CONTROL DE REGISTROS

Objetivo:

Establecer los lineamientos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,

tiempo de retención, y la disposición de los registros de calidad establecidos en el SGC.

Alcance:
El presente procedimiento aplica a todos los registros del SGC. Aplica a OPERATION TESTING AND
INSPECTIONS LTDA, en las etapas de elaboración, actualización, revisión y aprobación.

Referencias:

1. Identificación de Registros.

Los formatos se identifican de acuerdo a lo definido en este procedimiento en el numeral

5.2.1.

Los formatos elaborados y establecidos para cada proceso, se encuentran relacionados en la

lista maestra de registros CA-RE-02.

Los registros establecidos para la recolección de evidencias del proceso, son definidos por la
dependencia responsable del proceso, la cual debe enviar el registro al Director de Gestión
Integral para su codificación y relación en el listado maestro de registros, donde se establece
la responsabilidad en su manejo.

2. Almacenamiento de registros

Los registros en copia física serán almacenados en las carpetas y archivadores destinados para
tal fin por cada uno de los procesos o áreas, y los registros en medio magnético serán
almacenados en el equipo de cómputo que se designe según la necesidad.

En lista maestra de registros CA-RE-02 se establece el lugar de almacenamiento de los

registros asociados al desarrollo de las actividades de OPERATION TESTING AND INSPECTIONS
LTDA.

Para aquellos registros generados desde hojas de cálculo o procesadores de texto se asigna
una ruta para su almacenamiento y los nombres de los archivos deberán indicar el código del
registro y/o su consecutivo.

Los registros físicos se encuentran en carpetas dentro de archivadores especiales para tal fin y
ubicados en oficinas exentas de fenómenos como humedad, altas temperaturas y
contaminación que puedan afectar adversamente la preservación del papel. Es importante
que las carpetas de acuerdo a su tamaño contengan una cantidad de registros que permita su
fácil manejo.

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Para la conservación y protección de los registros electrónicos los equipos de cómputo se

encuentran ubicados en sitios controlados, existe personal a cargo de cada uno de ellos
quienes disponen de clave de seguridad para su ingreso y puesta en marcha. Igualmente, la
compañía cuenta con un esquema de copias de seguridad que almacenan la información en
medios externos seguros.

3. Protección

Los registros en copia física son protegidos en carpetas o fólderes, debidamente identificados,
almacenados en las áreas de archivo bajo condiciones de seguridad para prevenir el acceso a
los mismos de personal no autorizado.

Los registros almacenados en medios magnéticos no pueden ser modificados por personal no
autorizado, debido a que su acceso es restringido. En donde se considere necesario los
registros magnéticos se deben proteger contra lectura y modificación mediante claves
conocidas por los responsables de su diligenciamiento.

Cuando así se requiera, el envío de resultados en medio magnético se realizará vía correo
electrónico o por medio de enlaces, en formatos PDF de solo lectura e impresión.

Para asegurar la protección de los registros en medio físico se utilizan carpetas colgantes,
carpetas legajadores, fólderes, AZ, etc.

4. Copia de seguridad

Para seguridad de los registros magnéticos se debe realizar periódicamente Back Up de los
mismos, según la periodicidad establecida en el procedimiento Mantenimiento, Validación de
Software - Hardware Y Seguridad de la Información GQ-PR-06, así como mantenimientos
preventivos a los equipos de cómputo en donde estos registros se almacenan.

5. Archivo

6. Recuperación
Los registros en OPERATION TESTING AND INSPECTIONS LTDA se recuperan a través de
códigos, consecutivos, fechas, nombres del cliente, nombres de la carpeta/fólder/AZ y otro
ítem los cuales se encuentran registrados en la lista maestra de registros CA-RE-02

7. Tiempo de conservación

El tiempo de retención de los registros relacionados con la trazabilidad y los resultados de

calibración será de diez (10) años. Los registros del Sistema de Gestión se retendrán en los
tiempos dispuestos por cada área o proceso, de acuerdo con su experiencia y con sus
necesidades de consulta a corto y mediano plazo, estos se encuentran definidos en la lista
maestra de Registros CA-RE-02.

Los registros asociados a los equipos empleados durante la prestación de los servicios se
conservarán durante el tiempo de vida útil del equipo más diez (10) años.

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Los registros relacionados con el personal que realiza las actividades según los servicios que
presta OPERATION TESTING AND INSPECTIONS LTDA se conservaran diez (10) años.

Los tiempos de retención de los registros en archivo activo e inactivo están estipulados en la
lista maestra de Registros CA-RE-02.

8. Disposición de los registros.

Cada vez que se cumpla el tiempo de almacenamiento de los registros de retención en las
áreas específicas de cada proceso, pasaran de archivo activo a inactivo. Después de terminado
el tiempo dispuesto en el archivo inactivo, se destruirán los registros y se relacionarán en un
acta de destrucción. De igual manera, se debe garantizar la recuperación de la información de
los registros ya sea dejando copia de ellos en medio electrónico o por otro medio.

Para los registros electrónicos, se dispondrá de estos según lo establecido en la Lista Maestra
de Registros CA-RE-02.

Para los demás registros el responsable del registro previa consulta con el Director de Gestión
Integral tiene la facultad de destruir el archivo físico o electrónico que haya cumplido su
período mínimo de conservación.

9. Acceso a los registros

El Director de Gestión Integral y el Director Técnico son los responsables de recolectar los
registros producidos en su sección, o designar a un miembro de su equipo para la ejecución de
esta actividad. Una vez recolectados los Registros se archivan.

Las distintas frecuencias de recolección, se definen en cada una de las secciones en particular
y de acuerdo con los requerimientos de cada una de ellas.

El personal puede consultar los registros en cualquier momento con la autorización del
responsable del archivo del respectivo registro.

Los registros pueden ser consultados por personal externo ya sea durante una auditoría o en
el caso de otras personas, con la autorización del director general.

Cuando el volumen del archivo de los registros físicos lo amerite se pueden usar cajas de
cartón para archivo.

10. Disponibilidad de los registros.

Cada vez que se cumpla el tiempo de almacenamiento de los registros de retención en las
áreas específicas de cada proceso, pasaran de archivo activo a inactivo. Después de terminado
el tiempo dispuesto en el archivo inactivo, se destruirán los registros y se relacionarán en un
acta de destrucción. De igual manera, se debe garantizar la recuperación de la información de
los registros ya sea dejando copia de ellos en medio electrónico o por otro medio.

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 CONTROL DE REGISTROS

Para los registros electrónicos, se dispondrá de estos según lo establecido en la Lista Maestra
de Registros CA-RE-02.

Para los demás registros el responsable del registro previa consulta con el Director de Gestión
Integral tiene la facultad de destruir el archivo físico o electrónico que haya cumplido su
período mínimo de conservación.

FIN DEL DOCUMENTO

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