Programa Nacional de Formación en Contaduría Pública

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES EN EL AREA

DE COMPRAS DE LA EMPRESA PLAYDESA PLÁSTICOS Y
DESARROLLOS S.A

Participantes:

Lobaton T. Stphanny P. C.I: 26.007.142

Rivero T. Maria V. C.I: 26.945.199
Silva C. Leomarys J. C.I: 25.649.363

Tutor Académico: Lcdo. José Quintero.

Tutora Externo: Lcda. Daritza Torres.

Barquisimeto, Julio 2019.

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 INDÍCE GENERAL

Pág.

I CAPITULO

DIAGNÓSTICO

1. DESCRIPCIÓN DE LA COMUNIDAD……………………………… 7

2. DIAGNÓSTICO……………………………………………………………. 8

3. PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIÓN……………………………… 9

4. OBJETIVOS DEL PROYECTO…………………………………………. 10

5. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO………………………………… 12

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES……………………………………. 13

II CAPITULO

REFERENTES TEÓRICOS

7. ANTECEDENTES………………………………………………… 16

8. BASES TEÓRICAS…………………………………………………… 23

III CAPITULO

ORIENTACIONES METODOLÓGICAS

10. MODALIDAD O TIPO DE INVESTIGACIÓN……………………… 24

11. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN……………………………… 25

12. POBLACION, MUESTRA O ACTORES SOCIALES……………… 27

13. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.. 28

14. REFERENCIAS

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 I CAPÍTULO

DIAGNÓSTICO

 DESCRIPCIÓN DE LA COMUNIDAD

La comunidad es un grupo de personas que viven en un área geográficamente

específica y cuyos miembros comparten actividades e intereses comunes, donde
pueden o no cooperar formal e informalmente para la solución de los problemas
colectivos (Arias, H. p.28).
Por lo tanto, entendemos como comunidad a distintos grupos organizados de
personas que conviven en un lugar específico y que comparten necesidades en
común y que también pueden o no estar de acuerdo en compartir las mismas
costumbres y principios.
La Empresa Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A. es la organización donde se
realizará el siguiente proyecto de investigación: se encuentra ubicada en la Carrera
3 entre Calles 4 y 6 Zona Industrial II, Ciudad Barquisimeto, Parroquia Unión,
Municipio Iribarren, Estado Lara.

Característica de la Organización
Es una empresa, ubicada en la Zona Industrial II, Barquisimeto, Municipio
Iribarren, Estado Lara la cual tiene como finalidad el diseño, elaboración y
distribución de envases y tapas plásticas. En la empresa Playdesa Plásticos y
Desarrollos S.A se fabrican de acuerdo a los más elevados estándares de calidad
entre ellos que el 100% del personal que da consulta de atención o promoción en el
servicio tiene la capacidad técnica y la actitud de respeto a los valores logrando así
los resultados esperados de todo el proceso productivo.
Esto permite consolidar el liderazgo en el mercado nacional de un sector tan
exigente como el de bebidas alimenticias. La organización mantiene una estrecha
relación con todos sus clientes, lo que facilita brindar respuestas inmediatas ante
cualquier exigencia.

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 Para mantener esta ventaja la empresa cuenta con un recurso humano altamente
capacitado y motivado, lo cual constituye una de las mayores fortalezas y permite
así asumir retos y superar las expectativas de nuestros clientes.
La empresa cuenta con dos grupos de producción, uno formado por un conjunto
de 7 líneas que fabrican envases de capacidad entre 200 cc y 1 Lt. y aportan
alrededor de 9 millones de unidades mensuales, y otro, compuesto por 8 líneas que
elaboran productos con capacidades entre 1.800 cc y Galón, que en la actualidad
generan cerca de 9 millones de botellas. Actualmente se cuenta con una capacidad
instalada de más de 450 toneladas mensuales de resinas plásticas.
Estructura de la Organización
La Empresa Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A es una organización de
industriales que cumple con una asamblea general de afiliados tomando en
consideración principalmente a los líderes de la empresa, de igual manera cuenta
con una junta directiva en donde está dividida entre asesores y auditores y a su vez
comisiones de trabajo, en esta organización también se encuentra presente una
dirección ejecutiva y por ultimo una coordinación administrativa en donde esta
última se subdivide en las áreas de contabilidad, administración y asistencia al
afiliado.

PLAYDESA, PLASTICOS Y DESARROLLOS S.A

ORGANIGRAMA

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Reseña Histórica

Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A es una organización de Industriales fundada

el 03 de octubre de 1952, para la defensa de los intereses del sector y el fomento del
desarrollo integral del Estado Lara, a través de la promoción de la libre empresa como
factor fundamental para la generación, distribución de riqueza y bienestar social,
basada en la ética, disciplina, dedicación y cooperación.
Cabe destacar que esta empresa se encarga de la elaboración y distribución de
envases y tapas plásticas, logrando consolidar el liderazgo en el mercado nacional
de un sector tan exigente como el de bebidas alimenticias. La empresa mantiene
una estrecha relación con todos sus clientes, lo que facilita brindar respuestas
inmediatas ante cualquier exigencia.
Misión
Desde 1952 la Cámara de Industriales del Estado Lara es una organización
establecida para la representación del sector industrial. Analiza y propone
directrices e instrumentos para estimular la productividad y competitividad, de
manera que, aprovechando las ventajas comparativas regionales, nuestras empresas
tengan oportunidad de alcanzar un crecimiento sustentable en los mercados
nacionales y globales, fomentando el desarrollo de la región, a través de la libre
empresa como factor fundamental para la generación de riqueza y bienestar social.
Producir y comercializar productos plásticos de primera calidad a cada uno de
nuestros clientes en el mercado nacional utilizando tecnología de punta, equipos de
vanguardia y un personal altamente comprometido y capacitado para brindar un
producto con elevados estándares de calidad, logrando la satisfacción de quienes la
prefieren.

