SESIÓN 3.

1 – EJERCICIO DE RECAPITULACIÓN DÍA 2

Reglas del juego

Un miembro del primer equipo elige una pregunta de cualquier cuadrado
Una vez que la pregunta se ha entendido, el miembro consulta la respuesta con sus
compañeros de equipo y responde en voz alta.
Si la respuesta es correcta, el equipo obtiene los puntos.
Si la respuesta es incorrecta, el equipo no anota puntos.
Nombrar a un jefe de equipo que se encargará de las respuestas (el líder del equipo
puede cambiar durante el juego).
Una vez que la pregunta ha sido contestada, el segundo equipo continúa, y así
sucesivamente.
El ganador es el equipo con el puntaje más alto.
El tiempo para dar una respuesta es de 1 minuto.
El juego es de 30 minutos como máximo después de su inicio.

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 SESIÓN 3.2 - AUDITORÍA DE FASE 2 – EJERCICIO (I)

Usted utilizará el material que ha preparado anteriormente (las listas de verificación de

auditoría y los planes de auditoría) para auditar a los siguientes
departamentos/procesos:

Alta Dirección (Director de Finanzas) y/o RRHH/Formación

Gerente de compras - Representante de gestión y gerente de calidad

Almacén y departamento de entrada de mercancías

Recepción de inspección, calibración y control de equipos de medición

Los auditores también tendrán acceso a todos los responsables, a todos los
documentos y todos los registros relacionados con estos procesos en computadora.

El tutor desempeñará el papel de auditado.

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 SESIÓN 3.2 - AUDITORÍA DE FASE 2 – EJERCICIO (II)

SUS TAREAS
Como grupo "activo":
Los 2 auditores (los que hicieron la lista de verificación) aparecerán primero y auditarán
a la alta dirección, Sr Brown.
Estos 2 auditores liderarán la auditoría dentro de lo que ellos consideran es la mejor
manera (p.ej. el primero entrevistará al señor Brown, el segundo tomará nota).
Cuando ellos terminen la entrevista, otros 2 auditarán al Sr. Blake, el Gerente de
compras.
Luego al representante de la administración ... luego al administrador de almacenes ... y
luego al administrador de inspección de calibración.
Usted deberá de organizar a su equipo (2 auditores) porque es obligatorio que
cada auditor gestione las entrevistas. Esto es obligatorio y parte de la evaluación
continua.
Se le solicita a usted:
Siga el proceso de auditoría según sus listas de verificación preparadas
previamente.
Entrevistar a los gerentes y personal responsable de los diferentes departamentos.

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 SESIÓN 3.2 - AUDITORÍA DE FASE 2 – EJERCICIO (III)

Preguntar, mirar, verificar y grabar.

Determinar el grado de conformidad de la evidencia en la auditoría verificada.
Determinar cualquier no conformidad e informarlo.
Determinar cualquier observación/oportunidad de mejora e informarlo.
Como grupo “pasivo”
Las personas “no activas” tendrán dos tareas:
1. Antes de ser auditor: mire y ESCUCHE las entrevistas que están en curso. Es muy
importante porque usted podrá escuchar información interesante. USTED LOS
UTILIZARÁ luego como pistas de auditoría para su propia entrevista. Tome notas
cuando sea necesario.
Al mismo tiempo, tome notas sobre el desempeño de los auditores. Lo que se hace bien,
lo que podría mejorarse. Utilizará estas notas para el próximo ejercicio (desempeño de
auditor, fase 2).
2. Después de haber sido auditor: usted NO prepare su informe. Más adelante hay
planeado un ejercicio específico para esto, pero tome notas sobre el desempeño de
los auditores. Lo que hacen bien, lo que podría mejorarse. Utilizará estas notas para
el próximo ejercicio (desempeño del auditor, fase 2).

