QUÉ ES GESTION DOCUMENTAL ¿?

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión,

almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de
importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por
medio de la aplicación de técnicas para la administración de los archivos físicos y
electrónicos.

la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de

los documentos en forma estandarizada y delimitada.

En sí, la gestión documental permite:

 Revisión de información.
 Ahorro y eficiencia.
 Categorización de archivos.
 Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
 Almacenamiento ordenado.
 Custodia de documentos.

Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos, estos

son softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario casi
que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes
desean buscar, crear o editar información.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Los sistemas de gestión documental (SGD) son todos los softwares que permiten la
administración, búsqueda y categorización de grandes volúmenes de información,
lo anterior por medio de una plataforma de bases de datos. De este modo se
consolidan resultados afines al desarrollo eficaz del manejo de los documentos
desde los principios de orden y relevancia de utilidad.
La aplicación de sistemas de gestión documental fomenta la digitalización de
documentos, la conservación inteligente de los mismos y la utilización eficiente de
los espacios destinados al almacenamiento físico.

La digitalización es un proceso que forma parte de la Gestión Documental, en el

que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, que almacenan,
recuperan y comparten los documentos, no se trata simplemente de la acción de
escanear un documento. La digitalización de documentos sin Gestión
Documental, es meramente pasar de papel a formato digital, pero sin la capacidad
de administrar eficientemente sus documentos digitalizados los cuales estarán
almacenados sin poder ser compartidos y cuya recuperación o reproducción
representa una ardua y lenta búsqueda entre carpetas y carpetas en el disco duro
del ordenador.

Ventajas de la digitalización de archivos basada en la Gestión Documental:

 Conservación:
un archivo digitalizado, es un archivo que podrá soportar las consecuencias del
pasar del tiempo, de igual manera, mantiene la información mucho más a salvo, ya
que su manipulación será más controlada.
 Mejor uso del espacio:
te imaginas cuántas imágenes puedes almacenar en 130GB, y sabes cuánto
espacio ocuparía dichas imágenes en físico. Esas son las cuestiones que ayudan
a identificar una ventaja considerable en la digitalización de los documentos.
 Fácil acceso:
todo documento digitalizado pasa a ser parte de una matriz de archivo en el que,
según su tipología, relevancia y formato, clasifica los documentos, haciendo que el
acceso a la información esté al alcance de todos los usuarios autorizados.
 Mayor seguridad:
que su fácil acceso no nos engañe, ya que la matriz de archivo es custodiada por
una serie de protocolos de seguridad otorgados por el usuario principal, es decir,
de él dependen los accesos que serán otorgados y el tipo de actividad que pueden
realizar dentro de la matriz que garantiza la protección de los documentos.
 Consultas en simultaneo:
a diferencia de los documentos en físico, los digitalizados pueden ser consultados
por varias personas al mismo tiempo y desde diferente fuente de origen. Esto evita
el fotocopiado o las reimpresiones de la información.
 Acceso a copias de seguridad:
una de las ventajas más destacables al momento de implementar un proceso de
digitalización es la creación de copias de seguridad y de backups, los cuales son
documentos de respaldo en caso de que el archivo original se elimine o se dañe.
De esta forma, el riesgo en la pérdida de documentos se elimina al 99.99% al no
exponer las fuentes originales de la información y al tener Back ups de los
originales.
 Política eco amigable:
la digitalización de documentos ayuda a reducir el uso del papel, contribuyendo
así, al medio ambiente.
 Disminución de costos:
el ahorro de espacio, la disminución de uso de papel y tinta de impresoras y
demás valores documentales, sin duda serán cada vez menores con la
implementación de una gestión documental en pro de la digitalización de
documentos.