Visión
Ser la organización que represente y fortalezca al sector industrial del estado
Lara, promotora de un entorno favorable para la actividad productiva, con
creciente influencia social, generadora de diálogo y concertación con la

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administración pública e instituciones de la sociedad orientando la reconversión
industrial como base para el desarrollo integral del estado.
Ser la empresa líder de producción de tapas y envases plásticos a nivel nacional,
reconocida por la satisfacción de sus clientes por la alta calidad de los productos
que fabrica y por el cumplimiento de los compromisos adquiridos a través del
desarrollo del potencial del recurso humano, adquisición de nuevas tecnologías y el
mejoramiento de los procesos
Proceso productivo.
Según Julián David (2016). “Un proceso productivo es el conjunto de
actividades orientadas a la transformación de recursos o factores productivos en
bienes y/o servicios. En este proceso intervienen la información y la tecnología,
que interactúan con personas”.
Actualmente dentro de los establecimientos de la Empresa Playdesa Plásticos y
Desarrollos S.A se encuentra el área de fabricación de envases, el área de
fabricación de tapas, el departamento de administración, el almacén donde se
almacena la materia prima (Polietileno) y los galpones donde se encuentran todos
los productos fabricados por la empresa.
Cabe destacar que se encuentran operando tres máquinas entre ellas (UNILOY,
GEERE y LIBET), las mismas son alimentadas por medio de una tolva dispuesta
en la parte superior de la planta. Por otro lado tenemos el tereftalato de polietileno,
la materia prima de dicha empresa la misma ingresa al cañón, el cual está provisto
de un tornillo sin fin que gira dentro de una camisa conectada a resistencias que
calientan la materia prima por el medio mientras que sucede la transferencia del
tornillo de calor extrusiona el material hasta el cabezal ubicado al final del
conjunto en la parte frontal de la máquina, provista de 5 boquillas que dosifican el
material a ser soplado y moldeado por los moldes fijados en la unidad de cierre,
también cuenta con Transportador y enfriador de envases (Mesa Inclinada)
diseñado para recibir los envases ya formados por medio de las pinzas mecánicas
de la sopladora. Esta posee 5 canales receptores que avanzan sincronizadamente
tanto con la sopladora en la entrada de la mesa como con el Trimer que es el

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encargado de recibir los envases provenientes de la mesa inclinada y transportarlos
por medio de los cangilones a la zona de corte, donde de forma neumática con un
troquel se le retira tanto la cola como la corona al unísono (estas caen a un ducto).
Seguidamente, los envases son conducidos a un probador de fugas de acción
neumática donde son llevados hacia un contenedor, si no cumplen los parámetros
no son aceptados, si los cumple serán enviados a la banda transportadora y
finalmente etiquetado. Dando así la continuidad de la producción se encuentra
también una máquina que se especializa en hacer las tapas de estos envases, la
misma cuenta con la manipulación de los operadores calificados, ya que el proceso
de elaboración no es el mismo que el de los envases. Es importante recalcar que las
tapas son hechas de tres (3) colores que facilitan diferenciar el tamaño o uso que se
le valla a dar a los mismos.
Dimensiones
1. Físico Espaciales
Su dirección fiscal y oficina administrativa está ubicada en la Carrera 3 entre
Calles 4 y 6 Zona Industrial II, Ciudad Barquisimeto, Parroquia Unión, Municipio
Iribarren, Estado Lara. Cabe resaltar que la empresa tiene a sus adyacentes la
empresa Ecopaint, la Empresa Nestle S.A, la empresa Inmertep C.A, entre otras.
Así mismo cuentan con servicios de wifi-cantv, servicios de agua potable, sistemas
de luz eléctrica, carreteras de asfalto y transporte.

2. Demográfica
Actualmente tiene una nómina conformada por trabajadores directos que se
desempeñan tanto en labores productivas como en administrativas. La empresa en
la actualidad cuenta con 187 trabajadores; divididos en 84 empleados, 4 aprendices
y 99 obreros.

3. Económico

En la actualidad a pesar de las condiciones por las cuales está confrontando el país,
Playdesa Plásticosa y Desarrollos S.A no carece de caídas en cuanto a su

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economía, ya que continúa respondiendo a las necesidades de sí misma, de sus
trabajadores y sus clientes.

 DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA

Tras la visita realizada a la Empresa Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A se
logró observar principalmente el manejo de su proceso operacional en el ámbito de
producción, de esta manera obteniendo información y manejo de la misma.
En dicha visita preliminar se mantuvo una entrevista con el personal encargado
de dicha empresa el cual informo sobre la poca importancia que se le otorga al
proceso de Compras y la carencia de procesos definidos, lo que ocasiona en
muchas oportunidades pérdidas y menor rentabilidad.
Destacando que el área de compras no cuenta con un manual de normas y
procedimiento que garantice el perfecto funcionamiento de esta unidad
administrativa por lo que es de suma importancia para que el personal ingresado a
este departamento, cuente con un previa inducción de las labores a realizar en esta
área y así generar una rápida aceptación a la misma y por ende obtener los
resultados deseados.