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 SESIÓN 3.2 - AUDITORÍA DE FASE 2 – EJERCICIO (IV)

ESCUCHE la entrevista. De hecho, usted podrá acceder a información adicional

relacionada a la entrevista que usted ya ha realizado antes y esto podría ser evidencia
de auditoría. Tome notas: usted necesitará estas notas para discutir la información con
los auditores a fin de tener una retroalimentación y para verificar su evidencia en relación
con los criterios de auditoría. ESTO SE HARÁ DURANTE EL EJERCICIO 3.4, no antes.

Como grupo “pasivo", guarde silencio, no perturbe las entrevistas, tome notas y no
prepare los resultados de su auditoría.

Todo el ejercicio es parte de la evaluación continua, incluyendo la parte "no activa".

Se dispondrá de 2 horas para completar este ejercicio.

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 SESIÓN 3.3 – REPORTE DE FASE 2 – EJERCICIO (I)

Este es un ejercicio en el que escribirá un informe de auditoría de fase 2 completo y se

preparará para la reunión de cierre.
Usted se encuentra utilizando las "instalaciones privadas" que la empresa le ha
proporcionado y su equipo preparará el informe que incluye las no conformidades, las
oportunidades de mejora y aspectos positivos.
Durante las entrevistas, usted ha tomado notas y las utilizará.
Es la responsabilidad del auditor líder el asegurar la consolidación de todos los hallazgos
del equipo y así decidir (si es necesario) cómo clasificar los hallazgos.
Esto significa que su equipo necesita tiempo para consolidar los hallazgos de cada
auditor.
Utilizará los formularios (informe de la fase 2 e informe de las NC) proporcionados por el
tutor.
El ejercicio forma parte de la evaluación continua.

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 SESIÓN 3.3 – REPORTE DE FASE 2 – EJERCICIO (II)

Ejecución del ejercicio

Deben nombrar un nuevo líder de equipo. Trabajando en sus grupos, prepare un informe
de auditoría de la fase 2 (uno por grupo) para presentarlo a la alta gerencia. Este debe
ser un informe equilibrado que resuma las características aceptables de la empresa, las
no conformidades en orden descendente de gravedad y defina las oportunidades de
mejora y aspectos positivos.
Si es necesario, puede "llamar" a Steve Carr para obtener información adicional. Steve
decidirá si puede darle la información adicional o no (normalmente tomó las suficientes
notas).
Antes de finalizar el ejercicio, usted deberá de comunicarse con Steve Carr u otro
representante de la gerencia para organizar la reunión de cierre.

Usted dispondrá de 90 minutos para completar el ejercicio.

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 SESIÓN 3.3 – REPORTE DE FASE 2 – EJERCICIO (III)

Consejos: El líder del equipo debe mantener el control del equipo. Esto solo se puede
lograr por medio de:

Redacción de un informe completo que incluya no conformidades, oportunidades

de mejora y aspectos positivos.

Buena comunicación en el equipo.

Capacidad para tomar decisiones cuando sea necesario por parte del líder del
equipo.

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 SESIÓN 3.4 – REUNIÓN DE CIERRE DE FASE 2 – EJERCICIO (I)

Este es un ejercicio integral en el que se llevará a cabo una reunión de cierre con el
equipo de gestión de la empresa ABC.
Usted ha preparado el informe de auditoría de la fase 2 y de NC (si es que corresponde)
durante el ejercicio 3.3.
Por otro lado, el tutor le proporcionará una lista de verificación con todos los pasos que se
tratarán durante la reunión de cierre.
Usando estos documentos, usted liderará la reunión de cierre con la asistencia del equipo
de auditoría y la alta dirección de ABC Co.
Esta reunión se realiza a nivel ejecutivo.
Conocerá a Tony Jones, CEO de ABC Co EMEA.
La reunión de cierre será dirigida por el líder del equipo auditor y los auditores participarán
cuando sea necesario.
Espere desafíos de la administración sobre los hallazgos no respaldados o poco
presentados.
De hecho, el Sr. T. Jones tiene una buena experiencia en sistemas de gestión de calidad
y estuvo involucrado con la calidad durante muchos años.

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 SESIÓN 3.4 – REUNIÓN DE CIERRE DE FASE 2 – EJERCICIO (II)

El ejercicio forma parte de la evaluación continua.

