TIPOS DE DOCUMENTOS

Según la norma GTC 185 se plantean varios tipos de documentos, entre los que
voy a mencionar 3 y que tiene como propósito brindar herramientas que faciliten
la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la
presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.

Lo que debe contener estos documentos es:

Código, lugar de origen y fecha de elaboración, destinatario, denominación o título

académico, nombre del destinatario, cargo, organización, dirección, nombre del
lugar de origen, pais, asunto, saludo, texto, despedida, remitentes y firmas del
responsable.

CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido

dirigido a un grupo especifico.

Características de la circular:

 Documento informativo, el cual debe redactarse en un lenguaje sencillo sin

utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
 Redacción del texto breve y de forma directa.
 Las ideas deben expresarse de manera clara concisa y ordenada.

ACTAS ADMINISTRATIVAS: Documento escrito que tiene lo sucedido, tratado

o acordado en una reunión o situación específica.

Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una

reunión o situación específica.

Características:

 Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne, se debe aclarar si
el carácter de la reunión es ordinaria o extraordinaria.
 Cada acta debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica,
sin describir detalles intrascendentes.
 Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que se
deben redactar en tiempo presente. Ningún párrafo debe empezar con
gerundio, se recomienda no redactar con lenguaje telegráfico, ni deben
presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
  Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones
tomadas.

INFORME ADMINISTRATIVO: Documento que describe o da a conocer datos

precisos sobre el estado de cualquier actividad, relativos a un caso concreto para
conocer resultados de procesos administrativos.

Características de redacción y presentación

 Trata de un solo tema

 Se debe redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Usar un tratamiento cortes y respetuoso.
 Redactar en forma personal.
 Utiliza los formatos normalizados de acuerdo con los manuales de la
organización.
 Disponer el orden que se va a describir y contar las actividades realizadas.