 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las operaciones de compras en las empresas ya sean públicas o privadas, se

han convertido en un área de suma importancia para la organización, puesto que el
Área de Compras es la encargada de realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida a un precio adecuado; ésta a
su vez necesita de la existencia de proveedores para su correcto funcionamiento y
permanencia en el tiempo; ninguna empresa podría lograr el éxito en el mercado
sin una relación operacional y estratégica de apoyo mutuo entre las dos partes.
Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A es una empresa que garantiza la
operatividad efectiva con el objetivo de impulsar su proceso productivo logrando
así responder a las necesidades y pedidos de sus clientes con la finalidad de que los
mismos queden complacidos con el producto y con la responsabilidad que les
brinda la empresa.

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 Es de gran interés y complejidad lo que refiere a el proceso de compras ya que
trata principalmente de lo que la organización necesita, en las cantidades y tiempo
que ella lo requiere. Cabe destacar que en la dicha empresa se visualiza una
ausencia de procesos definidos, políticas o instructivos de cualquier índole, en
especial de compras, carece de un proceso de selección para la cartera de
proveedores por ende no existen criterios para la determinación del producto que
se necesita, requiere, y satisfaga la necesidad bien sea de precio o calidad, rapidez
y exactitud de despachos.
De lo anterior planteado, se deriva la problemática en el área de compra, ya que
es una de los departamentos más ignorado y desordenado, por esta razón que la
convierte en uno de las áreas más débil de la empresa, provocando que la misma
termine con procesos de adquisición altamente ineficientes. Debido a que la
compra debe tener la capacidad de equilibrar cantidad, calidad y precios de una
manera que satisfaga las necesidades de la organización sin exceder el presupuesto.
Es por ello que se tiene la necesidad de diseñar un manual de normas y
procedimientos en el departamento de compras de la empresa Playdesa, Plasticos y
Desarrollo S.A, donde se busca fomentar la Estructura Organizacional y
determinar concretamente los cargos y obligaciones de cada una de las personas
que conforman el área, para tener un mayor control interno sobre toda las
actividades realizadas dentro de la misma, además de disminuir los errores dado a
la consistencia de los procedimientos.
Según Freijomil, B. (2013; 59) destaca que los “Manual de procedimientos es
la recopilación organizada y coherente de procedimientos y/o instructivos de
trabajo afines a un proceso de industria de apoyo”.
Actualmente los manuales de normas y procedimientos son fuente formal y
permanente de información, puesto que contienen la descripción de actividades
que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa,
además de precisar las responsabilidades y participación de cada cargo dentro de la

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empresa, a su vez permite tener control del funcionamiento interno y las
operaciones reales.

 OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo General
Diseñar un manual de normas y procedimientos contables en el área de
compras de la empresa Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A

Objetivos Específicos
 Diagnosticar las condiciones actuales en las que se encuentra el área de
compras de la empresa Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A.
 Identificar los procedimientos que se presentan en el área de compras de la
empresa Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A
 Diseñar un manual de normas y procedimientos contables del área de
compras de la empresa Playdesa Plásticos y Desarrollos S.A
 JUSTIFICACIÓN
Hurtado, J. (2007). Relata que la justificación de un proyecto es un ejercicio
argumentativo donde se exponen las razones por las cuales se realiza una
investigación o un proyecto, en ella, el responsable del proyecto establece juicios
razonables sobre el sentido, la naturaleza y el interés que persigue dicho trabajo de
cara a ciertos compromisos académicos o sociales.
La función de compras representa para cualquier empresa un factor
fundamental para el crecimiento y al mismo tiempo una gestión eficaz puede
representar el éxito o fracaso de la misma. Es considerada además una herramienta
para el logro de objetivos corporativos asociados a la satisfacción de clientes.
De lo anterior planteado se deriva la importancia del presente proyecto,
basándose en el diagnóstico realizado de la empresa Playdesa Plásticos y
Desarrollos S.A que por tratarse al área de compras carecen de información
necesaria para llevar a cabo las tareas relacionadas a dicha unidad.
Planteando así, la necesidad de diseñar un manual de normas y procedimientos,
el cual es conveniente dicho instrumento, ya que los resultados que se obtengan de
esa área serán de suma importancia para seguir la mejora y la calidad de

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productividad laboral. También se logrará que la empresa pueda ser competitiva ya
que se podrán realizar las actividades de forma correcta y sin necesidad de aplicar
procesos correctivos, dedicando más tiempo a la planificación de los demás
procesos de la empresa.
Por otra parte es realmente importante en la formación académica y profesional
el desarrollo del proyecto de investigación el cual permite a los participantes
(estudiantes), conocer la realidad de esta empresa, donde exista la aportación en
conjunto de universidades, profesores y participantes, orientándose a un proceso de
retroalimentación, donde el conocimiento, el entorno, la capacitación y el
encuentro con las realidades y necesidades, permita contribuir a la experiencia y al
aprendizaje a una orientación en el nuevo enfoque socio-político de la nación. Del
mismo modo la investigación representa una herramienta indispensable no solo en
lo referente a la formación académica sino en diversos aspectos de la vida
cotidiana debido a que permite el descubrimiento de información que hasta cierto
momento se desconocía y constituye un estímulo para la actividad intelectual
creadora y ayuda a desarrollar una curiosidad creciente acerca de la solución de
problemas.
El propósito del programa Nacional de Formación en Contaduría Pública es
promover la formación de un profesional integral, creativo, multidisciplinario y
comprometido con su entorno sociocultural, corresponsable, protagónico en el
diagnóstico y solución de los problemas de su comunidad, concebido dentro del
enfoque humanista-social-dialéctico, que reconoce la condición humana en
permanente interacción con su entorno. En tal sentido, se busca adaptar la gestión
contable y financiera al nuevo modelo de producción social, orientado a la
satisfacción de las necesidades de la población.
El proyecto se enmarca dentro de la Línea de Investigación: Mejoramiento de
los Procesos contables relacionados con la Producción, Comercialización y
Distribución en Empresas de Producción Social del Programa Nacional de
Formación en Contaduría Pública, cuyo propósito es desarrollar y mejorar los
procesos mediante técnicas, herramientas, usando la metodología del paradigma