Ejecutando el ejercicio

Usted ha designado a un líder de equipo para el ejercicio 3.3 y él está a cargo de

administrar la reunión de cierre; excepto que si una persona de su grupo nunca ha sido
líder de equipo antes, esta persona dirigirá la reunión de cierre.

El resumen verbal debe ser sucinto, preciso y adecuado para el nivel ejecutivo en el que
se presenta. El informe debe ser de valor agregado.

Los grupos no activos deben observar las reuniones que se llevan a cabo y tomar notas.

Después de las reuniones, se le pedirá que proporcione una crítica contractiva de las
actuaciones suyas y del resto del equipo.

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 SESIÓN 3.4 – REUNIÓN DE CIERRE DE FASE 2 – EJERCICIO (III)

Se dispondrá de 25 minutos con una extensión máxima de 5 minutos para cada grupo.

Todas las reuniones no excederán de 60 minutos.

CONSEJOS: El líder del equipo debe mantener el control de la reunión. Esto solo se
puede lograr mediante:

Redactar un informe completo que incluya no conformidades, oportunidades de

mejoras y aspectos positivos.

Informar verbalmente los resultados con exactitud.

Buen control de tiempo por parte del líder.

Buena comunicación.

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 SESIÓN 3.5 - DESEMPEÑO DE LOS AUDITORES – EJERCICIO (I)

Durante la sesión 3.3 y 3.4 se le dio la tarea que llevar a cabo una auditoría en sede.
En esta sesión, se requiere que el grupo proporcione una presentación a la clase sobre
el desempeño de los auditores, sobre la base de criterios definidos en la norma ISO
19011: 2011, § 7.2.2 y 7.2.3.
El tutor le dará una lista de verificación que puede utilizar para identificar los diferentes
elementos que se tratarán.
No se solicita dar retroalimentación a cada auditor pero es posible.

Si hay un miembro del grupo que no ha presentado antes o dirigido una sesión, él/ella
debe hacer esta presentación.
Ejecutando el ejercicio

Como grupo “activo”

Puede utilizar cualquiera de las ayudas disponibles en la sala de entrenamiento,
incluyendo la pizarra.

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 SESIÓN 3.5 - DESEMPEÑO DE LOS AUDITORES – EJERCICIO (II)

Dé una presentación concisa a la clase de:

Lo que los auditores hicieron bien
Lo que los auditores no hacen bien
Su rendimiento general
La capacidad del equipo de auditoría para llevar a cabo la reunión de apertura con
la alta dirección.
Cuando haya terminado invite a preguntas.
Como grupo “pasivo”
Siga al presentador y tome notas para su uso después de la presentación. Haga
preguntas adecuadas al presentador. En los debates posteriores comparta sus
pensamientos y justificación con el resto de la clase.
El tutor tomará notas para su uso en la retroalimentación y evaluación continua.

Se dispondrá máximo de 15 minutos para la presentación. El tutor controlará el tiempo.

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 SESIÓN 3.6

Actividades de seguimiento
 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO (I)

Las actividades de seguimiento comienzan con la revisión de los hallazgos de la auditoría

(NC), la aprobación de las acciones correctivas y decisiones de certificación.

Las actividades de seguimiento y decisiones de certificación se describen en la norma ISO

17021-1:2015, §9.5 and 9.6.

Decisión de la acción
Análisis de La acción correctiva es
correctiva e información SI Continúa…
Causa Raíz apropiada?
al OC

NO

La eficacia puede
Aprobación verificarse a través de Recomendación para la
Continúa del auditor documentación (acción certificación.
líder correctiva y evidencia)
Acción
Verificación de la correctiva
Auditor líder realiza la eficaz
eficacia requiere de otra
nueva auditoría implementada.
auditoría

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 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO (II) - PROPÓSITO

Demostrar que la organización sigue cumpliendo los requisitos

de la norma de sistemas de gestión de la calidad

Comprobar la eficacia continua del SGC

Comprobar la mejora implementada

Las auditorías de seguimiento de segunda parte pueden comprobar cómo la empresa

mejora frente a la evolución del cliente (por ejemplo, modificación de la cadena de
suministro, la necesidad de competencias superiores o modificadas, capacidad para
diseñar producto a tiempo, etc.).

