en documentos de texto en papel o digitales. Los documentos más obvios de archivo digital
son aquellos en formato Word, Excel o Pdf. No obstante, cada vez tiene una mayor relevancia
archivar digitalmente otro tipo de documentos, como por ejemplo, aquellos documentos que se
encuentran adjuntos en correos electrónicos.

Los  registros  también pueden estar grabados en otros soportes de información, como por
ejemplo, un cassette conservado del fundador de una empresa con información sobre la misión
y visión de la empresa. Además, hoy en día, se pueden incluir las  conversaciones grabadas
de Skype sobre un proyecto determinado para conservar la evaluación. Algunos paquetes de
gestión documental ofrecen la posibilidad de archivar digitalmente también aquella información
de operadores alternativos.

5. Configuración según las normativas ISO de un sistema de archivo digital.

Las normas ISO son pautas estándares internacionales para optimizar los procesos comerciales.
Las normas son documentos técnicos de aplicación voluntaria, y, por lo tanto, no son vinculantes
como una ley. Las normas ISO más importantes para la gestión de archivos son los siguientes:

»» ISO 15489 Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades; Parte 2: Directrices.

»» ISO 30300 Gestión de documentos. Fundamentos y vocabulario. Parte 1: Requisitos; Parte 2:
Guía de implementación y evaluación.
»» ISO 16175  Gestión de documentos. Principios y requisitos funcionales para documentos
en entornos electrónicos de oficinas. Parte 1: visión general y declaración de principios;
directrices y requisitos funcionales para el sistema de gestión de documentación digital;
parte 3: directrices y requisitos funcionales para el sistema de documentación en empresas.
»» ISO 14721 Gestión de documentos. Transferencia de datos e información espaciales y sistema
abierto de información de archivo (OAIS).
»» ISO 16363  Gestión de documentos. Sistemas de transferencia de información y datos
espaciales. Auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza.
»» ISO 23081 Gestión de documentos. Metadatos para
la gestión de documentos. Parte 1: Principios; Parte
2: Elementos de implementación y conceptuales.
»» ISO 13008  Gestión de documentos. Proceso de
migración y conversión de documentos electrónicos.

Las pautas anteriores están hechas específicamente

para configurar un archivo digital. No obstante, un
archivo digital también puede ayudar a encontrar otras
normas ISO. Tener un buen sistema de documentación
digital puede ser beneficioso si una empresa desea
aplicar normas ISO más generales, por ejemplo, ISO
9001 e ISO 27001. De esta manera, las posibilidades de
obtener un certificado ISO con la ayuda de un sistema
de gestión documental son bastante grandes.

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6. ¿Se ahorra en costes con el archivo digital?

El ahorro de costes que puede traer un archivo digital depende de varios factores. En el siguiente
cuadro se resume los posibles costes y ahorros en la implementación de un sistema de gestión
documental para el archivo digital.

Costos Ahorros

7. El plan paso a paso de la configuración de un archivo digital

a. Establecer el objetivo y el proceso de trabajo

Es muy importante tener un objetivo concreto en mente a la hora de configurar un archivo

digital. ¿La empresa quiere que se use sólo de manera interna o quiere compartirlo con los
proveedores o los clientes? ¿Deben archivarse digitalmente únicamente los nuevos o se
debe incluir información más antigua? La elección e implementación del sistema de gestión
documental variarán dependiendo de la respuesta a estas preguntas.

Aparte de establecer un claro objetivo, el director de proyecto tiene que desarrollar una idea
clara del proceso de trabajo deseado. ¿Debe archivar la empresa todos los documentos
digitalmente de forma inmediata? ¿O es mejor trabajar por fases por tipo de servicio o
documento? ¿Cómo realiza la empresa la formación de empleados? ¿Se les entrenará durante
la implementación del paquete o sólo después?

Consejo: Hay que asegurarse de tener soporte suficiente para los cambios
planificados. Dele la oportunidad a sus empleados de participar en el proceso de
establecimiento del objetivo y el proceso de trabajo.