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socio-crítico bajo la investigación documental que nos permita elaborar un marco
teórico conceptual para formar un cuerpo de ideas sobre el objeto de estudio y
descubrir respuestas a determinados interrogantes a través de la aplicación de
procedimientos documentales con el objetivo de aumentar el grado de certeza
reuniendo las condiciones de fiabilidad y objetividad documental.

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 CRONOGRAMA
Cronograma– Periodo 2018- 2019
Objetivo General Objetivos Específicos Actividad Recursos Responsables
-Realización de
Diagnosticar las los seminarios Computadora
condiciones actuales con la finalidad Video Beam
en las que se de aprender
encuentra el área de sobre la Grupo de
compras de la empresa elaboración de Proyecto
Diseñar un Playdesa Plásticos y un proyecto.
manual de normas Desarrollos S.A. Lápiz
-Primera visita a Papel
y procedimientos las instalaciones
de la empresa.
contables en el -Entrevista con
área de compras el personal
Identificar los directivo de la
de la empresa procedimientos que se empresa. Lápiz Grupo de
Playdesa Plásticos presentan en el área de Papel Proyecto
compras de la empresa -Identificación Entrevista no
y Desarrollos S.A Playdesa Plásticos y del problema estructurada
Desarrollos S.A reflejado en el
área de compras
de la empresa.
Diseñar un manual - Realización del Grupo de
de normas y manual de Proyecto
procedimientos del normas y Computadora
área de compras de procedimientos Material
la empresa contables del impreso
Playdesa Plásticos área de compras
y Desarrollos S.A de la empresa
Playdesa
Plásticos y
Desarrollos S.A

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 II CAPÍTULO

REFERENTES TEÓRICOS

 ANTECEDENTES

Los estudios que se presentan a continuación colaborarán con la fundamentación

académica, ya que están vinculados con la presente investigación reafirmando la
relevancia que tienen los manuales de normas y procedimientos en el área de
compras.

Por su parte, Rocha, J. y Sosa, G. (2015) en su estudio denominado “Propuesta de

un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Compras de la
Empresa Librería La Alegría, C.A”. La investigación surgió como parte fundamental
de un macro estudio para establecer la importancia de los manuales de normas y
procedimientos que son fuente formal y permanente de información, puesto que
contienen la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, además de precisar las responsabilidades y
participación de cada cargo dentro de la empresa, a su vez permite tener control del
funcionamiento interno y las operaciones reales. La investigación está enmarcada en
un proyecto factible ya que se elabora una propuesta de un manual de normas y
procedimientos para el departamento de compras en el cual se definirán las
principales funciones operativas que debe ejecutar este departamento como el proceso
de selección de proveedores, la forma en que se ejecutara el proceso de compra de
mercancía, la evaluación de proveedores y la creación de fichas de inventario de los
productos en el sistema de información.
Por otro lado, Cuerva, Y. (2013) en su estudio titulado “Manual de Normas y
Procedimientos Contables, en el Proceso de Compras utilizando el Sistema Profit en
la Empresa Ipeca Construcciones, C.A”. Universidad José Antonio Páez para optar al
título de Licenciada en Contaduría Pública. En el caso específico de la empresa Ipeca
Construcciones, desde sus inicios no se desarrolló manual de normas y
procedimientos administrativos ni contables que permitiera guiar y regular sus

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actividades a la consecución de sus metas. Y en el área de compras el proceso no fue
llevado de manera adecuada ya que no se manejaron las herramientas que
proporciona el sistema Profit tales como: La emisión de la orden de compra que es
opción importante y se relaciona con los registros contables directamente. Este
informe fue llevado a cabo bajo la modalidad de proyecto factible que se basa en una
propuesta de sistema o modelo que implica la realización de cambios en lo actual. Se
utilizó como estratégica metodológica el estudio de campo, la población objeto de
estudio estuvo representada por el personal que integra el Departamento
Administrativo y contable, es decir tres (3) personas, por lo que la muestra constituyo
lo mismo que la población y como conclusión se obtuvo que el estudio realizado
permitió detectar fallas que afectan directamente al buen funcionamiento de los
procesos de compras de la empresa, ya que al no seguir pasos estructurados se
afectaron los lineamientos que contribuyen al desarrollo de la empresa, los manuales
de normas y procedimientos tanto administrativos como contables garantizaron la
aplicación de manera eficiente y eficaz de las actividades del departamento de
compras evitando perdida de tiempos y de esta manera alcanzar las metas
establecidas por la empresa.
Este trabajo de grado se encontró relacionado con la investigación avocada
“Manual de Normas y Procedimientos Contables en el Área de Compras de la
Empresa Playdesa Plásticos Y Desarrollos S.A”, puesto que dicha empresa no cuenta
con un manual de normas y procedimientos que permita tener claramente definido las
actividades a realizar en cada puesto, ni los procedimientos para llevar a cabo una
gestión de compras de manera eficaz y eficiente.
Por otra parte, González, y Granadillo, A. (2009) en su trabajo de grado titulado
“Diseño de Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras de la
Empresa Inversiones Ingemóvil, C.A” Universidad de Carabobo para optar al título
de Licenciado en Administración Comercial. La problemática presentada en esta
investigación estuvo basada en la carencia de información certera y oportuna de las
condiciones de compras, órdenes de compras y desorden en el correlativo de las
facturas. Adicionalmente resaltó la inadecuada selección de proveedores que conduce