16 LOT PR328 IRCA QMS Lead Auditor - Training sessions of Day 3 LOT - 07.20 © TÜV Rheinland Academy
 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO (III)

Las auditorías de seguimiento son auditorías en sede

La planificación de la auditoría de seguimiento debe incluir al menos:

Las auditorías internas

Revisión por la dirección
Revisión de las medidas adoptadas después de las NC de la auditoría anterior
El tratamiento de las quejas
Eficacia del SGC para alcanzar los objetivos de la organización
El progreso en la mejora continua
Continuación del control operacional
Revisión de los cambios
El uso de marcas y / o cualquier otra referencia a la certificación

Requisitos adicionales pueden ser añadidos por el organismo de certificación.

TÜV Rheinland verifica durante toda la auditoría de seguimiento el uso del logotipo TÜV
Rheinland y la marca.

Las auditorías de seguimiento no son necesariamente auditorías del sistema completo,

pero las actividades de seguimiento se asegurarán de que las áreas y funciones
representativas estén cubiertas de forma regular y toman en cuenta cualquier cambio..

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 REPORTE DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO (I)

El formato del reporte de auditoría ese el mismo que el reporte de fase 2 (el mismo formulario en
blanco) y contendrá, según la norma ISO 17021-1:2015, §9.4.8:

Identificación del OC
Nombre y dirección del cliente y de su representante
Tipo de auditoría (por ejemplo, auditoría inicial, de seguimiento o de recertificación o auditorías
especiales)
Los criterios de auditoría
Los objetivos de auditoría;
Alcance de la auditoría y en particular las unidades o procesos organizativos o funcionales
auditados y el momento de la auditoría;
Cualquier desviación del plan de auditoría y sus razones;
Cualquier problema significativo que afecte al programa de auditoría
Identificación del líder del equipo de auditoría, los miembros del equipo de auditoría y cualquier
persona acompañante
Las fechas y lugares donde se llevaron a cabo las actividades de auditoría (en el sitio o fuera del
sitio, sitios permanentes o temporales)
Resultados de la auditoría, referencia a evidencias y conclusiones, coherentes con los requisitos
del tipo de auditoría

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 REPORTE DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO (II)

Cambios significativos, si los hay, que afectan al sistema de gestión del cliente desde la última
auditoría;
Cualquier problema no resuelto, si se identifica;
Donde aplique, si la auditoría se combina, conjunta o integrada;
Una declaración de exención de responsabilidad que indique que la auditoría se basa en un proceso
de muestreo de la información disponible;
Recomendación del equipo auditor;
El cliente auditado está controlando efectivamente el uso de los documentos y logo de certificación, si
aplicara;
Verificación de la efectividad de las acciones correctivas tomadas respecto a las identificadas
anteriormente;
No conformidades, si aplicara.
Una declaración sobre la conformidad y la eficacia del sistema de gestión junto con un resumen de
las evidencias relativas a:
La capacidad del sistema de gestión para cumplir con los requisitos aplicables y los resultados
esperados;
La auditoría interna y el proceso de revisión por la dirección;
Una conclusión sobre la idoneidad del alcance de la certificación;
Confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría.
El contenido de las auditorías de segunda parte puede diferir. ISO 19011: 2018, § 6.5.1 da directrices
para la preparación y el contenido del informe de auditoría.

19 LOT PR328 IRCA QMS Lead Auditor - Training sessions of Day 3 LOT - 07.20 © TÜV Rheinland Academy
 EQUIPO DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO

Cuando sea posible, el equipo de auditoría es el mismo que para la certificación o

auditoría de renovación
Puede ser el líder del equipo inicial
El equipo de auditoría puede tener más de un auditor

La duración de la auditoría (días-hombre) está definida por normas internacionales

publicadas por el Foro Internacional de Acreditación (IAF) y depende principalmente del
tamaño de la organización.