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b. Selección de documentos para el archivo digital

Para ahorrar tiempo y costes durante la implementación

del sistema de gestión documental es importante
seleccionar los documentos que deben incluirse en
el archivo digital. No es esencial conservar todos
los documentos comerciales (digitales o en papel).
Por ejemplo, aquellos documentos cuyo tiempo de
retención ha expirado, aquellos con información
desactualizada y posibles duplicados. Cuando
se diseña el archivo digital, se crea una buena
oportunidad para las empresas para  hacer una
limpieza a fondo.

c. Determinación de la estructura del archivo digital

Es posible estructurar el archivo digital de varias maneras. Dependiendo de cómo sean los
documentos, el archivo se clasificará de maneras muy distintas. Por ejemplo, no se clasifica igual
el archivo de la ciudad que el de una fábrica de zapatos. Para que un líder de proyecto realice
una comparación de paquetes, es importante que él o ella tenga una idea de cómo quiere
dividir los documentos la empresa. Cabe la posibilidad de que la estructura de clasificación
adoptada en papel funcione tan bien que pueda ser adoptada por el archivo digital. El diseño
clásico de carpetas en el servidor puede ser un punto de partida para el archivo digital. O,
quizás, hay que hacerlo todo desde el principio. Tener bien definido el conjunto de requisitos
para la estructura del archivo digital ayuda a determinar el software que implementará una
empresa.

d. La elección del paquete correcto

Un gestor documental tiene un gran potencial, sin embargo, no todas las empresas necesitan
todas estas funcionalidades. Por ejemplo, una organización que quiera digitalizar una gran
cantidad de documentos de tipo imagen, puede inclinarse por un programa con OCR. Una
empresa que no necesita esta funcionalidad es una que sólo tiene documentos de texto digital.

e. Digitalización y validación de documentos

Lo primero que debe hacer una empresa con una gran cantidad de documentos en papel es
escanearlos. Un sistema de gestión documental es un software, por lo que no puede escanear
físicamente los documentos. No obstante, algunos proveedores de gestión documental están
asociados a una compañía que ofrece un escáner o un servicio de escaneo.

Con qué método se escanea depende principalmente de la cantidad de documentos. Si el

escaneo de los documentos no roba mucho tiempo de trabajo de los empleados, una empresa
puede considerar que ellos realicen el escaneo manual de la documentación. Si se tiene una
gran cantidad de documentos, se aconseja comprar o contratar un escáner profesional. Hay
escáneres que no necesitan de supervisión ni intervención humana. Un empleado señala a

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qué categoría pertenece y dónde comienza y termina un documento con código de barras o
con separadores. Con estas indicaciones, el escáner se encarga de separar los documentos
y los guarda inmediatamente en la ubicación establecida.

La  validación  es una parte muy importante del proceso de escaneo. Ésta debe hacerse
manualmente. Para algunos documentos escaneados es esencial cumplir una serie de
requisitos legales. Por lo tanto, este tipo de documentos necesita un control más exhaustivo
que verifique que están completos y legibles. Con este control puede salvar situaciones en las
que, por ejemplo, un documento estuviera doblado justo por donde había una firma importante.
Si no se comprueba y se le pone solución y, además, se ha destruido el documento físico
original, esto puede ocasionar problemas legales.

f. Adición de metadatos para la estructuración

Al añadir metadatos, se crea una estructura y facilita la búsqueda del archivo. Los metadatos
son unas etiquetas que aportan una información clara sobre el documento. Este elemento
puede ser relevante para la validación de documentos digitales. Con ayuda de los metadatos
se puede recopilar información sobre el origen y la naturaleza de un documento digital. A
menudo, los metadatos pueden ser percibidos como una especie de ‘pasaporte’ con el uso
legal de documentos digitales. Los documentos que contengan uno buenos metadatos, por
ejemplo, se consideran legalmente confiable.

Sugerencia: Se les puede solicitar a los proveedores de gestión documental que te

enseñe su estrategia de metadatos. Algunos paquetes añaden automáticamente
metadatos a archivos digitales. Este modelo ahorra de media la mitad del tiempo
en comparación con el proceso manual.

g. Destrucción (parcial) del archivo físico

Al finalizar la implementación del gestor documental y la configuración

del archivo digital, es posible proceder a destruir cualquier documento
físico. Antes de destruir el archivo físico, es muy importante comprobar
que las versiones digitales de los documentos sean válidas y, si la ley no
prescribe que una versión impresa aún esté disponible. Para aquellas
empresas que manejan información confidencial, es aconsejable contratar
una empresa profesional para que destruya los documentos.

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