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frecuentemente a que la materia prima no se reciba en el tiempo y cantidades
acordadas, originando que se realicen paradas de plantas no planificadas.
Traduciéndose en un factor de insatisfacción de clientes y pérdida de la compra. En
conclusión, se detectó la necesidad de diseñar un manual de normas y
procedimientos, dado que no existían procedimientos para la evaluación y/o selección
de los proveedores, condiciones para la contratación de los servicios, ni flujogramas
para cada proceso de compras, se incumplió el cronograma de pagos, no hubo
seguimiento al servicio ofrecido por los proveedores, no se reportaron situaciones
anormales, no se tomaron acciones correctivas, los empleados del departamento no
recibieron entrenamiento.
El antecedente nombrado anteriormente guarda relación con el objetivo de la
investigación para la identificación de los procedimientos óptimos en el área de
compra.

 BASES TEÓRICAS

A continuación se presentan algunas referencias teóricas, las cuales constituyen

la parte más importante de la investigación. Al respecto Ortiz (2002) señala que:
“Los fundamentos teóricos o el marco de referencia, es donde se condensará todo
lo pertinente a la literatura que se tiene sobre el tema a investigar. Ninguna
investigación debe privarse de un marco teórico” (p.72).
Manual
Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
Manual de Normas y Procedimientos
La definición de un manual de normas y procedimientos según Franklin, E.
(2009) es definido como:

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 Un documento técnico que incluye información sobre la sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí que se
constituyen en una unidad para la realización de una función,
actividad o tarea específica en una organización. La descripción de
los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las
actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia
la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la
productividad. (pág. 245)
Objetivos de los Manuales
Otro aspecto importante son los objetivos de la elaboración de los manuales de
normas y procedimientos ya que se debe entender la finalidad por todas las personas
que integran la organización para que conozcan el uso y por qué de su realización, ya
que esto también ayudara a considerarlo un elemento indispensable para la
realización de las actividades de cada cargo o puesto. Según Franklin, E. (2009) los
objetivos son:
 Presentar una visión de conjunto de la organización.
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para
definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
 Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos que la componen.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan
la repetición de instrucciones y criterios de actuación.
 Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de
negocios.
 Coadyuvar la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
 Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
 Fortalecer la cadena valor de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección, inducción socialización,
capacitación y desarrollo del personal.
 Servir como una fuente de información para conocer la organización.

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  Funcionar como medio de relación y correlación con otras
organizaciones.
 Constituir un vehículo de orientación e información a los proveedores
de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que
interactúa la organización. (pág. 244)
Funciones de los Manuales
Al respecto Lazzaro, V. “Las funciones que cumplen los manuales dentro de una
empresa son las siguientes: Burocratizar la empresa, es decir, formalizar todos los
procedimientos que se llevan a cabo en una empresa de manera que todas las
comunicaciones sean escritas y documentadas, las cuales son archivadas en el
manual junto con los reglamentos con los que trabaja la empresa. Facilitar el acceso a
la información, de forma organizada de manera que constituya un instrumento de
consulta permanente para todas las personas de la empresa. Estandarizar y uniformar
el desempeño de las personas, de acuerdo a las normas de servicios que están en el
manual; aunque este limite la creatividad del personal, permite que a los trabajadores
sean ejecutados de manera uniforme y constante. Agilizar el funcionamiento de la
empresa, haciendo que las personas no pierdan el tiempo en verificar como se hacen
las cosas.
Compra.
Es la adquisición de un activo fijo por el cual se origina una obligación de pago.
Las compras de activos fijos se efectúan utilizando el procedimiento establecido con
la referente a las Solicitudes de Autorización de Inversiones.
Compras.
El costo de las mercancías que compra una empresa para revenderlas a los clientes
en el curso normal de los negocios.
Compras netas
Las compras menos los descuentos y las devoluciones en ventas.
Pasos del proceso de compras
Según Flynn, Leenders y Jhonson F. (2012), Un proceso es un conjunto de
actividades con un principio y un fin, que ocurre en determinada secuencia y opera

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sobre insumos y productos. El proceso de administración del suministro empieza con
el reconocimiento y termina con la supervisión de los proveedores y de las relaciones.
(Pág. 66)
Los pasos ideales para la correcta ejecución de la tarea de compras son los
siguientes:
1. Recocer la necesidad: El proceso de compras se origina cuando una persona
detecta la necesidad de abastecimiento de un producto o servicio, definiendo
cuándo y cuánto se necesita. El administrador de ésta área contribuye de gran
manera en el proceso puesto que a su vez puede evitar el rompimiento del
stock y disminución de costo de inventarios.
2. Descripción de la necesidad: Para que este paso sea eficiente y se realice de
manera correcta, la persona encargada de compra debe conocer cuáles son los
requerimientos de los clientes externos e internos, para comprar exactamente
el producto, las descripciones deben ser los más claras posible sin
ambigüedades y definiendo los niveles de calidad. En este paso se debe definir
quién es la persona con autoridad para hacer la requisición y que a su vez
determine el producto que se necesita, usando herramientas como los códigos
de barra para evitar errores, aprovechando la descripción de los productos y
los sistemas de información que usa la empresa.
También es necesario definir qué persona revisará la requisición para verificar
que las cantidades pedidas son efectivamente las necesarias, al igual que los
tiempos definidos, para que exista holgura entre la solicitud de las
cotizaciones, emisión de la orden de compra, y la llegada de los productos al
almacén, evitando de tal manera los rompimientos del stock. Esta revisión
puede ser ejecutada por el propio comprador, un equipo o el sistema mismo.
En los casos de la compra de productos estratégicos para la organización, se
puede acordar con los proveedores un suministro definido por una cantidad y
un tiempo establecido por la empresa, garantizando los productos en las
cantidades y tiempos necesitados.