La duración de la auditoría puede aumentarse o reducirse, en función de la estructura de

organización.

Los organismos de certificación tienen que justificar cualquier aumento o reducción.

20 LOT PR328 IRCA QMS Lead Auditor - Training sessions of Day 3 LOT - 07.20 © TÜV Rheinland Academy
 AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO - FRECUENCIA

IAF define los requisitos para las auditorías anuales (duración anual de la auditoría).

Las reglas pueden variar entre los organismos de certificación, algunos de ellos
realizan auditorías dos veces al año, pero:

Los días-hombre de IAF deben cumplirse dentro de los 12 meses.

21 LOT PR328 IRCA QMS Lead Auditor - Training sessions of Day 3 LOT - 07.20 © TÜV Rheinland Academy
 OTRAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

Otras actividades de seguimiento pueden incluir:

Las investigaciones por parte del organismo de certificación a la organización

certificada en los aspectos de la certificación

Revisión de cualquier declaración del cliente con respecto a sus operaciones (por
ejemplo, material de promoción, página web)

Las solicitudes al cliente para proporcionar documentos y registros

Otros medios para monitorear el desempeño del cliente certificado

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 SESIÓN 3.7 - SITUACIONES DE AUDITORÍA - 1 - EJERCICIO

Este es un ejercicio de revisión individual. El tutor asignará un tiempo para ello.

En el documento que le entregará el tutor hay tres situaciones que un auditor puede encontrar.
Lea cada una y decida si hay o no una no conformidad. Si decide que hay una no conformidad,
complete un informe de no conformidad (en el mismo documento entregado). Si usted decide
que no es una no conformidad, explique por qué y describa las pistas de auditoría que seguiría
para llegar a una conclusión. Recuerde referir sus pistas a las cláusulas del estándar.
Sugerencias
1. Primero decida qué está siendo auditado. En el incidente 1, es la infraestructura
2. A continuación, identifique el proceso que se está auditando. En el incidente 1, son los
riesgos, las oportunidades y las acciones para abordarlos
3. Luego, vaya al estándar y busque la cláusula relevante. En el incidente 1 es 6.1.1
4. Lea el requisito de la norma y compárelo con lo que está sucediendo en la situación de
auditoría que está considerando
5. Si hay clara evidencia de que los requisitos de la norma NO se cumplen, complete un
informe de no conformidad.
6. Si no hay evidencia de no conformidad - o es insuficiente -, explique por qué y desarrolle
sus pistas de auditoría.
Usted dispondrá de 45 minutos para completar este ejercicio.

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 SESIÓN 3.8 - SITUACIONES DE AUDITORÍA - 2 - EJERCICIO

Este es un ejercicio de revisión individual. El tutor asignará un tiempo para ello.

En el documento que el tutor le entregará hay dos situaciones que un auditor puede encontrar.
Lea cada una y decida si hay o no una no conformidad. Si decide que hay una no conformidad,
complete un informe de no conformidad (en el mismo documento entregado). Si usted decide
que no es una no conformidad, explique por qué y describa las pistas de auditoría que seguiría
para llegar a una conclusión. Recuerde referir sus pistas a las cláusulas del estándar.
Sugerencias
1. Primero decida qué está siendo auditado. En el incidente 1, es Diseño y Desarrollo
2. A continuación, identifique el proceso que se está auditando. En el incidente 1, son las
actividades posteriores a la entrega
3. Luego, vaya al estándar y busque la cláusula relevante. En el incidente 1, es 8.5.5
4. Lea el requisito de la norma y compárelo con lo que está sucediendo en la situación de
auditoría que está considerando
5. Si hay clara evidencia de que los requisitos de la norma NO se cumplen, complete un
informe de no conformidad
6. Si no hay evidencia de no conformidad - o es insuficiente -, explique por qué y desarrolle
sus pistas de auditoría.
Usted dispondrá de 45 minutos para completar este ejercicio.

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