Importancia de la Planificación en las Actividades Diarias

En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones

reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a
largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la
misión de su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y
orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a
ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio. Esta es
una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar
activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión
necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además, se
requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en
niveles más bajos.

La Planificación propicia el desarrollo de la empresa al establecer

métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de
incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,
con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad fu
turista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo no
productivo y se obtiene una identificación constructiva de los problemas y las
potencialidades de la empresa.

Por último, es importante destacar que la planificación es la primera

función del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificación
conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa lo
cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva.

Personalmente la planificación de mis actividades diarias me provee con

la posibilidad de tener el tiempo suficiente para cumplir con mis actividades y
aun así tener tiempo extra para mi familia. Planeo cuidadosamente para poder
mantener un balance saludable entre trabajo y tiempo libre.

El planear es extremadamente crítico para alcanzar el éxito porque

puede reducir el estrés en gran medida, ayuda a estar preparado para
obstáculos futuros y principalmente por que funciona como un proceso de
evaluación continua del trabajo, sin embargo, hay que tener en cuenta que lo
más importante al momento de crear un plan siempre será tomar unos minutos
para definir los objetivos que se quieren lograr

Las propuestas de planificación incluyen entre sus objetivos mejorar la

toma de decisiones con la meta de concretar un fin buscado. Por consiguiente,
una estrategia de planificación debe tener en consideración la situación
presente y todos aquellos factores ajenos y propios que pueden generar
repercusiones para lograr ese fin.

Por lo tanto, se admite que sólo es posible diseñar una planificación tras la
identificación precisa del problema que se ha de abordar. Una vez conocida e
interpretada esa problemática, se postula el desarrollo de las alternativas para
su abordaje o solución. Después de definir las ventajas y las desventajas de
esos posibles enfoques, se opta por la planificación más conveniente y se
decide su puesta en práctica.

Si tenemos en cuenta que todas las sociedades humanas desde el

comienzo de la historia han tenido que ser sociedades planificadoras para
poder subsistir en el tiempo y poder sobrevivir a posibles agentes externos que
afectaran la calidad de vida de sus integrantes (por ejemplo, guardando una
parte de la cosecha para el invierno), entenderemos que la planificación es
parte central de la supervivencia de una comunidad.

Lo mismo ocurre con la vida individual ya que gran parte de lo que ocurre
en nuestras vidas y en nuestra rutina puede ser planificado, organizado y
previsto de modo tal que uno puede prepararse para determinas
circunstancias. Aunque hay siempre un grado de imprevistos en nuestra
agenda, la realidad es que establecer una rutina, pensar en el futuro o en las
posibles adversidades y buscar soluciones a problemas que puedan darse es
siempre útil.

Existen poderosas razones que nos inducen a afirmar que no solo merece la
pena planificar, sino que es totalmente necesario que las empresas, en
momentos de tanta incertidumbre y cambio como los actuales, planifiquen sus
actividades y no se conviertan en Barcos a la deriva. Muchos autores han
disertado sobre la importancia de la planificación, (Koontz & O´Donnell, 1967)
también han expuesto sus razones concretas sobre la importancia fundamental
de la función de planificación las mismas se muestran a continuación:

1. Neutralización de la incertidumbre y el cambio. El futuro se caracteriza

por la incertidumbre y el cambio, y ello hace que la planificación sea una
necesidad.
2. Concentración de la atención en los objetivos: Debido a que toda la
planificación está dirigida hacia la obtención de los objetivos de la
empresa, el acto mismo de planificar concentra su atención en esos
objetivos.
3. Obtención de una operación económica. La plantación minimiza
los costos debido a la importancia que da a una operación eficiente y
consistente. Sustituye la actividad individual poco coordinada por el
esfuerzo conjunto dirigido; el flujo de trabajo desigual por el flujo de
trabajo uniforme y los juicios precipitados por la decisión deliberada.
4. Facilitación del control: un ejecutivo no puede controlar las realizaciones
de sus subordinados sin haber planificado metas con las cuales
compararlas.
5. La existencia misma de la planificación se fundamenta en hechos
centrales de la vida moderna: escasez de los recursos frente a
necesidades múltiples y crecientes y la complejidad, turbulencia,
incertidumbre y conflictividad que caracterizan a las actividades
humanas y su entorno.
La planificación es una respuesta a ese conjunto de dificultades, una manera
de enfrentarlas.

La planificación es extremadamente útil en los sentidos siguientes:

 Da a la organización que la utiliza una unidad explicita de propósitos,

permitiendo el engranaje fluido de las partes, reduciendo la
dispersión de esfuerzos y el consiguiente despilfarro de recursos.
 Establece un mecanismo continuo de evaluación de las actividades,
lo cual permite corregirlas o reorientarlas permanentemente.
 Minimiza la improvisación en la toma de decisiones y los riesgos
inherentes a la misma, sin quitar valor a la intuición como factor
importante.
 Tiende a facilitar el paso entre el pensamiento y la acción.

Otra manera de apreciar la importancia de la planificación es tomándola

como una forma de abordar problemas específicos, descomponerlos en partes
manejables y encontrarles solución. Y otra, menos visible, tomándola como
vehículo que permite traducir conocimientos en acción, paso que
frecuentemente no se maneja inmediatamente después de haber obtenido esos
conocimientos, sino luego de un proceso más o menos largo de ensayo y error.
Internalizando estos dos conceptos, la planificación como solucionadora de
problemas y como vehículo para operativizar conocimientos, puede llegar a
convertirse en una actitud mental para el uso cotidiano, en todos los aspectos
personales o profesionales de cualquiera.

Además, está la poderosa capacidad investigativa y educativa de la

planificación, ya que su proceso implica discutir objetivos, ventilar conceptos y
generar información; aumentando el conocimiento y la sensibilidad acerca de
los problemas que se desea atacar, lo cual termina por actuar, tarde o
temprano a favor de su solución.

La planificación es aplicable a cualquier actividad humana, con los alcances

más disímiles. Por eso hay diversos tipos de planificación.
Por último es necesario reflexionar configurativamente que el planificar significa
que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y
sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica.

Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los

procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además, los planes son la guía
para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los
objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y
tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos,
ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan
resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.
Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de
la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo,
entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a
la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya
que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente
información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de
planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

“ El Hombre que se prepara, tiene madia batalla

ganada…!
Miguel de Cervantes.