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3. Identificación de las posibles fuentes: En este paso es necesario definir los
posibles proveedores, y en caso de no existir una cartera específica se debe
realizar una selección de nuevos; para ello se emite una solicitud de cotización
la cual básicamente es usada para comparar los diferentes precios que ofrecen
los proveedores de un determinado producto, y mediante este elegir el más
adecuado para la empresa. Este tipo de documento es un formato estándar,
verificable, donde se incluye la lista de vendedores potenciales, y una firma
autorizada que se envía en muchos casos de forma electrónica a los posibles
proveedores.
Luego las cotizaciones se registran para poder seleccionar el proveedor ya sea
en base al precio, tiempo de entrega, calidad y/o servicios para emitir la orden
de compra.
La otra opción es el desarrollo de proveedores realizada a través de una
solicitud de oferta en el cual se estudian una serie de proveedores y se les
envía una invitación para que ofrezcan sus productos o servicios a la
organización
4. Selección del proveedor y determinación de los términos: La selección del
proveedor pasa por la negociación de los términos de la compra, tales como:
días de crédito, descuentos pronto pago, descuentos por volumen, entre otros,
los cuales pueden influir en la decisión de compras de la persona encargada
del este detalle.
5. Preparación y colocación de la orden de compra: Todas las organizaciones
deben tener un formato preestablecido de orden de compra que permita
observar los detalles de la misma, debe emplearse de la forma adecuada ya
que de lo contrario puede ocasionar inconvenientes e inconformidades. Este
paso es de vital importancia, incluso cuando las solicitudes se realicen vía
telefónica, puesto que la orden permite visualizar los precios de compra del
producto que se fijaron con el proveedor, cantidad, condiciones de entrega y
de garantía, el precio total pagado, fecha estimada de recepción del pedido,

20
 etc. En el caso de servicios, lo que se observa mayormente es un contrato de
servicio, representado de manera similar a una orden de compra.
6. Seguimiento del despacho: Se deben realizar notificaciones a los
proveedores o solicitudes con información de la fecha estimada de llegada de
los pedidos en caso que no se haya cumplido con los plazos de entrega, de los
cuales deben quedar registros para realizar una correcta planificación con el
personal de almacén encargado de la recepción, con ella también se puede
hacer más eficiente el uso del personal involucrado en el almacén, ya que se
puede programar las recepciones para disminuir los tiempos de espera del
proveedor y el costo del transporte.
7. Recepción e inspección: La finalidad de este paso es confirmar que la orden
colocada ya fue recibida en las condiciones deseadas, en las cantidades
solicitadas y que también consta de la documentación requerida para los
registros contables. En esta etapa se deben definir los procedimientos que se
usaran para la inspección de los productos, considerando los objetivos de
calidad de la empresa, si en ella existiera.
8. Autorización y pago de la factura: Luego de que en una organización recibe
una factura constituye un deber legal el cumplimiento de esta obligación por
parte de la empresa y se deben afinar todos los procedimientos y
verificaciones para la autorización y pago de la misma, e incluso, el método
de pago que se empleará, en ella se debe tener claro las condiciones de pago
previamente establecida en la selección del proveedor y determinación de los
términos, puesto que de allí parte la definición de los plazos o cualquier otra
condición comercial. También se debe comparar las facturas con las orden(es)
de compra emitidas, en lo que respecta precio y cantidades, para que en caso
de que no concuerden estas deben ser regresadas al proveedor para su
corrección.
9. Mantenimiento de registro y de relaciones: En este paso se define de qué
forma se mantendrán los registros relacionados con las órdenes de compra en
donde se mantendrán estas órdenes, y por cuanto tiempo, archivo de la

21
 historia o base de datos de los proveedores donde se defina la documentación
vital para la empresa, contratos que tengan vigencia. De igual manera manejar
un historial de los productos comprados a cada proveedor.

Evaluación de los proveedores

Los datos que se pueden obtener del desempeño de los proveedores son de suma
importancia para la toma de decisiones tanto estratégicas como operacionales, porque
contribuyen a las mejoras de las operaciones de la organización.
Se deben hacer mediciones regulares para poder detectar variaciones en calidad de los
productos, precios, disminución de tiempos de entrega, y/o variaciones en las
condiciones de pago.
En muchas empresas deciden evaluar algunos aspectos críticos, mientras en otras
desarrollan complejos sistemas de evaluación de proveedores, todo ello dependerá de
los objetivos estratégicos de la organización y del uso de recursos que quiera emplear
en esta actividad.
Otras en cambio, dividen la medición realizada a los proveedores en nuevos y
actuales, ya que estas diferirán y serán medibles y confiables cuando ya se han
realizado operaciones con ellos para que de esta manera puedan extraerse datos
numéricos.
Existe un método de evaluación muy usual llamado Sistema de Evaluación de
Aspectos Ponderados el cual se explica de la siguiente manera según Flynn, Leenders
y Jhonson F. (2012) “Muchas organizaciones evalúan a los proveedores asignando
puntos y escalas a cada factor y a cada evaluación. Cuando varias fuentes
proporcionan los mismos bienes o servicios, tales esquemas permiten comparaciones
cruzada”.
Esta evaluación traerá como resultado la selección del mejor proveedor según la
puntación general obtenida, pero siempre considerando los aspectos más importantes
para cada organización debido que estos tendrán la mayor ponderación y se verá
reflejada igualmente en el resultado final.

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Para ello se debe tener en cuenta 4 factores:
1. Identificar los factores o criterios de evaluación.
2. Determinar la importancia de cada factor.
3. Asignar un valor o ponderación a cada factor.
4. Establecer el sistema en cómo se establecerá el resultado final de todos los
factores.
La selección de la ponderación implicara una amplia reflexión para asegurar la
congruencia entre las prioridades de la organización y lograr armonizar los objetivos
que permitan escoger el proveedor más apropiado.
También existen sistemas para evaluar más eficientemente los cuales se usaran a
posterior de establecer relaciones previas con los proveedores, éstos son los llamados
indicadores de gestión que permiten la medición de: cumplimientos de entregas,
productos defectuosos o no conformes, exactitud de las entregas donde se verifica que
no exista mercancía faltante. Estos indicadores hacen de la evaluación más exacta y
objetiva. Por lo general son aplicadas con proveedores actuales que ya han mantenido
operaciones con la empresa ya que de ahí es que se pueden obtener datos
cuantificables para le posterior toma de decisiones sobre el proveedores más idóneo
para la empresa y que satisfaga sus necesidades.

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 III CAPÍTULO

ORIENTACIONES METODOLÓGICAS

 MODALIDAD O TIPO DE INVESTIGACIÓN

Según Fidias Arias (1999) asegura que “La metodología del proyecto incluye el
tipo o tipos de investigación, las técnicas y los procedimientos que serán utilizados
para llevar a cabo la indagación”.
Es el “cómo” se realizará el estudio para responder al problema planteado.
Según Creswell (2014, p. 577), describe que la investigación de acción:
“Se asemeja a los métodos de investigación mixtos, dado que utiliza una colección
de datos de tipo cuantitativo, cualitativo o de ambos, sólo que difiere de éstos al
centrarse en la solución de un problema específico y práctico”. El mismo autor
clasifica básicamente dos tipos de investigación acción: práctica y participativa.
El objetivo de la investigación descriptiva por estos autores, se comprende que
este trabajo está dentro tipo investigación Interactiva (Investigación– Acción–
Participativa), En esta investigación hay acción la cual es entendida no solo como el
simple actuar, o cualquier tipo de acción, sino como acción que conduce al cambio
social estructural; es un método de estudio y acción de tipo cualitativo que busca
obtener resultados fiables y útiles para mejorar situaciones colectivas, basando la
investigación en la participación de los propios colectivos a investigar. Así, se trata de
que los grupos de población o colectivos a investigar pasen de ser “objeto” de estudio
a “sujeto” protagonista de la investigación, controlando e interactuando a lo largo del
proceso investigador (diseño, fases, evolución, acciones, propuestas,...), y necesitando
una implicación y convivencia del personal técnico investigador en la comunidad a

24
estudiar. Es importante tener en cuenta que no hay que esperar el final de la
investigación para llegar a la acción, pues todo lo que se va realizando en el proceso
es acción y a la vez va incidiendo en la realidad
Por consiguiente, esta investigación acción participativa es fundamental ya que al
conocer el problema específico que atraviesa la empresa Playdesa, Plasticos y
Desarrollos S.A deriva la carencia de procesos contables adecuados, se debe tomar
gestiones inmediatas para la medida del mismo. La forma de esta investigación será
pura, por presentar la teoría general a través de los principios, normas, conceptos,
procesos y procedimientos, técnicas, y prácticas.
Por lo tanto, para poder cumplir con estos objetivos en la investigación
descriptiva basado al tipo de investigación acción – participativa se utilizó técnicas
específicas en la recolección de datos: como la observación y la entrevista.

 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Según Cerda (1997); define el diseño como un conjunto de decisiones, pasos,

esquemas y actividades a realizar en el curso de la investigación. Está más asociado a
las estrategias específicas” p.102. Es decir, el diseño nos ayuda a ubicar la
investigación mediante técnicas y procedimientos que tienen como fin identificar las
condiciones del problema.
La afirmación anterior, confirmada por autores como Hernández, Fernández y
Baptista (1998) señalan que el diseño guía al investigador en lo que debe hacer para
alcanzar los objetivos propuestos, así como la respuesta a las interrogantes
planteadas. En este orden de ideas, la investigación acción presenta un enfoque
investigativo y una metodología de investigación, aplicada a estudios sobre realidades
humanas.
Como metodología hace referencia a procedimientos específicos para llevar
adelante una investigación - estudio científico diferente a la investigación tradicional;
es una manera concreta de llevar adelante los pasos de la investigación científica de
acuerdo con su enfoque. La novedad puede ubicarse en el sentido e implicación de las
dos palabras que acompañan la primera (investigación): Acción - Participación. No es

25
solo investigación, ni solo investigación participativa, ni solo investigación -Acción;
implica la presencia real, concreta y en interrelación de la Investigación, de la
Acción, y de la Participación.
En este sentido el diseño de esta investigación es cualitativo que según Meneses,
(2004) indica que:
“la ciencia social es fruto del conocimiento conseguido y aceptado por el hombre por
medio de procesos de reflexión, sistematización y rigor realizados con la finalidad de
interpretar y comprender la realidad” (p. 224).
Este enfoque es muy usado para investigar fenómenos sociales; El método de
investigación cualitativa es la recogida de información basada en la observación de
comportamientos naturales, discursos, respuestas abiertas para la posterior
interpretación de significados.
Según la información recolectada, el diseño que se ajusta a la presente
investigación es el criterio de la fuente de donde provienen los datos, es decir, el
diseño descriptivo, que según la misma autora, su propósito es describir un evento
obteniendo datos de fuente directas, pretendiendo captar el evento en su medio, sin
introducir modificación alguna.

 POBLACIÓN Y MUESTRA DEL PROYECTO

Población
Es el conjunto total finito o infinito de elementos o unidades de observación que
se consideran en un estudio, o sea que es el universo de la investigación sobre el cual
se pretende generalizar los resultados, así lo definen Fuenmayor y Pereira (1999,
p.48).
En este mismo orden de ideas, hurtado (2000, p.152) define población como:
“un conjunto de elementos, seres o eventos, concordantes entre sí en cuanto a una
serie de características, de los cuales se desea obtener alguna información”.
Quiere decir, que una población no necesariamente es representativa del
universo, simplemente es un subconjunto de él, delimitado por criterios específicos.

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En este caso, la población a la cual está referida el presente estudio la constituye la
Empresa Playdesa, Plasticos y Desarrollos S.A, en donde se considerará como
población a todo el personal que hace vida en dicha empresa.
Muestra
El autor sabino (1995) establece que la muestra constituye, solo una parte del
conjunto total de la población y es poseedora de sus propias características. Por tanto,
una población es homogénea en la medida que sus integrantes se parecen entre sí en
cuanto a características. Con base a este criterio, la muestra constituye una porción de
la población sobre la que se realiza el estudio.
Ahora bien, para conformar una muestra es necesario seleccionar cuáles
unidades de estudio serán observadas. Al respecto, la muestra también se define,
como aquel sector de la población que se escoge para realizar la investigación,
esperando que lo encontrado por medio de ella sea válido para la población y en
consecuencia dicha muestra represente a la población en estudio. Fuenmayor y
Pereira (1999). Es decir que, la representatividad de la muestra consiste en que los
hallazgos pueden ser generalizados a todos los integrantes de la población.
En relación a esto la muestra del presente proyecto la representa el área de
compra de la Empresa Playdesa, Plasticos y Desarrollos S.A, quien sirvió como
unidad sujeto de estudio para efectos del proyecto de investigación donde se tomó en
cuenta el personal que labora en dicha organización.

 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para el desarrollo de este proyecto se aplicaron técnicas e instrumentos, que
constituyen las herramientas fundamentales para la recolección de la información, las
cuales permitieron conocer la situación actual que existe en el área de estudio.
Según, Hernández (1991), expone que las técnicas de procesamiento de la
información, “son procedimientos estructurados de actividades en donde se observan
hechos de la realidad, se recogen datos o se analizan los resultados de un estudio
determinado”. (p.195).

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 De igual manera un instrumento es aquel que se utiliza para medir las
observaciones y recopilar datos pertenecientes a las variables que intervienen en una
investigación; para que sea adecuado debe ser válido, confiable, económico y
sencillo.
Entrevista no estructurada
Es aquella en la que se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido,
adquiriendo características de conversación. Esta técnica consiste en realizar
preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista.
Sabino (2002), cita que: Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la
investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación
se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el investigador, sobre la
base del problema, los objetivos y las variables, elabora las preguntas antes de
realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su
formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características particulares de
los sujetos de estudio.
Esta técnica se aplicó a las personas involucradas directamente con el área de
compras en el departamento administrativo, mediante una conversación directa con
cada una de ellas. Esta entrevista se realizó con el propósito de describir e identificar
las deficiencias presentes.

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 BIBLIOGRAFÍAS CONSULTADAS

Álvarez, M. (2001). Manuales de Políticas y Procedimientos. México: Panorama.

Arias, F. (2002). El Proyecto de Investigación, Guía para su elaboración.
Tercera Edición. Caracas: Episteme Consultores Asociados.

Arias, F (2006). El Proyecto de Investigación. Quinta Edición. Caracas: Editorial

Episteme. Balestrini, M. (2002). Como se elabora el Proyecto de Investigación.
Caracas: Consultores Asociados. Bisquerra, R. (1989).

Catacora, F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Caracas: McGraw Hill.

Cuerva, Y. (2013) “Manual de Normas y Procedimientos Contables, en el Proceso
de Compras utilizando el Sistema Profit en la Empresa Ipeca Construcciones,
C.A” Documento en línea disponible en:
http://bibliovirtualujap.files.wordpress.com/2013/05/ip-yusbely-cuerva.pdf

Diseño y elaboración del manual de normas y procedimientos administrativos para

la gerencia de administración y finanzas de Calier Internacional S.A.

Flynn, Leenders y Jhonson F. (2012). Administración de compras y abastecimientos.

Editorial Mc Graw Hill. México.
González, y Granadillo, A. (2009) “Diseño de Manual de Normas y Procedimientos
del Departamento de Compras de la Empresa Inversiones Ingemóvil, C.A”
Documento en línea disponible en:
http://produccionuc.bc.uc.edu.ve/documentos/trabajos/63001AF9.pdf

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